某房地产公司制度汇编
第一章 招聘录用制度
一、招聘
1、入职要求
(1)员工入职前必须与其他单位终止、解除劳动合同,出具终止、解除劳动合同证明。社保关系不能转入公司的需签订相关协议或写出承诺。
(2)员工在签订劳动合同时应向公司提供真实的个人资料,如提供虚假材料或采用其他欺骗、隐瞒等手段,造成的影响及损失应由员工本人负责。一经发现,公司有权随时解除劳动合同,而无须向员工支付任何补偿和赔偿。
(3)公司在员工试用上岗之日起一个月内,与符合条件的员工签订劳动合同。签订劳动合同前应约定好薪酬、试用期限等事项。劳动合同的期限根据公司经营现状及岗位性质,并依据《劳动合同法》确定。劳动合同的期限自员工本人上岗之日起计算。
2、任职聘用需提供的个人资料
(1)员工需提供以下资料:个人简历,身份证,学历证书,学位证书,职称证书或资格证书,具备体检资质的医疗机构出具的近期体检报告,免冠一寸近照2张。
(2)当个人资料有以下更改或补充时,应及时到行政部出示相关证明的原件并留下复印件,以确保资料准确真实:姓名或身份证号码,联系方式,户籍,婚育状况,职称,从业资格,培训结业或进修毕业等。
3、人员增补申请
各部门增补人员需报行政部备案,总经理批准。
4、人员招聘程序
(1)行政部与用人部门共同拟定招聘条件,包括职位名称、名额及职务描述、资格 条件、职位薪金;行政部发布招聘信息并进行初选。
(2)初试:行政部、部门经理、主管领导面试。
(3)复试:总经理、副总经理、部门经理、行政部。
(4)复试合格者由行政部发出录用通知。
(5)特殊岗位用人(财务、成本及中层以上)或特聘人员需董事长参加面试。
二、试用:
1、试用期:1—3个月,按照《中华人民共和国劳动合同法》及公司规章制度的有关规定执行。
2、员工在试用期内不胜任、不称职或有违纪行为,公司可随时辞退或同员工解除劳
动合同。
3、在试用期表现突出,有特殊贡献的,部门经理可以书面形式提出提前转正意见,经上一级主管领导核准,报行政部考核并经副总经理(董事长)审批后办理转正手续。
4、试用期满,行政部负责组织对员工考核。经考核合格的,由行政部组织核算薪资,经副总经理(董事长)审批后存档。考核不合格者,按离职规定办理离职手续。
5、试用期薪金:员工在试用期间,工资标准按工资的80%开支。
三、聘用期间,公司可根据工作需要和劳动者的专业特长、工作能力、日常工作表现或经劳动者申请,调整劳动者的工作岗位。
根据公司经营状况、公司转项、清盘等因素、员工违反公司《制度汇编》等情况,公司有权与员工终止、解除劳动合同。
四、劳动合同续签
劳动合同双方协商一致,可以续签,续签期限根据公司经营现状及岗位性质,并依据《劳动合同法》确定。
五、劳动合同的解除和终止 ,离职、辞退。
1、双方可以依照《劳动合同法》和劳动合同有关规定解除或终止劳动合同。提出解除或终止劳动合同一方,必须提前30日以书面形式通知对方。公司与员工协商一致,可以解除劳动合同。
2、员工提前三十日以书面形式通知公司,经批准后,可以解除劳动合同。员工在试用期内提前三日通知公司,可以解除劳动合同。
3、员工有下列情形之一的,公司可以解除劳动合同,无须向员工支付经济补偿。
(一)在试用期间被证明不符合录用条件的;
(二)违反用人单位的规章制度的;
(三)失职、营私舞弊,给用人单位造成损害的;
(四)员工同时与其他用人单位建立劳动关系的。对完成本单位的工作任务造成影响,或者经公司提出,拒不改正的;
(五)被依法追究刑事责任的。
4、有下列情形之一的,公司提前三十日以书面形式通知员工本人或者满一年工龄的额外支付员工一个月的基本工资后,可以解除劳动合同:
员工患病或者非因工负伤,在规定的医疗期满后不能从事原工作,也不能从事由用人单位另行安排的工作的;
5、有下列情形之一的,劳动合同终止:
(一)劳动合同期满的;
(二)劳动者开始依法享受基本养老保险待遇的;
(三)劳动者死亡,或者被人民法院宣告死亡或者宣告失踪的;
(四)公司被依法宣告破产的;
(五)公司被吊销营业执照、责令关闭、撤销或者公司决定提前解散的;
(六)法律、行政法规规定的其他情形。
6、员工离职前,必须向公司交回领用的办公用品,将记录着公司秘密信息的一切载体移交给公司,不得将公司的资料、客户资料、营销计划、采购资料、定价政策、进货渠道、财务报表及财务档案等以及有关文件、邮件、传真、磁带、磁盘、及其他形式的载体进行转移、复制,同时应配合将工作交接好。如有隐瞒,藏匿公司资料,拒不移交,除按实价赔偿外,给公司造成损失超过1000元者,公司有权拒付员工经济补偿金。
离职员工要按公司规定办理好离职交接手续,并积极配合公司做好离职交接等相关工作。员工提出辞职,劳动合同未满的,必须经公司批准,并做好详细交接工作。交接时要由交接人、接收人和监交人签字。严格履行每个部门的会签,不存在任何问题的,并承诺在公司工作期间未履行完的义务积极配合公司处理好相关事项。
7、总经理、财务经理等重要岗位离职、辞职,要经董事会批准后并通过审计没有问题,再办理交接手续,解除劳动合同。否则拒绝支付年薪、奖金等。
8、凡是员工提出辞职,提前解除劳动合同的,需向公司交纳违约金:按年平均月工资的2—4倍,并承担因此造成的一切损失,公司无须向员工支付任何补偿。
第二章 考勤管理制度
一、员工考勤
1、员工正常工作时间为8:00至11:30,13:00至17:30。
各部门根据本部门实际情况、季节及工作任务需要,可另行规定工作时间,但需经公司批准后实施。
2、公司员工一律实行上下班(打卡)登记制度。
3、迟到、早退:
(1)8:00—8:30以内打卡登记为迟到,17:30前30分钟内打卡登记为早退。当月每迟到、早退一次,扣发30元。当月累计迟到、早退三次,扣发200元。
(2)迟到、早退在30分钟以上者,按旷工半日论。
(3)单日无故上班时间少于四小时的按旷工一日论。
(4)有正常上、下班而忘记(打卡)登记者,须经部门经理及上级主管领导签字证 明后,视为正常上下班,未及时(打卡)登记名单提交的有效时间为事情发生的当日下班前。
4、外出:员工因公外出办理业务,须提前向上级主管请假,并按请假程序办理,到行政部备案。员工上班时间外出办私事者,一经发现,即给予一次警告处分,并处罚100元。
5、旷工:员工无故旷工半日者,扣发月工资的5%;员工无故旷工一日者扣发月工资的10%元;每月累计旷工二日(含二日)者,只发基本工资,并给予记过一次处分;无故旷工达三日以上者(含三日),解除劳动合同。员工旷工无论时日均扣除当天交通、伙食补助。
6、脱岗:无故不在自己当值的岗位上的,视为脱岗,给予50元/次罚款,每月累 计三次者按旷工一日处理。
二、假日管理
1、法定带薪假期
(1)员工因公负伤在规定的医疗期内的。
(2)国家法定节假日:元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节、 国庆节。
(3)每周星期日及其它法定假期。
2、带薪假期:
(1)婚假:员工结婚,且符合国家有关规定的,给予基本工资婚假3天,异地增 加往返天数。属晚婚者另加晚婚假七天。
(2)丧假:员工直系亲属(婚后双方父母、祖父母、配偶、兄弟姐妹及子女)丧 亡可请丧假3天,异地增加往返天数。
(3)工伤假:员工因执行公务所发生的危险致伤病不能工作者,可请工伤假。
(4)产假:女员工生育可请产假三个月(可提前15天请产假),妻子生育男员工 可请2天护理假。
(5)经公司决定的休假日。
带薪假期,开基本工资和岗位工资,取消其它补助。
3、不带薪假期:
(1)事假:
事假事前申请,如有突发原因,可于当日8:30分前委托他人办理请假手续。事假按请假实际天数扣工资。事假三天以上(含三天)相应扣发当月绩效工资。
(2)病假:
因病治疗3天以上者出具市级(含市级)以上医院证明申请病假,每年累计以30 天为限。员工由于突发病不能上班,可电话委托他人代为请假,请假时间须在8:30分前,并补办请假手续。
每月内病假一天不扣工资,病假二天扣一天工资,病假三天以上者按实际病假天数 (减一天)扣工资,并相应扣发当月绩效工资。
4、请假:
(1)凡请假必须提前一天经副总经理批准后到行政部备案,因特殊情况未及时请假 的,可委托他人办理请假手续,于当日9:30前报行政部备案。请假未获批准而休假者以旷工论。
(2)请假者必须将经办事务交待其他员工代理。
5、请假逾期,应按下列规定办理:
(1)患重病非短期内所能治愈,经医师证明属实者,可视其病况及在公司资历及工作成绩,报副总经理特准延长其病假,最多累计为一个月,超过一个月的办理停职,解除劳动合同。
(2)事假逾期确定系因特别或意外事故者须提出有利证据,呈请副总经理特准延长
其事假,否则均以旷工论。
6、遇有下列情形之一的,经公司核准后给予特殊休假。
因天灾或人力不可抗拒情形而不能上班;出席法庭或公安局等机构作证或鉴定。
7、责任:行政部负责员工日常考勤监管工作,对于在员工日常考勤及报表报送过程中直接责任人不严格执行考勤管理制度、营私舞弊、弄虚作假,每次发现将给予100元处罚,扣除当月绩效工资,同时给予一次警告处分,如其上级主管领导存在包庇情形,则对其主管领导加倍处罚。
8、放假管理
(1)行政部按部门安排统一编排假日值班表。
(2)被列入值班名单内的各级人员,无特殊情况不得拒绝值班。
第三章 薪酬管理制度
一、工资结构:公司员工实行打包工资制,主要包含下列项:基本工资、岗位工资、绩效工资、加班工资、交通费、午餐费、通信补贴、驻勤补助等。
1、基本工资:按照长春市政府相关规定,不低于当地最低工资标准。
2、岗位工资:由岗位的实际情况确定。根据各个岗位的劳动强度、工作难度、需 要的对外沟通技巧、决策水平对企业的经营活动产生的显现和潜在的影响等因素决定的。
3、年度奖金(包括年薪):按年度绩效考核结果进行发放(主要参考经营目标完成 情况)。
二、各项补贴:
1、交通补贴:按实际出勤天数计算,分为车补和交通费两种形式发放。
车补:部门经理以上人员享受车补,其它员工视工作需要由公司领导特批,可酌情 发放车补。具体标准如下:
(1)副总经理、总监每天补贴50元。
(2)部门经理每天补贴30元。
特殊情况需由公司领导批准。
2、交通费:
全体员工均享受交通费。凡享受车补人员,公务时公司不再另行派车。乘坐公司班车人员不享受交通补贴。交通费与车补不能同时享受。具体标准如下:
员工每天补贴4元。
3、午餐补贴:全体员工午餐补贴每人每天7元。
4、通信补助:部门经理以上及特殊岗位人员。具体标准:
董事长、总经理每月不超过500元,副总经理每月不超过300元,部门经理每月不超过200元,特殊岗位人员根据公司领导批示执行,开据发票报销。
三、社会保险。参照长春市政府有关部门的具体规定,确定公司员工的缴费基数,为员工缴纳社会保险费。
四、奖励:
经营班子的奖励按经营目标完成情况由董事会决定;员工的奖励按目标考核确定。
第四章 员工奖惩条例
一、奖励
1、员工奖励分五种:嘉奖、记功、记大功、特殊奖金、合理化建议奖。
(1)嘉奖:每次发放100元奖金。
工作努力,能及时完成重大或特殊交办任务者。
一贯忠于职守,积极负责,主动承担责任,廉洁奉公;节省成本为公司增加效 益者。规避风险、化解矛盾、发现不正当行为及时制止或举报者;
克服较大困难或克服恶劣的工作环境,保质保量完成工作任务者。
(2)记功:每次发放1000元奖金。
对工程建设或管理制度建议改进,经采纳施行,卓有成效者。
节约物料或对废料利用,卓有成效者。
遇有灾难,勇于负责,处置得当者。
发现职守外故障,予以速报或采取得当措施防止或减少损害者。
(3)记大功:每次发放3000元奖金。
遇有意外事件或灾害,奋不顾身,不避危难,减少损害者。
维护员工安全,冒险执行任务,确有功绩者。
维护公司重大利益,避免重大损失者。
维护公司利益,为公司争得荣誉,防止或挽救事故与经济损失有功者。
(4)特殊奖金: 每次发放10000元奖金。
对公司有特殊贡献,成为全公司同仁表率者。
一年内记大功2次者。
其他对公司做出重要贡献,董事会或公司领导认为应当给予奖励的。
(5)合理化建议奖:员工提出的合理化建议,一经采纳将给予相应奖励。
二、惩罚
惩罚的方式有以下几种。
(1)员工有下列行为之一者,公司给予警告,并罚款100元:
工作时间和工作场所衣冠不整、吃零食、大声喧哗影响公司形象者。
参会人员迟到、电话铃音干扰会议者。
工作时间做与工作无关事情者。
因私频繁使用办公电话或长时间占用办公电话者。
未能及时传达、执行公司下发的文件者。
本部门及所辖区域环境卫生脏乱差者。
部门发生事情,未能及时上报主管领导者。
未按工作流程执行、但未造成后果者。
一周内本部门员工有3人次(含3人)违纪的部门领导。
(2)员工有下列行为之一者给予记过处分,同时给予200 元经济处罚,如造成损失 应负赔偿责任:
未经批准擅自离职怠慢工作者。
妨碍现场工作秩序经劝告不改正者。
不能按时完成任务,又不及时复命,但未造成损失者。
因指挥、监督不力造成事故情节较轻者。
未按工作流程造成轻微经济损失者(200元以内)。
一个月内违纪三次(含三次)以上者。
工作时间酗酒者。
工作时间赌博、玩电脑、打游戏、讲领导闲话者。
员工间谩骂殴斗者。
不服从上级领导工作安排及工作调动者。
对上级指示或有期限命令,无故未能如期完成。
对能够预防的事故不积极采取措施,致使公司利益受到2000元以内经济损失 者。
泄露公司秘密事项者,已对公司利益造成损害但情节较轻者。
违反公司财务制度者。
(3)员工有下列行为之一者给予记大过处分,同时给予500元经济处罚,如造成损 失应负赔偿责任,情节严重者移交司法机关处理:
对下属正常申诉打击报复经查属实但情节轻微者。
故意损坏公司重要文件或公物者。
虚报业绩、瞒报事故而蓄意妄取成绩、荣誉和个人私利者。
故意造成同事失和或造成领导失察致使他人工作受阻,公司利益直接或间接受 到损害者。
未按工作流程造成损失者。未按签字流程签批者。
(4)员工有下列行为之一者,予以辞退,解除劳动合同,并视情节移交司法机关处 理,造成经济损失的负赔偿责任:
连续旷工三天(含三天)以上,或一年内累计旷工五天(含五天)以上。 玩忽职守,未按工作流程,致公司蒙受1万元(含1万元)以上经济损失者, 并负赔偿责任。
对下属正常申诉打击报复经查属实者。对同事恶意攻击或诬害、伪证、制造事 端者。
在工作时间吵架情节严重、对同事暴力威胁、恐吓、妨害团体秩序者。
泄露公司秘密事项,对公司利益造成损害者。
滥用职权,使公司财产造成经济损失者。
偷盗、侵占同事或公司财物经查属实者。
在执行公务和对外交往中索贿、受贿,收取回扣者。
在公司内煽动怠工或罢工者。
造谣惑众诋毁领导及公司形象者。不服从领导,顶撞领导,不服从分配者。 伪造、变造或盗用公司印信损害公司权益者。
参加非法组织,经劝告不改者。
年内记大过两次者。
(5)属下被处罚时,其直接领导应承担连带责任,具体罚款数额为员工罚款额的 30%。
(6)员工年度被记大过者,将被处以降职或撤职处分,由行政部重新考核定岗。
(7)公司全体员工使用的移动电话,每天7时—22时必须时刻保持通信联络畅通。 如手机关机需提供其它联系方式,以保证公司能随时联系到每名员工。
对中层以上管理人员随意不接听公司电话(含移动)或手机关机者,一次罚款100元,员工不接听公司电话(含移动)者,一次罚款50元。驾驶车辆人员行驶途中除外,但应在方便时停车回复电话。
(8)公司各种会议期间电话铃音扰会、会议迟到者每次罚款100元,警告一次。
三、合同奖惩
1、合同的签订、履行和管理纳入企业和个人绩效考核。
2、对合理处理合同纠纷,挽回经济损失者,按公司奖惩制度予以奖励。
3、有下列情况之一的,对合同责任部门及相关责任人给予相应的经济处罚,并取 消当月绩效工资,直至解除劳动合同,情节严重触犯法律的,移交司法机关处理:
(1)违法或违反公司规定,或未按公司会签流程签订合同的。
(2)合同签订不严密或不规范,给我方造成损失的。
(3)对方违约给我方造成经济损失,没有及时给予追究的。
(4)不按时将已签合同交合同管理部门备案、存档的。
(5)当事人接受对方回扣、馈赠的、玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的。
(6)财务人员未严格审查合同,将不具备付款条件的款项付出的。
第五章 会议工作制度
一、会议分类及承办
1、年度例会(包括:股东大会、董事会、年度总结大会、年度预算工作会议)
(1)股东会和董事会由董事长召集,董事会承办,相关部门配合。
(2)年度总结大会由公司总经理或副总经理召集,行政部承办。
(3)年度预算工作会议由财务经理召集,董事会承办,董事会秘书负责,相关部门配合。董事会通过后执行。
2、行政会议(包括:总经理办公会、月工作例会)
(1)总经理办公会:主要研究年度预算是否超支、年度目标、与实际经营。计划完 成情况是否与年目标相符,讨论决定公司经营管理方面存在的问题及解决方案等。由总经理或常务副总召集,行政部承办,并做好会议纪要;由行政部督促考核年度目标完成情况及会议要求各部门交办的任务完成情况。
(2)周工作例会:协调解决上周工作存在的问题,考核经营目标结点,部署下一 周工作, 周例会每周五下午1:30(或周六上午9:00)召开。由副总经理主持,行政部
召集。
3、专业会议(包括:工程、营销协调会、现场办公会)
(1)工程、营销协调会主要协调工程、市场方面出现的问题,布置下一步工作。该 会议由总经理或副总经理主持,相关联部门承办。
(2)现场办公会由总经理或副总经理召集,涉及部门承办。
二、会议要求
1、要严格遵守会议时间及会场纪律;参会人员需将移动电话调至无声状态。
2、每次会议要安排做好会议纪要,会后由会议主持人确定会议纪要的传阅范围。
3、会议中不能立即解决的问题,由副总经理会后立即组织专门会议,提出解决方案并形成决议,落实到责任人并确认完成时间,并通过验收。责任人要签字备案。特殊情况上报董事长。
第六章 保密制度
一、保密范围
公司秘密包括以下事项:
1、公司重大决策中的秘密事项。
2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营规划、经营项目及经营决策。
3、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
4、财务预决算报告及各类财务报表、统计报表,账务往来,现金流动。
5、员工档案资料及工资、奖金收入资料;售楼策划书、营销方案、客户档案资料。
6、其他经公司领导确认应当保密的事项。
二、保密措施
1、属于公司定为密级的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复 制、摘录、保存和销毁,均由行政部或主要领导委托专人执行。
2、属于密级文件、资料和其它物品, 未经副总经理或主管领导批准不得复制、转 抄;收发、传递。外出携带由专人负责。
3、对外交往与合作,如需要提供公司秘密事项时,需经副总经理或主管领导批准。
4、公司召开有关秘密内容会议时,主办部门应采取以下措施:
(1)选择具有保密条件的会议场所。
(2)根据需要,限定与会人员范围。
(3)限定会议内容的传达范围。
5、不准在私人交往和通信(话)中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密, 不准通过其它方式传递公司秘密。
6、员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时,应立即采取补救措施并迅速报告主管领导,由主管领导报副总经理并作出处理。
7、所属部门的保密事项被泄密时,公司将首先追究部门经理的责任,由部门经理 再行追究泄密者的责任。
8、故意泄密造成重大直接经济损失的员工,公司按相关规定处理,公司有权单方 解除劳动合同予以辞退。
9、员工在受聘期内以及与甲方聘用关系终止之后,对公司的管理方法、营销计划、财务状况以及公司的任何关联企业的经营的任何其他保密资料严守机密;并且,未经公司同意,不应向任何组织或人员泄露或利用这些资料。如有泄露,应该承担相应责任(包括但不限于赔偿因此对甲方造成的损失)并接受有关处罚。金额为2000—5000元,给公司造成严重损失的,公司将依法追究。
10、员工不得利用公司的客户资源及名义从事任何商业活动,或将公司的客户资料转卖给他人从中牟利,如有违约,员工应承担违约责任,一次性支付公司人民币伍仟元以上的违约金,并视情追究法律责任。
11、因员工的违约行为侵犯了公司的商业秘密权利的,公司可以选择根据具体情况要求员工承担违约责任,同时根据国家有关法律、法规向员工提起诉讼,要求员工赔偿经济损失。
第七章 车辆使用管理规定
一、车辆管理部门及职责
公司车辆的调度管理由行政部负责,职责如下:
1、负责对公司车辆的统一调度。
2、负责对车辆的行驶、安全、维修、保养、油耗等指标的考核。
3、负责车辆的保险、审验、驾驶员日常工作考核、安全教育与管理。
二、用车申请办法
各部门用车需提前向行政部提出申请,行政部根据用车申请派车;驾驶员作好出车记录。
三、费用核算
1、每辆车要标定耗油量,每月按有效行程核定用油量。司机每日要在行程登记表上登记行驶公里、车辆使用人在登记表上签字。
2、公司工作用车油料由行政部负责统一购买、管理、考核。车辆外出油料不足中 途购油,费用票据由带车领导签字。
四、保养与维修
1、按行使里程和车况保养维修;由行政部对车辆进行检查、验收,核实保养或维修项目。
2、车辆在行驶途中发生故障、急需修复或更换零件时,可视实际情况修理,但必 须在维修前报告行政部主管领导,费用票据由带车领导签字。
3、对车辆的维护、保养、修理,由公司统一指定修配厂。
4、汽车修理换件应带回公司,统一处理。
5.车辆维修保养费用经行政主管领导审核和副总经理法定代表人签字或盖章批准后由财务部报销。
五、驾驶员管理
1、驾驶员要严格执行派车制,否则视为出私车。
2、驾驶员要遵章守法,严禁酒后开车,因违章或证件不全造成的罚款和法律责任一 律由驾驶员个人承担;对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查,出车时必须保证证件齐全。
3、车辆发生交通事故,超保险理赔的费用,由司机自行承担责任修理费用。
4、严禁派私车和司机私自出车,一经发现,由车辆使用人承担实际发生的费用,并 对当事人处以300元罚款、记过一次。如因出私车造成的违章和交通事故,由车辆使用人和驾驶员共同承担法律责任和全部费用,并视情节给予处罚。
5、未经领导批准不得将自己保管的车辆交给他人驾驶,否则对责任双方各罚款300元。
第八章 印章管理制度
一、各类印章的使用范围、程序及管理
1、公章
(1)使用范围:
以公司名义发布的文件、法律信函、定期财务报告、统计报表、董事会决议、董事长签批的其他相关的文件或材料。
(2)使用程序:
经办人——主管领导——副总经理——法定代表人签字或盖章——持印人盖章。 不涉及经济、法律等用印,由经办人、行政部经理、副总经理签字后即可办理。
2、财务专用章
(1) 使用范围:
转帐与现金支票,各类汇款,各种汇票,发货票、收据,税务申报及缴纳税款单,借款协议及各种手续材料,其他相关文件、材料。
(2) 使用程序:
正常的财务业务办理,使用公司财务专用章必须经公司财务经理批准签字。其他对外的相关资料使用公司财务专用章,必须经财务负责人、法定代表人签字或盖章批准签字。
3、法定代表人章
必须经法定代表人签字或盖章方可加盖。否则将依法追究持印者的责任,并承担由此造成的经济损失。
4、工程技术专用章
根据工程情况由公司收回统一使用。
5、经济技术签证专用章
(1)使用范围:
所有经济签证
(2) 使用程序:(见成本管理制度)
二、印章的使用管理
1、公司的公章、法定代表人章由公司指派专人保管,财务专用章由财务负责人保 管,财务专用印鉴由主管会计保管。
2、保管人不得随意委托他人代为盖印,不得给空白信件盖章,不得未经批准擅自 加盖印章,对未按规定填写用印申请的,保管人员有权拒绝盖章。
三、介绍信的使用管理
1、介绍信由公司指派专人负责管理。
2、不准将空白介绍信带出公司,如确因业务需要,需经副总经理批准,并登记备 案。业务人员带出的空白介绍信使用后要写明使用范围,未使用的,要及时返还。
四、印章使用原则
1、禁止在盖好印章的用印件上擅自增删或涂改。
2、用印件内容有误或文理不通、行文关系不对、书写潦草、有错别字产生歧义 的,持印人不予盖章。
3、印章原则上不准携带外出,特殊情况须经副总经理及法人签字或盖章批准,办 理登记手续后,由管印人带出。
4、印章丢失时要立即向公司和公安机关报告,并发布公告声明作废。
第九章 办公设备、用品管理规定
办公设备的采购与管理
(1)由公司指派专人负责采购;由行政部统一管理(详见采购流程)。
(2)行政部负责建立办公设备台帐,行政部文员统一出库,各部门领用。
(3)各部门办公设备要实名管理,行政部统一编号、贴签,标明使用人、责任人, 切要求签字确认。
(4)配备新的办公设备,使用部门将申请报行政部,经副总经理批准后再进行采购。
(5)每半年由行政部和财务部牵头,对办公用品核查。
(6)员工调离公司时,必须交回领用的办公用品,否则不予办理相关离职手续。有 损失的本人负责赔偿。
物品采购流程
1、公司各部门提报计划—→副总经理审批—→采购人员执行—→行政部验收、入库保管、发放。
2、办公用品报销流程:
经办人—→行政部—→主管领导—→副总经理—→财务经理—→法定代表人签字或盖章—→报销。
3、物品及办公用品发放流程:
需用物品申请—→主管领导—→副总经理签字—→库管员发放。
第十章 档案管理规定
一、归档范围
第一类:
国家、省、市等各级政府下发的各类文件公函以及本企业呈报各级政府的请示、 报告及填报的各种表格等;企业在投资立项及生产经营过程中形成的全部文件、资料;公司员工档案,人力资源档案(需封存)。
第二类:
公司为协调、指导工作所印发的文件;公司在生产经营活动中形成的各类经营合同、 协议书;公司登记注册、生产经营的各种执照、证件;企业的各类荣誉证书、牌匾等;宣传企业经营业绩、介绍企业产品性能的报刊、杂志等。
第三类:
具有查考、参考、利用价值的其他文件、资料。如建设工程档案、财务会计档案、 销售档案等。
二、档案管理
1、档案管理:各类档案的原件由公司行政部统一管理,其他各部门为了便于工作 可保存复印件。
2、档案借阅:档案原件原则上不外借,特殊情况须经公司副总经理批准后办理借 阅手续;借阅人不得在档案上涂改、圈点、划线。
3、档案移交:行政部接收档案资料时,要填写目录,分类归档管理,经双方核实 后,交接人应分别在交接表上签字,留作双方存查。
4、严守机密,尽职尽责,确保安全。
5、随时整理,及时补充,同步增订三级目录,保证查阅及时迅速。
6、档案室、档案柜平时加锁,禁止无关人员擅入。
三、档案的鉴定与销毁
1、根椐各类档案的保管期限,定期对档案进行鉴定。
2、档案的鉴定本着“保存从宽、销毁从严”的原则,对鉴定销毁的档案应登记造 册,经副总经理、董事长审批后,由两人监销,并在销毁册上签字。
第四条、档案的目录:
1、档案目录分为三级:总目录、二级目录、三级目录。目录内容包括:编号、时间、名称、内容、类别等。
2、三级目录存于每卷档案的卷首,记录该档案所有文件的名称;二级目录存放于各个档案柜中,记录该档案中所有档案盒名称,并附所有三级目录;总目录存放于档案室,
记录全部档案情况。
3、对档案进行整理汇编或修订时必须同时修改三级、二级和总目录。目录修订时可手工填写,定期输入电脑,以便查询。
第十一章 合同管理制度
第一节 通 则
一、合同主要内容
1、签约各方的名称和姓名、地址和联系方式。
2、合同签订的日期、地点及双方协商一致的内容。
3、标的、数量、规格、型号、质量标准。
4、合同的履行期限、地点和方式、价格条件、支付金额、支付方式(保修金约定 5%-10%)。
5、违约赔偿和其他责任。
6、合同发生争议调解不成的,在工程所在地人民法院诉讼解决。
7、合同时效;合同生效条件及合同份数、保存方法等。
8、合同附件,包括签约方资质、营业执照复印件、法人授权书等。
二、合同履行
1、合同由主管领导负责、承办部门组织、指定人员实施。
2、合同必须按照约定全面履行,若因情况变化不能依约履行时,必须及时取得对 方的书面认可。
3、合同履行人员应认真做好履行过程中各种事项的记录以及证据材料的收集保管, 包括与合同有关的信件、电话、数据电文等,不得丢失或损毁。
4、履行中出现问题后,应按照不损害我方利益的原则及时与对方协商,协商不成 要及时向合同管理部门及公司副总经理报告,必要时向董事长报告,或请律师办理。
第二节 合同订立
一、合同必须应用合同标准文本:
1、成本控制部应建立统一的合同标准文本。
2、施工合同标准文本内容分为协议条款、通用条款、补充条款和附件,其中协议 条款根据具体业务、对象的不同而定,通用条款适用于所有的同类合同,补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜。
3、如当地政府部门有强制性规定,可按当地政府部门标准合同执行,但必须通过 补充条款等方式补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。
二、合同的经济条款应包括但不限于以下内容:
1、合同价款或委托酬金。采用招标方式选择合作方的,以双方确定的最终报价作 为合同金额;施工合同在有标底的情况下进行招标并确定合同价款,如果是采用费率折扣方式确定合同价款,合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法,并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款,以及就确定后的合同价款签署补充协议。
2、为防止承包单位高估结算,应与承包单位在施工合同中约定控制办法。若承包 单位报送的结算金额超出最终审定结算金额,发包单位应进一步扣款(扣款比例、金额自定),直至取消今后对××工程的投标资格。
3、计价依据。施工合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分,合同附属 文件一般还包括:招标文件、投标文件、答疑文件等,并应在合同条款中明确以下问题:
(1) 包干形式、定额标准、取费方法。
(2) 发包单位分包工程、甲供(发包单位)材料设备、(发包单位)限价的范围和 种类。
(3) 人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法。
(4) 总分包的关系、配合的范围以及总包管理费和总包配合费的计取方法等。
4、 设计变更及现场签证。施工合同中应规定设计变更及现场签证的认定执行《设 计变更和现场签证管理办法》的规定。
5、总价结算办法。施工合同可在合同中明确规定按“结算=合同价(或预算造价) +材料价差+设计变更+现场签证+增加项目-减少项目+奖励-罚款”确定结算总价。合同要约定好违约责任,解除合同的具体内容措施。
6、结算和付款办法。施工合同应明确规定验收及付款办法、保修维护办法及保修 金处理办法;进度款的支付一般按形象进度合同约定分阶段确定付款金额,不采用分月审核进度款的方法;各期进度款累计原则不应超过总造价的70%;无准确施工图预算或无准确合同总价时,应充分考虑付款风险,尤其在施工中后期更应有效控制好进度款,以防超付。
三、合同审批。
1、公司所有合同行为都必须经公司法人审核签字或授权签订合同,否则追究当事人的一切责任。
2、所有合同必须经公司法律顾问签署法律意见书后方可签订。
3、持印人不得在签字手续不全的合同上加盖公司印章。
4、合同审批签字程序:
(1)工程类施工合同(草拟时应有工程技术人员参与):
经办人——成本控制部——法律顾问——需签字部门(工程部等)——主管领导或副总——总经理——法定代表人签字或盖章 。
(2)其他合同(协议)类:
经办人——部门负责人——成本控制部——法律顾问——主管领导或副总经理——总经理——法定代表人签字或盖章。
5、对不符合以上签字流程,持印人有权拒绝盖章。
6、工程合同签订后,由成本控制部发出进场通知书,由副总经理签批后,与现场监理、工程部做好交接,由接收人签字认可。凡未持“工程队进场通知书”的单位一律不得进场。否则公司将追究相关负责人的责任,并扣发当月绩效工资,直至解除劳动合同。
第三节 合同的履行
一、合同的交底:
在合同签订之后,成本控制部就主体合同填写《合同摘要表》,发至相关部门,施工合同需向工程、预算、采购等有关人员进行合同讲解交底,说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责(即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围)、总分包的关系等,以便各岗位人员协调、配合;金额较小的合同交底,可只填写《合同摘要表》发送到相关部门的有关人员,以便执行。
二、合同款支付
1、工程部的工程管理人员负责施工合同的合同款支付的经办,填写《付款申请单》, 其他合同由主办工程师填写《付款申请单》,经相关职能部门审核、公司领导审批后支付。
2、对施工合同的保修金等余款的支付办法应作明确规定,除一般保修金外,可在 合同中约定发包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的渗漏保证金。
三、合同结算
1、当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成,并且通过验收、达到结算 条件,由主办工程师协助合作方收集整理结算资料,填写《结算申请表》。
2、如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等,主办工程师应在 《结算申请表》中作出详细说明及处理意见。
3、由成本控制部负责按合同确定的结算方式办理结算。最终以合法的造价公司审计值为结算依据。
4、工程结算的具体方法应依据合同及按《工程造价管理办法》执行。
第四节 合同档案管理
一、合同文本的正本(包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等)应归档保 存;相关部门应备有合同文本等资料的副本或复印件。
二、公司成本控制部设立合同管理台帐,系统填报合同的签定、履行、结算等动 态情况。
三、合同原件公司应至少保留三份,存档一份、财务部一份、具体执行部门一份。
四、合同的保管期限、保密、销毁
1、合同的保管期限:合同文本原件保管期限一般最短为合同实际履行终止后三年,但下列情形除外:
(1)房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、项目主体工程的设计、 施工合同、外接物业委托管理合同应永久保存;房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同,保管期限最短为土地使用权期满后两年。
(2)其他合同标的额在50万元以上,保管期限最短为履行期满后五年。
2、合同的销毁
合同由管理合同人员列出清单,须由法律人员、经办部门、财务部、总经理会签同意后销毁。合同管理员负责落实合同销毁工作,法律人员、经办部门代表共同监督合同的销毁。(其它内容见档案管理)
第十二章 财务管理制度
第一节 支票与现金管理制度
一、支票由出纳员专人保管。领用支票时须填写《支票领用单》,由经办部门领导、财务经理、副总经理、法定代表人签字或盖章批准。出纳员或指定专人应将支票按批准金额封头,详细填写支付单位的名称、加盖印章,填写日期、用途,并登记号码。支票领用人要在支票领用簿上签字备查,严禁签发空头支票,支票名称、账号、金额详细填写,不允许空项不填。
二、支票领用人在付款后凭支票存根、发票及本人签字、会计核对、领导审批、金额填写无误的单据交出纳人员销账。出纳员统一编制凭证号,按规定登记银行账号,原支票领用人在《支票领用单》及登记簿上注销。
三、财务人员支付每一笔款项,无论金额大小均须经办人、经办部门领导、财务经
理、副总经理、法定代表人签字或盖章后方可支出。法定代表人外出时应由财务经理设法联系或取得授权,经同意后可先付款、后补签。
四、企业可以在下列范围内使用现金。
1、职员工资、津贴、奖金。
2、个人劳务报酬。
3、出差人员必须携带的差旅费。
4、结算起点以下的零星支出(2000元以下)。
5、董事会批准的其他开支。
五、除第四项外,财务人员支付个人款项,超过使用现金限额的部分,应当以转账或支票支付;确需全额支付现金的,经会计审核、财务负责人批准后支付现金。
六、财务人员支付现金,可以从库存现金限额中支付或从银行存款中提取,不得从
现金收入中直接支付(即坐支)。因特殊情况确需坐支的,应事先报经财务负责人批准。
七、出纳员从银行提取现金,应写明用途和金额,由财务负责人批准后提取。
八、职员因工作需要借用现金的,须填写《借款单》,经会计审核,交相关领导批准签字后方可借用,超过还款期限即转应收款,在当月工资中扣还。
九、符合本规定的第四项的,凭发票、差旅费单及企业认可的有效报销或领款凭证,经手人签字,会计审核、相关领导批准后由出纳支付现金。
十、发票及报销单经相关领导批准后,会计审核、经手人签字、核对金额数量无误后,由财务人员填制《记账凭证》。
十一、工资由财务人员依据公司董事会通过的工资方案,行政部每月提供的经副总经理、总经理、法定代表人签字或盖章的“员工工资表”等发放。
十二、差旅费及各种补助单(包括领款单)由部门经理签字,会计审核时间、天数无误并报送公司领导签字,填制《记账凭证》,然后交出纳员付款,办理会计核算手续。 十三、出纳人员应建立、健全现金账目,逐笔记载现金支付。账目应当日清月结,每日结算,使账款相符。
第二节 支 付
一、支付申请
(一) 工程款支付申请
支付工程款时,由工程部和成本控制部填付款审批单,注明申请部门、工程名称、收款单位、合同金额、工程完工结点、已付金额及本次申请付款金额等内容,并附有税
务机关认可的正式发票。在拨付工程款之前应将经济合同、结点报告、项目预算书等相关结算资料报送财务部门。广告费等其他款项结算比照工程款支付办法执行。
1、工程款日常付款审批单流程:
《工程款拨付会签单》
成本控制部——工程师——工程部经理——相关部门——副总经理——财务经理——法定代表人签字或盖章。
2、工程款结算付款审批单流程:
(1)结算文件:工程验收单、技术变更联络单、经济签证单、工作联系单。
(2)确认程序。
成本控制部——工程师——工程部经理——相关部门(物业等)——副总经理——法定代表人签字或盖章——财务经理。
3、非工程款日常付款审批单流程:
经办人——部门经理——成本控制部或相关主管部门——副总经理——法定代表人签字或盖章——财务经理。
(二) 日常款项支付申请
日常业务或差旅费支付,由经手人填写报销单或差旅费审批单,按要求注明金额、用途等内容。
二、支付审批和复核
1、工程款的审批和复核
经手人将填制好的付款审批单连同发票、合同等资料经本部门经理复核审批签字后,交由工程部经理审核签字,然后由成本控制部经理、副总经理、法定代表人签字或盖章会签批准,最后报到公司财务部由财务经理核对月初的现金用款计划。
若无月初的现金用款计划,退回经手人,待下月报计划审批后可支付;若有月初的现金用款计划,复核支付申请的审批范围、权限程序是否正确、单证是否齐全、支出是否符合财务制度的规定等,符合无误后,交由出纳人员办理支付手续。超出授权范围的报董事长审批后支付。同一笔付款不能为了规避授权范围分开支付。否则财务有权拒付。 支付工程款时,要求附税务局认可的正式发票。必要时经领导批准可由收款单位出据收据暂时作为预付工程款处理。但累计借款总额达到40万元时,必须补开发票,否则不再付款。
2、日常款项的审批和复核
由经手人将有效报销凭单或差旅费审批单一周之内经本部门经理、行政部、副总经
理、法定代表人签字或盖章、由财务经理及主管会计审核签字后交由出纳人员办理支付手续。
日常费用及及工程支出的报账日期为每周一、三、五。需报账的单位和个人必须按要求履行签字手续后到财务部报账。
三、为切实加强资金使用的计划管理,各部门要合理安排使用资金,做好各项用款的年度预算计划,月份用款计划和必要的其他时段计划。每月25日用款部门做下月用款计划,财务部根据用款计划统筹安排公司的资金使用情况,否则影响工作及造成损失,部门经理及副总经理或财务经理应承担相应责任。
第三节 销售款及往来款结算规定
一、商品房销售收款原则上采取委托银行代收的办法,收款员凭银行存款客户提交的银行存款进帐单出据票据,并及时将银行存款进帐单及票据入帐联上交公司财务部,销售收款员和公司财务部要分别登记客户购房明细表。财务负责剩余房源的监管及所有固定资产的监管。
二、对应收应付往来款项,财务部要认真记清帐目,并及时会同工程、业务等部门及时与施工单位等客户核对,及时结清往来账。应收账款及个人借款不得超过一个月,应及时到财务部报账。财务收款应依据合同、价格表或折扣单。
三、对公司应收账款及个人借款逾期的,由财务部发函催缴,经过发函仍未能结清的(一年半之内),由财务部将欠款人员名单提报公司经营班子,经营班子组织召开专题会议研究确定诉讼事宜。可以依法诉讼的由行政部履行诉讼程序,不能诉讼的由财务部与欠款人对帐,无法对帐的通过有效的法律途径确认债务的有效性,确保诉讼时效,保护公司财产不受损失。
第四节 会计档案管理制度
1、公司的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计文件和其它有保存价值的资料,均应归档。财务部保管近2年的会计档案,其他年份会计档案及时移交行政部归档管理。
2、会计凭证应按月、按序号每月装订成册,标明起止时间(年度、季度、月份及日期)、序号数、单据张数,由会计及有关人员签字盖章(包括制单、审核、记账、主管)。归档前应规范装订。
3、会计报表应分月/季/年报。
4、会计档案由公司档案管理人员按照国家有关规定保管。借阅时应当办理相关手续,借阅人对会计档案的安全、完整负责并按时归还。
第五节 异地出差差旅费管理制度
一、异地出差差旅费标准
注1:一类地区:北京、上海、深圳、广州、重庆
二类地区:除一类地区以外的省会城市及沿海城市
三类地区:除一、二类地区以外的其他城市
二、乘坐交通工具标准
(1)驾驶员长途行车日超过300公里,每天享受40元补助。
(2)出差人员住宿必须取得正规住宿发票,超过标准的,超支部分由个人负担。
(3)出差人员因公电话费、邮费、因公行李费凭单据实报实销。
(4)如因公务原因必须支付的费用而又超过日常费用标准者可以呈报部门领导,报经副总经理、法定代表人签字或盖章审批后可凭单据报销。
三、董事长及董事会发生的差旅、会议等相关费用,据实报销。
第十三章 工程管理制度
第一节 总 则
1、为加强开发企业工程管理工作,更好地发挥工程管理人员(专业工程师)在企 业经营管理和提高企业经济效益的作用,特制定本制度。
2、工程管理人员在公司领导下,认真彻执行国家对房地产企业的有关方针、政 策、法令。
3、工程管理人员应参与工程项目投资策划、项目可行性研究,根据公司要求编制、 实施各种进度计划。
4、工程管理人员应参与方案设计,作好图纸会审、开工准备、“三通一平”、安全 保卫及施工组织设计或方案的审查工作。
5、工程管理人员应参与合同审查,作好工程进度、工程质量、施工现场安全、文 明施工、现场成本控制、工程资料管理工作。
6、工程管理人员应作好工程计划、完成报表的管理工作,负责工程检查验收、竣 工验收、工程资料管理工作。
7、工程部对施工现场的安全质量全天候进行监督。夜间施工要有值班人员负责对 安全质量进行监督。重点施工部位重点盯防,发生质量安全事故,按规定逐级上报,配合事故处理。
8、工程部负责监督、管理监理单位、施工单位和外部协调工作,完成公司总体计 划目标,提高企业经济效益和企业知名度。
第二节 施工准备管理制度
1、在项目规划用地使用前,工程管理人员必须了解该场地范围内的地上地下管线 路、管网、园林等市政设备原状,并上图存档。
2、工程部在场地平整前,根据规划标高及实际情况,编写有关运输量及工期的施 工方案。
3、工程部应根据施工需要,合理选定施工用水点及施工用电线路。
4、工程管理人员计算推土机台班必须以实际工作小时为计算依据,然后换算出实 际台班数。
5、工程管理人员应设计好施工道路,要根据建筑物设计标高,设计建筑物的摆布、 排水坡度统一考虑,保证道路畅通。
6、工程部应作好“三通一平”工作及相关过程中的原始资料的保存工作。
第三节 施工工期管理制度
1、工程部工程师负责编制施工总进度计划,单位工程施工进度计划,明确各单位 工程的施工顺序、施工时间及相应衔接关系,编制依据:自然条件、现场实际情况;前
期配套工作;技术资料;经济资源;施工合同。
2、工程部负责审查施工单位的施工进度计划,施工单位的进度计划必须符合建设 单位的进度计划要求,审查的进度计划种类:总体施工进度计划;单位工程进度计划;月进度计划;周进度计划。
3、工程部负责工程进度计划的实施、检查与调整。
施工进度计划的动态检查。在施工过程中监督监理单位、施工单位对施工进度计划 的实施情况,把各种进度计划上墙,以横道图的形式表现出来,把总进度计划进行目标分解,分解成年计划、月计划、周计划,把单位工程进度计划分解成结点控制,如:基础、主体、装饰等,工程管理人员针对进度计划执行情况进行动态检查,并分析进度偏差原因,为施工进度调整提供依据。
4、工程部每周组织施工例会一次。施工单位、监理单位、建设单位及相关单位人员参加,检查施工进度计划完成情况、未完原因、改正措施,并对进度计划进行调整,保证施工进度计划的完成。
5、工期提前和延误。工程管理人员应及时掌握工期情况并报告公司,说明延期原 因,经公司核实批准,对工程计划进行调整,按公司规定对工期责任单位、责任人根据工程施工进度完成情况进行奖励或处罚。
第四节 施工协调管理制度
1、各专业工程管理人员要熟知项目用地的规划意图,必须掌握各栋号的场地划拨 情况。
2、各专业工程师要熟知各施工栋号的开、竣工时间,以便随时检查、督促。
3、工程管理人员要随时掌握施工队伍的各种动态,防止出现对工程不利的事情, 一旦发现问题要及时处理。
4、对于规划用地的配套工程要编制施工方案和施工计划,需要交叉施工时,管理 人员要通知各栋号配合施工,并保护好安装的设备。
5、对于各施工队伍之间发生的矛盾要及时解决,不得拖延。
6、实行每周例会制度,解决实际问题。
第五节 施工质量管理制度
1、认真贯彻国家《建筑安装工程施工及验收规范》,不符合质量标准的分项工程, 检查验收人员不予验收。
2、认真按设计施工图施工,如图纸错误或需要变更时,施工前必须由设计院出具 变更手续,否则不予验收;
3、认真执行《建筑工程施工工艺》有关规定,杜绝违章施工和粗制滥造,偷工减 料现象发生。
4、严格执行公司与施工单位签定的施工合同,监督、督促施工单位实现合同约定 的质量目标。
5、监督施工单位对建筑材料、建筑构配件和设备的进场检验,进场材料必须按设 计要求及规范要求并附合格验收报告,不合格、不符合要求的,一律不准使用,否则将追究经济责任及法律责任。进场材料必须带有合格证和复试报告,并报监理单位审查,监理工程师审完后报建设单位专业工程师审查,涉及结构安全和使用安全的建筑材料,如钢筋、水泥、电线、电箱、电气开关等材料应重点审查。
6、必须按规定进行自检、专检,做好质量评定,凡评定不合格的分部分项工程一 律不予验收,并限期返工。
7、及时办理隐蔽工程检查验收,检查施工单位技术资料,重点检查保证项目。
8、工程管理人员在质量问题上要认真执行施工验收规范、质量验收标准,不徇私情、不打折扣。否则扣发当月绩效工资,造成损失者要承担一切责任。
第六节 现场安全管理制度
1、认真贯彻执行国家、地方有关安全生产的法律、法规、规程和公司各项安全管 理制度。坚持安全第一、预防为主的方针。
2、在审查施工组织设计或方案时,认真审查安全技术措施,做到实用经济。对专 业性较强的工程项目,应当编制专项安全技术措施,监督乙方施工单位现场工人及农民工保险是否办理,否则不许进场。
3、对施工现场实行封闭管理,安全维护,防范危险、预防火灾。
4、对施工现场相关的管线、电缆等采取必要措施加以防护。
5、每周对施工现场进行一次安全检查,每日由专职安全员对现场巡视,发现问题 及时解决。
6、对重点施工部位、外脚手架防护、“三宝”、“四口”防护、施工机械、电气设 备、施工用电、基坑边、降水井、施工作业面等都要按安全规定认真落实,采取相应的安全防护措施,确保不安全不生产,生产必安全。
7、监督施工单位对现场的各种粉尘、废气、废水、固体废物的处理,监督噪声、 振动所引起的危害。
8、发生工程质量事故、安全事故、火灾,应当采取紧急措施减少人员伤亡和事故 损失,按规定逐级上报,协助事故调查、分析、依法处理,追究责任。
第七节 成本管理制度
1、工程管理人员参与项目前期的研究,参与市场调查、预测,参与投资估算。
2、工程部参与设计方案的确定,协助公司提出设计要求,用技术经济方法组织评 选设计方案,开展限额设计工作,对设计方案进行技术经济分析、比较、论证,在保证功能的前提下,进一步寻找节约投资的可能性。
3、主管工程师参与公司专项投招标,协助公司选择优秀的建筑承包商,确定合理 的低中标价,降低工程成本。
4、严格审查合同,重点审查技术经济条款,减少合同瑕疵、漏洞,避免签约不当 给公司带来的经济损失。
5、图纸会审时,发挥专业工程师作用,合理采用新技术、新材料,降低工程成本。
6、施工中认真学习图纸、技术文件,时刻不忘提出合理化建议,降低工程造价。
7、协助公司选定相关建筑材料、半成品、构配件、设备,如电梯、门窗、外墙保 温材料、外墙面砖、涂料、水电管材、电气箱、盒等,做到质量好、价格低、耐久耐用;
8、加强施工管理,保证质量、提前工期,以最短的工期生产出合格的、市场客户 欢迎的建筑产品,达到早售楼,卖好价,为公司创造经济效益。
9、严格经济签证,认真执行《工程预决算管理办法》;严格执行工程现场签证审批 程序,严格签证,严格把关,公正合理,为公司节约工程资金,降低工程成本;技术、 经济签证按如下步骤进行:
(1) 技术签证:
工程部向监理单位、施工单位、下发经工程部签字确认的设计变更、技术文 件(图纸)、技术处理文件。
施工单位接到文件后负责工程项目的实施,并由工程部和监理单位共同监管。 施工项目完成后,施工单位报验(审),监理单位验收、审核工程量后由工程部 审核工程量;签批报验单后执行审核结算程序。
成本控制部负责工程造价的审核(单价、取费、扣款,计算出工程造价),报主管领导及副总经理审批。
副总经理审批后报法定代表人签字或盖章批准,盖章后送造价公司审核。 技术签证加盖公章。
财务备案。
(2) 经济签证:
施工单位对合同外的工程项目施工完后进行报验(审),先由监理单位验收、审
核工程量,再由工程部验收、审核工程量。
经济签证加盖公章。
签证程序
监理——工程师——工程部经理——相关部门(成本控制部等)——副总经理——法定代表人签字或盖章。
以上所有签证应强化完工验收情况,签字盖章齐全后进入工程结算程序。
第八节 文明施工管理制度
1、施工现场入口处应挂置工地概况牌,施工现场周边应设置高度不低于2.5米的围 档,实行封闭式施工。
2、工地大门上侧、左右两侧应进行装饰并有宣传标语,大门美观、牢固。大门里 侧应设门卫室和保安人员,门卫室整齐、美观,外墙要刷涂料,保安人员着装统一,用语文明,举止规范。
3、临时设施、材料和机具设备等应按施工总平面图布置堆放,整齐稳固;施工道 路应硬化坚实,场地平整,无积水;及时清理建筑垃圾,保持场地整洁。
4、现场供水管线要直埋地下,水池要整齐、清洁,水龙头要完好,下水要顺畅, 不允许长流水和跑、冒、滴、漏现象,否则停止使用,并补办费用。
5、供电设备要符合国家规范要求,电缆要直埋地下并设标志牌,配电箱柜安装要 牢固、美观、统一,箱门关闭上锁。
6、施工用水不允许到处溢流,污水必须经场内集水井沉淀后,方可排入城市排水 设施。
7、在建筑工程采用密目式安全网全封闭防护;生活区与施工现场要加设隔离带, 栋号进出口设置防护棚。
8、除有符合规定的装置外,不得在施工现场熔融沥青、焚烧油毡或油漆等产生有 毒烟尘和恶臭气体的物质。
9、施工现场临时厕所采用水冲式,要落实专人清扫、消毒,消灭蚊蝇。
10、遵守国家有关环境保护的法律规定,采取有效措施,控制施工中各种粉尘、废 气、固体废弃物及噪声、振动对环境的污染和危害。
11、施工现场施工区域要与生活区域分隔开,在建工程内不得安排住人。宿舍、食 堂、沐浴间、卫生室等临时设施要按规范要求搭建,需满足通风、采光、卫生、防火等方面的规定。
12、各施工单位不经甲方代表同意,不得占有其它单位的施工现场。
13、施工前要根据规划图及各栋号施工单位的分布,做好施工现场的划分。
14、任何单位不得以任何理由占用施工道路。
第九节 工程资料管理制度
1、工程管理人员对接到的施工图纸要分专业进行装订造册。
2、工程部将图纸按专业分发到专业工程师,由专业工程师负责保管。
3、专业工程师接到设计变更文件后要自行保管。
4、技术及经济签证由专业工程师、工程部经理签署意见后,转送成本控制部、施 工单位、监理并自存一份。
5、施工单位编制施工组织设计或施工方案,及时准确、完整的填写、整理各项技 术资料,并向监理单位报送。
6、监理单位要及时、准确、完整地做好工程监理资料,并负责对施工单位报送的 工程资料的审查。
7、建设单位各专业工程师要按照档案标准严格审核监理单位及施工单位报送的工 程技术资料,并进行整理。
8、整理后的工程竣工技术资料由工程部进行组织监理单位及参建各施工单位配合,进行工程备案,备案后送交行政部、物业公司等相关部门。
第十节 工程验收管理制度
1、施工单位技术(质量)管理人员组织其施工班组进行自检并自检合格后向监理 单位报验。
2、监理单位的监理工程师及施工单位的技术(质量)管理人员共同所完成的分项 工程进行验收。
3、施工单位的技术负责人组织其技术质量管理人员对所完成的分部工程进行验收, 验收合格后向监理单位报验。
4、监理单位的总监理工程师组织施工单位技术质量人员,由建设单位管理人员参 加共同对所完成的分部工程进行验收。
5、由建设单位负责人组织建设单位、监理单位、施工单位、共同对单项(单位) 工程进行初步验收,提出有关工程技术质量意见,由建设单位、监理单位共同监督,要求施工单位在规定工期内整改完成。
4、建设单位负责人组织建设单位、监理单位、施工单位、设计单位、勘察单位、 物业公司、质检站共同对工程进行验收,验收合格后由建设单位办理工程备案。
7、建设单位、物业、施工单位、监理进行验收移交。
8、工程竣工验收应具备以下条件:
(1)规划部门已出具《长春市建设工程竣工规划验收合格通知单》。
(2)消防部门已出具认可文件。
(3)环保部门已出具认可文件。
(4)完成设计和合同约定的内容。
(5)质检部门提出的问题已解决。
(6)施工方已提出工程竣工报告,有完整的技术档案和施工管理资料。
(7)对在验收中存在的问题,相关单位已进行了认真整改处理,并达到标准要求。
(8)监理方已具备完整的监理资料,已提出工程质量评估报告。
(9)勘察、设计方已提出质量检查报告。
(10)已按长城乡质字(2001)18号、19号规定进行了相关项目的检测和试验。
(11)施工单位已签署质量保修书。
第十一节 材料、设备采购合同签订程序
一、专业工程师选定至少满足本方使用要求的预定产品厂家。所选厂家应当是产品 量上接近的,并且产品质量与工程总体档次相匹配,并填好《预订产品一览表》的主要内容。
二、专业人员将填好的《预订产品一览表》发给招标评审委员会成员,由成本控制 部组织招标。
三、根据中标结果,由专业负责人同确定的厂家代表商谈合同细则签定合同。
四、合同中要签订合同整体价格、列设备清单,并将所包含的必备附件或附属设备 写清楚。以免在合同执行时只进场主设备,而附属设备另加费用。
五、将《预订产品一览表》及合同、设备进工地验收清单,产品合格证、产品使用 说明书汇总存档。
六、招标委员会签字流程
工程部——成本控制部——监理——财务经理——副总经理——法定代表人签字或盖章。
第十二节 工程预结算管理办法
一、造价控制
1、在项目可行性研究阶段,优选和编制好投资估算。
2、成本控制部根据新项目的规模、设计选型和地理条件等因素,组织编制各项目 建造成本的投资估算控制目标,公司相关部门参与、配合。
3、按投资估算,优化设计方案,合理采用新技术、新工艺和新材料,优选和编制 好设计概算。
4、施工图审定后,成本控制部应及时根据行政区域内现行的工程计价标准(依据结合合同约定编制施工图预算,并汇总各项预算指标,会同设计部门,参与对各项限额设计指标的考核和修正。
5、根据公司《招投标管理办法》的规定程序,择优选择设计单位、监理单位、承 包商和材料供应商等。
6、根据项目开发建设的实际需要、施工现场的具体情况以及设计上存在的问题, 要求设计单位出变更图纸盖章认可,公司工程部门盖章确认后下发。成本控制部对变更部分及时做出预算。
7、在施工过程中,应严格控制预算外经济签证,确因设计原因、材料替换或其它 原因需办理签证的,根据不同情况按下列程序办理:
(1)施工过程中,需要办理经济签证的,由承包方提出,直接承办部门要及时核 实(签证的工程量、费用类别及归口、计价标准、合同或定额是否包含等),工程部、监理部门负责签证的原因、部位、辅助草图、尺寸、设备的型号、施工日期、签证部位签证前施工详细情况、原施工单位不施工的原因、实际施工单位的名称,必须用工日、台班、金额等类似方法记录,边签证边施工的工程由工程部及时到现场核实确认。
(2)如果签证内容、价格可以在签证前计算清楚的,应该在签证事项发生前完成签 证;如果签证内容及工程量无法在签证前计算清楚,必须在签证内容施工结束后的二日内予以确认。
二、结算与决算
工程竣工,经验收合格后,由工程部填写工程竣工验收单,施工单位提交有关结算资料给成本控制部,成本控制部委托工程造价咨询机构审核完成结算工作并填写《工程结算审批表》及《竣工结算造价确认书》,具体按下列程序进行:
施工单位报送竣工资料的完善性,包括:
1、工程竣工验收证明书、竣工图纸、施工组织设计(或方案)及技术措施、中标 资料及工程预结算书等(未经公司相关部门审核批准的竣工图等竣工文件不得办理竣工结算)。
2、施工过程中现场实际情况与公司批准的施工组织设计或方案不相符的修正资料。
3、施工进度计划、月计划、进度报表和实际工期资料。
4、比对已完工验收合格的工程与经相关部门审核确认的竣工图是否一致,并按经
确认的竣工图、设计变更、会议纪要、经济签证和中标资料等核实工程量。
5、按合同约定的结算方式、计价标准(依据)、经批准的材料(设备)价格、优惠条 款等委托工程造价咨询机构办理结算。
6、结算的时间
工程结算审核必须客观、公正,尊重事实,不得高估冒算,也不得有意打压,审核期限一般不超过90个工作日(商务谈判的时间除外)。
7、结算值的最终确认
成本控制部审核的工程结算须报公司董事长审批后,方可最终确认。审核结果未报公司董事长审批或公司董事长未批准前,公司不能盖章确认,不能以该结果提供给领导、财务等部门作为付款依据(含抵房、物、担保贷款等其它形式)。
三、检查与监督
预结算管理的检查与监督由公司领导班子组织实施,相关部门和单位密切配合。检查采取定期和不定期的方式,内容包括:
1、结算工作的办理是否符合规定程序;经济签证的办理是否符合规定程序。
2、单位建造成本是否控制在公司核定的范围内。
3、有无弄虚作假,虚报、瞒报和提供虚假资料、信息。
4、;有无擅自修改、补充原合同计价标准(依据)。
5、有无备忘录、会议纪要等其它形式修改合同。
四、工程预算审核程序
1、施工图预算的审核:开工前,建设单位同监理公司一起对设计院所做的施工图 预算严格审核,主要结合建设单位的实际情况,使施工图预算更接近工程实际成本情况——确定投资总价。
2、对施工单位月报表的审核:月报表中包括按进度的工程预算及现场签证,建设 单位和监理单位现场负责人与预算人员一道按实际施工现场情况,审查工程量及单价,核准月工程造价—确定按进度对施工单位拨款金额。
3、竣工结算审核——确定实际工程成本。竣工结算审核,就是对施工单位所报的 预算进行最后的审定,主要应控制好以下几个方面:
(1)工程量的审核:现场工程师、现场监理工程师、预算员三方把关,把每个项目 与现场情况核实。
(2)预算外签证:要重新核准原签证的量,弄清签证原因,是否涉及各个施工单位 之间的互相扣款。
(3)严格审查合同:认真研究合同条款,有效控制工程造价。
(4)合理套用定额单价:对于采用新材料、新工艺的特殊项目,要认真界定工程内 容,采用相应定额,就低不就高。没有定额单价的报定额站审批单价。
(5)严格划清交叉施工界线:避免交叉施工工作量重复计算,建设单位决不承担双 份费用。
(6)审查施工单位的技术措施:对施工单位的技术措施要分析其合理性,特别对施工组织设计要严格定额或取费中所包含的,严格控制另外增加的预算内容。
第十四章 销售管理制度
第一节 客户登记确认管理制度
客户确认登记
1、置业顾问接待客户后,须填写《接待客户情况日统计表》,否则视为无效接待;
2、客户登记确认规则:
(1)客户留有姓名和有效联系电话;第一次接待客户到客户追踪为2个月。
(2)客户登记的有效期采用永久制(一般从以现场售楼处的《接待客户情况日统 计表》首次有效客户登记为准。
第二节 认购及销控管理制度
一、销控管理
1、销控工作由部门经理负责,内业具体操作。
2、销售代表销售时,须与内业核对房源,经确认该单位尚未售出方可销售。
3、销售部经理进行销控前,必须确认客户交纳认购定金的收款收据,两个或 两个以上客户同时认购同一个房源,归先交定金者。
4、置业顾问应协助客户认真签写认购书。不得在没有主管确认的情况下擅自销售。
5、签署认购书时,必须提醒客户在正式签约时按其选定的付款方式提供完整的个 人材料。
6、部门经理需将当天的销售情况责成相关人员填写《销售日报表》;置业顾问根据 部门经理每天公布的房源销售。销售价格由营销策划部报价格方案,经财务审核,副总经理、董事长批准后,方可销售房屋。每天销售情况报财务、副总经理、董事长。
7、置业顾问必须严格按照认购、销控程序操作,凡违反上述操作程序的,均视为 无效,由当事人承担一切责任及经济损失。
二、定金管理
1、定金:置业顾问按公司规定先签定《定金协议》再要求客户交纳定金。
2、如客户持有现金少于公司规定的定金金额时,必须取得现场经理的同意并签字后才可受理。
3、如客户未交齐全部定金,置业顾问必须按公司规定的补尾数期限要求客户补齐 尾数。
4、财务部收取客户的定金,开具收款收据。
5、如客户资料、认购单位有变动的,须提出书面申请,经副总经理批准后须在收 据上注明。
6、回收的认购书统一由内业保管。
7、客户所缴款项:定金、楼款一律须开具相应收据并由公司的经办人员收取,经 办人员做好记录,严禁营销策划部人员收取任何费用。
8、没在按约定交房款的客户,没收定金而不再另签合同,否则由签字人及主管承 担一切经济损失。
9、换房退房按合同规定或房地产相关部门法律规定执行。
10、认购书
(1)认购书必须填写房屋的面积、单价、总价、折扣、折扣后的成交价、付款方式。
(2)必须让客户详细填写清楚通讯地址,作为以后公司与客户联系的法定方式。
(3)置业顾问填写完认购书后,由部门经理及财务部人员核对检查,核对检查无误 后盖章,认购协议正式生效。
三、签约管理
1、《商品房买卖合同》对一次性交款的客户,应将房款全部交到财务账户方可签订《商品房买卖合同》,办理银行按揭的客户,要确认财务账户及认真审核贷款资料,与银行确认具备贷款资格并贷款到公司帐户后方可进行商品房买卖合同的签订。如有违规操作罚款1000元/户,解除相关人员劳动合同并承担一切后果。
2、合同执行过程中置业顾问对经办个案全程负责,有督促客户履约、做好销售回 款、客户回访和办理银行按揭、交房等手续的责任。
3、由于长春市房地产交易管理中心从2010年5月21日起,商品房买卖合同实行网上即时备案。为避免在签署合同过程中出错,造成公司损失,实行销售汇签程序。
经办人—--营销策划部经理----法律顾问—副总经理----财务经理。
8、营销策划部发起的广告发布合同由营销策划部经理、副总经理、法定代表人签字
或盖章,必要时发律师审核、易稿,即可执行。
第三节 业务流程管理制度
一、 销售流程图(简要)
二、销售日常业务流程
业务流程
三、客户认购流程
1、确定客户认购单位,通知前台。
2、带领客户到财务处办理交付定金手续。
3、到销售内业处领取认购书。
4、按认购书内容认真填写。
5、向客户解释认购书内容,客户签名确认,交与客户保存一联。
6、做好已购客户登记。
7、将认购书交回内业。
四、购房流程
置业顾问协助客户选择房源,至销售财务处核对房源、登记、编写合同编号,财务
处收取购房定金(X万元),开具收据,并签房协议。
1、付款时间:
(1)选择一次性付款方式购房的,须在交纳定金之日起,三日内交清房款。
(2)选择按揭贷款方式购房的,须在交纳定金之日起,三日内交清首付款,并办理 完按揭贷款全部手续。按揭贷款手续由置业顾问协助销售外业办理。
2、合同签订:
(1)签定合约流程规定:销售合同的签订须由销售内业根据统一的合同范本填写, 经公司审批程序完成并盖章后,方可交客户签字生效。
(2)销售合同审核及批示规定:销售合同的审批须经法律顾问、部门经理、财务经 理、副总经理审核在审批单上签字,并经法人授权后,方可加盖印章。
(3)审核时间规定:为确保客户签约的及时性,销售合同审批全流程须在一个工作 日完成,各审批领导应严格遵守此时间期限。
(4)修改审批规定:销售合同的修改审批程序同(三)。
(5)签订合同及补充协议的审批规定:销售合同范本以外的任何补充条款及协议需 交由法律顾问、营销策划部经理审核签字,报副总经理审批、法定代表人签字或盖章后方可盖章生效。
(6)折扣单审批规定:由销售人员说明情况后请领折扣申请单并填写后交由部门经 理审核签字,上报副总经理、总经理审批签字。内业上交财务部,由财务部归档备案。
五、合同备案流程:
1、业户确认购房时应交定金并签订定房协议,按约定时间交首付或全额。
2、业户交足首付或全额后,签订商品房买卖合同,按揭贷款业户应同时提交银行 所需各种手续,未完全提供手续的业户不可签定商品房买卖合同。
3、业户签订商品房买卖合同后,外业人员应在二日内报银行审核,获准贷款后等 待放款。(银行应在提交各种手续并获准贷款后按约定期限放款)
4、收到银行放款后应立即办理备案手续,按银行及房地局规定期限打电报。
5、合同备案后可出具不动产发票按房地局和银行规定办理抵押登记手续。
六、营销推广流程:
七、入伙流程:
销售部通知客户可以办理交房手续,由内业发放两书及收取采暖费29元/㎡、煤气安装费3300元/户,收费后销售内业出具交费通知单由销售经理签字确认。业主持交费通知单到物业交纳下列费用:包括物业费0.98元/㎡、电梯费按不同楼层收取20元--55元之间、有线电视费450元每户、水电预存费每户各200元、煤气预存费每户40元、垃圾清运费3元/㎡均由物业公司收取(上述收取费用标准根据国家相关政策执行,如有更改根据现实施政策变动);办理完相关交费手续及签署完相关协议后由物业房管员带领业主验房,如在验房中发现房屋质量问题由物业上报工程部进行维修。
八、售楼处员工过失分类细则
(一)轻微过失(罚金20-50元次/人)
1、客户进门时,销售员未主动起立迎候;未使用礼貌用语接听电话;未说“您好”。
2、工作时间带无关人员到公司。
3、当班时聊天、高声喧哗、追逐打闹、随地吐痰、乱扔纸屑杂物等不文明行为; 工作时间吃早餐、零食、睡觉、看杂志等与业务无关的行为。
4、工作时间衣着不整,未按规定佩戴工作牌。
5、当班时故意不与同事协助、配合开展业务。
6、利用销售热线拔打咨询收费电话。
7、休息日不开手机。
(二)重大过失(除名处理)
1、对客户、同事、上司无礼,出言不逊或恐吓、威胁、骚扰客户。
2、当班时饮酒或不服从上司安排,在工作中有意欺骗上司。
3、串岗、离岗致使工作时间电话无人接听,客户无人接待,影响工作。
4、私藏、挪用公司的物品。
5、玩忽职守,在当班时从事与工作无关的事情。
6、谎报消息或编造、传播公司、同事利益的谣言。
第四节 收款流程及制度
为加强销售收款管理,规范销售收款程序,确保回笼统计便利,作出如下规定:
第十五章 附 则
1、本制度中未尽事宜参照国家法律、法规及当地政府有关规定执行。
2、根据公司经营情况如需修改公司制度时,以公司下发的文件为准。
3、本制度自下发之日起施行。