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总裁办公室内部控制规范

第一部分 总裁办公室内控机制

第一章 总裁办公室的职责与定位

第一条 总裁办公室（以下简称“总裁办”）是在总裁办公会议直接领导下的处于枢纽地位的综合部门，主要职责是辅助领导处理信息、综合情况、协调关系、管理事务，促进公司日常经营管理工作高效运转，发挥组织、协调、综合、管理和服务的功能。总裁办的具体工作包括：公司信息管理、综合统计、企划联络、业务协调管理、秘书督办、档案、内勤管理等。

第二章 总裁办公室的内控原则及风险揭示

第二条 总裁办的内部控制机制主要遵循独立性和相互制约原则，力求在精简的基础上设立能充分履行职责的部门和岗位，做到分工合理，权责分明，相互牵制、相互监督，同时通过不断健全和完善各类管理制度，达到切实履行管理职责的目的。

第三条 总裁办公室行政管理各环节中的风险点及内控措施。

（一）印章管理的风险控制

总裁办为公司印章的主管部门，承担拟订行政印章管理规章制度并组织实施，管理公司总部各类印章的申请刻制，对公司各类印章、分公司正式印章管理和使用的监督，公司总部各类停用印章及分公司停用的正式印章的封存和销毁等职责，应对其间可能出现的风险加以严格控制：

印章刻制时的风险控制

在接到一项刻章申请时，应本着实事求是的态度，在经过仔细调研后，慎重地提出有无必要刻制的意见，必要时应会同风险控制办公室、法律事务总部对印章的使用范围做出明确的限定，再报领导决定。避免因了解情况不全面而导致做出不正确的判断，或因使用范围不明确而导致出现有关部门违反公司业务或管理

程序的情况。

印章颁领和启用时的风险控制

领用印章时，在印章登记薄上登记的内容应包括印章名称、印模、领用日期、领用人（保管人）签名和领用部门负责人签名确认五项要素，缺一不可，特别是必须由领用部门负责人签名确认，以表示部门负责人与保管人员负有同样重大的责任，提高有关部门对印章管理工作的重视程度，体现出印章管理的严肃性。新印章在启用时，必须事先将附有印模的正式文件报各级主管单位。

印章保管和使用时的风险控制

公司印章的保管与使用原则上应由双人负责，分别掌握开启保险箱的密码与钥匙，在办理用印时，由两人共同审验。若由于人员减编和保证工作效率的原因，印章保管人在没条件达到双人、双职、双责要求时，必须有后续监督机制，特别是要严格履行交接制度。更换印章保管人或临时印章保管人顶岗时，必须做好交按记录，用印登记时，也必须登清由何保管人办理的用印手续，以明确责任人。印章保管人与后备的临时印章保管人上岗前，必须经过必要的上岗培训，确保熟悉有关方面的规章制度和授权规则。

遇有紧急用印情况的，按规定在征得主管领导口头同意后，可先用印，后补办手续以备查，此类补手续的催办职责由印章保管人承担。

对个别主管单位或监管机构要求报送的有固定格式的业务类材料，在有关内容空白的情况下需要盖章的，必须经公司主管领导批准，方可用印。 印章停用时的风险控制

印章内容变更或机构变更，旧印章应立即停止使用，由总裁办予以及时收回，或封存、或销毁。确因工作需要需延用旧章的，必须行文向主管部门说明，在征得同意后，方能作为代章使用。总裁办有责任对公司系统所有印章的使用情况有全局掌握，对应停用的印章必须及时发出停用通知，要求有关单位履行规定。

（二）保密工作的风险控制

1、健全公司保密工作机构，建立起实实在在的保密工作组织体系和监督检查机制。

公司现行保密工作体系框架为：公司保密工作委员会——公司保密工作办公室——分公司保密工作小组——营业部保密工作小组。各级保密工作机构应设有专人负责保密工作的实施。公司保密工作办公室作为保密工作的具体办事机构，应由董办、党办、监办、总裁办、人力资源总

部和信息技术总部共同参与组成，以确保保密工作延伸到公司经营管理的各个领域。

2、加强对公司涉密人员和涉密部位的管理，杜绝泄密隐患。

公司涉密人员指因工作需要，经常接触处理或了解掌握公司机密事项的人员，包括公司的主管领导及秘书、相关部门负责人、具体经办人员和文件处理人员等。所有涉密人员应在公司保密工作委员会的指导和组织下，接受培训和教育，培训工作由保密工作办公室负责具体实施。培训内容包括岗前与在岗培训、离岗教育三部分。岗前与在岗培训目的是让涉密人员熟悉基本知识，明确工作要求，离岗教育目的让涉密人员离岗后及时做好工作交接、保证继续履行保密义务。对涉密人员的管理应和人事管理结合起来，并制定相应的保密岗位责任制和考核标准。

全公司尤其是公司涉密人员应树立牢固的保密观念，增强责任心，确保涉密部位的安全。在特别重要的涉密部位，采用人防和技防相结合，提高安全度。

3、完善高科技条件下信息设备与网络的保密措施

与信息技术部配合，尽快制订出计算机与网络保密制度。

（三）安全保卫工作的风险控制

1、确立指导思想。公司系统安全保卫工作与综合治理工作的指导思想是：贯彻上级机关各项文件、指示精神，结合公司的实际情况，制定有力措施，从最基础做起，做好每一项工作；开展宣传教育工作，增强全体员工的法制意识，确保公司人员、资金、财产安全。

2、制订工作目标。建立起公司安全保卫工作、情报信息工作的三级管理体系；制定完善规章制度，适应三级管理体系的需要，做到按章办事，有章可循；重新签定“治安目标综合治理承包责任书”，总公司与分公司签、分公司与所辖营业部签；制定“处置各类突发事件的预案”蓝本，各营业部结合具体情况制订有操作性的“营业部处置各类突发事件的预案”。

（四）对公文处理过程中的文件完全一致性的风险控制

就一件公文而言，从审批完毕、到办理相关手续、到归档，其文本应该是完全一致的，而公司现行的公文处理办法，虽已对文件的收发办理、流转程序、报送方法已作了详细规定，但对一件公文的完全一致性并未强调，因此这一风险点应该是各个相关责任部门在日常工作中加以控制。控制方法包括以下两个方面：

1、对合同（协议）的完全一致性进行控制。为保证合同（协议）最终的盖章文本与送审文本完全一致，风控办、法律事务总部与总裁办在进行流转时，应有明确的分工：

风控办负责接收、进行风险评审、送交法律事务总部的工作；

法律事务总部负责合同（协议）审核与送交总裁办的工作。其中合同（协议）审核应包括对按法律意见修改过的合同（协议）文本进行再审核，以及对合同（协议）要求的一式若干份的每一份文本进行审核的工作；

总裁办负责将由法律事务总部送交来的合同（协议）盖章审批单及文本，报送公司相关领导审签，并办理盖章手续，最后通知经办部门人员取回合同（协议）。

根据以上分工进行流转，由法律事务总部对合同（协议）的每一份文本进行把关，由总裁办在领导批示后直接盖章，可较为有效地避免由于经办部门人员缺乏职业道德或故意篡改条款而所引起的风险。

2、对公司内部的请示、报告（如工作签报）的完全一致性进行控制。为规避风险，总裁办在收文时，应在整份文件上加盖收文的骑缝章，以防止批示页后附的文件内容被人为篡改。

（五）关于建立有效的信息资料流转通报渠道，保证全体员工及时了解重要的法律法和管理层的经营思想公告栏的措施。

公司目前主要依靠内部网，将主管机关下发的重要通知、公司的重大决策、重要经营管理措施、改革举措、业务进步、领导讲话等及时传达给全体员工。针对不同种类的文件以及各个层次的人员，总裁办已在公司内部网上开设了“公告栏”、“公司文件”、“国泰君安论坛”、“公司动态”与“集思园”等数据库，作为传递信息的渠道，并以此达到交流思流，提供培训阵地的目的。

为了使各类信息资料及时地得到传达，在主要借助网络手段的同时，总裁办应根据不同情况，加以各种辅助手段。如对主管机关的下发重要通知，由总裁办负责扫描上网；对部分外来的重要通知和公司的重要文件，公司领导有批示要求组织学习的，由总裁办负责起草通知，以“公司文件”形式予以下发；对其他一些文件，则应尽可能选择最为恰当的方式予以公布。

（六）关于建立有效的授权评价和反馈机制的措施。公司领导级的授权委托书，应以正式文件的形式下发并存档；各部门内部的授权委托书也应以书面形式函告其他有关部门并存档。凡被授权人，在执行授权委托事项后，应由有关的秘书人员将其中的重要事项摘录下来，定期编制清单，报授权人审核，以使授权人及时掌握情况，必要时修改授权。

第三章 总裁办公室的组织管理体系及部门机构设置

第四条 总裁办公室内部组织架构和岗位设置