采购管理调研

物资采购管理模块 1.物资采购流程

业主：根据项目进度编制采购计划，并由上级领导审批。

监理单位：协助业主进行物资采购决策；组织物资供采购标工作；编制、审核和控制物资采购计划。

1) 编制采购计划：采购部根据各部门的需求并按照WBS进度计划编制月采购计划或者年采

购计划。并上报领导进行审核。

2) 相关领导审核：对采购部上报的采购计划进行审核，是否满足工程进度计划和部门需求，

如果审核不通过予以驳回，采购部重新编制，审核通过则递回采购部进行下一步工作。 3) 采购部门招标、询价：采购部进行厂家筛选询价，根据物资需求也可以招标。 4) 采购：按照采购计划进行采购，采购分两种形式：直接采购、合同采购。直接采购所需

物资数量相对较少，采购金额较小。合同采购所需物资数量较大，采购金额较大。 5) 采购物资验收：对采购到的物资进行质量和数量的检验，查看是否合格，合格进行下一

步工作，不和合格可以中止合同退货（相对合同采购），也可以与供应商交涉换货。 6) 办理入库手续、登记：仓储部门对验收合格的物资进行登记，并按物资种类办理入库，

填写收货表单，上报财政部门。

7) 资金编制计划：财政部门根据仓储部门提供的收货单进行资金编制计划。 8) 付款：按照资金编制计划给供货商付款。

2. 需求计划

物资需求计划编制程序：业主按照公司下达的WBS进度计划，依据工程设计文件或施工图纸中的实物工作量和物耗定额，编制单位工程主要物资需求计划。物资需求计划应在开工前一次编制完成，经技术负责人审核，主管领导审批后报送采购部门，做为编制采购计划的依据。

1.物资需求计划的内容：

工程消耗的各种原材料、半成品均应编制物资需求计划。物资需求计划应包括封皮、物资需求汇总表及大型工程分部工程物资需求明细表等，其基本内容应包含：

a) 工程项目名称、施工单位、计划供货时间。

b) 物资名称、类别、规格、型号、数量、材质、采购方式。

c) 合同或设计文件有特殊要求时，需注明有关技术参数、标准，提供加工图、规

范、图集、图纸或样品生产厂等。

d) 对质量、环境、职业健康安全有特殊要求的应填注具体标准。

e) 制表人及审批人签字。

2.对于施工过程中的设计变更，应做到变更内容和变更需求计划同时编制、审批，报送物资采购部门。

3.对于构成工程实体的主要材料，严格按照设计工程量和项目执行的定额标准，计算计划需用量。对于无定额依据的，应注明用途，按实际需用量核算。

物资需求汇总登记界面如下：

3.采购计划和申请

1.采购部门根据业主提供的工程物资需求计划，将所有同规格、类型的物资需求计划进行汇总，便于集中采购、统一分配。

2．依据汇总的物资需求计划，盘点库存和其他资源后，按照各部门，编制工程物资采购计划，由相关领导审批后，组织采购订货。对于符合招标采购条件的物资，应进行招标采购，并签订供货合同。

3.工程物资采购计划应包含的基本内容：

a) 工程项目名称、施工单位、计划供货时间。

b) 物资名称、类别、规格、型号、数量、材质、采购方式。

c) 合同或设计文件有特殊要求时，需注明有关技术参数、标准，提供加工图、规

范、图集、图纸或样品生产厂等。

d) 对质量、环境、职业健康安全有特殊要求的应填注具体标准。 e) 制表人及审批人签字。

4.物资采购计划应考虑合理的物资储备，减少不必要的资金占用，在保证现场施工需要的前提下，应适量减少库存。在条件许可的情况下，个别种类的物资可以“零库存”。

5. 各部门在编制产品申请计划时，必须充分考虑提供的产品能不能及时到达或规格品种不全等因素，减少其对现场施工进度和工程成本的不利影响。采购订单界面如下：

是否具有以下表单：

物资采购申请单

部门：年月日

订购记录表

部门：年月日

4.招投标

招标程序流程图

业主：确定采购招标方案，进行市场调查确定标底，编制招标文件，向物资设备厂家发出邀请，开标、评标，向厂家发出中标通知。

监理单位：组织物资采购招标工作，编制、审核和控制物资采购计划，并审查采购合同是否具有有效性。

承包方：即投标方，向业主提交资格证明文件。 1. 编制招标文件

招标文件一般应包括：招标邀请书、投标须知、投标书格式、合同主要条款、投标人的资格证明文件及其他事项。

a) 招标邀请书：包括招标单位名称；招标步骤和招标物资范围、数量；购买标书

的时间、地点；招标单位的联系地址、电话及联系人等。

b) 投标须知：包括应明确招标物资名称、规格、数量和质量（技术要求及图纸）、

环境及职业健康安全要求的标准，交货期限、交货地点、交货方式、包装标准、各种费用的负担；对招标文件说明及对投标者的投标文件的基本要求；投标文件的递交程序，开标的基本条件；投标保证金和履约保证金；评标、定标的基本原则等内容。投标截止日期和地点、开标日期和地点。

c) 投标书格式：含有投标人名称、地址，投标物资名称、规格型号、数量、单价、

总价及质量要求的报价清单。

d) 合同主要条款：依据《合同法》，包括价格及付款方式，交货条件及期限，质量

验收标准技术服务和验收，保证和违约责任，解决合同纠纷的方式等内容，条款要清晰、全面、严谨，防止以后发生纠纷。

e) 投标人的资格证明文件：包括投标人（生产厂或经销商）资格证明，生产厂家

的授权书、生产厂家近两年产品业绩等。

f) 招标项目的技术要求及附件，技术标准、规范及其它需要说明的事项。 2. 招标方案批准后，发出招标邀请书。

3.对投标单位进行资质审查，必须按公司

a) 招标单位应在投标人参加的情况下，在规定的时间、地点当众开标。 b) 投标人姓名、标价、提供的优惠条件将在开标仪式上宣布并记录，投标人应签

字确认。

6. 评标

a)

评标小组应对投标厂家产品的性能、报价、特殊优惠条件、售后服务承诺等内容，针对不同的产品制定出不同的评分标准。并依据评分标准评审标书，确定中标单位。

b)

评标过程的保密性：招标单位应采取必要的措施，保证评标在严格保密的状态下进行，有关评标的内容不得透露给投标人。

c)

标书预审：评标小组确定各投标书是否符合下列条件，有其中一项不符者，定为废标。

a、投标人资格合格； b、按要求加盖公章和签署； c、提供了完整的相关资料； d、实质性响应招标文件要求。

d)

评估标书

对通过预审的投标人的投标书进行评估，评估时应考虑以下因素： 1. 能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准。 2. 能够满足招标文件的实质性要求，并且在评审中其投标价格最低。 3. 供货组织方案，投标人的财务状况及业绩经验。

e)

评标小组将依据标书评审情况，确定中标人。

7．发中标通知

a) 招标单位应用书面文件通知投标人已被接受以及被接受的条件。同时将中标结

果通知所有未中标的投标人，并退回未中标单位的投标保证金。

b) 中标人在收到中标通知后，应在规定时间内由法人或法人代表与招标单位签订

购销合同，过期将被取消中标资格。

8. 评分标准

下表为招标评分标准，仅供参考

5. 到货检查

货物检查流程

业主：对已到物资设备进行检验，质量和数量上是否满足要求。 承包方：即供应商，对不合格物资设备进行换货处理。

1) 制定检验计划：根据工程项目进度制定物资检验计划。

2) 确定检验方案：根据检验规定，物资检验标准、确定检验样本数量，到待检区进行检验。 3) 逐一检查、抽样检查：根据物资的样品、物资检验标准或规格书、检验指导书，进行检

验

4) 将检验结果填入“物资验收单”。

5) 是否合格：检验合格后物资可以入库登记，若不合格，可以办理退货也可以协商换货。 上述工作完成后仓库部门填写收货单。 是否具有以下表单：

物资验收单

订购单编号：日期：

收货单

6. 物资仓储管理

描述：对检验合格的物资进行存储管理，入库信息、出库信息录入，物资盘存等。具体功能如下：

1. 存放位置维护

存放位置即为仓库，仓库基本信息包括：仓库名称、仓库编号、仓库类型（公司仓库、工程仓库）、所属机构、负责人、负责人联系方式、仓库地址、仓库状态（启用、停用）。界面如下：

2. 物资分类、材料项维护

按照物资种类进行分类，要包括物资编码、物资名称、计量单位、规格型号和功能描述。界面如下：

3. 入库记录

采购物资入库单包含信息：物资名称、物资入库数量、物资单价、物资分类、规格型号、总价、经办人、校准人、入库日期、单据编号、合同编号、入库名称、供应商名称等信息。界面如下：

4. 物资领用申请

物资需求单位，根据之前批准的采购申请，进行货物的领用登记。包括领用基本信息和领用内容等。界面如下：

5. 出库记录

通过查看出库记录可以了解出库物资的名称、数量、单价等，还可以看出从哪个仓库调

出、申请人、审批人以及出库单据编码等信息。

界面如下：

6. 仓库库存

对仓库中的物资进行盘查，查看仓库中物资状况。界面如下：

7. 采购合同管理

描述：对物资采购所产生的合同进行管理，合同记录采购的基本信息，可以根据WBS进行物资采购；采购合同主要需要体现采购明细和费用，可以对采购详情一目了然。

功能需求：

1. 合同记录：编制采购合同，登记合同主体信息、采购内容、到货批次要求、支付计划、相关附件等。并对采购合同进行分摊，将相关费用分摊到指定WBS和费用科目上，

以进

行费用分析和后续流程。

2. 合同变更：对采购合同进行变更调整。包括，费用变更、采购数量变更、到货时间变更等三种形式。

3. 合同支付：根据计划支付，来编制支付申请。

4. 合同汇总：以采购合同为主视角，查看采购合同的衍生记录，如批次记录、合同变更、支付申请、到货检查等相关记录。界面如下：

5. 合同执行—批次记录：登记供应商发货批次，以及发货计划等。

8. 供应商管理

建立对供应商档案，包括：供应商编号、供应商名称、邮政编码、联系电话、联系人、传真、电子邮箱等属性，对供应商的信誉进行标注。同时对首选、次选等供应物资加以分类，并建立供应商的供应物资明细（品种、价格、供应期、运输方式等），资料最终必须进行确认才有效。系统在执行采购订单下达时，要读入相应的供应商信息。

供应商管理界面：