汉字字符集的概念

“计算机文化基础”教学辅导三

Word 2000

一、 汉字字符集的概念

1、国标GB2312-80《信息交换用汉字编码字符集》：该字符集收录了6763个常用汉字，其中一级汉字3755个，二级汉字3008个。另外还收录了各种符号682个，合计7445个。

2、国标GB13000.1-1993（等同于国际标准 ISO/IEC 10646.1-1993）《 通用多八位编码字符集（UCS） 第一部分：体系结构与基本多文种平面》：又称大字符集字库GBK，是《GB2312-80》、《GB12345-90》、《BIG5》等字符集标准的超集，一共收录了中、日、韩20902个汉字。

3、国标GB18030-2000《信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充》是未来我国计算机系统必须遵循的基础性标准之一，收录了27564个汉字。

二、 汉字信息的编码知识

1、区位码：GB2312-80字符集，组成一个94*94的矩阵。每一行称为一个“区”，每一列称为一个“位”。一个汉字的区号和位号合在一起构成“区位码”， 区位码的编码范围是：0101～9494。

2、国标码：国标码=（区位码的十六进制表示）+2020H，国标码的取值范围：2121H～7E7EH。

3、机内码：中文或西文信息在计算机系统中的代码表示称为机内码。ASCII码是一种西文机内码，用一个字节表示。汉字机内码用连续两个字节表示，每个字节的最高位是1。 机内码 = 国标码+8080H =（区位码的十六进制表示）+A0A0H。

GB2312-80的机内码编码范围为：A1A1H～FEFEH。

4、输入码： 汉字输入码是指直接从键盘输入的各种汉字输入方法的编码，属于外码。主要分顺序码（无重码）、音码、形码和音形码或形音码四类。

5、字形码：

（1）向量（矢量）法：将汉字分解成笔画，每种笔画使用一段段的直线（向量）近似地表示，这样每个字形都可以变成一连串的向量。

（2）点阵法（字模点阵码）：每一个汉字以点阵形式存储在记录介质上，有点的地方为“1”，空白的地方为“0”。

16*16点阵：16*16/8=32字节

24*24点阵：24*24/8=72字节

三、 文书文件和非文书文件

1、文档文件：又称公文资料文件，除了包含汉字机内码、ASCII码外，还包含着图形、图表和在排版时设置的各类控制符，如字体、行距、颜色等。版面控制符的内部码由各个文字处理系统自行规定，因此文档文件不具有通用性。

2、文本文件：文本文件是一种无格式的，纯ASCII代码的文件，如源程序文件、数据文件等。它不带非规范的控制符号，也不允许插入打印格式与排版控制符，因此具有通用性。

四、 办公自动化OA(Office Automation)

办公自动化是把计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学结合在一起，把基于不同

技术的各种先进办公设备有机地组合起来，使办公系统具有高效率地综合处理各种办公信息的能力，从而大大提高办公效率、办公质量及决策科学水平的综合性技术。办公自动化包括数据处理、管理信息系统（MIS）和决策支持系统（DSS）三方面的内容。

1、办公自动化的特点

（1）办公自动化是综合多门学科的发展迅速的新型学科。

（2）办公自动化是人机会话的信息系统。

（3）办公自动化应实现对文字、数据、语音、图形和图像等信息的一体化处理过程。

（4）办公自动化以提高办公效率和办公质量为目的。

2、办公自动化系统的硬件设备：计算机、计算机网络和通信线路、各种专用设备（如打印机、显示器、绘图仪、传真机、电传机、电话、扫描仪、文字识别器、语音识别器、语音发生器、光笔等）。

3、办公自动化的主要业务有：文字处理；电子邮件；数字、表格处理；电子会议；语音处理；文档管理和资料检索；图形图像处理。

五、 Office 2000的组成和功能

Office 2000主要包含字处理软件Word、电子表格Excel、关系数据库Access、文稿演示软件PowerPoint、邮件传输和协作客户端程序Outlook 、网页制作工具FrontPage、图片处理软件Photo Draw和排版软件Publisher。

1、Word 2000文字处理程序，可用于文档编辑处理。

2、Excel 2000电子表格处理程序，可用于财务分析、数据处理、统计分析等。

3、PowerPoint 2000演示文稿制作工具，可制作清晰明了、引人入胜的幻灯片演示文稿、投影片演示文稿和多媒体演示文稿。

4、Access 2000关系数据库管理程序，用于数据库程序的开发维护。

5、Outlook 2000桌面信息管理平台，用于组织和共享各种个人日常事务信息并与他人通信。

6、FrontPage 2000一种功能齐全的网页制作及网站管理工具。

六、 Word 2000的启动和退出

1、启动

（1）在“开始”菜单中，选择“程序”，再选择“Microsoft Word”，单击鼠标左键。

（2）双击桌面快捷图标。

（3） 在资源管理器或我的电脑中找到所在文件夹，双击word2000的应用程序winword.exe或快捷方式的文件名或其图标。

（4）若在“开始”菜单的“文档”子菜单中有Word文档，可直接用鼠标左键单击该Word文档，或双击资源管理器或我的电脑中的Word文档，就会启动Word 2000应用程序，同时打开该Word文档。

（5）“Microsoft Office”快捷工具栏。

２、退出

（1）双击控制菜单图标。

（2）单击控制图标，再选“关闭”。

（3）单击“文件”菜单的“退出” 命令。

（4）单击窗口右上角的“关闭”按钮。

（5）直接按Alt+F4。

3、关闭当前Word文挡窗口

（1）双击控制菜单图标。

（2）单击控制图标，再选“关闭”。

（3）选择“文件”菜单的“关闭”命令。

（4）单击窗口右上角的“关闭”按钮。

七、 Word2000中文版窗口组成

１、文本区：Word2000窗口正中央的一块区域，用于显示正在编辑的文档。文本区中的闪烁的“I”形光标，称为插入点。

２、标题栏：用来显示当前正被编辑文档的文件名。

３、菜单栏:：Word2000的菜单栏有九项菜单命令：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助，各项菜单都有下拉式菜单提供各种功能的命令。

４、工具栏：Word2000包含多种工具栏（“常用”工具栏、“格式”工具栏、“绘图”工具栏、剪贴板工具栏等），工具栏包含许多按钮，每一个按钮代表一个常用的命令。

５、标尺：标尺分水平标尺和垂直标尺，用来查看正文的宽度和高度，以及图片、图文框、文本框、表格等的宽度，还可以用来排版正文

６、滚动条：滚动条分垂直滚动条和水平滚动条，用来移动文本区。

７、状态栏：状态栏在Word窗口的底部，用于显示用户当前正在工作的信息，提供插入点位置的统计数字，以及命令简要描述等重要的状态信息。

８、选定栏：文档窗口左边的一列空列，用来选定文本。

八、 文本的选定操作

１、选定一行：在该行前的选定栏，单击左键；

２、选定多行：在需选定的第一行或最后一行的选定栏，按下左键拖动；

３、选定一段：在该段前的选定栏，双击左键；

４、选定多段：在需选定的第一段或最后一段的选定栏，双击左键并拖动；

５、选定整个文档：在定位选定栏，三击左键；或用快捷键Ctrl+A；或用“编辑”菜单的“全选”命令。

６、选定一个图形：单击该图形。

７、选定一个竖直文本块：按住Alt键，然后拖动鼠标。

８、选定任意两指定点间内容：单击单击这块文字的开始处后按住Shift键，再单击该块文字的末尾处；或拖动鼠标从这块文字的开始处至末尾处；或单击这块文字的开始处，利用滚动条，将这块文字的末尾显示在屏幕上，再按住Shift键，单击该块文字的末尾处，最后松开Shift键。

9、取消选择：单击任意未被选择的部分；或按任意一个光标移动键。

九、 Word 2000的基本编辑操作

１、建立新文档：选择“文件”菜单的“新建”命令或单击常用工具栏上的“新建”按钮，在“新建”对话框中，选择合适的文档模板，按向导创建与该模板相同的文档。

２、打开原有文档：单击常用工具栏上的“打开”按钮或用“文件”菜单的“打开”命令；如果用户要打开最近处理过的文件，可以在“文件”菜单下选择“文件名”。

３、输入文本：在文本区中输入正文内容，插入文本需设置成插入状态，改写文本可设置成改写状态，用“插入”菜单中的“符号”命令或用“软键盘”可输入特殊符号，用“插入”菜单的“文件”命令，可插入文件。

4、文件的保存：用“文件”菜单的“保存”或“另存为”命令或常用工具栏的保存按钮，在文件另存时，可以改变文件的类型。

也可设置为自动保存：选择“工具”菜单的“选项”命令，单击“保存”选项卡。选中“自动保存时间间隔”复选框，并在边上的微调器中输入或选择间隔时间（1~120之间）。单击“确定”按钮。

十、 文档的编辑与修改

１、剪切：将事先所选范围内的文本剪切到“剪贴板”，所选范围内的内容被删。

２、复制：将事先所选范围内的文本剪切到“剪贴板”，所选范围内的内容保持不变。 ３、粘贴：可把已存贮在“剪贴板”上的文本内容插入到由插入点当前定位的地方，原内容后移。

4、移动和复制

（1）移动操作

① 用命令方式：

选择要移动的对象；用“编辑”菜单的“剪切”命令或用常用工具栏上的“剪切”按钮或用快捷键Ctrl+X；移动到目标位置；用“编辑”菜单的“粘贴”命令，或用常用工具栏上的“粘贴”按钮或用快捷键Ctrl+V或在“剪贴板”工具栏上单击粘贴对象。

② 用鼠标方式是：

选择要移动的对象；拖动鼠标到目标位置。

（2）复制操作

复制操作与移动操作类似，在用命令方式时把“剪切”命令改为“复制”命令或用常用工具栏上的“复制”按钮或用快捷键Ctrl+C；鼠标方式时拖动的同时需按住Ctrl键。

5、删除

（1）删除插入点前的文字，按Backspace键。

（2）删除插入点所在的文字，按Delete（Del）键。

（3）删除一块连续的文字，先选择这块文字或项目，按Delete键或Backspace键。

6、查找和替换

（1）查找

单击“编辑”菜单的“查找”命令，在“查找和替换”对话框选择“查找”选项卡，输入查找内容，单击“高级”按钮可设置搜索范围、设置是否区分大小写和全字匹配和使用通配符和区分全/半角和同音等搜索方式、设置格式和输入特殊字符等，单击“查找下一处”按钮。

（2）替换

单击“编辑”菜单的“替换”命令，在“查找和替换”对话框选择“替换”选项卡，输入查找和替换的字符串，单击“高级”按钮可设置搜索范围、设置是否区分大小写和全字匹配和使用通配符和区分全/半角和同音等搜索方式、设置格式和输入特殊字符等，单击“替换”或“全部替换”按钮。

7、自动图文集和自动更正

（1）自动图文集

① 创建自动图文集词条：选择文本或图形，单击“插入”菜单的“自动图文集”菜单项的“新建”命令项，在“创建自动图文集”对话框中输入词条名，单击“确定”按钮。

② 引用自动图文集：输入词条名，再按F3功能键。

③ 删除自动图文集词条：单击“插入”菜单的“自动图文集”菜单项的“自动图文集”命令项，对话框列表中选择要删除的词条，单击“删除”按钮。

（2）自动更正

① 创建自动更正词条：选择文本或图形，单击“工具”菜单的“自动更正”命令项，在“自动更正”对话框的“替换”栏中输入词条名，单击“添加”按钮。

② 引用自动更正：输入词条名后按空格或标点。

③ 删除自动更正词条：在“自动更正”对话框，在列表框中选择要删除的词条，单击“删除”按钮。

8、撤消和恢复

（1）撤消：用“文件”菜单的“撤消”命令；或用常用工具栏上的撤消按钮；或用快捷键Ctrl+Z。取消多步操作，可以单击撤消按钮右边的箭头，然后单击想要撤消的操作。

（2）恢复：用“文件”菜单的“恢复”命令；或用常用工具栏上的恢复按钮。

十一、 字符格式化

Word字型、字体和字号的缺省设置值是常规字形、宋体、5号字。

字符格式设置方法：

方法一：先选择文字，后用字符格式化命令，设置所选文字格式；

方法二：不选择文字，先用字符格式化命令，则设置插入点位置输入的文字格式。

1、设置字型、字体和字号等：

使用格式工具栏设置；或单击鼠标右键，单击快捷菜单中的“字体”命令；或选择“格式”菜单的“字体”命令，在“字体”选项卡中设置。

2、设置字符间距：在“字体对话框”的“字符间距”选项卡可以调整字间距。

3、设置字符效果：在在“字体对话框”的“ “文字效果”选项卡中设置。

4、格式刷：用于快速复制格式。

选择要复制的对象A，单击格式刷可将格式复制到一个对象上；双击格式刷则可以将格式复制到多个对象上，鼠标每拖动一次，都会复制一次格式，直到再次单击格式刷按钮或按Esc键或修改或插入文档的内容。

5、查看字体、字形、字号

选择文字后，格式工具栏上显示这段文字的字体、字形和字号。如选择了有不同字体或字号格式的文字，则工具栏的对应框不显示任何信息，即为空白。

十二、 项目符号和编号

项目符号与编号用于对一些重要条目进行标注或编号。

1、项目符号

（1）添加项目符号

方法一：将插入点移到要添加项目符号的段落中或选择该段落，用“格式”菜单的“项目符号和编号”命令，在“项目符号”选项卡上选择项目符号格式。

方法二：自定义项目符号格式，先单击除“无”以外的任意一个项目符号，单击“自定义”按钮，在“自定义项目符号列表”对话框中选择另外的项目符号字符或再单击“项目符号”按钮选择用户需要的项目符号，设置位置。

方法三：用“项目符号”选项卡上的“图片”按钮，从图片项目符号库中挑选需要在文档中使用的图片项目符号。

方法四：如果用户只是需要使用前面已使用过的项目符号时，可以直接单击格式工具栏上的“项目符号”按钮。

（2）删除项目符号

方法一：将插入点移到所在段落，单击格式工具栏上的“项目符号”按钮。

方法二：将插入点移到所在段落，用“格式”菜单的“项目符号和编号”命令项，在“项目符号”选项卡上选择“无”。

方法三：将插入点移到所在段落的头上按Backspace键。

2、编号

（1）添加编号

方法一：输入编号和文字，然后单击回车，Word就会自动编号

方法二：将插入点移到要添加编号的段落中或选择该段落，用“格式”菜单的“项目符号和编号”命令，选择“编号”选项卡，然后选择用户需要的编号格式。

方法三：自定义编号格式，单击除“无”以外的任意一个编号格式，再单击“自定义”

按钮，在“自定义编号列表”对话框中可以选择另外的编号样式，并设置起始编号、编号位置和文字位置等。

方法四：可先复制一段带编号的正文，然后打开“编号”选择卡，选择“重新开始编号”单选钮。

方法五：使用前面已使用过的编号格式时，可以直接单击格式工具栏上的“编号”按钮。

（2）删除编号

方法一：将插入点移到所在段落，单击格式工具栏上的“编号”按钮。

方法二：将插入点移到所在段落，用“格式”菜单的“项目符号和编号”命令项，在“编号”选项卡上单击“无”。

方法三：将插入点移到编号所在的段落的头上，按Backspace键。

3、设置多级符号

方法一：用“格式”菜单的“项目符号和编号”命令，在“多级符号”选项卡中，选择用户需要的格式。

方法二：自定义编号格式，先单击除“无”以外的任意一个格式，再单击“自定义”按钮，在“自定义多级符号列表”对话框中设置编号样式、起始编号、编号位置和文字位置等。 十三、 边框和底纹

对选定的文字、段落、页、表格单元格或图添加边框和底纹。

1、边框

方法一：用“格式”菜单的“边框和底纹”命令。

方法二：用格式工具栏上的“字符边框”按钮为选择的文字添加边框；或用表格和边框工具栏为文字或段落添加边框。

取消边框：选择带边框的对象，使用“格式”菜单的“边框和底纹”，在“边框”选项卡中选择边框类型为“无”。或用边框工具栏上的加框按钮，或单击“格式”工具栏上的“字符边框”按钮，使它呈凸起状态。

2、底纹

文字底纹：选择文字，然后用“边框和底纹”命令。

段落底纹：选择段落或仅选择段落标记，然后用“边框和底纹”命令；或在“底纹”选项卡的应用范围中选择“文字”或“段落”。

底纹又分为底纹填充和底纹图案。用户可以分别设置底纹填充和底纹图案，也可以同时设置底纹填充和底纹图案。

（1）底纹填充：底纹填充是选某个颜色为选中的文字或段落做背景。

在“底纹”选项卡的填充部分中选择颜色。

（2）底纹图案

底纹图案是指覆盖在底纹填充色上的图案，是一些点或一些线条，点的密度用比例表示。这些点或线条的颜色在在“底纹”选项卡的图案式样下的颜色下拉列表框中选择。 十四、 Word2000的视图

视图即文档窗口的显示方式，Word2000提供了普通视图、页面视图、大纲视图、主控文档视图、联机版式视图５种视图方式。

１、普通视图：在普通视图，可以方便地输入、改写或编辑文字，但在处理图形对象时有一定的局限性，只能显示嵌入型图片。

２、页面视图：以页面形式显示文档。用户所看到的样式就是将来打印出来的样式。在页面视图下，可以很方便地进行图片、文本框、图文框、图表的插入，媒体剪辑和视频剪辑等的操作。

3、Web版式视图：可创建能显示在屏幕上的Web页或文档，查看Web页在Web浏览器中的效果。

３、大纲视图：可帮助用户编写文章的提纲。在大纲视图方式下，可方便地查看文章的结构，并能方便地通过移动、复制标题等方法重新组织正文。

４、主控文档视图：可将长文档分成若干个小文档分别编辑，然后在主控文档中将这些小文档组织成一个长文档。可方便地添加索引或目录，创建交叉引用。

切换到主控文档视图：单击“视图”菜单的“大纲”命令项或单击水平滚动条左边的“大纲视图”按钮，在“大纲”工具栏的有关主控文档视图操作的按钮（如图3.55所示）中单击“主控文档视图”按钮。

５、文档结构图：显示文档结构的大纲视图，单击其中的大纲标题可使正文窗口中的文档迅速地从一处跳至另一处。

6、全屏显示和显示比例：单击“视图”菜单的“全屏显示”命令项，切换到全屏显示；单击“关闭全屏显示”按钮或按键盘上的Esc键可切换回以前的视图。

在常用工具栏上的“显示比例”框中选择或输入比例或用“视图”菜单的“显示比例”命令项，改变文档显示的大小。

十五、 段落处理

在Word文档中每输入一个段落按一下Enter键，产生一个段落标记。段落标记中储存着该段落的格式：段落的对齐和缩进、行距、段落间距和制表位。

1、段落格式操作：只作用于当前段落或选定的段落。

方法一：使用格式工具栏。

方法二：使用标尺

①首行缩进图标：用来控制所选段落或插入点所在段落第一行首的位置。

②悬挂缩进图标：用来控制所选段落或插入点所在段落第一行后各行的位置。

③左缩进图标：用来控制所选段落或插入点所在段落左边线的位置

④右缩进图标：用来控制所选段落或插入点所在段落右边线的位置

方法三：用“格式”菜单的“段落”命令或快捷菜单的“段落”命令。

方法四：用格式刷复制段落格式。先选择含有格式的段落标记，单击或双击格式刷（多次复制格式），再单击需要获得格式的段落。

2、查看某一段落的字体格式和段落格式

单击“帮助”菜单的“这是什么”命令，再在需要查看格式的段落上单击。按Esc键取消帮助。

十六、 样式

样式是一组已命名的字符和段落格式的组合，为不同段落具有相同的格式提供方便。

1、段落样式控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距、边框等，也可能包括字符格式。

2、字符样式影响段落内选定文字的外观，例如文字的字体、字号、加粗及倾斜的格式设置等。即使某段落已整体应用了某种段落样式，该段中的字符仍可以有自己的样式。

3、建立新样式：选择“格式”菜单下的“样式”命令，在“样式对话框”中单击用“新建”按钮创建新样式；或选择要创建样式的已设置格式文本或段落，直接修改“样式”列表框中样式名后回车，即创建了一个新样式。

4、应用样式

对段落应用样式时，应将插入点移到该段落的任意位置；对文字应用样式时，应选择需要使用该样式的正文。然后用格式工具栏的“样式”下拉列表框中选择需要的样式名或“样式”对话框中选择需要的样式应用样式。

5、编辑样式

用户可以编辑修改已有的样式，但不能改变样式的类型。修改样式同样可以使用“样式”对话框或格式工具栏。

（1）利用“样式”对话框修改样式

单击“格式”菜单的“样式”命令项，在“样式”对话框中“更改”按钮，在“更改样式”对话框，也可重新设置某些格式。

（2）利用格式工具栏修改样式

选择对已应用了样式的段落或文字，在“样式”下拉列表框中重新选择该样式名，在打开“更改样式”对话框选择。

5、删除样式：在“样式对话框”中，选择要删除的样式，单击“删除”按钮。

十七、 模板

样式为不同的段落设置相同的格式。而模板为整篇文章设置相同的格式，适用于形式相同内容有所不同的文档。模板中保存了能简化工作的样式、宏、自动图文集、工具栏按钮，以及自定义菜单和快捷键的设置。模板文件的扩展名.DOT。

1、创建模板：把已排版好的作为模板的文档“另存为”文档模板类型的文件。

2、应用模板：选择“工具”菜单下的“模板及加载项”命令。

十八、 题注、注释和交叉引用

1、指给表格、图形、文本或其它项目添加的一种带编号的注解。可以人工加题注或自动加题注。方法是：单击“插入”菜单的“题注”命令。

2、注释：是为了对文档中的个别术语作进一步的说明。注释由两部分组成：注释引用标记和注释正文。注释一般分为脚注和尾注。脚注正文放在每页的底部。尾注出现在文档末尾。

① 插入注释：单击“插入”菜单的“脚注和尾注”命令项。

② 删除注释：选择注释引用标记，按Delete键或Backspace键。这样不仅删除了注释引用标记，也自动删除了注释正文。

3、书签：选择要标记的项目，单击“插入”菜单中的“书签”命令项，在“书签”对话框中，输入书签名，按“添加”按钮增加书签；在“书签”对话框中选择要删除的书签名，单击“删除”按钮可删除书签；用“编辑”菜单中的“定位”命令定位书签。

4、交叉引用：在同一文档或属于同一主控文档的不同文档位置创建的对某一项目的引用，如果引用的项目有了修改，Word会自动更新。

（1）叉引用的建立：选择“插入”菜单下的“交叉引用”命令，在“交叉引用”对话框中选择引用类型等后，单击“插入”按钮。

（2）交叉引用的更新：文档中的被引用项目位置改变后，可以按F9键或鼠标右击弹出的快捷菜单中选择“更新域”进行更新。

（3）交叉引用的删除：选定需删除的交叉引用，按Delete或Backspace键。

十九、 绘制图形

1、打开工具栏：用“视图”菜单的“工具栏”菜单项的“绘图”命令项，或在“常用”工具栏上单击“绘图”按钮。

2、绘制图形：利用“绘图”工具栏中的“自选图形”菜单绘制图形。绘制方法与Windows附件中的“画图”软件基本一致。“绘图”菜单中提供了组合等与绘图有关的命令，其它还有一些改变图形形状、颜色的按钮。

二十、 图文混排

图文混排：就是在文档中插入图形或图片，使文章具有更好的可读性和更高的艺术效果。

1、Word2000文档分为三层：

（1）文本层：用户在处理文档时所使用的层，插入的嵌入型图片文件或嵌入型剪贴画，也可以位于文本层。

（2）绘图层：在文本层之上。在Word中绘制图形时，先把图形对象放在绘图层，即让图形浮于文字上方。

（3）文本层之下层：根据需要可把图形对象移到该层，即图片衬于文字下方，形成特殊效果。

2、插入图形

将插入点定位到文档中的所需位置；选择“插入”菜单下的“图片”子菜单下的“剪贴画” 或 “来自文件”命令，选择所需图形后插入。单击“插入”命令按钮边的下箭头，选择插入方式：

（1）“插入”：以嵌入式形式插入。

（2）“链接文件”：使插入到文档中的图片和图形文件之间建立链接关系。

（3）“插入和链接”：将文档中的图片与图片文件建立链接关系，同时将图片保存在文档中。

3、Word的绘图窗口

利用绘图工具栏，可以绘制所需图形。

4、使用剪贴板复制图画

粘贴时可用“编辑”菜单的“粘贴”或“选择性粘贴”命令项。

二十一、 图文框和文本框

文本框是存放文本的容器，可以对文本框的文字进行单独的设置，并可插入图片和其它对象等。图文框与文本框类似。图文框和文本框都是将文字、表格、图形精确定位的有力工具。

1、文本框主要特点

文本框具有图形的属性； 可创建水印；丰富的格式设置（三维效果、阴影、边框类型和颜色等）；多个文本框的链接；不能随其内容的增多而自行扩大文本框。

2、图文框主要特点

能随其内容的增多而自行扩大图文框；图文框只能使文字在图文框周围环绕排列；不能与文字进行叠放；也不能进行图形组合。

二十二、 制表及表格处理

1、生成表格

方法一、使用“插入表格”按钮。

方法二、用“表格”菜单中的“插入表格”命令，按所指定的行数和列数、表格格式等选项插入一张表格。

方法三、使用“表格和边框”工具栏中的按钮。

方法四、将文本转换为表格。

2、修改表格

方法有：一是使用“表格”菜单；二是使用“表格和边框”工具栏；三是使用快捷菜单；甚至还可以使用标尺。

（1）添加单元格、行或列

可用“表格”菜单的“插入”菜单项下的“行/列/单元格/表格”命令；或者单击“表格和边框”工具栏上的“插入单元格”或“插入行” 或“插入列”按钮

插入行也可将插入点移动到新行的上一行结束标记前按Enter键。

（2）删除、移动或复制单元格、行或列

可用“表格”菜单的“删除”菜单项下的“行/列/单元格/表格”命令。

按Delete，这样只能删除表格中的文字或内容，不能删除单元格、行或列。

（3）移动或复制单元格/行/列

移动或复制单元格/行/列的操作与普通文档中进行文字的移动和复制操作一样，先选择内容，再使用鼠标拖动方法，或使用剪切/复制/粘贴命令。

3、表格属性

表格属性用来设置与表格有关的各种选项，如表格大小、对齐方式和文字环绕方式；行高、行的分页规则和标题行选项；列宽；单元格的大小、对齐方式等。

方法：将插入点移到表格中，单击“表格”菜单的“表格属性”命令项；或双击表格移动控点。

3、拆分表格

拆分表格是把一张表格分成两张独立的表格，并在含有插入点的行的上方插入一个段落标记。

方法：将插入点移到要拆分表格的位置上，选择“表格”菜单的“拆分表格”命令。 二十三、 分栏

1、选择“格式”菜单下的“分栏”命令，可实现正文多栏版式，在一栏中排满后，就从该栏底端转到下一栏的开始处。

2、选择“插入”菜单下的“分隔符”命令插入分节符，可对以“分节符”为界限的不同部分进行不同的排版处理。

3、用Del或Backspace删除分节符。复制“分节符”即复制了该节的所有格式设置（栏数、页面方向、页边距等）

二十四、 页面设置

１、选择“文件”菜单下的“页面设置”，可设置字符数/行数、页边距、纸张大小、纸张来源、版面。

２、选择“视图” 菜单下的“页眉/页脚”，可插入页码、页数、日期、时间等。 ３、分页处理：有自动分页、人工分页两种分页方式。

（１） 自动分页：又叫软分页，Word根据当前页面的大小，当写满一页时，自动插

入一个分页符，以便开始一个新页。

（２）人工分页：人工分页又称硬分页，完全由人工操作。硬分页符在普通视图中显示为单虚线，并且可以像其它字符一样进行选定、移动、复制和删除。

二十五、 艺术字处理

1、选择“插入”菜单下的“图片”子菜单下的“艺术字”，在“艺术字”库中选定样式后，输入文字即可创建所需艺术字。

2、通过“艺术字”工具栏对艺术字进行编辑：改变文字内容（包括字体、字号及加粗、倾斜）；改变艺术字式样；设置艺术字格式：包括颜色和线条粗细、艺术字的缩放、艺术字的放置位置、环绕。方式等；设置艺术字形状：列出４０种形式供选择；自由旋转：可在四边出现四个绿色可旋转点，鼠标拖动即可实现自由旋转；改变对齐方式字符间距等。 二十六、 复杂数学公式的编排

公式编辑器 Equation Editor可在屏幕上非常直观地编辑公式，在文档中插入各种数学符号。选择“插入”菜单下的“对象”命令，在“对象”对话框中选择“Microsoft Equation 3.0”对象类型。在出现的“公式”工具栏提供了众多的公式结构，可根据需要选用。 二十七、 宏

宏是若干Word命令的组合，是一段定义好的操作，它可以是一段程序代码，也可以是一批指令的集合。

1、建宏：选择“工具”菜单的“宏”命令，在“宏”对话框中选择“录制新宏”，确定“宏

名”，选择“宏有效范围”后开始录制，在键盘上执行准备创建宏的一系列操作，单击“停止录制”，结束宏录制。

2、运行宏：选择“工具”菜单的“宏”命令，选择相应的宏名，单击“运行”按钮。 二十八、 邮件合并

邮件合并用于生成或打印多份内容大部分相同，其中有些数据变化的文档特别有效。 建立过程：1、打开或新建主文档

2、建立数据源

3、在主文档中插入合并域

4、数据合并到主文档

二十九、 打印

1、打印设置

打印机的选择。

页面设置：纸张来源，纸张大小，页边距，字符数/行数。

打印方式：可选择打印整篇文档、打印几页文档、打印多份文档、打印选定的文本、打印多篇文档。

2、打印预览

Excel 2000

一、Excel2000窗口的标题栏、编辑栏

1、标题栏 ：显示当前打开的工作簿的文件名。启动时默认工作簿文件名为Book1。

2、编辑栏：

（1）编辑栏左部为名称框，显示当前编辑的位置；当编辑公式时，提供可选择的函数。

（2）编辑栏右部为编辑区，它可以编辑活动单元格的内容。编辑区中写入的内容可以用取消按钮取消编辑、用确认按钮确认编辑、用函数工具按钮插入各种函数。

二、工作表、工作簿和单元格

1、工作表：在屏幕上由网格构成的表格。

（1）Excel的一切操作都是在工作表上进行的。

（2）每张工作表可由256列和65536行构成。

（3）系统默认工作表名为sheet1、sheet2、…位于标签栏上，白色标签的为当前工作表。

2、工作簿：是工作表的集合。

（1）一个工作簿最多可以有255张互相独立的工作表。

（2）Excel2000中每一个文件保存一个工作簿，其文件扩展名为XLS。

3、单元格：单元格是Excel运算和操作的基本单位，用来存放输入的数据。每一个单元格都有一个固定的地址编号，由“列标+行号”构成，如D8。

（1）活动单元格：被黑框套住的单元格称为活动单元格。

（2）单元格区域命名：选定单元格或区域，单击名称框，输入名称并回车。

三、Excel的区域选择

区域是指工作表中若干个相邻或不相邻的单元格。

1、选择一个单元格

方法一：单击要激活的单元格。

方法二：在名称框中输入单元格地址，按Enter键。

方法三：使用键盘上的光标移动键。

2、连续单元格区域

方法一：单击区域左上角的单元格，然后拖动至右下角的单元格。

方法二：若所定义的区域超出屏幕显示的范围，可如下操作：

① 单击区域左上角的单元格，按F8键。

② 利用滚动条移动工作表。

③ 单击区域右下角的单元格，最后再按F8键。

方法三：单击行标或列标，可以选定一行或一列的区域，若在行标或列标处拖动鼠标，可以选择若干行或若干列的区域。

方法四：单击工作表左上角的“全选框”，选中整个表。

3、不连续单元格区域

先单击第一个单元格，然后按住Ctrl键不放，再单击其他的单元格。

4、释放所选区域，只需单击区域外任何空白处即可，全选时，单击表中任意位置即可。或使用键盘上的光标移动键。

四、创建、打开和保存工作簿文件

1、创建工作簿文件：

（1）启动Excel2000会自动创建一个新的工作簿文件，名为Book1。

（2）另建一工作簿文件，选择“文件”菜单中的“新建”命令项；或单击“新建”按钮。

2、打开工作簿文件

（1）选择“文件”菜单的“打开”命令项或单击“打开”按钮。

（2）双击该工作簿文件。

3、保存工作簿文件：

（1）选择“文件”菜单的“保存” 命令项或单击“保存”按钮。

（2）选择“文件”菜单的“另存为”命令。

五、在工作表中输入数据

Excel单元格中，可输入两种类型的数据：常量、公式。

1、常量

（1）数字：如日期、时间、货币形式、百分比等等。在单元格中默认右对齐；数值格式默认为“常规”，其数字长度为11位，超出单元格目前宽度时，自动以科学记数形式表示；分数的输入，如“1/4”表日期“1月4日”，“0 1/4”表数值“1/4”；当数据较长，目前单元格显示不下时，则显示成“####”，此时可拉长相应列标即可。

（2）字符：在单元格中默认左对齐；把数字作为字符看待，输入时应在前面加上单引号（’），如：’0620。

（3）在单元格中按Alt+Enter键输入硬回车.

2、公式

公式是由一串数值、单元格、函数及运算符等组成的表达式。公式以等号“=”或“+”或“－”开始。单元格显示公式计算结果。

六、编辑工作表

1、修改数据：单击要修改的单元格，使其成为活动单元格，然后在编辑区中修改数据；或双击要修改的单元格，在单元格中会出现插入点，然后修改数据。

2、插入数据：

（1）插入行：选取单元格或区域，选择“插入”菜单的“行”命令项；或用鼠标右

键单击已选择的行，在快捷菜单中选择“插入”命令项。

（2）插入列：选取单元格或区域，选择“插入”菜单的“列” 命令项；或用鼠标右键单击已选择的列，在快捷菜单中选择“插入”命令项。

（3）插入单元格：选取单元格或区域，单击“插入”菜单下的“单元格”命令项；或用鼠标右键单击已选择的单元格，在快捷菜单中选择“插入”命令项。

3、数据的删除

删除单元格或行或列：选定单元格或行或列，选择“编辑”菜单的“删除” 命令项；或右击已选择的单元格或行或列，在快捷菜单中选择“删除”命令项。

4、清除单元格或区域的内容：选定单元格或区域，选择“编辑”菜单的“清除”命令项，并选择相应的选项。

注意：清除与删除的区别，清除只是抹去单元格或区域的中的信息，这些信息可以是格式、内容或批注，但并不删除单元格。而删除将连同单元格这个矩形格子一起删除。，而保留单元格本身。

5、数据的移动、复制与填充

（1）移动：选定单元格或区域，当鼠标指针形状为

也可用菜单法或工具按钮法或快捷菜单法。

（2）复制：选定单元格或区域，当鼠标指针形状为时，按下Ctrl键，同时拖动至时，拖动至目标单元格后释放；目标单元格后释放，也可用菜单法或工具按钮法或快捷菜单法。

（3）填充：选定单元格或区域，鼠标移至填充柄，拖动鼠标可快速输入有序数

据。

等差数列：在相邻两单元格输入数字后，先选定这两个单元格，拖动填充控制点；或输入数列首项后，鼠标移至填充柄，同时按下Ctrl键，拖动鼠标填充数据可以1为步长增长。

等比数列：输入数列首项，选择“编辑”菜单的“填充” 命令项的“序列” 选项，输入列、等比数列、步长、终止值。

还有日期序列、公式序列等填充。

6、选择性粘贴

先使用“复制”命令，将内容复制到剪贴板上，然后再选择要粘贴的位置，使用“编辑”菜单的“选择性粘贴”命令项，在对话框中选择要粘贴的项目。

7、数据的查找与替换

七、工作表的操作

1、选定工作表

（1）选定一个工作表：单击工作表标签。

（2）选定多个连续的工作表：先单击要选定的第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击最后一个工作表标签。

（3）选定多个不连续的工作表：按住Ctrl键，用鼠标左键逐个单击要选定的工作表标签。

（4）选定一个工作簿文件中的全部工作表：指针在某一工作表标签上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令项。

（5）取消多张工作表的选定：用鼠标右键单击任意一张工作表的标签，在弹出的快捷菜单中选择“取消成组工作表”命令项。

2、工作表的更名：工作表名字的长度可达31个字符。

（1）双击要更名的工作表标签上的名字。

（2）先选中要更名的工作表，再选择“格式”菜单中“工作表”菜单项下的“重命名”命令项。

3、工作表的复制和移动

（1）选定要复制的工作表，单击同时按住Ctrl键，沿标签拖至新位置，若不按Ctrl键，则为移动。

（2）在工作表名字上单击鼠标右键，在弹出快捷菜单中选择复制或移动。

（3）选择“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令。

4、添加工作表：在插入新表的位置，选择“插入”菜单中的“工作表”命令

5、删除工作表：使用“编辑”菜单的“删除工作表”命令；或在要删除的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出快捷菜单中选择“删除”命令

八、运算符

1、算术运算符

加（+）、减（-）、乘（*）、除（/）、乘幂（^）、求百分比（%）。

2、比较运算符

=、>、=、:返回TRUE或FALSE

3、文本运算符 & 连接字符串

九、单元格引用

1、相对引用

当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着改变。如SUM（C1：C4）

2、绝对引用

把复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址保持不公式变。

单元格地址列标和行号前带有“$”符号。如SUM（$C$1：$C$4）

3、混合引用

在一个单元格地址中，既有绝对地址引用，又有相对地址引用。

单元格地址的列标或行号中，有一个带有“$”。

4、引用运算符

（1）冒号（：）是区域运算符，对左右两个引用之间，包括两个引用在内的矩形区域内所有单元格进行引用。

（2）逗号（，）是联合运算符，联合操作符将多个引用合并为一个引用。

（3）空格是交叉运算符，它取引用区域的公共部分（又称为交）。

（4）三维引用运算符“！”，利用它可以引用另一张工作表中的数据，其表示形式为：工作表名！单元格引用区域。引用不同工作簿中某工作表中的数据，其表示形式为：[工作簿名]工作表名！单元格引用区域。

（5）表示某一行或几行，可以表示成“行号:行号”的形式，同样若要表示某一列或几列，可以表示成“列标:列标”的形式。

十、函数及几个常用函数

Excel2000提供了许多内部函数，包括：财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等等，也允许用户自己创建函数。 输入函数的方法：在编辑栏中单击“编辑公式”按钮，再在工具栏左端选择函数；或单击“常用”工具栏上的“粘贴函数”按钮或使用“插入”菜单的“函数”命令项，选择函

数；或直接输入函数式。

1、求和函数SUM

SUM(num1,num2,„„)

如 SUM(51,30,9)

SUM(B1,B2,B3)

SUM(B1:B3)

2、求平均值函数AVERAGE

AVERAGE(num1,num2,„„)

当单元格中填入的是文字、逻辑值或空白时将被忽略不计

3、计数函数COUNT

COUNT(num1,num2,„„)

当单元格中填入的是文字、逻辑值或空白时，将不会计数

4、求最大值函数MAX

MAX(num1,num2,„„)

5、求最小值函数MIN

MIN(num1,num2,„„)

6、取整函数INT

格式：INT(number)

7、四舍五入函数ROUND

格式：ROUND(number,num_digits)

8、根据条件计数函数COUNTIF

格式：COUNTIF(range,criteria)

9、条件函数IF。

IF(logical_value,value1,value2)

10、逻辑求与函数AND。

AND(logical_value1,logical_value2,logical_value3,„„)

11、逻辑求或函数OR。

OR(logical_value1,logical_value2,logical_value3,„„)

12、逻辑非函数NOT

格式：NOT(logical)

十一、 工作表的格式化

1、改变行和列的宽度：

（1）改变行宽：鼠标指针移到行标底边框线，鼠标指针变成带上下箭头的十字形状，上下拖动鼠标即可.

（2）改变列宽：鼠标指针移到列标右边框线，指针变成带左右箭头的十字形

状，左右拖动鼠标即可。

（3）最合适的行高和列宽：“格式”菜单“行”命令中的“最合适行高”命令和“列”命令中的“最合适列宽”命令。

2、设置数据格式：选择“格式”菜单下的“单元格” 命令项，在“单元格格式”对话框中，可设置货币格式、日期格式、时间格式、分数格式、数值格式及自定义格式，设置对齐方式等

3、保护工作表：在缺省状态下，所有的单元格都得处于“锁定”状态，但必须选择“工具”菜单“保护”子菜单下的“保护工作表”命令项，才使“锁定”起作用。

4、隐藏单元格中的公式：先执行单元格隐藏操作，然后通过“保护工作表”命令来保

护该工作表，否则隐藏公式或锁定单元格不起作用。

5、条件格式：选择要设置格式的单元格区域，单击“格式”菜单的“条件格式”命令项，在“条件格式”对话框，设置格式。

6、自动套用格式：选择单元格区域，单击“格式”菜单的“自动套用格式”命令。 十二、 图表

图表是工作表数据的图形表示，用来生动、形象地表示数据。

1、创建图表

（1）选中用于制表的数据区域。

（2）选择“插入”菜单的“图表”命令，或单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，选择图表类型

（3）在“图表数据源”对话框中，选择图表的数据系列

（4）在“图表选项”对话框中，设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表。

（5）在“图表位置”对话框中，选择是建立嵌入式图表还是工作表图表

2、图表编辑：

（1）移动图表：单击图表，把鼠标指针移到图表中，拖动鼠标，移动图表到新的位置。

（2）调整图表的大小：单击图表，把鼠标指针移到某个尺寸柄上，鼠标指针成双箭头形状；拖动鼠标，改变图表大小。

（3）改变图表的类型：单击图表，选择“图表”菜单的“图表类型”命令或选择快捷菜单的“图表类型”命令或利用“图表”工具栏的“图表类型”下拉按钮进行改变。

（4）修改图表中的标题：单击图表，选择“图表”菜单的“图表选项”命令；或选择已有的标题，单击修改。

（5）插入数据标记：单击图表，选择“图表”菜单的“图表选项”命令。

（6）删除图表：单击图表，选择“编辑”菜单的“清除”命令；或按 Delete 键。

（7）添加数据：

方法一：选择添加的数据，用“编辑”菜单的“复制”命令，或单击“常用”工具栏的“复制”按钮，选中图表，用“编辑”菜单的“粘贴”命令，或单击“常用”工具栏的“粘贴”按钮。

方法二：选中图表，用“图表”菜单的“添加数据”命令。

（8）删除数据：单击要删除的数据系列，再按Delete键。

（9）添加文字

方法一：选中图表，单击“绘图”工具栏中的“文本框”按钮。

方法二：选中图表，直接输入文字，然后按Enter键。

十三、 窗口操作

1、排列窗口：选择“窗口”菜单的“重排窗口”命令。

2、分割窗口：单击工作表中需要分隔窗口的某行或列或单元格，选择“窗口”菜单的“拆分”命令。

3、冻结窗口：单击工作表中某行或列或单元格，选择“窗口”菜单的“冻结窗格”命令；或窗口被拆分后，选择“窗口”菜单的“冻结窗格”命令。

4、缩放窗口：选择“视图”菜单的“显示比例”命令。

十四、 数据库管理

数据库：数据库是把数据按照一定的联系结构组织起来存放在外存储器中的数据集合。其特点是数据高度共享，数据的冗余度小，易于维护和使用。

数据清单：在Excel2000中，把工作表中的数据做成一个类似于数据库文件的数据清单。

数据清单也按照行、列方式组织数据。每一行称为记录，每一列称为字段。数据清单的第一行称为标题行，由字段名组成。

1、数据清单的建立，可同工作表一样建立。

2、使用记录单编辑数据、修改数据、添加记录、删除记录和查找记录

十五、 记录排序

1、表格整体排序

单击含数据单元格，选择“数据”菜单的“排序”命令项，选择关键词、是否包含标题行，选择排序次序、排序方法等。

2、表格局部排序

选择单元格数据区域，选择“数据”菜单的“排序” 命令项，以当前选定区域排序 十六、 记录筛选

1、单击任一单元格，选择“数据”菜单的“筛选”选项的“自动筛选”命令，每个标题右侧出现下拉箭头，选择或输入筛选条件。

2、取消某个字段的筛选条件：单击该字段的筛选箭头，选择“全部”即可。

3、取消所有的筛选条件：选择“数据”菜单的“筛选”选项中再次选择“自动筛选” 命令项即可。

十七、 分类汇总

在数据清单中，对记录按照某一字段的内容进行分类，然后对每一类做出统计。先按关键词进行排序，选择“数据”菜单的“分类汇总”命令，选择分类字段、汇总方式、汇总项。

打开“分类汇总”对话框，单击“全部删除”命令按钮，撤消分类汇总。

十八、 数据透视表

1、创建数据透视表：

选择数据清单中的任一单元格，选择“数据”菜单的“数据透视表”命令，依次选择“Microsoft Excel数据清单或数据库”选项、指定数据源的区域、指定数据透视表的结构、指定生成的数据透视表的保存位置。

2、编辑数据透视表：在数据透视图中直接将字段拖到新的位置。

3、删除数据透视表

单击数据透视表报表，单击“数据透视表”工具栏上“数据透视表”菜单中“选定”子菜单下的“整张表格”命令，然后单击“编辑”菜单中的“清除”下的“全部”命令项。 十九、 打印

1、页面设置：“文件”菜单的“页面设置”命令。

2、打印区域：“文件”菜单的“打印区域”选项中的“设置打印区域”命令。

3、打印预览：“文件”菜单的“打印预览”命令

PowerPoint 2000

一、演示文稿的创建

新建PowerPoint演示文稿缺省的文件名为“演示文稿1”（当再次新建时，其缺省的文件名为“演示文稿2”„„），缺省的扩展名为.ppt。

创建演示文稿的方法：

方法一：在启动PowerPoint应用软件时选择“内容提示向导” 或在PowerPoint窗口选择

“文件”菜单中“新建” 命令或单击“常用”工具栏的“新建”命令按钮，在“常

用”选项卡中选择“内容提示向导”。用内容提示向导创建，可根据提示选择演示文稿类型、样式，创建包含了示例文字的新演示文稿，然后再对演示文稿按需要进行各种编辑处理。

方法二：利用模板创建演示文稿，选择“文件”菜单中“新建”命令或单击“常用”工具

栏的“新建”命令按钮，或在启动PowerPoint应用软件时选择“设计模板”，在“设计模板”或“演示文稿”选项卡，选择其中一个模板。

（1）设计模板：只包含预定义的格式、配色方案、标题和主体文本的格式等，可以应用到任何演示文稿中创建用户喜爱的幻灯片外观，不包含实际内容。

（2）演示文稿（内容模板）：除了包含设计模板的内容外，还提供了针对模板主题的建议内容及演播方式。

方法三：新建空演示文稿，启动PowerPoint应用软件时选择空演示文稿或在PowerPoint

窗口选择“文件”菜单中“新建” 命令或单击“常用”工具栏的“新建”命令按钮，在“常用”选项卡中选择“空白演示文稿”。

方法四：打开Word文档，单击“文件”菜单的“发送”菜单项的“Micorsoft PowerPoint”

命令项。可以将Word中含有标题的文件，转为PowerPoint演示文稿。

方法五：将Word文档建立成大纲文件格式。在PowerPoint大纲视图中的“打开”对话框

中，单击“文件类型”列表框右边的向下箭头，从下拉列表中选择“所有大纲”选项，选择要导入的文件。

二、PowerPoint2000的视图

PowerPoint 2000 提供普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图和备注页视图6种视图。

视图切换方法：用“视图”菜单；或用屏幕左下角的视图按钮。

1、普通视图：包含3种窗格：大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。

（1）大纲窗格：显示各张幻灯片的文字，不包含图形等其他对象。可用大纲窗格输入并组织演示文稿内容。 在大纲窗格中幻灯片标记是最高级别的标题，可根据需要降低和提升级别。 提升标题：按Shift+Tab组合键，或单击“格式”工具栏中“升级”按钮。

降低标题：按Tab键，或“格式”工具栏中单击“降级”按钮。

（2）幻灯片窗格：显示一张幻灯片外观，可以编辑文字、移动文字或标题位置、添加图形或表格、创建超级链接以及添加动画。

（3）备注窗格：用来输入备注文字。

2、幻灯片视图：该视图与普通视图相似，只是以更大的窗格显示一幅幻灯片，同样可以进行文本编辑，插入图片、背景、颜色、阴影等静止对象。

2、大纲视图：与普通视图相似，只是大纲窗格更大。

3、幻灯片浏览视图：在该视图中，显示演示文稿中的所有幻灯片缩图，可以观察到所有幻灯片的外貌、风格及演播顺序。可以组织幻灯片的顺序，切换到幻灯片浏览视图的方法是：单击“幻灯片浏览视图”按钮或使用“视图”菜单的“幻灯片浏览”命令项。可在幻灯片之间添加、删除和移动幻灯片、设置动画切换。但不能对幻灯片的内容直接进行修改。

4、备注页视图：在备注页可输入文字及图形注释内容，注释在演示时不显示。但幻灯片在此不能被编辑。

5、幻灯片放映视图：幻灯片放映视窗就像一个幻灯放映机，整个屏幕显示一张幻灯片。按Esc键，或对正在放映的幻灯片，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选“结束放映”命令项，结束放映

三、编辑幻灯片

1、输入

在幻灯片中，单击占位符，输入文本、图表、表格等内容。当需要在幻灯片的其他位置添加文本，可利用文本框或改变原有的版式。

2、选择

选择整张幻灯片：在大纲视图中，单击幻灯片标记或其左侧；在幻灯片浏览视图中，单击幻灯片

选择连续幻灯片：在大纲视图中，先单击第一张幻灯片标记或其左侧，再按住Shift键，单击最后一张幻灯片标记或其左侧；在幻灯片浏览视图中，先单击第一张幻灯片，再按住Shift键，单击最后一张幻灯片。

选中某标题以及它的各层子标题：在大纲视图中，单击该标题行的项目符号或其左侧。

3、插入、删除、移动、复制

（1）插入幻灯片

在幻灯片窗格、大纲窗格和幻灯片浏览视图中：

方法一：单击“插入”菜单的“新幻灯片”命令项，选择版式，单击“确定”。 方法二：单击“插入”菜单的“幻灯片副本”命令项。 方法三：在大纲窗格中，单击下一张的幻灯片标记右边，按Enter键，则就在该幻灯片前插入一张新幻灯片。

方法四：单击“插入”菜单中的“幻灯片（从文件）”命令项，将插入另一个演示文稿中的全部或部分幻灯片。

（2）删除幻灯片

在大纲视图或幻灯片浏览视图中选择了一张或多张幻灯片后，按Delete键。

（3）移动和复制幻灯片

可用剪贴板方法或用鼠标拖动，在大纲视图中，可用“大纲”工具栏中的工具移动幻灯片或部分标题。也可在幻灯片浏览视图中选择了一张或多张幻灯片，拖动鼠标来移动幻灯片。

四、大纲视图中文本的输入和编辑

1、提高演示标题的级别：选择要提升的标题，单击“提级”按钮，同时属于它的所有小标题均提升一级。提升二级标题则生成一张新的幻灯片。

2、降低某个演示标题的级别：选择要降低的标题，单击“降级”按钮，同时属于它的所有小标题均相应降低一级。若单击幻灯片编号再单击“降级”按钮，则并入上一张幻灯片中，原有幻灯片被撤消。

3、演示标题上移（下移）：选择要降低的标题，单击“上移（下移）”按钮。同时属于它的所有小标题均一起上（下）移。也可以将一张幻灯片中的内容移到上（下）一张幻灯片中去，移动过程中各标题的级别不变。

4、幻灯片内容的折叠（展开）：单击“折叠/展开”按钮，就会对当前光标所在的幻灯片的内容进行折叠（展开）。全部折叠（展开）：此按钮作用于全部演示文稿。

5、摘要幻灯片：单击“摘要幻灯片”按钮，可根据当前幻灯片的标题产生一个摘要幻灯片。

6、显示格式：“显示格式”按钮的功能是在“显示文本字符的格式特性”与“隐藏文本字符的格式特性”之间进行切换。

五、演示文稿的格式化

1、文字和标题的格式化

操作方法与Word一样。

2、设计外观统一的演示文稿

（1）设计模板

单击“格式”菜单的“应用设计模板”命令项；或单击“格式”工具栏上“常规任务”按钮，选择“应用设计模板”命令项。选择一种模板，单击“确定”按钮，则该模板就会应用于当前演示文稿的所有幻灯片。

（2）母版

母版表示着某类项目的版式，PowerPoint中的母版有幻灯片母版、标题母板、备注母板和讲义母版。

修改母版：单击“视图”菜单的“母版”菜单项的“幻灯片母版”或“标题母版”命令项，编辑、修改母版。

（3）配色方案

选择要改变配色方案的幻灯片，单击“格式”菜单的“幻灯片配色方案”命令项， 在“配色方案”对话框的“标准”选项卡中选择配色方案，也可在“自定义”选项卡中定义各项颜色。单击“应用”按钮将更改的颜色应用于当前幻灯片；单击“全部应用”按钮将更改的颜色应用于全部幻灯片。

（4）幻灯片版式

创建新幻灯片时，可从24张预先设计好的幻灯片版式中进行选择。应用一个新的版式时，所有的文本和对象仍都保留在幻灯片中，但是要重新排列它们以适应新的版式。

重新应用幻灯片版式：选择幻灯片，单击“格式”菜单的“幻灯片版式”命令，选择需要的版式后，单击“重新应用”按钮。

（5）幻灯片背景

单击需要添加背景的幻灯片，单击“格式”菜单的“背景”命令项，可选择背景填充和填充效果。

六、绘制图形、插入图片

操作过程也与Word一样。

1、绘制图形：绘图工具栏的“自选图形”菜单中提供了许多能够任意改变形状的自选图形，还可以对绘制的图形进行旋转、翻转、组合或改变颜色等。

2、插入图片：在“插入”菜单中选择“图片”，可插入剪贴画、艺术字和来自不同文件夹的图片，且PowerPoint支持播放GIF动画图片。

七、表格

PowerPoint把表格作为一种图片对象，所以没有“表格”菜单，且表格在大纲窗格中不显示。

1、创建表格：单击“插入”菜单的“表格”命令或单击“常用”工具栏的“插入表格”按钮。

2、编辑表格：操作过程也与Word基本相同。

3、删除表格：单击表格边框，按Delete键。

八、添加图表

用包含有图表占位符的幻灯片版式，双击占位符中的任意位置；或用“插入”菜单的“图表”命令；或单击“常用”工具栏上的“插入图表”按钮。这时会同时出现一个图表和一张数据表，可用修改其中数据，形成所需图表。

数据表和图表的编辑操作类似于Excel。

九、设置放映方式

1、放映类型

（1）演讲者放映（全屏幕）：可运行全屏显示的演示文稿。

这种方式，演讲者具有完整的控制权，可以采用人工控制幻灯片和动画或使用“幻灯

片放映”菜单上的“排练计时”设置时间运行放映；演讲者可以将演示文稿暂停，添加会议细节或即席反应，还可以在放映过程中录下旁白。

（2）观众自行浏览（窗口）：以一种较小的规模运行放映。

这种方式，可以使用滚动条从一张幻灯片移到另一张幻灯片，同时打开其他程序。也可以显示“web”工具栏，以便浏览其他的演示文稿和Office文档。

（3）在展台浏览（全屏幕）：可自动运行演示文稿。

此方式运行时，大多数的菜单和命令都不可用，并且在每次放映完毕后若干分钟没有用户指令，则自动重新开始。按Esc键终止放映。

2、幻灯片放映范围

在放映幻灯片时，系统默认的设置是播放演示文稿中的所有幻灯片，用户也可以只放其中的一部分幻灯片。

选择“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令，在“设置放映方式”对话框。指定要放映的幻灯片范围：

（1）“全部”。选择此单选按钮，则从第一张幻灯片开始放映，直到最后一张幻灯片。

（2）“从”。选择此单选按钮，则在“从”设置框中指定放映的开始幻灯片编号，在“到”设置框中指定放映的结束幻灯片编号。

（3）“自定义放映”。选择此单选按钮，则从下拉列表中选择当前演示文稿中的某个自定义放映进行播放。如果演示文稿中没有自定义放映，则不能使用此单选按钮。

3、换片方式

（1）自动放映：设置了放映时间，则按放映时间演示幻灯片（缺省的换片方式）。

（2）人工放映：用单击鼠标、或采用快捷菜单中的“下一页”命令，或用键盘上的↑、↓、←、→、PageUp和PageDn键进行切换。

十、动画设计

1、设计基本动画。

选择需要动态显示的对象或占位符，选择“幻灯片放映”菜单中的“预设动画”命令的相应选项，如驶入、飞入等。

2、自定义动画设计。

可以较为灵活地更改幻灯片上对象出现的顺序，并设置每个对象的播放时间、动态显示图表中的诸元素。

（1）在普通视图或幻灯片视图中，显示包含要设置动态效果的文本或对象的幻灯片。

（2）选择“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画”命令，打开“自定义动画”

对话框。单击“时间和顺序”选项卡，在“无动画的幻灯片对象”列表框中，选择要动态显示的文本或对象。

（3）在“启动动画”框中选择激活动画的方法。选择“单击鼠标时”或“在前一事件后”单选按钮。

（4）设置动画效果，可以单击“效果”选项卡，在“动画和声音”框中选择对象的动画和声音效果。在“引入文本”列表框中设置文本的引入方式。在“动画播放后”列表框中，选择幻灯片某对象动画后要发生的动作。若动画后要隐藏某个对象，可单击“播放动画后隐藏”；若动画后要同时隐藏所有对象，可单击“下一单击后隐藏”。

（5）改变对象出现的顺序，可单击“移动”按钮。

（6）对图表设置动画，在“图表效果”选项卡的“动画和声音”框中设置动画和声音。

（7）对声音和影片，在“多媒体设置”选项卡设置播放选项。

3、在幻灯片浏览视图中，利用“幻灯片浏览”工具栏设置动画更方便。

十一、 幻灯片的切换

1、方法一：选择“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”选项，

（1）选择换页方式。

① 选定“单击鼠标换页”复选框，则演示时单击一次鼠标换一页。

② 选定“每隔”复选框，则可设定每张幻灯片或全部幻灯片的自动换页时间。

（2）选择切换效果：在“切换效果”选择框，单击下拉式列表按钮，选择切换效果、切换的速度。

（3）选择声音效果：单击“声音”下拉式列表按钮进行选择。

（4）设置“应用”：

① 如果要将当前选择应用到当前选定的幻灯片上，可单击“应用”按钮。

② 如果要将当前选择应用到所有的幻灯片上，可单击“全部应用”按钮。

③ 如果希望在单击鼠标和经过预定时间后都能换页，并以较早发生者为准，则可同时选定“单击鼠标换页”和“每隔”复选框。

④ 如果希望在幻灯片放映中，仅当单击快捷菜单上的“下一页”时才换页，则清除“单击鼠标换页”和“每隔”复选框，使之为空。

2、方法二：在幻灯片浏览视图中，利用“幻灯片浏览”工具栏，设置幻灯片切换更方便。 十二、 排练计时

单击“幻灯片放映”菜单或“幻灯片浏览”工具栏上的“排练计时”命令。使用“预演”对话框中的不同按钮暂停放映、重播幻灯片以及切换到下一张幻灯片。PowerPoint 会记录每一张幻灯片出现的时间，并设置放映的时间。

十三、 自定义放映

1、创建自定义放映

（1）选择“幻灯片放映”菜单中的“自定义放映”命令，在“自定义放映”对话框。单击“新建”按钮，出现 “设置自定义放映”对话框。

（2）在“在演示文稿中的幻灯片”列表框中选择幻灯片（选择多张幻灯片，按Ctrl键的同时单击），并单击“添加”按钮。

（3）选择“在自定义放映中的幻灯片”列表框中的幻灯片，然后单击其右边“向上/向下”按钮可调整幻灯片显示的顺序。

（4）在“幻灯片放映名称”文本框中输入名称，然后单击“确定”按钮。

2、编辑自定义放映

单击“幻灯片放映”菜单的“自定义放映”命令项，在对话框的自定义放映列表框中选择要编辑的放映项，单击“编辑”按钮，可添加或删除部分幻灯片，更改放映次序，更改放映名称等操作。

3、删除自定义放映

打开“自定义放映”对话框，在自定义放映列表框中选择要删除的放映项，单击“删除”按钮。

4、设置隐藏幻灯片

方法一：选择要隐藏的幻灯片，单击“幻灯片放映”菜单的“隐藏幻灯片”命令项。 方法二：在幻灯片浏览视图中，选择要隐藏的幻灯片，单击“幻灯片浏览”工具栏中的“隐藏幻灯片”按钮。

重复以上的设置方法之一取消隐藏幻灯片。

十四、 超级链接和动作按钮

1、超级链接

（1）创建超级链接：选择要创建超级链接的对象，单击“插入”菜单中的“超级链

接”命令项，或单击“常用”工具栏中的“插入超级链接”按钮，或快捷菜单中的“超级链接”命令项，建立与Web页、与文本文件、与E-mail、与磁盘中其他文件的链接。

（2）编辑超级链接：将插入点移到超级链接的对象中或选中超级链接对象，单击“插入”菜单中的“超级链接”命令项，或单击“常用”工具栏中的“插入超级链接”按钮，或单击快捷菜单中的“超级链接”菜单项下的“编辑超级链接”命令，更改“链接到”的文档位置。

（3）删除超级链接：用“编辑超级链接”对话框，或用快捷菜单中的“超级链接” 菜单项下的“删除超级链接”命令。

2、动作按钮

（1）创建动作按钮：将希望创建动作按钮的幻灯片显示在幻灯片窗格中，用“幻灯片放映”菜单上的“动作按钮”命令，选择动作按钮，在幻灯片上的适当位置上拖动鼠标，以画出一个按钮，松开鼠标左键时弹出一对话框，选择相应项目。

（2）编辑动作按钮：选择动作按钮，单击“插入”菜单中的“超级链接”命令项，或单击“常用”工具栏中的“插入超级链接”按钮，或快捷菜单中的“超级链接”菜单下的“编辑超级链接”命令项，更改设置。

（3）删除动作按钮：选择动作按钮，按Delete键。

十五、 幻灯片放映

1、在PowerPoint中启动幻灯片放映

方法一：单击演示文稿窗口左下角视图按钮中的“幻灯片放映”按钮。这时一般从插入点所在幻灯片开始放映。

方法二：使用“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”命令项。

方法三：使用“视图”菜单中的“幻灯片放映”命令项。

2、在桌面上激活幻灯片放映

在“我的电脑”或“Windows资源管理器”中找出要放映的文件（扩展名为.ppt），用鼠标右键单击文件名或图标，在弹出的快捷菜单中选择“显示”。

3、将演示文稿保存为以放映方式打开的类型

当用户将演示文稿保存为幻灯片放映的文件（扩展名为 .pps）后，就可以在“我的电脑”或“Windows资源管理器”中双击该文件。

4、演示文稿“打包” 文件

在“我的电脑”或 “Windows 资源管理器”中，找到压缩的演示文稿的位置（*.ppz），双击“Pngsetup”，输入要将演示文稿复制到的位置。

5、放映时的菜单

单击屏幕的左下角菜单按钮或在幻灯片上单击右键，定位放映某一张幻灯片，可以查看该幻灯片的备注内容，还可以利用绘图笔在演示的幻灯片上画图、在重点内容下画线、画圈等。

十六、 演示文件“打包”

如果不知道要放映文稿演示的计算机是否安装的PowerPoint，则可以使用PowerPoint提供的“打包”功能，选择包含 “PowerPoint 播放器”的选项，使没有安装 PowerPoint 的计算机上放映幻灯片。

方法：单击“文件”菜单中的“打包”命令项，按向导提示操作。

十七、 以放映方式保存演示文稿

单击“文件”菜单中的“另存为”命令项，在“另存为”对话框的“保存类型”列表中选择“PowerPoint放映（*.pps）”，选择保存位置、输入文件名。

在Windows环境下放映时，利用PowerPoint放映了演示文稿，当放映结束时，PowerPoint

会自动关闭并返回到Windows界面上。所以放映这样的演示文稿的机器必须安装PowerPoint。

十八、 打印幻灯片

1、页面设置

（1）打开要设置页面的演示文稿。

（2）选择“文件”菜单的“页面设置”命令，在“页面设置”对话框的“幻灯片大小”列表框中选择幻灯片的打印尺寸。

（3）在“幻灯片编号起始值”框中键入合适的数字。

（4）在“幻灯片”区中单击“纵向”或“横向”单选按钮；在“备注、讲义和大纲”区中单击“纵向”或“横向”单选按钮。即使幻灯片设置为“横向”，仍可以纵向打印备注页、讲义和大纲。

2、设置打印参数

（1）选择“文件”菜单的“打印”命令，或使用快捷键Ctrl+P，单击“常用”工具栏上的“打印”按钮，出现 “打印”对话框。

（2）在“打印机”区的“名称”列表框中选择所连接的打印机的名称、型号。

（3）在“打印内容”列表框中指定打印的内容：幻灯片、讲义、备注页或大纲视图。

① 打印幻灯片：每页打印一张幻灯片，打印效果与幻灯片窗格中显示的一样。 ② 打印大纲：打印出所有文本或仅打印幻灯片标题。单击“常用”工具栏上的“全部展开”按钮，或在大纲窗格中显示全部文本，以便打印所有文本或仅打印标题。

打印输出的外观可能会与屏幕显示的效果不一样。例如，在大纲窗格中，用

“常用”工具栏的“显示格式” 按钮显示或隐藏格式。

③ 打印备注页：在打印幻灯片的同时，将备注也打印出现。

④ 打印讲义：将多张幻灯片打印在一页上，用户可以在“讲义”框指定每页要打印的幻灯片数目及排列方式。

（4）在“打印范围”区中指定演示文稿的打印范围。

（5）在“打印份数”框中指定打印的份数。如果选中“逐份打印”复选框，将按正确的装订次序打印多份演示文稿。

（6）在“打印”对话框的底部还有6个复选框可供选择：灰度、纯黑白、括动画（图标）、根据纸张调整大小、幻灯片加框或打印隐藏幻灯片。