2015届毕业生学籍档案归档要求
附件1
2015届毕业生学籍档案归档要求
一、学籍卡、成绩单、素质拓展成绩单
1. 以学院为单位，一个学院一个大流水号编序号；相同专业放在一起，按照学号先后顺序排列，不同专业不能混淆；人数较多的学院（如应科院、福清分校）应以系为单位，一个系一个流水号；将结业、暂不毕业、转学、休学等学生放在本专业最后面，并在卷内文件目录里添加备注。
2. 若成绩单只有一页：学籍卡与成绩单一起双面打印，在学籍卡的右下角编写序号；若成绩单有两页，成绩单正反面打印，学籍卡片单面打印，分别在右下角编写序号，制作并打印相应的卷内文件目录（表1），有多个专业的学院，应在目录备注栏中填写学生所属的专业。
3. 若素质拓展成绩单有两页，即正反面打印，否则单面打印，在右下角编写序号，制作并打印相应的卷内文件目录。
4. 各个学院在移交主修专业学籍档案材料时，一并移交辅修专业学籍档案材料。辅修专业无学籍卡，需归档辅修专业报名表和成绩单，归档要求同第2点。
**学院（**系）2015届毕业生学籍卡片（成绩单/素质拓展成绩单/
基本情况登记表）目录
表 1.学籍卡片卷内文件目录
二、毕业生基本情况登记表 1. 以学院为单位，按学号排列；
2. 在每张首页右下角编序号，一个学院一个大流水号； 3. 制作“毕业生基本情况登记表目录”，详见表1。 三、研究生毕业登记表与学位申请书
1. 全日制研究生与在职研究生分开整理，全日制研究生以学院为单位，博士、硕士分开，博士在前，硕士在后，分专业按学号排列；在职研究生按学位类别分开，分专业按学号排列。
2. 若只有学位申请书，则用一个订书钉装订在左侧；若有毕业登记表与学位申请书，则毕业登记表在上，学位申请书在下，用两个订书钉装订在左侧；同等学力则报名登记
表在上，学位申请书在下，用两个订书钉装订在左侧。
四、毕业生照片册
1. 在档案馆网站“下载中心”栏目，下载本专科、研究生的毕业生照片册目录表。
2. 照片必须与毕业证书上的照片为同一底版，照片规格为2寸。
3. 以学院为单位，博、硕、本、专科按专业分开，按学号整理。若个别学院的研究生人数较少，可以多个专业一起按学号整理，并在备注栏中注明专业。
五、毕业生合影照
1. 合影照归档包括：照片及其电子版、相关文字说明及其电子版。
2. 合影照规格及标题：以班级为单位的合影照洗6寸，标题命名为“福建师范大学**学院**届**专业（专科生/本科生/研究生）毕业合影”；以学院为单位的合影照洗15cm ×28cm ，标题命名为“福建师范大学**学院**届（专科生/本科生/研究生）毕业合影”。
注：归档的合影照片不要过塑。
3. 合影照背面应附文字说明，照片文字说明包含以下几个部分：
事由：照片所反映的内容。如福建师范大学某某学院**届**专业本科(专科/研究生) 毕业生合影。
时间：拍摄时间。
地点：被摄人物所在的具体地点。
人物：为使照片与人物所在位臵一致，照片上人物按从上至下顺序填写；照片上的主要人物姓名、身份、位臵按从左到右顺序排列。同时还应列出未参加拍照学生的姓名。
摄影者：照片的拍摄人或组织者。
表2. 照片文字说明示例
4. 合影照电子文件名以合影照上的标题来命名。 六、毕业生纪念册
1. 毕业生纪念册：专业（班级）毕业纪念册或年级毕业
纪念册，毕业生纪念册纸质版和电子版应同时移交。
2. 纪念册封面及脊背标题为：班级纪念册命名为“福建师范大学**学院**届**专业（班级）（专科生/本科生/研究生）毕业纪念册”；年级纪念册命名为“福建师范大学**学院**届（专科生/本科生/研究生）毕业纪念册”。