实务 | 投标单位提供的样品一定要是成型样品吗?
最近，某单位一办公家具公开招标采购，采用最低评标价法，采购人在采购文件中提出了详细的技术参数要求，并要求投标时提供一套成型的办公桌椅供评审，样品不合格者作为无效标处理。
该项目尽管投标单位较多，但由于采购人对样品的要求比较严格，评标委员会仔细对照采购文件的技术参数要求，只有三家投标单位提供的样品能完全满足要求，有半数的投标单位因样品存在或多或少的问题被提前淘汰出局，经对样品合格的三家单位唱标，报价最低者中标。
样品提供3个弊端
上述做法，在程序方面找不出什么问题，采购人要求提供样品的做法也并非不可行。但笔者认为，采购人要求提供成型的办公桌椅，其做法值得商榷。因要求提供成型的样品，存在一定弊端。
一是，时间仓促。投标单位难以在短时间内制作完成，运输不便，也增加了投标单位，特别是外地投标单位的投标成本。
二是，便于串标。投标单位所提供的成型样品未必就是投标单位自己制作完成的。
三是，如果采购人要求的样品恰好是某一投标单位以往所供货物，那该投标单位所提供的样品就能完全满足所有技术参数要求，其他投标单位在提供样品方面就处于劣势，大家就不在同一起跑线上，也就谈不上公平竞争了。
规避缺陷5个举措
那么，采购人该如何要求投标单位提供样品呢？笔者认为，样品不应是成型样品，应为其中的某一部件，比如有材质要求的，只需提供一小块板材即可。
可是，采购人认为只提供某一部件难以体现投标单位的整体制作水平，只有成型样品经评审合格，如果中了标，才能放心。
这种情况下，采购机构该如何处理？笔者认为，采购文件应做好以下五个方面的应对举措。
一是，对样品的制作要求不必过细。采购人提出的要求须简明扼要、重点突出，不必过于具体，要给投标单位一定的发挥空间。
二是，给投标单位留出样品制作的足够时间。从发出招标文件到开标，法规的20天是不够的，必须留足制作样品的时间。
三是，费用要得到合理补偿。投标单位所制作的样品，采购人必须无条件回收。经评审合格的，按中标价结算；不合格的，按不合格项的多少进行折价处理；无法使用的，不予补偿。
四是样品合格与否须把沃好度。对于样品，不得吹毛求疵，应有一个允许偏差。比如要求高度为800mm的，实际尺寸不可能正好800mm，如允许偏差为20mm，实际尺寸如为780mm，也应认定为合格。还有些指标，并不十分重要，也不存在技术难度，在中标后是可以调整的，也不能草率地认定为不合格。比如颜色方面，样品的颜色有偏差，不应过分苛刻，将来中了标，采购人提供色卡，让中标单位照着做即可。
五是，防范投标单位串标。如不同投标单位提供的样品雷同，特别是局部细节的处理也做得一模一样，那就视同投标文件雷同，涉嫌串标，按无效标进行处理。
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