档案学术论文的结构

第二节档案学术论文的结构

一、学术论文的前置部分

学术论文的前置部分的内容主要包括标题、作者署名、作者单位、摘要、关键词、目录等六部分，若往学术期刊上发表还要包括中图分类号和文献标识码两部分内容。

（一）标题

标题是文章的眼睛，要求准确得体，简短精炼，人们往往以标题的吸引程度来决定是否阅读全文。准确得体包括一是合乎语法，没有语病；二是读者不产生疑义或歧义；三是和论述的内容相符。简短精炼指标题不要流于空乏，不要过于繁琐、复杂，要问题突出、新颖、醒目、易记。此外，标题中的每一个词语还必须符合编制题录、索引和检索的有关原则，并有助于选定关键词。中文标题一般不宜超过20个字。应避免使用不常见的简略语、字符、代号和公式等。

标题有单标题与双标题之分。单标题即只有一个标题，是论文用得最多的一种标题类型。双标题即在正标题之后再加上副标题，以副辅正。有下列情况者可加副题：题名语意未尽，需要用副题补充说明论文中的特定内容，或有其他必须用副题名作为引申或说明的也可用副题。

例如：

档案工作现代化的重大课题

——论档案计算机检索的数据准备

副题名用小于正题的字号另行起排。

学术论文的标题不要定得太大，论文标题的拟定有时题先于文，有时文先于题，也有时写着写着突然想出个好题目。

（二）作者署名

作者姓名置于标题名下方。中国作者姓名的汉语拼音采用姓前名后，中间为空格。姓氏的全部字母均应大写，复姓连写；名字的首写字母大写，双名中间加连字符“-”。姓氏与名均不能缩写。

例如：

ZHU LI （朱丽）

HUANG Quan-cai（黄权才）

YUCHI Dong （尉迟东）

学术论文的作者往往要求是一个，除非经学术论文指导委员会同意，专门研究某一专题的“课题组”可以是多人。若是发表的论文也可以是多位作者，作者署名要实事求是，按贡献大小排出1、2„„作者。多位作者的署名之间用逗号隔开；作者单位不同时，应在姓名右上角加注不同的阿拉伯数字序号。

例如：

陈永生1，杨万年2

（三）作者单位

作者单位包括工作单位和学习单位，单位应标明全称。如“本溪理工学院社会科学系”，“本溪冶金高等专科学校经济系”，以及作者所在的省、城市名、邮政编码，加圆括号置于作者名下方。格式为：

姓名

（工作单位，省市邮编）

多位作者的单位之间用分号隔开，并在其不同的工作单位名称之前加注与作者姓名序号相同的数字。

例如：

孙萍茹1，米增强1，安江英2，安连锁1

（1华北电力大学河北保定 071003；2华北电力大学北京 102206）

（四）摘要

摘要是论文的内容不加注解和评论的简短陈述。学术论文和公开发表的学术论文一样均应有中英文摘要。摘要应能客观、全面地反映出论文的主要内容或结论，甚至读者不阅读论文的全文，就能获得必要的信息，所以说摘要一般应能反映出文章的主题，可以说是一篇完整的、简短的摘要要求具有完整性，重点要突出，文字要简炼，陈述要客观，语言要生动。摘要的内容一般包括研究的目的、主要研究方法、结果和结论等。摘要应有一定的独立性和自含性。忌用“本文论述”之类的评价性语言；一般不分段，不用图表、公式；不能使用非公知公用的术语和符号；不能引用参考文献。中文摘要一般以300字左右为宜。有时为了参加学术会议，也可以按照要求写成变异本式的摘要，不受字数规定的限制。

摘要应用与正文不同的字体字号置于作者署名与关键词之间。中文摘要前以“摘要：”或“[摘要]”作为标识。

（五）关键词

关键词是从论文中选取出来的能反映全文主题要领的词或词组。每篇论文一般应选派3~8个关键词。如有条件，关键词应尽量从《汉语主题词表》中选用。未被词语表收录的新学科、新技术中的重要术语、新兴的交叉学科术语和地区、人物、文物等名称，也可以作为关键词标注。

关键词应用与正文不同的字体字号排在摘要下方。多个关键词之间用分号隔开。中文关键词前用“关键词：”或“[关键词]”作为标识。

例如：

关键词：档案工作现代化计算机检索数据

（六）中图分类号

为了便于检索和编制索引，每篇公开发表和对外交流的学术论文均应附有中图分类号。分类号以1999年3月北京图书馆出版社出版的《中国图书馆分类法》（第四版）为准。该分类法按照从总到分，从一般到具体的编制原则，共列出22个大类，并在此基础上又进行了逐级分类。其分类及简表如下：

中国图书馆分类法

基本大类

A 马克思主义、列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论

B 哲学、宗教

C 社会科学总论

D 政治、法律

E 军事

F 经济

G 文化、科学、教育、体育

„„

X 环境科学、安全科学

Z 综合性图书简表

以上《简表》并不能涵盖所有文章的中图分类，要想了解一篇文章的详细分类，还需要在此简表的基础上逐级查寻，就能查到你所需要的中图分类号了。通常一个主题的文章只标一个分类号。分类号排在中文关键词之后，其前以“中图分类号：”或“[中图分类号]”作为标识。例如题为《高校创新人才培养与师资队伍建设研究》一文的中图分类号标识为：

中图分类号：G40-058

涉及多主题、多学科的论文，一篇可标出多个分类号。主分类号排在第一位，多个分类号之间以分号分隔。

例如：

中图分类号：A81，D05

（七）文献标识码

文献是记录有知识的一切载体。文献标识是用来表明文章所属性质的。每篇论文均应有相应的标识码。《中国学术期刊（光盘版）检索与评价数据规范》规定了以下五种文献标识码：

A——理论与应用研究学术论文（包括综合报告）；

B——理论学习与社会实践总结（社科），实用性技术成果报告（科技）；

C——业务指导与技术管理性文章（包括领导讲话、特约评论等）；

D——动态性信息（包括通讯、报道、会议活动、专访等）；

E——文件、资料（包括历史资料、统计资料、机构、人物、书刊、知识介绍等）。 中文文章的文献标识码以“文献标识码：”或“文献标识码”作为标识。排在中图分类号之后。

例1 《论大学教师的信息能力与知识创新》

文献标识码：A

例2 《浅述计算机软件系统在档案管理中的应用》

文献标识码：B

例3 《教学内容与教学艺术的统一问题》

文献标识码：C

（八）目录

一般说来，篇幅较长的学术论文，都设有分标题。设置分标题的主要目的是为了清晰地显示文章的层次。有的用文字，一般都把本层次的中心内容昭然其上；也有的用数码，仅标明“一、二、三”等的顺序，起承上启下的作用。需要注意的是：无论采用哪种形式，都要紧扣所属层次的内容，以及上文与下文的联系紧密性。设置分标题的论文，因其内容的层次较多，整个理论体系较庞大、复杂，故通常设目录。

设置目录的目的主要是：

1．使读者能够在阅读该论文之前对全文的内容、结构有一个大致的了解，以便读者决定是读还是不读，是精读还是略读等。

2．为读者选读论文中的某个分论点时提供方便。长篇论文，除中心论点外，还有许多分论点。当读者需要进一步了解某个分论点时，就可以依靠目录而节省时间。

目录一般放置在论文正文的前面，因而是论文的导读图。要使目录真正起到导读图的作用。必须注意：

（1）准确。目录必须与全文的纲目相一致。也就是说，本文的标题、分标题与目录存在着一一对应的关系。

（2）清楚无误。目录应逐一标注该行目录在正文中的页码。标页码必须清楚无误。

（3）完整。目录既然是论文的导读图，因而必然要求具有完整性。也就是要求文章的各项内容，都应在目录中反映出来，不得遗漏。

目录有两种基本类型：

用文字表示的目录；

用数码表示的目录。这种目录较少见。但长篇大论，便于读者阅读，也有采用这种方式的。

二、主体部分

论文的主体部分包括前言、正文、结论、鸣谢。主体部分的编写格式可由作者视具

论文标题

体情况自行安排，但一般由前言（或绪论）开始，以结论结束。 （一）前言 前言又称为引言，导言，用在论文的开头。前言的内容一般是作者对论文基本特征的简介，如说明研究的缘起、背景、目的、范围和相关领域的前人工作、理论分析基础及研究的方法、意义等。这些内容也可以在正文中说明。前言应开门见山，言简意赅；不能与摘要雷同，或成为摘要的注释；避免使用公式推导和一般性的方法介绍。“前言”二字可以省略。比较短的论文可以只用小段文字起着前言的效用。有时为了需要反映出作者确已掌握了坚实的基础理论和系统的专门知识，具有开阔的科学视野，对研究方案作了充分论证，对有关历史回顾和前人工作的综合评述以及理论分析等，也可以用较充分的文字叙述，也可以单独成章。 （二）正文 论文的正文部分是指前言之后、结论之前的部分，是作者科研成果的具体表现，是论文的核心内容，要占主要篇幅。文科学术论文正文包括：论点（提出问题）、论据和论证（分析问题）、论证方法和步骤（解决问题）等。 1．正文的层次标署 文科学术论文正文的结构层次一般不超过5级。层次序号可采用一、（一）、1.、（1）、1）。结构层次标署显示如下： 一（1级） （一）

（2

1）（5级） 1（3级）（）（4级） （2） 2） 2

3

三（三）

结构层次不宜用①，以与注释号相区别。

2．文内标题

正文内容复杂、层次较多的可以用文内标题显示。文内标题是指除文章题名外的不同级别的分标题和小标题。各层次标题都要力求简短意明。文科论文的同一层次的标题要整齐划一，相对匀称，尽可能“排比”，即所用的词组或句子的结构相同或相近，意 （总论点）

义相关，语气一致大段落的标题居中排列，可不加序号，题末不用标点符号（问号、叹号、省略号除外）。各层次标题要醒目，其字体与非标题要有明显的区别。文中应做到不背题，一行不占页，一字不占行。

3．正文中附文的编写序号

正文中的图、表、附注、公式等，一律用阿拉伯数字分别依序编排序号。如：图1、图2、表1、表2，注①、注②等。图除了标明图序外，还应标明简短确切的题名。序号和图题之间空一字长。若文中仅有1图者于图题处标明“图1”。图题一般居中排于图的下方，图一般随文编排，若图较多也可以集中排在文末或其他适当的位置。图若需卧排，应顶左底右。总之，图要清楚美观，比例适当。必要时，应将图上的符号、标记、代码等用最简练的文字，在图题下方作为图例说明。但是，切忌与表及文字表述重复。

表也应有表序和表题。表序和表题居中排于表格上方，二者之间空一字长。文中仅有1表者，于表题处标明“表1”。表内的数据也一律使用阿拉伯数字，个位数、小数点上下对齐。表内相邻行或上下行格内的数字或内容相同时，应重复填写。不能使用“同左”、“同上”等字代替。表一般随文编排，先见文字后见表。表须卧排时，应顶左底右。需要转页排的表，应在续表上方居中注明“续表X”表头重复排出。表要简洁自明，即不看图题就可理解图意。但是，表内的内容切忌与图及文字表述重复。

（三）结论

结论是文章的主要结果或最终的总体结论，对论文起着概括、总结、强调和提高的作用，不是正文中各段小结的简单重复。结论应准确、完整、精练、有条理。

如果没有或不能导出应有的结论，也可以没有“结论”而进行必要的讨论。可以在结论或讲座中提出自己的建议、设想、改进的意见或待解决的问题。

（四）鸣谢

鸣谢是作者对需要感谢的组织或个人表示谢意的文字记载。可以在正文中对下列方面鸣谢：国家科学基金、资助研究工作的奖学金基金、支持或资助的组织或个人；提供便利条件的组织或个人；对研究工作提出建议或帮助的人；论文中引用的资料、图片、文献、研究观点的所有者；其它作者认为应该感谢的组织或个人。

作者表示谢意的文字、内容要实在，语气要诚恳，语言要恰当、简短。一般应排在参考文献表之前，字体应与正文有所区别。

三、辅文部分

（一）基金项目

获得基金资助产出的文章应以“基金项目：”或“[基金项目]”作为标识注明基金项目名称，并在圆括号内注明项目编号。多项基金项目应依次列出，其间以分号隔开。基金项目著录在篇题名所在页末处，并用10个字长正线与正文隔开。格式为：

基金项目：项目名称（项目编号）

例如：

国家社会科学基金项目：“OA环境中的文件档案一体化管理研究”（项目代号99TQ010）

（二）作者简介

作者简介的内容与格式为：姓名（出生年—），性别，民族（汉族可省略），籍贯，职称，学位，研究方向。其前以“作者简介：”或“[作者简介]”作为标识。一般置于篇首页地脚“基金项目”之后。同一篇文章的其他主要作者简介可以在同一“作者简介：”或“[作者简介]”标识后相继列出，其间以分号隔开。

例1：

作者简介：李惠斌（1957—），山东人，北京市总工会职工大学成人教育考古室及学报编辑部主任，研究员，教育学硕士。

（三）参考文献

参考文献是作者为撰写学术论文时而引用的前人或他人的观点、数据、图书报刊资料和电子文献。它不仅反映了论文真实的科学依据，也表现了作者尊重他人研究成果的严肃态度，以及作者向读者提供论文信息的准确出处。列出参考文献有三个好处：一是当作者本人发现引文有差错时，便于查找校正。二是可以使学术论文答辩委员会的教师了解学生阅读资料的广度，作为审查学术论文的一种参考依据。三是便于研究同类问题的读者查阅相关的观点和材料。当然，论文所列的参考文献必须是主要的，与本论文密切相关的，对自己写成学术论文起过重要参考作用的专著、论文及其它资料。不要轻重不分，开列过多。列出的参考文献一般要写清书名或篇名、作者、出版者和出版年份。

1．参考文献标注和著录的原则与方法

无论是直接引用或间接引用别人的观点和材料，均应在论文的正文或致谢之后列出参考文献表。参考文献表中列出的应限于作者直接阅读过的或间接引用的最主要的、发表在正式出版物上的文献。口头语言、私人通信和未发表的论文、著作，一般不宜列入参考文献表。

参考文献的著录应按照GB7714-87《文后参考文献著录规则》和《中国学术期刊（光盘版）检索与评价数据规范》规定，采用顺序编码制，不按著者姓名字母顺序，不分文种。

顺序编码制即按论文中引用文献出现的先后顺序用阿拉伯数字连续编码，并将序号置于方括号内，在正文中标注为上角标。若一种文献在同一文中被反复引用，可以用同一序号表示。需表明引文具体出版的，可在序号后加圆括号以“（P页码）”的形式注明页码或章、节、篇名，并用小于正文的字号表示。

论文后文献表中的各条文献其排列顺序按论文正文中标注的序号依次列出。著录项目应齐全，不能用“同上”表示。

参考文献列表时以“参考文献：”（左顶格）或“[参考文献]”（居中）作为标识；序号左顶格时，用阿拉伯数字加方括号标示，每一条目的最后均以实心点结束。例如：

参考文献：

[1]邓小平文选：第三卷[M].北京：人民出版社，1993.

[2]中共中央文献研究室，十四大以来重要文献选编：上[C].北京：人民出版社，1997.

2．参考文献著录用符号

参考文献可使用下列规定的符号：

：用于副题名、说明题名文字、出版地、制作地等。例如：

第二次中日战争史：下[M].台湾：

，用于后续责任者、出版者、制作者、刊名、专利号等。例如：

综合月报社，

（）用于限定语、期号、部分号等。例如：

考古学报，1994，（4）

[ ]用于文献类型标识以及著者自拟的著录内容。例如：

[3]列宁全集

除上述各项外，其余的著录项目后用“.”号。例如：

毛泽东文集：第七卷[M].

3．参考文献的著录项目及细则

为了核对和查找，参考文献应提供必要而充分的著录项目。著录项目包括主要责任者、文献题名、文献类型标识、出版地、出版者、出版日期。

（1）主要责任者

主要责任者即指对文献的内容负主要责任的个人或团体。包括作者、专利申请者或专利所有者以及汇编本的编者等。个人论文的主要责任者采用姓在前，名在后的著录形式。著者用全姓名，不能缩写。主要责任者为多人时，仅著录前3名，责任者姓名之间用“，”分开，不能用“和”一类的连词。例如：

马克思，恩格斯

无责任者或者责任者情况不明的文献，“主要责任者”项应注明“佚名”或者其他与之相应的词，也可省略此项，直接著录题名。

凡是对文献负责的机关团体有专用名称时，也可以作为主要责任者直接著录。例如： 中国科学院物理研究所

（2）文献题名

文献题名包括书名、刊名、专利题名、析出文献题名。副题名与说明题名文字可根据文献外部特征的揭示情况决定取舍，必要时可以著录副题名与说明题名文字。例如：

中西文化碰撞的绚丽火花：林语堂幽默观的发展路向及文化特质

（3）文献类型标识（供选择）

为了使文献著录标准化，便于读者辨别文献和计算机存储与检索，凡文献都要有类型标识。

1）参考文献类型与文献类型标识：

文献类型标识用来表明本参考文献的类型，可以用代码表示。按照国家标准GB3469-83《文献类型与文献载体代码》（文献载体代码指代表文献载体的标记符号）规定，将参考文献划分为十种类型，并用十个单字母分别标识：

M—专著 C—论文集 N—报纸文章 J—期刊文章

D—学位论文 R—研究报告 S—技术标准 P—专利

A—专著、论文集中的析出文献 Z—其他未说明的文献，如参考工具、检索工具、会议论文、档案等。

2）电子文献类型标识：

数据库、计算机程序及电子公告等电子文献类型，以双字母标识：

DB—数据库 CP—计算机程序 EB—电子公告

3）电子文献载体类型标识

非纸张型载体的电子文献被引为参考文献时，还需要在参考文献标记中同时标明其载体类型，并采用双字母作为标识：

MT—磁带 DK—磁盘 CD—光盘 OL—联机网络

并采用下列格式表示包括了文献载体类型的参考文献类型标识：

DB/DL—联机网上数据库 DB/MT—磁带数据库

M/CD—光盘图书 CP/DK—磁盘软件

J/OL—网上期刊 EB/OL—网上电子广告

以纸张为载体的传统文献在引作参考文献时不须注其载体类型。

（4）出版地

出版地即著录出版社所在地的城市名称。对同名异地或不为人们所熟悉的城市名，可在城市名后附州名、省名、国名等。文献中载有多个出版地，只著录一个处于显要位置的出版地，无出版地时要标明“出版地不详”或者与之相应的词。例如：

[出版地不详]：商务印书馆

（5）出版者

出版者可以按照著录来源程序的形式著录。例如：

辽宁大学出版社

（6）出版日期

1）出版日期采用公历纪年，并用阿拉伯数字著录。年份不能简写，如“1999年”不能写成“99年”。如有其他的纪年形式，可将原有的纪年形式置于“（）”内。例如：

1705年（康熙四十四年）

2）报纸和专利文献要详细著录出版日期，日期可采用阿拉伯数字全数字式日期表示法。例如：

1995-04-20

3）集中著录跨年度出版的多卷（册）出版物，需要著录出起讫年。尚未出齐的多卷（册）出版物可先著录首卷出版年，后面加“~”表示。例如：

1973~75

1985~

4_出版年无法确定时，可依次选用版权年、印刷年。例如：

1982年印刷

（四）参考文献的著录格式

参考文献的条目以小于正文的字号排在文末，并按下列格式著录：

1．专著、论文集、学位论文、研究报告

[序号]主要责任者.文献篇名[文献类型标识符].出版地：出版者，出版年，起止页码（此项任选）。

例如：

[1]袁行霈.中国文学史[M].北京：高等教育出版社，1999.

[2]中国社会科学院文学研究所，河南大学文学院.“中国文学研究的世纪回眸”学术研讨会论文集[C].开封：河南大学出版社，1999.

[3]陈桐生.中国史官文化与《史记》[D].西安：陕西师范大学文学研究所，1992.

[4]白永秀，刘敢，任保平.西安金融、人才、技术三大要素市场培育与发展研究[R].西安：陕西师范大学西北经济发展研究中心，1998.

2．期刊文章

[序号]主要责任者.文献题名[J].刊名，年，卷（期）：起止页码。

例如：

[5]林炎志.关于时代问题的新思考[J].河南大学学报，2000，（1）：1~4.

3．论文集中的析出文献

[序号]析出文献主要责任者.析出文献题名[A].原文献主要责任者（任选）.原文献题名[C].出版地：出版者，出版年.析出文献起止页码.

例如：

[6]瞿秋白.现代文明的问题与社会主义[A].罗荣渠.从西化到现代化[C].北京：北京大学出版社，1990.121~133.

析出文献中的原文献为专著时，其著录格式为：[序号]析出文献主要责任者.析出文献题名[A].原文献主要责任者（任选）.原文献题名[M].出版地：出版者，出版年.析出文

献起止页码.

例如：

[7]姚际恒.古今伪书考[A].黄云眉.古今伪书考补证[M].济南：齐鲁书社，1980.90~91.

4．报纸文章

[序号]主要责任者.文献题名[N].报纸名，出版日期（版次）.

例如：

[8]杜兴梅.高校音乐专业应增设中国音乐文学课[N].教育时报，1998-09-26（3）.

5．专利

[序号]专利所有者.专利题名[P]专利国别：专利号，出版日期.

例如：

[9]姜锡洲.一种温热外敷药制备方法[P].中国专利：881056073，1989-07-26.

6．国际标准、国家标准

[序号]标准编号，标准名称[S].

例如：

[10]GB6447-86，文摘编写规则[S].

7．电子文献

[序号]主要责任者.电子文献题名[电子文献类型标识/载体类型标识].电子文献的出处或可获得的地址，发表或更新日期/引用日期（任选）.

例如：网络电子公告参考文献著录为：

[11]王明亮.关于中国学术期刊标准化数据库系统工程的进展

[EB/OL].Http://WWW.cajcd.cn/pub/wml.txt/980810-2.html，1998-08-16/1998-10-04.

8．各种未定类型的文献

[序号]主要责任者.文献题名[Z].出版地：出版者，出版年.

例如：

[12]张永禄.唐代长安词典[Z].西安：陕西人民出版社，1980.

注释集中排在文末时，参考文献排在注释之后。

以上各种参考文献中，文献题名、报刊名、出版者和有关单位应用全称，外文文献的著录也必须遵照上述规定。

四、英文题目、摘要、关键词

1．题目

论文用作交流时，应有英文题目名。英文题名应与中文题名含义一致。

2．摘要

学术论文均应有英文摘要。英文摘要的内容一般应与中文摘要相对应，采用第三人称叙述。一般不宜超过250个实词，单词转行应遵守英文有关规则。英文摘要前以

“Abstract：”作为标识。

例如：

Abstract:

3.关键词

英文关键词应与中文关键词一一对应，关键词前以“Key Words:”作为标识。 例如：

Key Words:

英文的题目、摘要、关键词可集中排在参考文献之后，也可以排在论文之前。其格式为：

英文题目

作者姓名

Abstract:„„„

„„„

Key Words:„„；„„；„„；„„

论文用作交流时，还应用英文标明作者单位以及作者所在的省、城市名、邮政编码，并加圆括号置于作者名下方。

以上所述，是一般学术论文的全部项目构成。至于某一篇具体的论文，既可以包括全部项目，也可以只具备其中的几个项目，项目的多少要视论文的具体情况而定。

学位论文的写作格式与上述学术论文的基本格式大体相同。所不同的是：学术论文的“文前部分”，学位论文只需有其中的“摘要”就可以了。为了评审，学位论文可按要求写成变异本式的摘要，置于题名页之后，字数一般不受限制，但也必须简明扼要。而学术论文的摘要一般置于题名和作者姓名之后，字数一般要求300字左右。

另外，学位论文必须有封面。封面是学位论文的外表面，它不但提供了论文必要的信息也起到了保护论文的作用。根据GB7713-87《科学技术报告、学位论文和学术论文编写格式》，学位论文的封面包括下列内容：

分类号为了便于信息的交换和处理，应在左上角标注分类号。一般应按《中国图书馆分类法》的类号，同时应尽可能注明《国际十进分类法UDC》的类号。

本单位编号一般标注在右上角。

密级根据论文的具体内容，按国家规定的保密条例，在右上角注明密级。如系公开的内容，也可不注密级。

题名和副题名用大号字标注于明显位置。

指导教师姓名包括指导教师的职务、职称、学位、单位名称及地址。指导教师只限于指导学生选定研究课题、制订研究方案、撰写修改论文的导师，其他对论文写作有帮助的人，可列入致谢部分。

申请学位级别应按《中华人民共和国学位条例暂行实施办法》所规定的名称标注。 专业名称指学位论文撰写者主修的专业名称。