会务接待方案
中国整形美容协会
2016年行业年会暨颁奖典礼晚会
会务执行方案
一、接待时间 1月9日-1月10日
其中:1月9日:嘉宾全天报到,接机、接站; 晚上年会暨颁奖晚会;1月10日上午部分领导嘉宾参观阳光整形美容医院,部分嘉宾返程送机、送站,下午基本返程送机、送站完毕。
具体行程安排请参见附件1。 二、接待对象
本次会务接待工作对嘉宾进行细分,采取重要贵宾、一般嘉宾分级接待的方式,并按照以下分类进行接待:
(一)一级接待:(套房/豪华房)
1、中整协/国家卫计委/各省整协领导约 人; 2、重要专家学者约 人。 (二)二级接待:(标准间)
1、地方市级整协有关领导等,约 人; 2、广东省/深圳市等相关政府部门领导。 (三)普通接待: 1、业务单位参会嘉宾; 2、其他嘉宾等;
3、演职人员/会务人员/安保等工作人员( 名)。
三、接待地点
根据今年大会的接待规模、接待的级别,选择华侨城洲际酒店为会议/接待地点;在南山区域择方便出行的1-2家酒店为应急接待酒店。(海景、威尼斯、威斯町)
四、人员配置
深圳 整形美容医院统筹负责本次年会承办及接待任务。 2015年行业年会暨颁奖典礼晚会筹备委员会 主任: 副主任:
具体人员及分工另文。
五、接待流程 (一)接待准备
1、专人统计大会登记的参会嘉宾信息;
2、每日及时与组委会相关负责人沟通嘉宾接待的相关事项和信息,及时更改变动信息;
3、前期电话跟踪所有来深参会的领导、嘉宾、代表团、媒体,确认其来深要求细节,报组委会主任并执行主任处以便安排布署;
4、确定代表来深具体时间、人数、性别、联系方式、出发地点及航班号、车次、住房要求、客人的餐饮习惯等详细情况。
5、提前领取、分好房卡、餐券、会务资料等,根据大会要求做好接待准备工作。
(二)接机接站
1、1月9日7:30至18:00在深圳机场/深圳北站安排专人接机,配备欢
迎标识;
2、调度接待车辆运送参会代表前往下榻酒店;每趟航班到达等候时间不超过30分钟;每车配备服务人员1名。
3、根据参会嘉宾航班情况制作《接机(站)时间表》、《送机(站时间表》;制作双面的接机(站)牌;
(三)酒店安排
1、酒店专项接待安排:在指定下榻的酒店门口悬挂或显示欢迎标识,酒店大堂、电梯等处设欢迎牌、导引指示牌,大堂、楼层电子信息屏滚动播放本次活动信息;设置与会议相关的信息公示版(牌);
2、酒店设“会务组联络处”。安排 名工作人员,负责参会代表报到、入住手续办理及发放证件和活动资料、参会代表房间发放个性化温馨提示;会议期间负责指引、组织参会代表乘车、用餐等各项后勤保障工作。
3、每间嘉宾住房内放置会务接待手册、重要信息温馨提示、地图,赠送当天《深圳特区报》,王晓泸董事长亲笔签名欢迎卡1张,入住当天备水果1份;贵宾客房提供定制性菜单服务,贵宾和女士接待,预留非吸烟楼层客房;入住当天备鲜花水果各1份;
4、提供会务车辆,根据要求编制运行时间表并分发至嘉宾房间; 5、预留会务人员、医疗人员的工作用房,并安排工作用餐;
6、提供叫早、叫醒服务;及时收集整理来宾入住建议和需求,不断改进服务;
(四)交通保障
1、接机车辆安排,根据接机客人的数量不同,安排不同车辆接待。因涉及接机(站),嘉宾联系、报到、临时调配等,拟由组委会委托租车公司租借小型轿车 辆;7座商务车 辆,考斯特 部,中巴 辆,用于1月9日接机/接站;
2、引导贵宾上指定专车,随车配备服务人员一人,沿途随车服务人员做深圳景观与大会相关内容介绍;
3、每20分钟一班,即到即走;对集中乘机抵达的领导和嘉宾,预留专用接机轿车、考斯特或中巴;
接机路线:深圳机场——广深高速——深南大道——洲际酒店。
特别注意:①如乘火车或汽车等交通工具抵深的来宾,实行电话预约接站,提前24小时与来宾确认接站信息,安排机动车辆调度接站。 ②重要领导和嘉宾需预留贵宾通道,献鲜花。 ③每辆车应配备瓶装饮用水。
4、酒店、会场应急车辆,7座商务车 辆,轿车 辆,中巴 辆。 5、送接机(站):1月10日自早上7:00开始,每半小时1班专车由下榻酒店发至深圳机场,具体车辆安排根据嘉宾行程安排9日下午前由各接待对接人另行确定,报总调度统一调配车辆及送机人员。
特别注意:重要领导和嘉宾需预留贵宾通道。
6、配备车辆组成专用车队,统一编号并配有活动标识的专用车证; 7、司乘人员:除小车以外,其余每车配司机1人,组委会工作人员1名。 8、嘉宾登机祝福与航班起飞确认短信; 9、嘉宾平安抵达确认短信; (五)用餐安排
参会代表凭餐券在下榻酒店用早餐,午餐、晚餐及饮水按组委会相关安排执行。
1、接待酒店提供自助早餐服务;
2、负责安排演职人员、会务人员及治安、消防、卫检人员的工作用餐。
中国整形美容协会 2015年年会暨颁奖典礼晚会 行程安排表(持续更新中)
中国整形美容协会2015行业年会
活 动 流 程
年会活动主要流程
时间:2016年1月9日 (星期日)19:00—22:00 地点:深圳华侨城洲际大酒店宴会厅
特别邀请深圳电视台著名资深当家主持人董超、孟媛主持年会全部宣传活动。
1)特斯拉专车组成的美丽迎宾车队迎接政府领导、总会领导、大咖专家、企业总裁;
2)医美模特引导嘉宾走红地毯通过品牌长廊;
3)现场大屏幕播放企业宣传片、各分会新年祝辞VCR; 4)主持人宣布年会开始
5)开场节目—美丽中国 欢心鼓舞 6)领导、专家、赞助商代表致辞 7)表彰、颁奖 8)节目表演 9)现场抽奖
10)李云迪演奏钢琴协奏曲《黄河》 11)全体嘉宾合唱《难忘今宵》 12)宣布年会结束