公文写作知识

第一章 公文写作概述

第一节写作基础知识

一、主题与材料

文章应在占有材料的基础上提炼深刻、鲜明、正确的主题。机关实用文体表现主题的方法要求是： 直接阐述、单一集中、“以意役法”、片言居要、善用标题。材料是写作的基础，材料是说明观点和主张、表现主题的支柱。积累与占有材料的途径主要有：亲自观 察体验，调查采访，从既有文献资料中采集。积累和占有材料的基本要求就是“多多益善”。选取材料的要求：围绕主题选取材料，选取具有典型性的材料，选取全面真实、高度准确的材料，选取新颖、生动的材料。

二、结构、表达方式与语言

结构安排的主要环节包括：选择角度、设置线索、安排层次、划分段落、设计开头与结尾、处理过渡和照应等。结构安排的注意事项包括：正确反映客观事物发展的规律和内在联系；服从和服务于表现主题的需要；适应不同文体的特点；文章的结构应达到严谨、自然、完整、统一的要求。

(1)叙述就是对人物、事件和环境所作的概括性的交代和表述，分为顺叙、倒叙、插叙等数种。(2)议论就是写作者对客观事物进行分析和评论，以 直接表明观点和态度。议论的要素构成：论点、论据和论证过程。议论要论点正确、鲜明，论据确凿，能有力地证明论点，论证要做到周全、严密、无懈可击。论证 分为立论与驳论两大类。其常用的方法有：例证法、喻证法、类比法、对比法、反驳法、归谬法。(3)说明就是写作者对客观事物的性质、状态、特 征、成因、构造、功能、用途所进行的介绍解说和阐释。说明是机关实用文体写作常用的基本表达方式．具体形式有：概说、界说、解说。语言运用的基本要求包 括：语言是文章第一要素。撰写文章要求语言合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。

三、常用文体的特点及写作方法

1．记叙文

记叙文是以叙述、描写为主要表达方式，以记人、叙事、写景、状物为基本职能．对社会生活中的人、事、景物的状态及其变化发展进行叙述和描写的文章样式。其特点有四：(1)全面真实，没有虚构。(2)要素全面，选材典型。(3)以叙述、描写为主要表达方式。(4)语言生动活泼，富于表现力。

2．议论文 议论文以确定或反驳一种论点的方式实现其写作目的．它所表现的是一个合乎逻辑的推理过程，其篇章结构模式一般为：

(1)开头——引论

这部分内容用于提出一个令人关注的问题或指明形成这一问题的情境，具体内容可以是其中的一项或几项。①直接提出问题或阐述观点。②指明讨论问题的目的、意义、原因。③从对有关背景材料的介绍说明中引出论题。④概述全文轮廓，提出中心论点等。

(2)主体——本论

这部分内容是对问题做合乎逻辑的推论分析，对论点提供足够的支持，其具体内容可以是其中的一 项或几项。①紧扣论题对材料和问题进行分门别类的具体分析。以推理或引证的方式澄清论点；②以中心论点为核心，从不同角度提出问题形成的各个分论点，每个 分论点从一个方面说明总论点；③对问题或材料作纵向递进式剖析，推出各个分论点逐层向总论点靠拢等。

(3)结尾——结论

这部分内容是对论点进行概括或适当的引申，具体内容可为下面的一项或几项。①归纳并进一步阐明论点。②从结论中引出可预见的新问题。③指明结论的理论或实践方面的价值。④指明确立正确认识后解决问题的方法途径(主要适用政论文)等。

3．说明文

实。

与 记叙文相比较，说明文的写作更需冷静、科学、客观．无需有个人的感情流露，而记叙文则渗透着作者个人的立场观点和思想情趣。在表达方式的运用上，说明文以 说明为主并辅之以描写和议论，它与记叙文以叙述、描写为主，辅之以其他，追求文章的迂回曲折、富于文采有所不同。写作目的方面，说明文在于给人以知识和信 息，帮助人们准确认识客观事物，记叙文则在于通过对客观事物及其发展变化的叙述与描绘，再现人物和事件，以此来感染人．启发人，给人以美的享受。

与 议论文相比较，说明文首先在写作目的上与议论文不同。议论文在于阐明一个道理，争取人们接受这些道理并自觉体现在行动上，这与说明文给人以知识和信息，帮 助人们认识事物的目的和出发点是有区别的。在写作态度方面，说明文着重对客观事物、事理进行准确、客观的介绍解释，不需写作者个人的思想倾向，议论文的思 想倾向性则极为鲜明，带有较强的主观性。

说明文体的一般结构模式：开头——一概说；主体一分说；结尾——总说。

第二节公文概述

一、公文的概念和特点

息记录形式。公文形成的目的是为了满足各类社会组织记载事物、表达意志、交流信息、联系工作、处理各种事务的需要。

公文归纳起来具有以下特点：(1)突出政治性。(2)恪守法定性。(3)保持权威性。(4)注重保密性。(5)讲究规范性。(6)围绕事物性。

二、公文文体

文体即文章的体裁。文体归属取决于文章的使用目的及其所带来的一系列特点。

人们使用公文的目的就是用书面语言表达用以反映意图和客观情况的公务信息，将其快捷有效地传 递出去，并为受文者直接获取和理解，在规定的时空范围内对受文者的认识和行为产生强制性影响。这一使用目的就使公文成为一种以白话文为原则的。叙述、说 明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文体。首先，公文具有应用文的基本属性，是一种应用文体。应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真 实性、结构格式的规范性。其次，公文又是一种特殊的应用文。这种特殊性主要表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式。

三、公文结构

题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。 公文能够穿越时间与空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息，是机关在公务活动中行使职权的重要工具。

第三节公文的种类

一、公文的分类

为了撰制、处理与管理的需要，可依据不同的标准，从不同的角度对公文作如下分类：

(1)指各类各级机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等；专用公文，指在一定专业机关和业务范围内专门使用的文件，如外交文件、司法文件、军事文件、会计文件等。

(2)机密、绝密六类。对外公开文件．指内容不涉及国家秘密可直接对国内外公开发布的文件；限国内公开文件，指内容不涉及国家秘密但不宜或不必向国外公布．而只在国内公开发布的文件；内部使用文件，指内容虽不涉及国家秘密，但不宜对社会公开而只限在机关或系统内部使用的文件；秘密文件，指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的文件；机密文件，指含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的文件；绝密文件，指含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损 害的文件。

(3)系的上级领导、指导机关报送的文件；下行文指向所属被领导、指导的下级机关发送的文件；平行文指向同一系统的同级机关或非同一系统的任何机关发送的文件。

(4)证明性文件等。 规范性文件是指以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章等；领导指导性文件是指由领导指导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章，指导、布置工 作，阐明领导指导原则的文件；公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件；陈述呈请性文件，是指用于汇报工作、陈述情况、提出建议、请求指示或批准的文 件；商洽性文件是指无传递方向限制．用于探讨协商一般事项的函件等；证明性文件是指用以对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面 权利、义务、责任作出规定的文件。

(5)

可按常规依次处理的文件；急件指内容重要并紧急需打破常规优先传递处理的文件；特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限需立即优先迅速传递处理的文件。

(6)外部文件。发文又可分为两种，一种是指由本机关制成发往外部的文件；一种是由本机关制成只供内部使用的文件。

二、通用公文的文种

文种，又称公文名称，用以概括表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发公文的目的、要求等。文种是公文的必要组成部分。在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、权威性、有效性，能为公文的撰写、处理提供便利。行政机关通用公文，通常称为行政公文。

1．命令(令)

命令(令)适用于高级别的行政机关依照有关法律法规发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

2．决定

决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3．公告

公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4．通告

通告适用于公布社会各有关单位应当遵守或者周知的事项。

5．通知

通知适用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

6．通报

通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7．议案

议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8．报告

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9．请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

10．批复

批复适用于答复下级机关的请示事项。

11．意见

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12．函

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13．会议纪要

会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第四节 公文的格式、编排与稿本

一、公文的格式

公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定。公文格式具有较强的规范性。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，方便对其进行阅读与传递、处理，有利于应用各种现代化信息技术处理与管理公文。

公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。

目前我国通用公文载体、书写、装订要求的格式一般为：(1)公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文的用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。

(2)公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区与不允许出现任何符号的白边区两个区域。上白边(天头)和左白边(订口)应分别宽于下白边(地脚)和右白边(翻口)。(3)所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排(少数民族文字可按其习惯书写、排舨)，正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)；左侧装订。(4)在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。

二、公文书写各部分的编排次序

1．保密等级

在文稿上，应根据公文实际的涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限(如机密★5年)。在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。

2．紧急程度

明紧急的这些字样，一般在公文首页文头的右上角或左上角、密级标志的下方，可以加盖印戳或直接印上。有时也可以在标题中标明，如“紧急通知”等。紧急程度的标志，目的在于引起人们注意并为催办公文提供依据，确保紧

急公文优先处理，避免延误。

3．文头

1／3弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色，但也可根据需要用其他颜色)印制，居中排一行。联合行文的公文，一个作者占一行，主办单位排列在前。

4．发文字号

如国务院2003年第一件发文即标作：“国发[2003]001号”。一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。在印制本上，发文字号位于公文首页文头以下，居中；如有签发人时，应居左，两者排一行。常采用3号或4号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条细实线。

5．签发人

常用与发文字号相同的字体字号印刷。“签发人”用3号仿宋体字，后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，字号应小于标题字号。

6．公文标题

分组成。这三部分不能随便省略。在公布性的公文(如公告、通告)标题中，有时可以省略事由，直接由发文机关和公文种类构成标题，但只要出现事由，则“关于” 一词就不能省略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题中的公文种类名称是不可省略的。引用被转发公文的标题时，如果该公文 不是法规、规章，也不应加书名号。

公文标题的位置在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。回行时要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

7．主送机关

位于标题以下，从左至右顶格排列，回行继续顶格。如主送机关不止一个，则应按性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号或逗号分隔。常用3号仿宋体字印刷。

8．正文

用于表达公文的内容。自主送机关名称下一行开始，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。句号、逗号、问号、叹号、顿号、分号、冒号占1字格，但不应出现在一行之首。而书名号、引号、括号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首。破折号、省略号都占2字格，中间不能断开，连接号“一”和间隔号“?”一般占1字格。后面这四种符号书写或印刷时上下居中。正文常用3号仿宋体印刷。

9．附件

附件标记位于正文之后、发文机关名称之前，在空两格的地位标出“附：”的字样，再分别标出附件序号(只一件时不标)、标题、份数，每件一行，字体字号与正文相同。

10．作者

位于正的文右下方。一个机关占一行．联合行文时应将主办机关排列在前。常用3号或4号楷体字印刷。

11．印章或签署

印章位于正式发出的印制本正文的右下方，应上不压正文，下压日期。

签署位于正本的末页，先排出机关名称、签署者职务，后空两格请领导者签注姓名。

12．成文日期

成文日期标注在正文右下方稍偏右排一行。年月日必须齐全，不能省略，并一律用汉字书写，字体字号与正文同。法规性公文或经会议讨论通过的文件，其产生的法定程序和产生日期用圆括号括入，标注在标题下方正中处，通常称之为“题注”。

13．注释

位于公文末页左下方．每项说明(名词数语、事项等)为一个自然段。附注有多条时需有序号。常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。

14．主题词

位于公文末页附注之下，排一行，起首空两格标注“主题词”字样，空一格填主题词，词间空一格，不加际点。常与正文字号相同，但用黑体字印刷。

15．抄送机关

位于主题词以下，所占区域用两条与图文区宽度相等长度的平行细线作为界线，形成“抄送栏”。 起首空两格标出“抄送：”字样，如有抄报，则先标出“抄报：”，在下一行的同等位置再标“抄送：”。然后，按机关性质、级别和有关规定或惯例依次排列抄报 或抄送机关名称，中间用顿号或逗号隔开。如果抄送机关一行写不下，另起一行时应与第一行的抄送机关平头。抄送机关用与正文相同的字体、字号的文字印刷。

16．印发说明

位于抄送栏以下公文末页最下端，在图文区与下白边(地脚)交界处划一条与抄送栏细实线等长并平行的细实线，形成“印发说明栏”。在栏中左边标注承印这份公文的部门，一般是“„„(印发机关名称)办公厅(室)”，右边标注“某年某月某日印发”，用与正文相同的字体字号的文字印刷，印发日期一般写送往印刷厂(文印室)的日期。在印发说明栏底线下的右侧，用小于正文字号的5号或小5号仿宋体印上“共印×××份”。

三、公文的稿本

公文稿本是公文的文稿和文本的总称。公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，

会产生各种稿本。它们各自产生的背景不同，因而其含义、性质、作用也不同。

1．草稿

不具备正式公文的效用。草稿的外观特点是没有生效标志(如签发、用印等)；文面上常见“讨论稿”、“征求意见稿”、“送审稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等稿本标记。标记大都位于标题下方或右侧加括号。

2．定稿

经机关领导人审核并批准发出的稿本。拟稿人拟写的草稿，履行法定生效程序(机关领导人签发)之后，才算最后完成拟写任务，草稿就成了定稿。定稿是印制公文的标准依据。

3．正本

正本是根据定稿按正规格式印制的供向外发出使用的正式文本。

正本具有标准的格式，如红色的版头、发文字号、发文机关印章或有关负责人的签署等。正本代表制文机关的法定权威，具有法定效力和凭证作用，是受文单位的办事依据。

4．副本

再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或者正本的副份，称为副本。

作为正本复份(与正本同时印刷)的副本与正本在外形上基本上没有区别，这种副本只在送达对象和使用目的上与正本有所不同，正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的法定效用。 作为复制件的公文副本(如抄本、复印本等)因不能再现公文的全部特征(如印章或无非复制的印迹或签署者的亲笔签名)，公文的真实性无切实保障，因此不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查。此类副本常需加注“副本”字样的标记。

5．存本

的，因此可不必盖印和签署。其主要作用是用于存档，且可以用它与定稿对照并检查正本发出后可能出现的问题。如是印制过程中产生的问题，即属内部责任，通过 存本与定稿核对即可查清；如属文件发出后产生的问题，通过存本与正本核对即可查清。

6．试行本

试行本是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的 法定效用。试行本主要适用于发文机关认为公文内容待一段时间的实践检验后可能将予修订的情况下。试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记，一般是 在文种后用括号注明“试行”字样。

7．暂行本

法规性文件正本的一种特殊形式，在暂时推行期内具有法定效用。这类公文在标题的文种前有“暂行”两字，如《×市鼓励外商在××工业开发区投资若干政策暂行规定》。

8．修订本

规范性公文正本的另外一种特殊形式，是已发布生效的公文，经实践检验重新予以修正补充后再发布的文本。自修订本生效之日起，原文本即行废止。修订本的外形特征除与其他正本相同之外，需要作出稿本标记，可在标题结尾处标作“(修订本)”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。

9．各种文字文本

各种文字文本是指同一份公文使用不同民族或不同国家的文字印制而成的文本。

在我国少数民族地区，一份文件往往同时印制汉字文本和少数民族文字文本。两种文本具有同等效力，均作为正本。在外事活动中，一份文件往往同时印制中文文本和外文文本，以何国文字的文本为准或同等有效，需在制定文件时商定并在文件中注明。

(2004年浙江省公务员录用考试《行政职业能力测验》常识判断部分)

【原题】发送给抄送机关的文件，以及在报刊上公布的文件，可视为：

A．副本 B．正本 C．存本 D．修订本

【解析】答案应为A。正本是送达主送机关的文本，存本是发行机关留底存档的文本，修订本是对已发布生效的公文重新修正补充后再发布的文本，副本是送抄送机关的文本．所以只有A项符合题意。

第二章 公文写作要则

第一节 公文写作的基本要求

公文是一种特殊的文章，其写作过程具有一些特殊的规律性。因此，要写好公文，除了必须遵从诸如文通字顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等写作通则之外，还必须遵循下列一些基本要求：

1．合“法”、规范

合“法”，即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。

规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不允许“标新立异”。规范是公文的一大特点，也是公文的生命。

2．求实、准确

求实，即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题；要忠实地反映情况和问题，不作任何夸大、缩小和虚构。

准确，即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达，从文种的选择到概念的使用，以至于每个符号的书写印刷，均必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真。

3．合体、完整

合体，首先是文体要正确，务必使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求。其次，语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。

完整，即要求公文结构完整，不遗漏任何必备的内容，以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性，以减少沟通次数，提高沟通效率。

4．简明、清晰

简明，即要求尽量用最简洁的文字，顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。

清晰，即要求各种文稿上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。

5．严谨、耐久

严谨，即要求公文的结构必须严密有序，用语务必周密确切，不生歧义，没有漏洞。 耐久，即要求公文的制成材料(书面公文主要包括纸张材料和字迹材料)应持久耐用，以保证公文的有效物质存在，使其既能充分发挥现行的执行效用，又能在转化为档案后，作为历史记录发挥更长远的历史效用。

第二节行文规则

行文规则是控制公文行文对象、方向和方式等方面的有关规定。

一、根据隶属关系行文

关可以发决定、通报，批复下级机关的请示；上级业务指导部门对被指导部门可以发指示性通知，接受被指导部门的请示、意见和报告。至于不相隶属的机关或部门之间，则既不可以发决定、批复，也不能相互请示和报告，而应用函来协商，告知有关事项。

(2009年上海市公务员录用考试《行政职业能力测验》常识判断部分)

【原题】不同的行政公文按照不同标准，可以有不同的分类方法与用法，反映出不同的行文目的和要求。根据行文关系划分，下列适用于下行文的文种是：

A．议案 B．决定 C．通知 D．报告

【解析】答案应为BC。报告是上行公文的一种，议案一般是平行文。故选BC。

二、选择适宜的行文方式，一般不得越级行文

行文方式指机关之间公文传递路线的结构形式，有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等多种。机关对外发文，应依据需要和可能的条件选择适宜的行文方式，在一般情况下不得越级行文。

一是由于情况特别紧急，如逐级 上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询 问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。

因特殊情况越级行文时，一般应抄送越过的机关。同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式，即不受系统归属与级别层次的制约而直接向对方机关制发公文。

三、正确选择主送，抄送机关

除有些指挥性公文如命令(令)、决定，有些公布性公文如通告、公告等不列主送、抄送机关外，公文均有特定的受文对象。有的公文还有主要受文者(主送)和次要受文者(抄送)。在这种情况下，必须根据公文的内容和发文目的，正确选择主送、抄送机关。正确选择主送、

抄送机关，可以使公文得到及时办理或答复。除普发性公文外，通常一件公文只选择一个主送机关，而不应该选择多个主送机关。

上行文请示尤其不能多头主送，即使是双管单位，也只应该选择一个与公文内容、发文目的密切相关的主办此文的上级机关，而把另一个上级机关列为抄送(报)机关。

主送时，除上级机关领导人直接交办或指定索要的公文之外，一般不把公文主送领导者个人。

选 择抄送机关的关键是看其是否需要了解该文内容。与公文的办理、答复、执行无关的，不具备了解公文内容资格与必要性的机关一律不予抄送，不可随意扩大公文的 抄送范围。请示公文一律不得在主送上级机关的同时，向同级或下级机关抄送。接受抄送公文的机关不必向其他机关转抄、转送。

四、“同级”机关方可联合行文 因工作需要，可以以两个或两个以上机关的名义联合行文，但联合行文的机关级别层次必须相同或相近。 同级政府之间、同级政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级 人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

为减少行文的中间环节，上、下级各业务主管部门应尽量直接对口行文。为缩短公文传递时间，扩大传递范围，增强公文透明度，经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章，应当视为正式公文依照执行，可不再另外行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。

五、贯彻党政分开原则

为了能从实质上保证中国共产党的领导，机关间相互行文时应贯彻党政分开原则，坚持党政文件分开。党的组织和政府机构应严格按照各自的隶属关系和职权范围行文，尽量减少联合行文。

(2006年湖南省公务员录用考试《行政职业能力测验》常识判断部分)

【原题】以下说法不正确的有：

A．党政机关应在各自的系统内部发布文件

B．行政机关可直接向党的组织发布指令性文件

C．行政机关可以直接向党的组织汇报工作

D．党政机关应尽可能地增加联合发文

【解析】 答案应为ABD。党政机关可以超出各自的系统内部发布文件；作为党领导的国家行政机关可以直接向党的组织汇报工作，但不能直接向党的组织发布指令性文件；党政机关可以联合发文，但应尽可能的少发．

第三节 公文写作的语言运用

一、公文的语言特点

对 机关公文语言的要求就是在撰写公文时要求使用公文语体。公文语体不同于其他语体，有其特殊的要求和规定。以说明和叙述文字为特征，以实用为目的的公文语 体，并不追求语言的艺术化，也不以语言的生动性为主要标准，而是把准确和简洁作为最基本、也是最高的要求，并把规格化当做达到以上两个要求的手段。

1．准确性

即公文语言必须准确无误地反映客观事物。公文大多是体现党和政府的方针政策，说

明解决问题的方针和措施，其对语言的表达要求，比一般文章更应注重准确。

2．简洁性

所谓简洁，就是公文要简明、精炼，这是现代公文发展的趋势，是现代公务活动求实、求简、求快的一种反映，更是对我们建设中国特色社会主义的一种要求。

3．规格性

公文语言有一些比较固定的规格。这包括一套专门的公文语汇，如“欣逢”、“为要”、“为何”、“此致”、“此令”、“兹”、“据”、“申请”等，不允许人们随意用同义的词语去代替它们。另外还有一些特殊的句式和特殊的行款等，一般也不得用别的形式来代替。

二、公文词语的选择

词语的选择就是在充分注意和把握公文词语特点，认真学习和储备丰富词汇的基础上，根据行文目的以及语言环境的需要，遵从语法规则，选取最准确、最贴切且有效的表情达意的词语。

在选择词语的过程中应注意：(1)认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。(2)注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点。(3)注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果。(4)注意词语间的正确搭配，遵循语言法则。(5)注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性。(6)注意针对公文具体收受对象的特点选词。(7)注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词。(8)注意根据上下文的需要选词。(9)注意根据文种的不同特点选词。(10)注意词语的规范性。

三、公文语句的组织

1．对公文语句的基本要求

公文中的语句符合一定的要求：(1)含义明确、清晰、完整，便于准确理解，无歧义。

(2)句子成分搭配得当。(3)句子成分完整。不能漏掉或隐去语句中必须有的成分，否则将出现成分残缺的语法错误。(4)语序安排妥当。(5)合乎事理。语句必须符合实际，合乎逻辑规律。(6)句式合理并力争有最佳表达效果。

2．语序的安排

在公文中正确地安排语序，主要应注意这样几点：一是注意尊重语序的习惯性；二是注意事理的逻辑次序；三是注意语序的强制性；四是注意语序的选择性。

四、公文中若干事物和概念的特殊表达要求

1．时间的表达

一般情况下，应避免使用时间代词，而应当使用具体日期。

(1)避免使用交代不够清楚的时间概念，如“上月以前”、“前年以后”等。

(2)年份一概用全数，不得省略。例如“2003年”不能写成“03年”。

2．空间的表达

(1)表示地方的专用名词中，城市、地区、县、乡等名称第一次出现在文中时，如属于国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。

(2)所有国名、地名均应使用国家公布的标准名称(包括标准译名)，一般不使用别称，国内地名不用简称。

(3)除出于特殊需要(如保密等)或表达对象在文中无重要和必要意义之外，公文中的空间概念大都需精确表达。

(4)慎重使用表示处所的代词(这里、那里等)，以防止误解或费解。

3．数字的运用

(1)数字的增减要注意用词和概念。

(2)不能用“降低×倍”或“减少×倍”的提法，只能用“降低百分之多少”或“减少百分之多少”。

(3)必须使用国家法定计量单位。

(4)公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均使用阿拉伯数字。

(5)引用统计数字要考虑使读者有真正的感受，次要的、技术性很强的数字，如无损于主题的阐述，尽量不用或少用。

(6)“二”与“两’’的用法不同：如果用作序数，应当用“二”，例如“第二”、“二月(即二月份)”、“二次大战(即第二次世界大战)”等；如果与量词连用，应当用“两”例如“两个”、“两次”、“两次大战(即第～次和第二次大战)”等。

(7)(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”，第五层为“①”。

(2009年山东省公务员录用考试《行政职业能力测验》常识判断部分)

【原题】在公文写作中，一些数词有固定的用法。下列表述不正确的是( )。

A．从10增加到50，可以说“增加了4倍”

B．从100增加到500，可以说“增加到4倍”

C．从10减少到l，可以说“减少了”

D．从100减少到10，可以说“减少到”

【解析】答案应为B。从100增加到500，应该说“增加了4倍”。

4．职务、姓名的表达

(1)

(2)当一个人物担负多种职务时，只列出与文件内容有关的。

(3)列出一个人物的两个或两个以上职务时，国内的应按先党内后党外，由大至小排序，国外的应尊重对方习惯或双方的需要。

(4)国外人士的姓名、职务应以新华社公布的标准译名为准，如无标准译名应注意在所有有关文件中使用同一译名，译名之后一般应用圆括号注明其外文名称。

(5)若干人物的姓名需同时并列出现在文件中时，应按一定标准排序。

5．范围的表达

在 现代汉语中，表达范围是通过词语实现的。表示全部或部分词语，分别为一些副词、数量词以及名量词的重叠形式。如“所有、全部、凡是、完全、统统„„不、人 人”等就可用于表示全部。而“有些，若干、一些、部分、大多数、绝大多数、几乎全部”等则用于表示部分。不能在一个语句中同时出现表示全部或部分的词语。 前后句子中出现的表示范围的词语不能自相矛盾。

6．程度的表达

公 文中表达程度的关键是选用各种副词、代词等词语。“很、极、太、最、更、更加、极其、非常、尤其、十分、过于、越发、特别、略微、稍微、比较、颇、多、多 么、何等、大致”等副词，“这么、怎么、这样、如何、如此”等代词都可以表示程度，可在被说明对象的前、后和中间起各种修饰、限制、补充的作用，以表示这 些对象所达到或所应达到的水平、限度。选用这些词语时应注意与客观状况、客观需要相符合。

7．语气、神态的表达

(1)陈述语气

公文中的基本语气是平直而坚定不移的陈述语气，在特殊需要的情况下还以换词或变更句式等形式加重或缓和这种语气，以示强调或委婉。

(2)祈使语气

公文中常要表达一些主张，要求对方做某些事情或制止、禁绝对方做某些事情，这时的语气自然是祈使语气。其中表示命令、训诫的，语气强烈，神态严厉，无可置疑；表示请求希望的，则语气稍缓，神态也有劝慰、商洽、盼望、召唤等等分别。

(3)疑问语气

公文中有时也需提出一些疑问请对方回答，征询其意见或反映，有时还自问自答或以问代答，这时的语气即疑问语气。公文中的疑问语气种类较多，神态变化也较复杂。

(4)感叹语气

公文中带强烈感情的感叹语气虽不多见，但在这些为数不多的语句中，其神态也有喜、怒、哀、乐、惊、忧等分别。它们常出现于需表示强烈态度、立场或需要表现较强感染力的场合。

第四节公文写作程序

一、公文写作前的准备

1．明确行文目的要求

机关制发每件公文，都有其特定的目的与要求。因此，在公文写作之前，必须首先予以明确。行文目的与要求一般是由机关领导核心确定，撰文者应当准确领会领导意图，并据此进行写作。

2．确定主题

公文的主题是公文的中心思想，也是作者在说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点与主张。有些公文的主题，可以根据领导人授意而直接表述，而有些则需在调查研究的过程中，随着对客观实际情况全面而深入的探索而逐步提炼与明确。

3．选择文种

在公文中正确标明文种有利于维护公文的权威性、有效性，并且方便公文的写作与处理。

选择文种的主要依据是：(1)遵循国家关于公文处理法规中有关文种的规定，从中选择适宜的文种。不得不用、错用或自造文种。(2)依据作者与主要受文者之间的工作关系选用相应的文种。(3)依据制发机关的职责地位选用恰当的文种。(4)依据行文目的选择文种。

4．调查研究、收集材料

材料是公文写作的基础，在明确行文目的要求、选定文种之后，就应进行深人的调查研究，收集和占有材料。调查研究可以综合运用会议调查、访问调查、统计调查、文献调查等方式。

5．选择表达方式

公文一般兼用说明、叙述、议论三种表达方式。在写作前，应依据公文性质与行文目的要求，确定表达方式。

二、拟写文稿

1．安排结构

(1)确定公文的组成

为维护公文的权威性与有效性，公文的组成必须完整。

(2)确定正文的表述次序

在安排表述次序时，要照顾不同文种的特点，根据其反映信息的角度与方式以及信息

容量采用不同的排列形式。

(3)安排层次、段落间的衔接与转换

对公文正文的各层次、各段落之间的衔接和转换要求妥善安排，使之相互联接，前后贯通，转折过渡自然，结构严密完整。衔接转换一般是在正文内容或表述方法发生变化的时候，在上下文之间使用关联性的词、词组或者句子以使段落前后衔接。在公文中更多的是使用承转词。

(4)写好开头与结尾

①公文开头通常采取如下内容交代制发公文的根据、目的；概述有关情况，交代公文制发背景；以简要文字揭示全文主题；阐述基本观点；直接点明结论；表明批准、批转或转发的态度；表示祝贺、谢意等。

②结尾通常形式：使用公文结尾词，强调行文目的；概括、深化主题，帮助理解全文；陈述具体要求；发出号召提出希望要求；说明公文生效、履行时间。

2．拟写提纲

提纲一般应包括以下内容：公文标题、开头、正文的表述层次与各层次中的论点、论据(包括理论依据或政策依据、法规依据与事实依据)、字数安排、结尾方式等。

3．书写文稿

文 稿应书写在具有规范格式并质地较好的发文稿纸上，文字、图形及一切符号均应书写在图文区内，应使用符合归档要求的字迹材料。公文中的人名、地名、时间、数 字、引文必须准确、具体。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。必须使用国家法定计量单位。结构层次序数

第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。用词用字应准确、规范。文内使用简称时，一般应当先用全称，再注明简称。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。应正确标明标点符号。

三、审核修改

审核修改的步骤是：首先由撰稿者自己反复推敲修改；对于重要的文稿还要组织讨论，最后提交主管的领导人和综合办公部门核稿。

第三章常用公文的写作要点

第一节 规范性公文的撰写

一、规范性公文的特点

规范性公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体系的公文，是为管理和开展各项行政工作而制订的，带有规章制度性，它为行政工作提供了标准和范式。与其他类型公文相比，规范性公文具有如下特点：(1)内容的强制性。规范性公文内容是作者单方面意志的表示，其规范作用的成立与实现不以对方是否同意为前提，具有极强的约束力。(2)所针对问题的普遍性。规范性公文所针对的问题是反复多次适用的，涉及多数的而非特定人的一般的普遍性的问题。(3)生效程序的严格性。规范性公文在审批和正式公布程序方面非常严格，审批过程的参加人数多、次数多。大多以会议的形式正式确认，公布也需在一定范围内正式公布。(4)语言运用的规范性。(5)效用的独立性。规范性公文在效用方面均实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则。

二、规范性公文的结构

1．总体结构

从总体结构上看，规范性公文一般均包括：文件标题、发布或通过或批准的日期、章题(必要时还有节题)、正文。文件标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。发布或通过或批准的日期即公文经权威性机构或组织审议通过或批准生效的时间，需将这一段时间标注在标题之下并用圆括号括入。章题只需确切概括反映章内的内容，正文即文件的主体部分，规范的具体内容均在此表达。

2．正文结构

规范性公文的正文一般包括：制定目的、制定依据、适用范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、施行日期、施行程式与方式、有关说明等。

在写作实践中，上述内容多以条文形式表达，每条还可下分为款、项、目等层次。除款之外，条、项、目均冠以数字，称“第×条”等或分别以汉字或阿拉伯数字表示。其中条文

以一文件为单位排大流水号，其他则均以上一层次为单位排小流水号。条文较多时，可设章，章内还可再分节。

表达制定目的、制定依据、适用范围、有关定义以及具体规范中带有普遍性、共同性、原则性内容的条文大都依次排在文件的首部，一般统称为“总则”部分。若分章表述时总则即为第一章。

表达具体规范的各分项内容的条文接在“总则”之后，按事物间的逻辑关系分类集中编排。若分章表述时，每一类或几类为一章。这些条文统称为“分则”。

表达奖惩办法的条文接在“分则”之后，或单独构成“罚则”或作为“分则”中最后的条文。若分章表达时，在需独立成章的情况下可直称章题为“罚则”、“法律责任”、“奖励与处罚”等。

表达施行程序与方式、施行日期、有关说明的条文接在“罚则”之后，依重要程度或其他标准逐条表述。这些条文统称为“附则”，若分章表述可直称章题为“附则”。

主管部门一项内容可视其具体情况置于“总则”或“附则”中表述，也可在有关“分则”中表述。

三、规范性公文的撰写要求

1．维护文件的高度一致性

一致性是指文件内容与形式同其他文件、同作者权利都具有高度统一的一致关系，整个文件的所有部分具有高度的一体性关联。

2．维护文件的高度严密性

严密性指文件结构与语言表达具有周严有效的特点。

务使文件结构严谨周密，务使语言表达缜密周严，约束的对象及程度范围要明，有关职责、权利、 义务的规定要清，时限要准；各项要求有切实可行的检查衡量标准，语气要坚决肯定，不留商量余地，使用表祈使的“严禁”、“禁止”、“不得”、“不准”、 “必须”、“应当”等词语时，应认真辨析其轻重，根据表意选用。

3．维护文件的条理性

条理性是指文件层次分明、理序顺畅、分类准确、主题突出、排列合理有序。

4．维护文件的简明性

简明性是指文件语言简约不繁而又明确周详的特点。

要正确运用表达方式．一般以说明为主，不讲理由，不作议论分析，不作过分详尽的列举和解释。要使文件主题高度明确，主题不明、目的不明就难以确定一份文件哪些当讲、哪些不当讲的界限，既不会使文件简练，更不能达到明确。

5．维护文件的稳定性

规范性公文一经公布生效就应在一定时间范围内保持稳定，否则就失去了可行性，也就失去了存在的价值，这就是规范性公文的稳定性。在撰写前应做充分的调查研究，并反复核查。

6．维护文件的连续性

要维护文件的连续性应注意在撰写新文件的过程中，广泛收集、查阅有关文件，认真分析对照，如确需以新规定取代既有规定时应在文中明确对有关文件的废止。

7．尊重不同文种的特殊性

不同文种有特殊的撰写要求，在写作公文时应注意文体的特殊性。

第二节 命令、决定、公告、通告、通知、报告的撰写

一、命令

命令(令)是一种带有强制性的、具有最高权威的指挥性公文。它适用于国务院发布行政法规；国务院及其各部门，省、自治区、直辖市人民政府以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市人民政府发布规章；国务院及其各部门、县级以上(含县)人民政府采取重大强制性行政措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定。

命令的结构包括标题、令号(或发文字号)、正文、落款。命令标题的写作通常有三种组成，一种是标准的行政公文标题，即由发文机关、事 由、文种组成。一种是省略发文事由的标题。还有一种是用发文机关及其负责人职务名称与文种构成的标题。令号是以命令签署人的任职期限为周期编排的顺序号。 行政令、奖惩令等通常列发文字号。命令正文的语言要干脆果断，体现“令行禁止”的特点。命令的落款由发文机关名称、签署人姓名以及发文日期组成。

二、决定

决 定是使用频率较高的公文，其主要特点是兼具规范性与领导指导性。决定可针对反复发生的普遍性事务，反复适用，在较长的时间范围内规范人们的行为，可作为法 律法规和制度的表现形式，但在实际工作中更多地用于记载与传达领导指导机关对重要事项或重大行动作出的决策，具有较强的政策性，是领导指导工作的准则。在 结构格式方面与规范性文件差别明显。

决定的结构包括：

(1)标题。写明发文机关、事由与文种。

(2)正文。一般由制发文件的依据、决定事项与执行要求三大部分组成。在文件中的结尾要提出要求，发出号召或说明有关事项。

(3)发文机关与成文日期。

三、公告

公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。它的制发机关级别较高，一般都是由国家最高权力机关(全国人大及全国人大常委会)和管理机关(国务院及其各部门)、地方权力机关和管理机关，以及获得授权可以发布公告的机构(如新华社)制发，通过新闻媒介发布，内容重要，事项重大，是一种非常严肃庄重的公文。

公告的结构包括标题、正文、发文机关和发文日期。

公 告的标题可以采用标准的公文标题，由发文机关、事由和文种组成，可以采用省略事由的写法，还可以省略发文机关。公告的正文有时只需写公告事项和结语，一两 句话就行。也有的公告正文则分成公告缘由、公告事项、公告结语三个部分。公告的发文机关应当写全称。如果标题中包含了发文机关，落款处的发文日期也可以写 在标题正下方，用括号括起来。

四、通告

通告用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项，具有一定的法规性和约束力，一般通过新闻媒体或以张贴的形式对外发布，有些通告只在内部张贴。

通告的结构包括标题、正文、落款。标题有三种常用写法：一种是标准的公文标题，即由发文机关、事由、文种三部分组成；一种是省略事由的写法；第三种是省略发文机关的写法。

通告的正文分成通告缘由、通告事项、通告结语三个层次。通告结语有时很简单，写“特此通告”或“本通告自发布之日起施行”等就行了。有时则需要加上一些特殊要求。

通告的落款视情况而定，标题中没有发文机关的，此处应写发文机关和发文日期。标题中已写明发文机关的，则只需写发文日期，这种情况下，发文日期还可以写在标题下方，用括号。

五、通知

通知是机关常用公文，其主要特点：一是应用广泛，使用频率高；二是对行文方向的限制不严格，基本上是下行文，但也允许主送平级和不相隶属的机关；三是内容单纯，一文一事，行文简便。

通知的结构包括：(1)标题。写明发文机关、事由与文种。用于发布、转发、批转文件的通知则要求写明发文机关、动词(颁发、印发、转发、批转等)、被发布和转发批转文件的标题、文种。(2)主送机关。(3)正文。(4)发文机关与成文日期。

通知又分为以下几类：

1．颁发、转发、批转公文的通知

在撰拟颁发(或印发)公文的通知时应注意，须认真交代这一规范性公文的有效生成过程，特别是在这一过程本身就是法定的情况下。因此，在评价被转发的公文时不得随意发表批评性意见，如需变通执行这些公文时，应说明原因并预先征得有关方面的同意。

在撰拟批转公文的通知时应注意，批转的对象应为自己下级的公文，通知本身就是一个批示，可以对批转对象提出包括批评性意见在内的各种评价意见。

颁发(或印发)、转发、批转公文的通知都以颁发、转发、批转对象作为附件，都有对这些公文的执行要求。在 “执行”二字之前往往都有一些限定修饰成分，应注意精确恰当地选择词语，根据实际需要正确使用“认真遵照”、“切实遵照”、“参照”、“参考”、“参酌” 等含义有显著差别的字句，以保证公文的有效性。

2．指示性通知

指示性通知的正文一般包括：行文的依据(客观情况、上级要求等)或目的意义，上级指示的精神及其具体化，执行要求及有关注意事项等。后两部分内容常需以分条列项的方式表达，每条的开端大都以简短文字对主要内容加以概括(主题句)，其后再予以阐述发挥使之具体化、明确化。

撰拟指示性通知时应注意，必须在文中指明行文依据，指明公文中的政策、规则、要求是上级的指示；语气应肯定；内容应具体明确，当涉及的问题需要受文者根据自身实际情况做出实事求是的判断处理时，应避免一刀切、绝对化的提法，注意给其留有因地制宜、实事求是处置问题的余地。

3．知照性通知

知照性通知的正文主要包括：形成该事项的过程、原因、根据；事项的具体内容(性质、状态)。为简化正文，有时以附件(如任免名单、公章印模、组织章程等)对事项的内容作细致交代。

知照性通知所涉及的事项主要是：成立或撤销机构或组织；启用或废止公章；变更一些组织或刊物的名称；任免干部；出版发行刊物等。

4．会议通知

一般应包括以下内容：会议名称、召开会议的根据与目的、会议时间、地点(报到的时间、地点)、与会人员、差旅费报销办法、与会者准备工作与注意事项、联系单位、联系人与联系电话号码等。如属规模较大的会议，还应在通知中附上会议日程安排和与会的有关证件。会议通知的内容，要求准确、具体，无一错漏，并必须在会前送达，留出充裕的时间，以便与会者做好充分准备。

(2009年福建省春季公务员录用考试《行政职业能力测验》常识判断部分)

【原题】省政府办公厅要求各级各部门领导干部深入基层、走近群众开展春节慰问活动，秘书小王起草公文，他使用的公文文种应是：

A．通告 B．公告 C．通知 D．公报

【解析】答案应为C。通知，是向特定受文对象告知或转达有关事项 或文件，让对象

知道或执行的公文。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。公告是国家权力机关、行政机关向国内外郑重宣布重大事件和决议、 决定时所用的一种公文。公报是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。题干中的省政府办公厅要求 各级各部门领导干部深入基层、走近群众开展春节慰问活动应使用的公文文种为通知，故选C。

六、报告

报告属陈述性公文，用于向领导机关反馈本机关的工作信息，总结经验教训，提出意见与建议，为领导机关制定决策和指导工作提供依据。报告的主要特点是：受报告制度的影响，为各机关普遍经常使用；一般可制发于事后，也可制发于事前或事中；不具备强制复文的性质。

1．结构

(1)标题。写明发文机关名称、针对时间或事由、文种。(2)主送机关。(3)正文。(4)发文机关与成文日期。

2．分类

(1)工 作报告。工作报告用于在日常工作中根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议。其正文主要包括：行文的根据或概要，点明公文所要 涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题并对其性质进行概要分析；提出建议，如没有建议则对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向； 结语，有建议的报告提出转发建议。

撰 拟工作报告时应注意：①报告中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示。②应根据行文的目的和上级的实际需要组织文字，突出重点情况和问题，重点讲按制 度规定和上级要求汇报或上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容。③应及时行文，以便于上级能掌握即时信息，及时指示方向，纠正错误，解决问题。 ④对有关数字、数据的陈述务必真实、准确、全面，以免上级以此为依据制定决策时造成失误。⑤各种建议应明确、肯定、具体细致，便于实际操作施行。因为，建 议一旦被采纳，报告被批转下发执行时，这些建议将升格为上级的指示事项。⑥在撰写答复询问的报告时，要注意针对性，首先要指明所针对的来文日期与来文询问 的内容，然后扣住上级提出的问题明确作答，不要涉及无关的情况和问题。

(2)总结报告。总结报告用于在某些工作，某阶段工作结束后按照报告制度的规定或上级要求，汇报情况，对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析，汇报下一步工作计划安排。

总结报告的正文主要包括：工作情况，主要的经验体会，检讨失败或失误的教训，总结其原因和规律性，探索防止或减少失误和失败的途径；下一步工作的初步规划、设想。

在 撰拟总结报告时应注意：①正文的四个方面内容可以依上述次序展开，也可按工作阶段或工作中涉及的问题逐一展开，每个阶段、每个问题均包含四项内容。②总结 报告的重点在于总结工作规律，以作为今后工作的指导规则，因此，不能只叙述情况，甚至开列流水账，而一定要有科学的分析和总结。③忌冗长。写作时不要平均 使用力量，在一般性的情况、一般的经验教训方面要少用笔墨，将力量集中于反映本质、反映重要规律性的重点方面。④忌用虚假材料，忌夸大或缩小事实；忌重复 无新意的陈旧“经验教训”；忌为总结而总结，拼凑并不为自己所真正认识的“经验”或“教训”。

(3)调查报告。调查报告是根据调查研究的成果写成的用于揭示事物真相与规律的报告，是向领导机关 反馈信息，辅助决策，核查决策执行情况的重要形式。调查报告的正文一般包括：导语，概述调查研究的目的、时间、地点、对象范围、调查方式、结果及本文主 题；调查结果，分门别类叙述有关情况和问题；研究的结果，对情况和问题的分析，得出规律性

认识，进而提出解决问题的建设性意见(对策、方法、措施、步骤等)；结语，对文件内容概括总结，篇幅短的可略去此项内容。

第三节 请示、批复的撰写

一、请示

请示用于下级机关向上级机关请求指示或批准。其主要特点是：使用范围广泛，各机关对自己无权或无法决定与处理的问题，均应制发请示公文，向上级机关请求指示或批准；请示具有强制回复的性质，接受请示的机关务必针对请示事项表明态度或予以明确的指示。

请示的标题多采用完整的标题形式或省略发文机关的写法，不管怎样，标题中一定要写明具体的请求事项，使受文的上级机关一望而知。

请 示的正文包括请示缘由、请示事项和结语三个层次。请示缘由用于阐述请示的原因、理由、依据等，行文要注意简明扼要，抓住关键，重在阐述行文必要性、紧迫 性。请示事项要全面、准确、客观，重在阐明实现请示事项的可行性和具体希望达到的请求目标。结语一般用“以上请示当否，请批复”、“以上请示，如无不妥， 请批准(或转批)”、“可否，请指示”等。结语单独成段。

二、批复

批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行；具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制发的；具有明确的针对性，批复的内容需针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。

批复的写作很简单。它的基本类型是“标题+主送机关+正文+落款”。批复是很严肃的公文，所以通常都是以版头文件的格式发出。

批复的标题要写明对所批复的事项的意见或态度，或同意，或不同意，或严令禁止。 批复的正文主要有三方面内容：指明针对的来文(时间、发文字号、标题等)，简要交代形成答复意见的过程；应对方请求回答是否同意或批准有关要求，或应对方请求提出解 决工作问题的指导性意见，如不能批准时，需说明理由，只部分同意或批准时，除说明理由外还要提出具体修正、补充的意见，应对方请求发表指导性意见时，具体 写法可参照指示或指示性通知；常以“此复”、“特此批复”等结束，有时也可以提出请对方复文的要求作结，如请对方汇报有关情况，答复有关疑问等。

第四节 函和会议纪要的撰写

一、函

行 政系统的函用于平级和不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题时，向有关主管部门请求批准；党的机关使用的函用于机关之间商洽工作、询问和答复问 题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。函的主要特点是：灵活简便，不受作者职权范围与级别层次的制约，也不受内容繁简轻重差别的严格限制；内容较单 纯，一般为一函一事；同样具有公文的法定效用，可郑重表示法定作者的意志与权威，对受文者的行为有强制性影响。

函有公函与便函之别。公函涉及的事项一般都是比较重要的，所以行文郑重，多采用带版头的正式公文格式发文。便函用于一般事务工作，格式简便，用带抬头的信笺、落款处加盖公章就可以了。从行文方向上看，函可分去函和复函。也可根据行文宗旨，将函分为商洽函(联系工作、商洽合作)、询问函(询问问题)、答复函(答复询问)、请批函(请求批准)、通报函(通报情况、告晓事项，类似周知性通知)等。

正规的公函应当由版头、标题、主送机关、正文、印章、发文时间以及主题词等格式组成。

发 函正文主要包括：行文的目的和原因，即为什么要提出协商讨论有关问题或提出请求批准的事项；需要询问、商议或批准的具体问题和事项，向对方介绍自己、介绍 自己的意愿和方案，陈述有关理由、依据和背景材料；提出希望或要求，如“请复文”、“请予批准”、“望予合作”等。有时以“此致”、“特此函告”等结尾词 作结。向对方请求批准的发函的正文与请示的组成情况相近。

复函的正文主要包括：指明所针对的来函(标题、文号、时间等)；答复询问，表明态度、立场和解决问题的办法；提出疑问，陈述有关理由、情况；提出希望要求或致谢。有时以“特此函复”等结尾词作结。答复对方请求批准事项的复函，其正文组成与批复相近。

(2002年国家公务员录用考试《行政职业能力测验》常识判断部分)

【原题】北京市海淀区公安分局就户籍管理事项向位于本行政辖区内的国家某部发文，应使用的文种是：

A．通知 B．请示 C．指示 D．函

【解析】答案应为D。“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上 级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。“函”适用于 不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。而“指示”只用于上级对下级下达命令。

二、会议纪要

会议纪要是会议文件的一种。用于记载和传达贯彻会议主要精神与议定事项。其主要特点是：会议纪要是对会议情况与议定事项的完整而系统的记载，一般制成于会议后期或会议结束之后；所记载与传达的会议议定事项，反映了主持单位与与会单位(人员)的共同意志与法定的权威性，因此，对于有关的与会单位或下属单位具有约束力，如认为必要，有 权要求有关的受文单位予以遵守或执行；具体每一份纪要的性质取决于会议的内容性质与印发会议纪要的目的要求，因此，会议纪要整体上一般兼具知照性、参考 性、规范性、协议性、指导性、执行性等多种性质。

会议纪要的基本类型由标题、时间、正文组成。(1)标题通常由会议名称和文种构成，会议名称要写完全，不能随便简化。会议纪要的标题还可以写成正副标题形式。(2)纪要时间可以写在标题下面，也可放在全文结束之后。(3)会议纪要的正文一般包括会议基本情况、会议内 容和结尾三部分。基本情况包括会议召开的时间、地点、参加单位或人员、主持者、会议议题等。会议内容包括会议讨论的事项、主要观点和意见、决议等。可以用 段落形式，也可分条列项。结尾可以提要求、发号召、说希望，也可以在会议内容之后戛然而止，显得干脆利落。

第四章 公文处理

第一节公文处理概述

一、公文处理的概念和基本任务

公文处理是指对公文的撰写、传递与管理，它是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实现其管理职能的重要形式。公文处理具体包括：公文的拟写、制作、处理、传递、保管、提供利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。

公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地创制、加工、传递、保管、处置公文，为公务活动提供适用的信息。其具体内容主要有：(1)创制公文。(2)传递公文。(3)办理公文。

(4)处置办毕公文。(5)管理公文。

二、公文处理的重要地位

为对公文的广泛依赖。公文处理使机关实现管理职能所需要的公文得以形成并产生实效，为此，它构成了机关实现其管理职能的必要条件。公文处理是国家档案事业的基础。档案事业是国家文化事业的一个组成部分，档案工作的对象主要是由公文处理活动创造、积累并提供的。档案事业的发展水平在很大程度上受制于公文处理的水平。

三、公文处理的基本原则

(1)法制原则。即通过法律、法规、规章和制度对公文处理活动加以调整和规范。(2)实事求是原则。一切从实际出发，使判断合乎实际，方法措施切实可行。(3)全面质量原则。在公文处理活动中必须追求其全部质量指标的优化，创造全面的优质。(4)时效原则。在公文处理中必须有高度的时间观念，应及时而适时地处置各种事务，维护公文在特定时间范围内

的有效性，使其对公务活动产生更加充分的有利影响。(5)集中统一原则。在公文处理活动中各级各类工作人员要接受集中统一的领导，要遵行统一的公文处理制度，一部分公文处理活动必须由公文处理的专门机构或人员统一进行。(6)党政分工原则。在公文处理活动中，应明确执政党的组织与行政机构的不同责任范围，使其在各自的职责权利范围内专司其职、专负其责，以保证工作的有效进行，从实质上强化作为执政党的中国共产党的领导地位和领导作用。(7)保密原则。在公文处理活动中，应确立保密观念，严格执行保密规定，严格保守党和国家及团体的秘密。(8)简化原则。在公文处理活动中，为使工作更有效率，更加优质，应在保证其具有相同功能的前提下，以各种方式对有关事物化繁为简。

第二节 收文处理

一、收文处理的程序

1．第一阶段：公文的收受与分流

(1)签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备通信设备收取公文。

(2)外收文登记。指由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。

(3)启封。指的是外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门(或人员)，由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。

(4)内收文登记。是由内收发人员对收文情况做出较详细记载。

(5)分办。是经过对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关分文制度将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

(6)摘编。是由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件编写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

2．第二阶段：办理收文

(1)拟办。是指由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。

(2)批办。指的是机关领导者或部门负责人对公文(包括拟办意见)进行认真阅读分析之后，提出处置意见。

(3)承办。指的是有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。

(4)注办。指的是由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

3．第三阶段：组织传阅与催办查办

(1)组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读的活动。

(2)催办。是由公文处理管理机构或承办人根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。

(3)查办。是由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。

4．第四阶段：处置办毕公文

包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。

二、收文办理活动的方法要点

1．拟办

拟办是指对来文如何办理预先提出建议和初步意见，供领导批办时作参考。拟办工作通常由办公室负责人或具有较高水平的秘书人员承担。

拟 办的范围：一般地说，对如何处理早有明确规定的文件、事务性的文件和不需具体办理的阅知性文件都不需要拟办。需进行拟办的文件主要有：上级机关主送本机关 需要贯彻落实的文件，如批复、指示性通知等；下级机关或机关直属部门主送本机关的请示性或建议性文件，如请示、意见等；同级和不相隶属机关主送本机关的商 洽性、询问性文件，如函等。拟办的内容是指有关拟办人员在认真阅读来文后提出的初步处理意见，通常写在“文件处理单”的“拟办意见”栏内，一般包括拟明拟 办人，拟明承办部门，拟明阅读范围，拟明处理问题的方案。

2．批办

批办是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策性活动，它规定了对具体公文的处置方法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等，对公文效用的实现具有决定性影响。

批办公文时应注意一些事项：(1)不得越权批办公文。(2)严格控制批办范围。(3)批办意见务须明确、肯定、具体、前后一致、切实可行。(4)采取有效措施监督批办意见的执行结果，及时发现问题，纠正偏向。(5)批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办，实事求是地提出建议性意见，提供给上级领导者定夺。

(6)批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内，并务须签注批办人姓名、年月日。

3．承办

承办就是指承办部门或承办人员根据领导批办的意见和文件的内容、要求，具体办理落实。承办是公文处理程序的核心环节，也是公文发挥现实效用的基本保证。

(1)公文承办大致有三种方式：一是传达承办，即对需向下传达的公文以会议、电话或转发的方法进行传达。二是专案承办。即对需贯彻执行或具体落实的公文，指定专人或成立专门小组(如专案组、调查组)进行专题研究，制定切实可行的措施和办法，加以落实。三是答复承办，即答复对方的来文。(2)公文承办的要求：①讲求时效；②分清主办与协办；③区分复文与不复文。

4．注办

注 办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件处理单》相应的栏目内。签注的项目通常包括：是否办复，复文号及复文 日期；召集会议的名称，与会范围，决议与结果；电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期；现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果；主要阅件人、承办 人姓名，签注日期等等。

(2008年上海市公务员录用考试《行政职业能力测验》常识判断部分)

【原题】行政公文的整理与归档。是将办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程的联系和一定规律组成案卷，作为档案保管的基本单位归档。在行政实践中，行政公文整理工作的组织，主要应抓好：

A．落实整理归档工作的组织领导

B．公文整理的分工

C．正确选择公文整理环节

D．确定整理人

【解析】 答案应为ABCD。行政公文的整理与归档的组织过程是科学管理公文的有效形式。公文的整理从装订、分类、排列、编号、编目、装盒是一个有序化的过程。整理过程的组织领导、流程运作以及整理人的确定，每一个细节都要做好。故选ABCD。

三、收文管理活动的方法要点

1．签收

签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上

签字，表示收到。其作用一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。

2．登记

公文登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。

登记时应注意：收文与发文、平件、密件与急件一般应分别进行；分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。

3．启封 公文在启封时应注意：指定的人员要专负其责， 其他工作人员一般无权进行；封筒标明亲收的亲启件，须交有关领导人或领导委托的负责人亲启或代启；启封后应即检查公文完整情况和有无错发问题，发现问题务 须及时查询、退回或直接转递；封筒内有公文清单的应对单检查；有回执单的应填好退回；公文上漏写作者、日期的，应根据封筒上的有关项目补注；需退回者应即 刻退回，来不及退回者先作处理并同时与对方联系请其补送合格公文。

4．分办

分 办的实质是为公文确定运转方向，它是一项事关公文能否准确、迅速、有效地得到实质性办理的重要工作。分办公文应注意分清主次，分清缓急，分清阅件与办件， 优先处置主要的、重要的、紧急的、需直接办理的公文。分办应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文 件传阅单》等附上，使其随文运转。

5．摘编

摘 编指对重要公文在投入办理之前所做的加工处理，目的是为公文的办理提供便利，节省办理时间。文摘、提要可以附在公文上一并送领导者或其他工作人员阅处，也 可刊载于《公文信息》、《来文摘报》、《今日来文摘要》等刊物上。综述、数据资料汇集一般则单独成文提供。也可刊载于《信息快报》、《大事纪要》等刊物 上。

6．传阅

公文传阅的要求是：(1)避免“横传”。以文立户传阅时，领导人之间自行横向传阅，容易造成文件的延误或丢失。因此，应以秘书人员为轴心，进行“直传”，即一位领导批阅后把文件直接退给秘书，再由秘书送给另一位领导。(2)分清主次。当来文份数较少时，应优先安排主要领导人或与文件有关的主管部门阅读。(3)根据情况灵活调整传阅次序，提高传阅速度，并加强催阅。

7．催办

广义的催办是指对每道公文处理环节的催促；狭义的催办是指对公文承办环节的督促、检查，提醒承办人员及时办理，防止文件的积压。催办分为对内催办和对外催办。对内催办与对外催办互相联系，对外催办的实效取决于各机关内部催办，因此对内催办是重点。

为了做好催办工作应注意：(1)正确划定催办范围，保证重点。(2)有高度的时间效益观念。(3)因地制宜采用多种催办方式。

8．查办

公 文查办是指核查重要公文的执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。查办工作的一般过程是：立案，即确定查办对象；交 办．即向有关部门布置查办任务；向承办的部门催询办理情况，核查办理结果；反馈，即由查办人将查办情况和结果反映给有关领导者；采取措施(领导授意或请示其后获准的)，解决实际困难和问题：结办，即将查办结果上报领导者；销办，即注销已获结果的承办事项，对办毕公文做出处置。

第三节发文处理

一、发文处理的程序

1．第一阶段：文稿的形成

(1)拟稿。指撰拟公文文稿。(2)会商。是指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。(3)核稿。是指拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论通过之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿所做的全面核查工作。(4)签发。指由机关领导人或被授予专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。

2．第二阶段：公文的制作

(1)注发。是指在定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，其作用是使签发意见进一步具体化、技术化。(2)缮印。是指以誊录抄写、印刷等方式制作供对外发出的公文。(3)用印或签署。即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。

3．第三阶段：公文的对外传递

(1)分装。指按照规定具体拣配和封装公文。

(2)发出。指将已封装完毕的公文以适宜的方式发送给受文者。

4．第四阶段：处置办毕公文

包括：立卷归档、暂存、销毁等。

二、发文办理活动的方法要点

1．草拟

草拟也称拟稿，即起草公文，它是形成文件的首要环节。会商由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕取得一致意见后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。会商时应注意如下诸点：(1)协商的对象应齐全没有遗漏，被内容涉及职权的所有机关或部门都在协商范围之列。(2)协商过程中，如未就有关问题取得一致，应及时向有关上级机关反映情况，请求指示，如未获准，不得按自己的意见向下行文。(3)协商时可采取多种具体方式，可以“跑会”，即主动到对方驻地去面商；也可以“函会”，即向对方寄发草稿和有关函件，请其签注意见后再寄回；也可以用会议方式同时召集有关机关或部门的责任者一起协商讨论，取得一致意见。

2．审核 审核又称核稿，即在撰拟的文稿送交领导签发之前．对其所作的全面检查和修改。 审核的重点是：“是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。”实际工作中，人们把公文审核的重点纳为“六查”或“六把关”，即行文关、政策关、措施关、文字关、程序关、体式关。

3．签发

签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文质量与正式效用的最终确认。签发人在批注之前，必须对文稿做全面审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注正式发出意见并签注姓名和日期。

4．签署 签署权为机关正职负责人所有，副职首长不必连署，除特殊情况(如正职因故离职)外，一般不能由副职代签，公布性公文尤其如此。

三、发文管理活动的方法要点

1．校对

校对就是以原稿和格式设计要求为基准，对校样(反映印版全貌的纸样)或缮写誊录完毕

的文件进行全面核对检查，以发现并纠正各种错漏，确保文件质量。比较适于公文校对的方法有：对校法、折校法、读校法。

2．用印

用印是指在需用印章的公文上加盖机关或领导人印章。机关及领导人印章一般由机关办公部门掌管，需用印的公文要以原稿上领导人签发为准，无签发不得用印。用印须做到端正清晰，将印章压盖于公文落款和成文时间的年、月处，做到“骑年盖月”。

3．分装

分装是指按照规定具体拣配和封装公文的活动。分装包括如下步骤：(1)由内收发人员清点份数，按领导签发意见和注发要求拣配公文。(2)由内收发人员进行发文登记。(3)装封的步骤包括：公文装入封筒；填写封皮和回执单(不是所有公文)；检查核对；封口；为密件加密封条。(4)捆包(袋)的步骤包括：向同一收文机关发出数量较多公文时对其进行包装，一般也需要装包(袋)；填写封皮和回执单；检查核对；封口；加封条等。(5)将封装好的公文转交外收发机构或人员，并履行签收手续。

4．公文的对外发出

发出公文就是将已封装完毕的公文以多种方式传递给受文者。这项活动主要是机关外收发(通信机要部门)的职责。

第四节办毕公文的处置

一、公文清退

办毕的文件要进行立卷归档，首先要按规定将留在各个工作人员手中的文件收回来，这就是文件的清退工作。清退工作包括发文机关收回需退文件和收文机关文书人员收回传阅、送阅文件两层含义。清退工作是文件管理的重要步骤，也是立卷归档的基础工作。

应清退的文件一般包括涉密文件、有重大错误的文件、送领导和有关人员传阅的文件、征求意见的文件、审阅意见的文件、审阅文件和未经本人审阅的领导同志讲话材料等。

清 退公文可按规定和要求成批定期进行，也可不定期甚至阅后随即清退。成批清退时应附一式两份《公文清理报告表》并由对方履行签收手续；单份清退时亦应向对方 索取收据作为凭证。需清退的公文平时要单独保管，任何人不得私自摘录其内容，更不得复制留存。在以各种通信方式传递应清退的公文时，只要公文本身没有解密 或降密，应一律按原文标注的密级处理，要严格遵行有关的保密规定和要求。

二、销毁

不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准，可以销毁；销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。销毁公文的主要方式是：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁(磁盘、磁鼓、磁带等)。

公文的销毁，一般可以由机关总的文书部门每年集中进行一次，对密级较高的需销毁文件，应随时办理完毕，随时销毁，以防止丢失或泄密。一般文件销毁的基本步骤是：(1)广泛收集。(2)清点登记。(3)审批签字。(4)押运监销。(5)存档备查。

三、暂存公文的保管

暂 存公文应由文书部门或人员妥为保管。要合理排列与编号并简单编目，必要时可按公文号、主题、作者或查考利用的其他需要和要求汇编装订成册。密件与非密件应 分别保管。不经批准，个人不得私留私存公文。应定期清理公文及时剔除确已不需查考和明显无任何留存价值的公文；及时将确认具有长期或永久保存价值的公文重 新归卷。

四、公文的立卷归档

公 文立卷归档，是公文处理工作的最后阶段，也是公文内部运转处理的最后归宿。公文立卷归档，是指把一年内已办毕的具有查考、保存价值的公文，在平时归卷的基 础上，加以系统整理，组成一个个案卷，转化为档案保存。公文立卷归档，既是公文处理工作的重要内容，又是做好档案工作的前提和基础。