部门协调的重要性及其办法8

部门协调的重要性及其办法

主讲：彭树挺

一、酒店各部门协调的重要性

白天鹅宾馆开业至今已十年，今后能否继续发展下去，再上一个台阶？关键之一是各部门之间的协调。

举一个例子，有一个重要商务客人入住宾馆，从下飞机到离开，接待的整个过程就牵涉到销售、酒店代表、汽车、前台、保安、公关、客房、饮食、洗涤、商场、银行、总机、娱乐、财务等各部，几乎与各个部门都有联系。信息能否沟通，将直接影响到我们酒店的服务质量和声誉。换言而之，无论哪一个环节出了问题，都会降低服务质量，引起客人的投诉。这足以正门搞好各部门间的协调是搞好酒店服务的关键。

二、部门协调的方式

1. 书写：报告、备忘录、通知、订单、电传、电报、广告等。

2. 语言表达：电话、接待、开会、面谈、讲话、录影等。

书写的优缺点：

（1） 优点：白纸黑字、有依据、职责分清、便于跟查、永久记录、可以重复、有助于了

解复杂的信息、有视觉、有权威性、不会受情绪的影响。

（2） 缺点：间接、时间慢（不适合紧急情况）、缺乏反馈、缺乏人情味。

语言表达的优缺点：

（1） 优点：快、能够马上解决不同的意见、能够解决复杂的问题、能解决紧急的事情、

有人情味、比较灵活、能互相对话。

（2） 缺点：不够严重、受情绪影响、可以曲解、不容易记得住、不便于跟查。

3. 非语言的沟通方式：身体语言

包括：行动、表情、服装、仪容仪表等。

这方面，作为酒店。尤其是高档酒店，从员工到管理人员的服装到精神面貌，直接影响到客人对酒店的信心。

三、沟通的形式

1.正式的沟通形式：上、下级之间、同级之间、纵向和横向的沟通。

2.非正式的沟通形式：亲戚、朋友之间、员工与家人之间。

非正式的途径有时还要比正式的途径办的更快更好。

3.向上级沟通：

（1）真实性：对事不对人，要懂得尊重上级，不要凭印象，不要人云亦云、滔滔不绝。

（2）预见性：了解自己工作范围内的各种情况，准备怎样做？将要发生什么事情，要做到这点，就要经常掌握好自己工作范围内的情况、数据等等。

（3）代表直接：与上司交谈、汇报，不要过多使用“我们想怎样……”，应敢于将自己的意思反映给上级。

（4）集中性：无论是汇报或书面报告都要集中，要一件事一件事来，不能几件事集中在一起上报，这样便于领导批复或考虑问题。

（5）表现同感：与上司沟通时，要时时注意上级的感受，给上级提意见，要注意场合、时机。

（6）持久性：向领导提建议要有持久性，通过各种方式和试机把自己认为值得提的意见和问题向上级反映。

（7）要有热情：无论是向下布置工作或向上汇报工作，都要保持热情。

（8）要讲实际：实事求是，不要随口讲“行”或“不行”，要切实考虑可行性。

（9）不要唯唯诺诺做人：在上级面前，不要轻易说“yes”或“no”，要善于表白自己的意

见。

4.向下沟通的方式：

（1）了解下级，包括：家庭、个人性格、爱好、工作水平等等，都要做到了如指掌。

（2）要清楚地向下级讲明自己的意图，让他们知道你的想法。

（3）对下级要有礼貌，要信任他们，使下级知道这是他们应份做的。

当然人的素质各有不同，对一些人就要交代清楚如何去做。并要问对方明白与否。

5.同级之间的沟通：

关键是互相尊重，这是横向沟通的一个重要方面。敢于承担责任是搞好横向沟通的一个主要点；不要强求另一方为你做什么，应用请求的口吻和商量的语气；当同级为你办好事情后，要有所表示，表示感谢。

无论是与上级沟通、下级沟通或同级沟通，都应多讲好话。

四、结论

1.沟通最重要的目的就是更好地为客人服务。因此，上、下级、部门之间的所有沟通都是为满足客人的各方面需要。

2.作为一位主管，对工作一定要投入。

3.一定要为自己的本职工作感到自豪，要热爱本职，扎扎实实地做好本职工作。

一位管理人员都应有较强的逻辑思维和能言善辩的口辞（才），在每件事情实施前要详加说明。善于提高自己对下属说服能力。

提示：从上述得知，敢于管理是维护企业的利益，使企业在竞争中立于不败，从而达成组织的最终目标的有力保证；而善于管理是充分调动广大员工的主观能力性，工作积极性的手段，是与敢于管理相互相承，缺一不可的。

案例分析

在你的小组里有六位员工，你是主管，有二年的工作经验。你属下A\B\C都是你的亲信，跟你工作已有三年，另外两位D\E是新员工，只有六个月的工作经验。

今天早上，你的上司吩咐你安排下列工作：（1）在三楼贵宾厅安排两桌晚宴宴席。菜单已交厨房，客人将会在七时准时出席，人数共二十位。（2）到花店订鲜花两打，下午三时前送到格伦大厦办公室。（3）调查组内各人的意见。最近已有员工提出异议，因为他不服气上个月的工作安排，他觉得工作量分配不平均。（4）挂电话给餐务部负责人查询今晚参加宴会者的名单。（5）折餐巾，将餐巾折成扇形。（6）下午三点半前将午餐的摆设全部拆除，包括三台西餐台面和讲坛，并到布草房提取新台布，通知有关部门来吸地毯尘。

以上请尽力妥善安排，并列出你的工作的步骤，分配工作的原则，以及打算如何获取最佳效果。

原则

分配工作的原则。

以获取最佳效果。

部门协调的重要性及其方法

领导的意义是影响团体活动及达到

某些目标，在任何环境之下都能影响群众的活动。