02文件和资料控制程序B0

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1.0目的

规范公司质量、环境、职业健康安全等体系文件的制定、审核、发放、使用、保存、修订、回收处置等程序，确保文件的有效性和使用文件为最新版本。 2.0适用范围

本程序适用于公司质量、环境、职业健康安全体系有关的文件资料以及公司所有公文的控制,包括适当的外来文件。

本程序的第6.0, 7.0, 8.0, 9.0章节不适合第四层文件。其相关规定依照FY-QEOP-01《记录控制程序》

注1：本程序中7.0章节中‘修改’是指文件已经审核和批准后的修改。 注2：本程序中‘文件资料’是指书面文件和电子版文件。

3.0职责权限 3.1总经理

3.1.1《环境职业健康安全手册》、《环境职业健康安全程序文件》、《管理规定（范）》等涉及公司管理体系文件的批准。 3.1.2公司质量标准批准。

3.1.3需要求公司全体人员遵守的公文批准。 3.2管理者代表

3.2.1《管理手册》、《环境职业健康安全程序文件》等涉及公司质量、环境、职业健康安全体系文件的审核。

3.2.2质量、环境、职业健康安全体系文件第三层文件的批准。 3.2.3第四层文件格式批准。 3.3总经理助理

3.3.1质量、环境、职业健康安全体系第三、第四层工艺文件的审核,技术资料的批准。

3.3.2各职能部门除质量、环境、职业健康安全体系文件以外其它文件的批准。 3.4各职能部门主管

3.4.1本部门质量、环境、职业健康安全体系文件三级文件的编制与修订。 3.4.2本部门除质量、环境、职业健康安全体系文件以外其它文件的编制与审核。 3.5办公室

3.5.1公司除绝密文件、记录、客户提供文件资料以外所有文件的存档、发放、回收。 3.5.2公司所有使用表格范本的保存。 3.6运营部

3.6.1客户提供文件资料的管理。 4.0文件分类、标识与编码 4.1文件分类和编码

4.1.1公司文件共分为四层，各层文件的范围和编码原则见（表1）

4.1.3部门代号

4.1.3文件流水号由办公室统一编制。 4.1.4公司外来文件不做编号。 4.2文件标识

4.2.1文件版本/版次、页码在文件右上角。

4.2.2新订文件版本号为‘A’，版次号为‘0’；同一版次文件第一次修改版本号为‘B’、第二次修改为‘C’，依此类推。版次号按‘0’、‘1’、‘2’…递进。

4.2.3当版次自动升级时,版本号自动恢复为第一版‘A’ 。以下情况出现, 版次号自动升一级: a) 当文件修改内容超过1/3时 b) 进行系统性修改时

c) 第一层文件修改后需对体系作出调整时 d) 标准法规变更时 e) 文件格式变更时

f) 同一版次文件经过5次修改后再次修改时

4.2.4除第四层文件和公司公文(不包括规定类)外,其它文件发布至使用部门时加盖蓝色‘受控副本’章，文件发布至公司以外机构仅作为参考使用时加盖红色‘参考文件’章，作废文件加盖红色‘作废’章。

4.2.5外来书面文件加盖蓝色‘外来文件’章，外来电子文档将文件标题改用红色字体。 5.0编制及审核

5.1公司第一层、第二层、第三层文件除图纸资料和公司公文另有规定外，所有文件格式和行文要求依照本程序文件格式，章节编排和内容依据实际需要。不得自行创立其它格式。第四层文件格式要求见FY-QEOP-01《记录控制程序》。

5.2第一层文件由总经理指定部门主管负责编制,管理者代表审核,总经理批准。

5.3第二层文件由各职能部门主管负责编制,质量、环境、职业健康安全体系第二层文件由管理者

代表审核,总经理批准；其它管理类规定由副总审核，总经理批准。

5.4第三、第四层文件由各职能部门主管负责编制和审核，质量、环境、职业健康安全体系第三、第四层文件由管理者代表批准(第四层文件只负责批准文件格式)；其它文件由环境职业健康安批 准。

5.6文件经审核、批准后交办公室。 6.0文件发放

6.1文件编制部门主管确定文件发放范围,办公室严格依照规定范围发放,禁止超范围发放。 6.2公司除绝密文件外,所有文件经审核、批准后必须交办公室存档、发放。

6.3公司第一、第二层文件必须发放至接收人本人，不可代为接受。第三层文件允许部门指定代理人接受。

6.4除公司公文另有规定外，办公室在文件的复印件封面或第一页加盖红色‘受控文件’章，编好副本编号后按文件首页或表头规定部门和人员发放。并要求接收人在原件上规定位置签名。 6.5原件无规定位置用于接收人签收时,一律在原件反面签收。

6.6公司晓喻性公文，办公室可以电子邮件发布至相关单位，并要求接受人回复。 6.7公司绝密文件的发放依照《公文管理规定》。

6.8内部培训资料由各职能部门根据需要发放至相关单位/人员,不需签收。 6.9外来文件发放

6.9.1客户提供文件资料由运作部根据需要发布至使用单位,并做好收发记录。 6.9.2法律法规、行业规范等文件资料由办公室统一发放并做好收发记录。 6.9.3外来培训文件资料由各职能部门根据需要发放至相关单位/人员, 不需签收。

6.10由于公司机构调整或其它原因需使用文件时,使用部门向文件审核人提出领用申请, 经批准后办公室方可发放。 7.0文件修改

7.1公司公文、作业指导书和第二层文件的修改由编制部门或使用部门填写《文件制/修订申请单》,经原文件编制部门主管、原文件审核人审核后交办公室备案、修改。

7.2第一层文件修改由管理者代表填写《文件制/修订申请单》,经总经理审核后交办公室备案、修改。

7.3当需修改的内容属笔误、别字等不会导致文件被误用时，只需在需修改文字中间位置划一横线，将正确文字加注在上方，并签名。此类修改不改变版次。办公室负责确认所有受控文件得到更改。

7.5除本程序7.4章节外, 修改后的文件必须按本程序5.0章节规定进行重新审核与发放。 8.0文件使用和保存

8.1公司文件原件、法律法规/行业规范等外来文件等统一由办公室保存（绝密文件除外，绝密文件按FY-QP-01）

8.2办公室将文件原件按层别、编制部门类进行分类标识与管理，并编好文件目录一览表。电子版本和外来文件同样需进行分类管理及编目。

8.3各部门主管对本部门所属副本(或复印件)、外来文件进行妥善保存,并分类编目。 8.4公司文件在使用中应保持文件整洁、完整，不允许在文件上做任何文字、记号、涂改等。 8.5受控副本禁止复印，若有遗失，需向办公室申请补发。 8.6修改后回收的文件不做保存，但原件应永久保存。 8.7公司文件除《作业指导书》、晓喻性公文外，禁止张贴。 8.8客户提供文件资料由运营部统一保存。 8.9外来培训资料由各职能部门自行保存。 8.10内部培训教材原件由办公室统一保存。 9.0文件回收

9.1当文件因修改已更改版本或版次时，办公室确保将所有受控文件更改并收回，做好文件回收记录。

9.2所有修改后回收的文件应在文件的醒目位置加盖红色‘作废文件’章。以电子档发放之文件需确认已永久删除。

9.3修改后回收的文件若涉及公司机密，如客户资料、价格、公司战略等，不得用于复印任何文件，应进行及时销毁。

9.4回收的第四层文件可用于复印第三层文件、依此类推。但不允许将第一层文件复印第二层文 件，第二层文件复印第三层文件。

9.5受控文件使用人离职或岗位变更，必须将文件归还办公室保存。 10.0相关文件

10.1《记录控制程序》 10.2《公文管理规定》 11.0相关记录

11.1文件发放/回收登记表 11.2文件更改申请单 11.3文件目录一览表