出差管理规定
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1.目的
本制度旨在规范员工出差管理,控制成本,降低费用,提高企业运作效益,特制定相关管理规定。 2.范围
本程序适用于公司全体员工(员工国内外出差或参加短期业务训练等)。 3.定义
因公司业务需要前往日常工作地以外的国家、省、市、地区被视为出差。出差按地区分为国内出差和国外出差,按时间长短分为当日往返和需要逗留24小时以上的出差。 4.权责
出差的审核决定权限如下:
(一)国内出差:四日内由部门经理核准,部门经理以上人员一律由总经理核准。 (二)国外出差,一律由总经理核准。
5.作业内容 5.1国内出差
5.1.1国内出差分为长程、短程两种,本公司员工因业务需要出差,出差前应填写《出差申请单》(格式须明确记录出差日程、出差目的地及出差要务等),出差期限由遣派主管或总经理视情况需要限定日期,并送行政部备案。
5.1.2长程出差:因公司业务需要,经主管指派外出处理公务,其出差地点在江苏省、上海市以外,公出人员因任务需要无法当日往返且需于当地住宿者。
5.1.3短程出差:因公司业务需要,经主管指派外出处理公务,其出差地在江苏省、上海市内,当日往返不需住宿者。 5.2国外出差
5.2.1国外出差(不含台湾出差):因推销、考察、开会、研习、访问或业务督导而至中华人民共和国有效管辖范围以外之国家出差。 5.3出差申请
5.3.1通常情况员工需提前一周向上级主管提出出差(当日往返的出差可根据实际情况决定)申请,并作好工作安排,保证离开期间不会给工作带来任何影响。
5.3.2凡符合国内出差申请规定者,应于出差前填妥《出差申请单》,呈权限主管核准后送人事单位以便管制出勤。
5.3.3因主管临时指派,或处理紧急业务来不及办理出差手续者,应先行通知人事单位,并于返差后一日内立即补办手续。
5.3.4出差人员若出差时间在三日(含)以内且遇(跨)星期假日(含周六)或国定假日前后者,应于《出差申请单》上述明必须假日出差之事由,并依权限主管核准后,方可出差,否则相关费用不得支付。 5.4出差交通工具
5.4.1交通工具以搭乘火车、汽车为原则。并应检附凭证,实报实销。乘坐企业自备交通工具不得支领交通费。因公需乘计程车由部门主管证明核支。
5.4.2如因急要公务而须搭乘飞机者,应事先报请总经理核准后,方可搭乘飞机。
5.4.3出差使用私人车辆时,于出差申请时应于《出差申请单》上注明,销差时于《出差申请单》上如实填写出差地点,计算交通费用以票价为补助依据。
5.5国内出差旅费支给标准:国内出差旅费分为交通费、住宿费、膳杂费等,其标准如下表:
5.6国内出差旅费预支:员工国内出差旅费申请预支,需连续出差五天以上,且需申请住宿者,方
可以《暂支单》向出纳申请预支旅费,预支金额以各职级人员之差旅费报之标准为上限。 5.7国内出差旅费报销规定:出差旅费之核报必须取得下列凭证,否则一概不予核准。 5.7.1交通费报销:员工出差一般应选择乘坐汽车或火车(在火车上过夜方可选择卧铺),特殊情况或时间紧急方可乘坐飞机(经济舱)。
5.7.1.1飞机(经总经理核准搭乘者方可报支):飞机票之收据联或航空公司所出具已搭乘之证明。 5.7.1.2火车、汽车或其他交通工具之发票或相关证明单。
5.7.1.3出租车:出差得报支公司(住所)至车站(机场)距离的往返出租车费。多人出差地点相同时,若共同乘坐出租车出差、返差,则仅能由一人代表申报,不得个别申报。报支出租车费时应如实填写起始地点及金额。出差人员只得报支至车站的出租车费,不得另行报支车辆停车费。 5.7.1.4过路费:凡使用公司用车或私人车辆出差,经公路收费站,应先领取过路费单,或以过路费凭证报支。 5.7.2住宿费报销
5.7.2.1住宿费应按住宿天数支给,并应检附凭证报支。
5.7.2.2出差地点供给宿舍者,以住进宿舍为原则。住宿舍人员不得申请住宿费。若因宿舍额满,得申请外宿住宿费,但于报销时应详细说明。
5.7.2.3不同职等人员同时、地出差时,依其职等标准,分别报支旅费。但与高阶同行,经高阶主管核准者,住宿费得比照高阶人员办理。
5.7.2.4国内出差锁定住宿费标准为最高限,若实际支出金额低于标准金额者,则依实际支出金额支付。
5.7.3膳杂费报销
5.7.3.1膳杂费依本公司规定标准报支。
早餐:8:00之前;中餐:12:00;晚餐:18:00以后
5.7.3.2膳费之给予:依其出差时间涵盖上述时间为支付标准。
5.7.3.3凡上午十时(含)以后出发或下午三时(含)以前销差者,当日支给杂费三分之二。 5.7.3.4上午十二时(含)以后出发或中午十二时(含)以前销差者,当日支给杂费二分之一。
5.7.3.5下午十七时(含)以后出发者,当日支给杂费三分之一。
5.7.3.6出差期间如安排宴请客户,凭发票按规定交际应酬费报销,此餐的餐费补贴将被取消。 5.7.3.7酒店住宿含早餐或培训、会议等活动中提供餐饮的,则相应的餐费补贴被取消。 5.8国内出差延期规定
5.8.1员工出差期间,由派遣出差主管视事实需要核定,在期限内除患病及因事故阻滞外,不得任意延期,因公需要延期者,应事先以电话请示主管于返回住所后,由主管追认核定。
5.8.2因患病或因事故阻滞者,应检附医师诊断书或天灾等相关事故证明资料,方可报支延归时日的膳、宿、杂费。 5.9国内出差的其他规定
5.9.1出差时间的任何超时工作,不得计算为加班,不得申报加班费或调休。若因任务需要超时工作,需事先以项目呈总经理核准,否则不得申报加班。
5.9.2参加厂商或其他机构举办之活动,其食宿已接受招待着,不得再报支食宿费用。 5.9.3员工一次出差同一地点连续超过三十天以上者,自第31日起,住宿费、膳杂费,依公司旅费报支标准的八折支给。
5.9.4凡出差未填写《出差申请单》者,所有出差相关费用均不得支付。
5.9.5普通员工随同部门主管及以上干部出差时,视实际情形比照乘同等车及住宿,由部门主管证明核支。
5.9.6员工适用本规定应以职称为准,无职称者以职位为准。 5.9.7出差期间员工应遵守如下规定:
5.9.7.1注意言行举止,展示公司良好的企业形象; 5.9.7.2避免与出差目的无关的活动;
5.9.7.3出差在外期间应与上级主管保持联系,通报工作进程。如有行程变动,应立即报上级主管批准方可执行;
5.9.7.4出差任务完成后应及时返回;
5.9.7.5出差回来应及时向上级主管汇报工作情况。
6.相关文件 7.表单
7.6《出差申请单》 (N3-019-09) 7.12《酒店预订申请表》 (N3-019-08) 7.19《车、机票预订申请单》 (N3-019-05)