档案管理学资料

档案：是国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动的直接形式的有价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案的特点：（1）档案来源和内容的广泛性（2）档案是有价值的历史记录（3）档案的形式是多种多样的（4）档案的本质是原始记录性。

档案的作用：（一）在社会实践中的应用：1.。档案是生产建设的参考依据2。档案是政治斗争的必要工具3。档案是机关工作的考察依据4。档案是科学研究的可靠资料5。档案是宣传教育的深冬素材6。档案是维护国家、集体、个人合法权益的法律信证（二）档案对主观认识的作用（三）档案的基本价值：1。区分的凭证作用2。档案的参考作用（四）辩证的认识档案的真实性

档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。

档案管理工作工作性质：是国家科学文化事业的组成部分；是部门各项管理工作的组成部分；是文献信息管理系统的组成部分。

档案管理工作的特点：（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护；（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾。

档案管理的内容：（一）档案资源管理，也称档案实体管理。包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。

档案管理的范围：按档案内容：分为普通档案和专门档案。普通档案：文书档案。包括党务、政务、机关事务档案；专门档案：在一定专业领域或专门业务活动中形成的、反映特定的业务活动内容的专用文件材料。2）按档案的载体形式：分为一般档案、特种档案一般档案：以文字为表述形式的纸质档案；特种档案：以图像声音等非文字手段为表述形式的非纸质档案，包括古代的甲骨、金石、竹木档案，以及现代的声像、缩微、数字档案。

全宗：是在社会实践中形成的具有有机联系的档案集合体。

全宗群：由密切的若干全宗组成的群体

立挡单位：指能够构成一个全宗的机关单位或个体。

立档单位的构成条件长期以来，组织是构成立档单位的主体，人们通常将一个社会组织的全部档案作为一个全宗。随着现代档案工作领域的扩展，以是否属于同一个形成单位为唯一标准来区分全宗，不能完全解决新出现的问题。项目全宗、个人全宗的出现是传统全宗理论的发展。与全宗的类型相对应，组织立档单位、个人立档单位、项目立档单位各有其立档条件。

全宗划分的原则：独立性：构成全宗的单位必须具备相对独立的社会职能。关联性：构成一个全宗的档案之间必须具有内在的密切联系。不能人为地、随意地分合。方便性：为了保管和利用的方便，全宗的规模一般应控制在一定范围内。一致性：对于相同类型立档单位或档案，其全宗划分要保持一致，划分标准应统一。 按形成者，分为组织全宗、个人全宗、项目全宗。按形成方式，分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。

全宗理论：须根据档案形成规律，既按照来源联系又按照逻辑联系来构成全宗。在特定情况下，为了保持文件之间的有机联系，可突破单一的来源原则范畴，按照逻辑联系来构成全宗。对不同形成规律的档案采用不同的管理方法，体现了全宗理论的实质。

档案资源管理，也称档案实体管理，是对档案资源进行有计划的收集、整理和鉴选，建立科学合理的馆藏体系，以满足社会需要的活动。

档案资源状况：馆藏数量不足；内容单一；种类不全；时间跨度短；结构不合理；质量得不到保证。在档案资源结构方面，存在“三多三少”的现象：普通档案多，专门档案少；一般档案多，特种档案少；现代档案多，历史档案少；此外，私人档案缺乏国家控制。

原因分析：长期以自给自足的小农经济为主，工业经济不发达，限制了档案的产生能力；近代以来战事频繁，档案损毁严重，致使遗留至今的档案很少。十年文革使档案遭到破坏；档案馆收集档案的范围侧重于文书档案，而忽视了对他种类档案的收集；对进馆档案没有进行严格控制，影响了档案的质量。

档案收集工作，是按法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，集中到各级各类档案保管机构。

归档是指各机关的文书部门或业务部门将其在工作活动中产生的文件材料处理完毕后整理立卷，定期移交给档案室集中保存。

在我国，归档通过《档案法》及其他法规性文件确立为一项通行的制度，称为归档制度。

整理的流程：全宗的组织与编号：1、全宗编号规则（1）考虑馆藏全宗的特点及管理的方便，根据全宗的类型和数量合理编号；（2）全宗号力求简洁易记，方便实用；（3）具有稳定性；4）具有扩展性；（5）具有唯一性，便于统计和检索。 全宗编号方法（1）流水编号法：按全宗进馆的先后顺序编号，适用于全宗量不大，全宗类型较单一。（2）分类编号法：对全宗先进行一定的分类或分组，再编号。即在全宗群基础上编号。全宗内档案的分类：分类的一般方法1、时间分类：年度、时期2、来源分类：组织机构、作者、通讯者3、内容分类：问题、实物、地理4、形式分类：文件种类、文件载体形态、文件形状规格。最常用的三种分类方法：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法

案卷的编立、排列与案卷目录：全宗的文件分类以后，在各类内将具有一定联系的单份文件组合成一个或几个数量适中的保管单位，称“案卷”或“保管单位”，将单份文件编立成案卷的过程，称为“立卷”，或“组卷”。档号编制 归档文件整理工作的基本内容：1、装订2、分类3、排列4、编号5、编目6、装盒

档案鉴定工作的原则基本原则：从党和国家的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的观点鉴定档案价值。1、全面的观点（1）将档案自身的特点和社会利用需要结合起来，全面评价档案的价值；（2）全面分析档案各方面的特征（内容、来源、形成时间、文种等）；（3）从全宗整体而非孤立地鉴定单份档案文件的价值；

（3）全面分析和预测社会利用的需要（长远需要、近期需要）2、历史的观点根据档案形成的时代背景、历史条件，结合档案的内容和形式，以及档案之间的关系，客观分析档案的价值。3、发展的观点随着社会发展和时间推移，档案自身状况和社会利用需要都会发生变化，档案的价值也随之变化。要远瞻社会利用需要的动态性，用发展的眼光预测档案的未来价值。

鉴定档案价值的依据与标准档案的保存价值取决于档案自身特点和社会利用需要两方面因素。具体依据和标准包括：1、档案的内容：重要性、独特性、时效

性和真实性对档案价值影响较大。2、档案的来源档案的来源指档案形成者（立档单位）和作者。3、档案的形成时间4、档案的文种档案的文种标志档案的性质和用途，可以在一定程度上体现档案的价值。5、档案的文本及可靠程度6、档案的外形特点和完好程度7、档案信息内容的重复程度8、全宗和全宗群内档案的完整程度9、档案的运行处理情况10、档案的利用情况

档案保管期限的划分三种：1、永久：来源之一：本单位制成的重要文件材料；来源之二：上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的文件材料；2、长期（16—50年）：本单位制成和上级机关颁发的一般文件材料。3、短期（15年以下）：在短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料。包括本机关的一般事务性文件，下级机关报送的一般工作总结和报告。

档案分等级管理的具体含义（1）必须建立在对档案保存价值鉴定的基础上；（2）必须有具体的分级标准和相应的配套管理办法；（3）建立在对相关因素的综合评价基础上。包括：档案的稀有程度、史料价值、形成时期、完整程度、形成者的历史地位、文物价值及其历史见证作用等。（4）其实质是对列入永久保存范围的档案实施更有针对性的重点保管。

档案分等级管理的意义1、可以最大限度地保证对我国档案财富的安全保管。2、有助于明确区分档案价值，依法治档。3、有助于树立档案馆的新形象，促进档案文化信息的交流和传播。4、有助于推动档案鉴定工作的开展。5、有助于促进其他档案管理业务活动水平的提高。6、有助于档案管理人员鉴别能力的提高。 档案异地安全保管是指对那些列入重点保管范围，一旦失去就会对国家、地方、行业系统及立档单位的社会历史记忆的完整性造成严重损害的档案，实行多套留存或备份，并将原件或最珍贵的档案置于相对安全的场所，实行封闭式管理的做法。档案异地安全保管的作用在于：有助于延长珍贵档案的寿命；可以达到“此失彼存”的管理效果；有助于提高档案管理人员的安全防护意识。

科技档案的特点：专业性、成套性、多样性、现实效用性

科技档案的种类：工业生产技术档案包括工业设计档案和产品制造档案。农业生产技术档案是在农、林、牧、副、渔等行业生产、技术活动中形成的科技档案，包括：种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案等，基本建设档案（基建档案），设备档案，自然现象观测档案，科学研究档

案。

人事档案的特点：现实性，动态性，机密性，集中性

人事档案的分类：正本材料的分类：履历材料，自传及属于自传性质的材料，鉴定材料，考核和证明材料，政审材料，参加社会组织的材料，奖励材料，处分材料，反映职务、职称的材料，其他材料副本材料的分类：近期履历材料，各阶段的主要鉴定材料，考核材料，政治历史问题的审查、甄别、复查、平反材料，奖励材料，处分材料晋升技术职称、学位、学衔审批表、任免呈报表和工资级别登记表