行政工作的开展几点看法

行政工作开展的几点看法

行政工作在企业运营中起着举足轻重的作用。它是企业能否正常运转的关键所在，是企业能否具有高度竞争力的有力保障。它不仅是管理工作，也是基础工作，它保证企业计划的顺利开展，推动企业运营的有效进行。

企业行政管理，广义讲包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面；狭义上讲指以行政部为主，负责行政事务和办公事务。由于晶科能源把人力资源与行政管理分开，现就行政具体事务如：制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文件资料管理、会议管理、固定资产管理、后勤管理（食堂、宿舍）、车辆、安全卫生等工作的开展谈谈自己的一些看法。

一、制度的制定和执行推动

1、一个成功的企业必须有一套符合自己企业实际情况并有利于实现企业战略目的的行政管理制度。制度的制定设计，首先需要合法、合理。一切违反法律法规的制度会给企业带来不必要的法律风险；合理性，主要是指在执行当中能保证绝大部分人或部门能够切实地执行和认同感。在制度的制定当中，要遵循科学严谨性，不能随意。其次，要充分考虑到企业本身的实际情况。如企业现阶段的发展、运营的需要，短期、长期战略目标的需要等等。其三，制度的制定设计要有可持续性及可复制性。制度的制定不能朝令夕改也不能实行“50年不变”策略，定期修改或决策性修改也同样重要；可复制性，制度的制定不但实用现任领导同时也适用于下任领导，不会因为领导的变更而造成制度的不适用。其四，要植入企业的文化价值观。通过制度设计来约定我们的行为、价值观，使之从单纯的自觉遵守上到一个制度规范的层面。

2、执行，就是要求员工或部门按照企业所规定的按质按量完成各项任务。制度是文件，是命令；执行是落实，是实践。制度是执行的基础，执行是制度的实践。没有制度就没有执行；没有执行，制度只是一纸空文。制度的执行，首先要贯彻落实企业行政制度和执行搭建人性化的平台，建立逆向性的管理制度和执行的管理方法，做到人人参与。其次，加强企业在管理制度和执行所设内容在员工中的透明度。就是要员工知道该遵守什么，能做什么，不能做什么，大多数的工作失误或损失是由不遵守制度或不彻底遵守制度而造成的。员工完全理解、吃透制度的内容，才能更好地自觉遵守和执行。其三，施行强有力的执行手段。企业领导是制度的执行人同时也是被执行人，所有人都有义务自觉遵守和执行制度。特别是

领导层，需要做好模范带头作用；在执行上坚决杜绝任何参杂人情成分的方法。对少数员工实行的如罚款、辞退、开除等强制性措施也是有必要的。其四，部门领导应克服惰性，随时检查纠正、调整执行方案和方法；坚持用诚实可信、勤恳踏实的工作作风推动制度的执行。

二、日常办公事务管理和办公物品管理

日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管、采购。

对日常办公事务进行有效管理，可以提高员工的工作效率进而提高企业的竞争力。

1、日常办公事务具有服务性、专业性、主动性、繁杂性和分散性特点，要求主管人员具有较高的综合素质和较强的服务意识。

2、明确岗位职责。制定明确的岗位职责是保证日常办公事务高效运转的保证。

3、任何事务做到有计划、有实施、有跟踪、有改进（PDCA）,并把每项工作内容具体落实到人。

4、加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通，纵向沟通是指上、下级沟通。与上级沟通主要是充分领悟上级领导的的意图，把握方向，同时将自己和下级的观点很好地传达给上级。分析观察、表达能力是与上级沟通的必要条件。与下级沟通，主要是执行上级的决定和收集下级的意见观点，这需要较强的的应变能力和组织能力。横向沟通，包括企业内部相关部门和外部如政府部门、媒体、相关合作兄弟公司。在内部相关部门传达精神、布置任务、协调工作要做到真诚谦虚；与外部沟通则需要有较强的适应能力和自我控制能力。

5、注重信息的收集和整理，并及时提供给决策者。主要包括外部信息和内部信息。外部信息主要指：国家相关政策、法规、政府及时信息和公报；市场信息；科技信息；突发事件等。内部信息主要是对企业生产运营产生影响的信息。及时收集整理信息提供给决策者，是决策者在企业大的方向和战略调整避免出现被动局面。

6、注重企业文化文化的培养和传播。大力宣传企业文化，培养员工的企业文化认知感，是行政日常事务当中不可或缺的工作。企业的竞争，就是人才的竞争。留住人才，薪资不是唯一的手段，用企业文化区吸引人、感化人，让每位员工对自己的未来充满信心，对企业有认同感和归属感。

7、厉行节约。行政事务部门一直以来被认为只花钱不赚钱的部门。在行政管理的概念当中，好的行政管理体系不能直接产生效

益，但能提高效率。隐性的效益，就在行政日常事务节约当中产生。在保证满足工作能顺利完成的前提下，对工作人员进行厉行节约，克服浪费教育工作。严格费用审批，防止行政费用的乱花钱现象。

8、办公用品的管理。办公用品通常包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、IT耗材系列等。办公用品管理需秉行节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，实行统一采购，统一发放，统一回收处理。

三、文书资料的管理

企业文书资料是指企业根据文档资料的内容性质、形成、及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学适用的方法进行统一管理。

企业文书资料的管理体系是由管理体制设计、制度与规范、文件形成管理、归档管理、价值鉴定、实体分类与信息分类、利用与安全管理、自动化管理等元素组成。

1、文书资料的管理体制设计和制度规范。采用专人专责集中管理制，在制度上一突出安全、保密两个要点。

2、文件的形成和归档。有企业人力、财务、资金、信息等方面形成一定格式文件或文本；按照相互联系，便于保存，查阅方便的原则归档管理。

3、价值鉴定。价值鉴定由：A、是否具有法律依据；B、是否属于公司大事件；C、是否具有通用性或规范性；D、是否有专利性。

4、利用与安全。编制检索工具，便于查阅；建立查阅制度，保证文档查阅的安全性；整理信息，提高文档的价值；建立电子备份。

四、会议管理

会议，是指两个或两个以上的人参加，为解决或发挥其特定的功能的多向沟通。它具有：提供信息、汇集信息、解决问题、宣传、教育培训等作用。一个高效管理的企业必定是在会议管理上必定是简单、低成本的。

1、会前准备。要想有成功的会议，必须有周全的会前准备工作。很多会议是因为缺乏充分的准备工作才导致繁冗的讨论过程。

2、会中，充分但绝不拖泥带水的议事过程。这是会议的主体及核心部分，无特殊情况坚持按照会议议程进行，以保证会议高效地进行。

3、会后，决议的追踪，会后有记录、简报。会后各个与会者要切实按照会议讨论的结果坚决执行，并把执行结果报告给会议最高

执行者。

4、企业庆典、年会、答谢会等是企业会议重要组成部分。各种庆典活动需要更为细致周到的筹备、策划。筹备策划上，其一，要体现出庆典的特色。其二，要安排好庆典的具体内容。其三，要体现出公司的核心文化价值观。形式上，要务实不能搞大花架子，从而造成不必要的浪费。

五、固定资产管理

固定资产是指企业使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。加强固定资产的管理，可以极大地提高企业工作效率，增加效益，降低成本，有助于企业真正实现厉行节约；避免大量的重复购置和闲置浪费情况的出现。

1、管理分工。实行固定资产归口管理，加强对固定资产的维修与保养，建立岗位责任制和操作规范，按照集中领导、归口管理的原则以固定资产的类别确定分工管理。

2、明确职责。主管部门做好设备的使用和维护，确保设备完好提高利用率，并定期组织设备的清点，保证帐、卡、物三相符。使用部门严格执行技术操作规程和维护保养制度，确保设备的完好、清洁、润滑和安全使用。

3、固定资产的购置、验收、入库、领用。严格申请、审批流程，防止闲置资产的产生。

4、固定资产的调拨与转移。凡列入固定资产的没有经过审批任何部门或人不得擅自调拔、转移、借出和出售。变价出售的资金需上交财务。

5、固定资产的报废与封存。固定资产在达到使用年限或无法使用的，严格按照审批程序申请报废；停止使用（三个月以上）的固定资产由使用部门封存保管。

6、固定资产的清查。必须对固定资产进行定期清查、盘点，以掌握固定资产的实有数量，查明有无丢失、 毁损或未列入帐的固定资产，保证账实相符。

六、食堂管理

一个现代企业的食堂已不再是简单的裹腹之地。一个企业膳食的好坏，直接影响员工工作的积极性及对企业的归属感，从而影响企业的生产及工作效益。如果要让员工全身心地投入到生产工作中，就要给他们一个如家的感觉和企业的温暖，给他们一个科学的膳食计划。企业食堂的管理，需从食品卫生、菜式花样、员工满意度（就餐百分比）、流程监管几个方面加强管理。

1、采购原材料必须符合食品卫生安全标准。从源头堵住不卫生

的食材流入食堂。

2、经常性地变换菜式，不断改进烹调方法。避免菜式单一，尽最大可能满足南北不同口味的需求。

3、广泛收集就餐人员的意见，不断提高服务质量。设置意见箱或意见薄，定期收集对食堂的不同意见；采取深入群众的方式，广泛与就餐人员面对面交流，通过意见的收集整理采取相应的改善措施，努力提高满意度。

4、严格食堂监管。成了监管小组，监管小组成员可有选举产生也可由高层指定。监管小组不定期监管食堂各项工作，调查食材市场价格，伙食资金的收支情况等。

5、引入竞争机制。如果食堂就餐人数较多，可以把一个食堂分成若干个独立竞争体，通过奖励服务满意度高（就餐人数多）的个体进而鞭挞落后者，从而提高整体的满意度。（也可以食堂外包，由几个外包公司参与经营，迫使外包公司提高服务质量）。

七、宿舍管理

对现代企业员工来说，宿舍不仅仅是学习和睡觉的地方，更是另一个家。宿舍环境和管理的好坏也同样直接影响员工的工作积极性和归属感。真正能让员工感觉到有第二个家的感觉，必须符合清洁、舒适、安静、秩序良好的条件。

1、通过尽可能的加强硬件设施的投入，营造一个舒适的学习、休息场所。从卧具的选择到其他配套设施的完善，满足学习、休息的基本需要。

2、实行宿舍管理自治。充分调动入住人员的自我管理热情，由宿舍长到栋号长全部有入住人员选举产生，并给适当的管理补贴。定期进行宿舍管理（环境卫生、制度执行、安全等方面）评比，给予管理良好的宿舍和栋号一定的奖励，处罚管理落后的宿舍和栋号，进而提高自我管理热情。

3、厉行节约，杜绝浪费现象。规定每个宿舍每个月的水电用量，规定部分由企业支付，如有超出则由入住人员均摊。从而提高入住人员的节约意识，减少浪费。

4、合理搭配入住人员。以互不影响休息、和睦共处为原则来搭配入住人员。按工作时间的一致、兴趣爱好相投、区域性等为参考条件。

5、提高宿舍管理部门的服务意识。宿舍管理部门需秉承服务的宗旨来管理宿舍。

八、车辆管理

车辆管理对企业而言，包括车辆档案管理、驾驶员档案管理、驾驶员行车技术安全管理、车辆定位管理、行车管理、加油管理、

维修管理和费用管理等几大方面，目的在于增加车辆安全行驶，提高车辆使用效率。

1、车辆及驾驶员管理。车辆及驾驶员应由同一部门进行管理、调配。车辆按照固定资产管理。严格驾驶员的招聘程序，切实按照思想素质高、技术扎实、性格稳重、服从管理的要求招聘。驾驶员由于工作时间的关系，可制定其相应的管理办法。

2、安全管理。驾驶员对行车安全负第一责任。设置安全奖，奖励本月无安全事故的驾驶员，年度进行评比安全奖，奖励全年无安全事故的驾驶员，进而提高驾驶员安全驾驶的热情。

3、行车管理。实行派车审批制度，无派车审批不得使用车辆，从而达到合理调配车辆。

4、加油管理。由专业人士或机构评估车辆的耗油量，实行里程配额加油制度。厉行节约，超出里程配额的，无正当解释理由的实行处罚；节约油料的，按比例奖励。

5、维修和费用管理。车辆维修和费用实行审批流程，无审批而发生的一切费用将自行负责。车辆的常规保养及维修必须在定点维修场所进行。

九、安全卫生管理

企业安全卫生管理包括，工业与职业健康安全、环境保护、公共卫生安全、企业人员和财务的公共安全。

工业与职业健康安全、环境保护、公共卫生安全，是20世纪80年代后期在国际上兴起的现代管理模式，它与ISO9000、OHSMS18000（职业健康）、 ISO22000:2005（卫生安全）和

ISO14000（环境保护）等标准体系一并被称为“后工业化时代的管理方法”。实现上述安全体系，首先需要建立完善的适合企业管理制度体系，有个适用的体系是实现工业与职业健康安全的保证。其次，坚强人员的培训，提高人员的意识，才能真正意义上实现自我安全。其三，加大技术设施的投入，实现本质安全。其四，加强监督、巡查，执行铁的纪律，从法制手段上惩治违反者。其五，根据企业实际情况制定应急预案，加强预案的演练，增强人员的应急能力。

企业人员和财产的公共安全，是指多数人的生命、健康和公私财产的安全。企业的公共安全主要由企业保安人员来负责，这对保安工作和人员有着较高的要求。

1、保安队伍人员素质。保安队伍担负着企业的公共安全重责，对人员的录用须做详细的背景审查。（主要是刑事背景调查，由公安部门出具调查结果）

2、人防与技防相结合。人防，规定固定岗位，排除流动巡查岗

位，高密度地巡查；技防，加大安全防护设施的投入，实现公共安全的技术保证。

3、人员仪表、行为的规范。保安队伍是企业对外的第一窗口，保安队伍的仪表和行为，直接反映该企业的整体素质。规范保安队伍的仪表及行为，对提高企业的影响力有这极大的帮助。

4、加强训练，提高突发事件应急能力。在处理突发事件时，保安队伍往往是冲在最前面，没有平时坚持不懈的训练，无论是体力上还是事件处理技巧上都不能保证任务完成。

作为一名称职的企业专职中高层行政管理人员，主要工作为：工作的统筹与计划、团队的建设、目标的达成。总之，行政所有工作最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成公司战略目标发展任务。

2012年5月14日