会计档案管理实施细则

中国银河证券股份有限公司

会计档案管理实施细则

第一章 总则

第一条 为了规范公司会计档案管理，根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》以及公司《档案管理办法》等有关规定，制定本实施细则。本办法适用于公司总部及各分支机构。

第二条 会计档案是指各单位的会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计专业材料，是记录和反映各单位交易或事项的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证等。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产清单，固定资产卡片账，其他辅助账簿等。

（三）财务会计报告类：公司统一规定的月度、季度、年度会计报表、统计报表，财务情况说明书，年度审计报告及会计报表附注等。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表，税收缴款书，审计、稽查报告，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，财务印章登记簿，支票登记簿等。

（五）以电子信息载体存储的会计账套基础资料，记账凭证，会计帐簿，会计报表，统计报表等。

第二章 会计档案的保管

第三条 各单位管理和使用会计档案应符合国家有关规定，并依

据公司档案管理办法及本实施细则规定，做好本单位会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第四条 各单位财务部门应按照《会计基础工作规范》等的有关要求，负责将会计档案整理立卷、装订成册，并编制会计档案保管清册（附件一）。其中：

（一）会计凭证：应分币别、分期按照记账凭证编号顺序装订成册。

1、会计凭证一般应按月分册装订，业务较少的单位或币别可按季（或半年、一年）分册装订。

2、粘贴、装订会计凭证时，应厚薄适中、外观整齐，并重点保持左侧、上侧装贴平整。

3、装订成册的会计凭证，应放臵在专用的会计凭证盒内保管。

（二）会计账簿：一般情况下，应在年度会计报表上报后30日内，按下列要求打印会计账簿，并分门别类装订成册后保存。

1、总分类账：按一级科目打印。

2、明细分类账：按最明细级科目打印。

3、现金、银行存款日记账：按最明细级科目打印，其中银行存款科目也可以按明细分类账的方式打印。

4、核算项目分类总账、明细账：按项目进行明细核算的科目，必须打印核算项目分类总账、明细账，可以不打印明细分类账，均按月打印。

5、数量、金额总账、明细账：按数量、金额进行明细核算的科目，应打印数量、金额总账、明细账，可以不打印明细分类账。既按数量、金额又按项目进行明细核算的科目，必须打印数量、金额总账、明细账（选择按核算项目方式），可以不打印核算项目分类总账、明细账。

6、固定资产清单：应打印并装订成册。其中横表头应至少保留卡片代码、卡片名称、类别、型号、单位、入账日期、使用日期、使用情况、使用部门、存放地点、数量、原值、累计折旧、净值、预计净残值、使用寿命、剩余寿命等项目。

（三）会计、统计报表：在报表上报后10日内，按月、按公司规定的报表编号顺序打印并装订成册，加具封面后保存。

第三章 会计档案的移交

第五条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门继续保管三年。

（一）期满之后，公司总部及有条件的分支机构，由财务部门编制会计档案移交清册（附件二），列明应当移交的会计档案名称、册数、起止时间和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容，移交负责档案管理的部门统一保管；无条件的分支机构，由本单位在财务部门内部指定专人继续负责保管。

（二）出纳人员不得兼管会计档案。

（三）移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务部

门相关人员共同拆封整理，以分清责任。

（四）各单位应提供相对安全、可靠的场所存放会计档案。

第六条 各单位保存的会计档案不得借出本单位。

（一）如有特殊需要，分支机构经各单位负责人批准、公司总部经财务部门负责人批准后，可以提供查阅或者复制，并在《会计档案查阅、复制登记簿》（附件三）中进行登记，详细填写查阅人姓名、查阅时间、查阅原因、有效证件（如介绍信、身份证）以及被查阅或者复制会计档案的名称、号码、内容、张数等详细情况。复制的重要会计档案如协议、合同、发票、收付款凭单等，还要加‚此为复印件，不可代替，正本使用‘仅作’‛等字样，以免给公司造成不必要的损害。

（二）查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第四章 会计档案的销毁

第七条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限从下一会计年度算起，分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案保管期限表

第八条 各单位保管期满的会计档案，除本实施细则第九条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由本单位提出销毁意见，报公司批准后，编制会计档案销毁清册（附件四），列明销毁会计档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应当由财务部门会同档案管理部门（或审计、综合部门）共同派员监销。

（四）销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将销毁情况书面报告本单位负责人。

第九条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未

了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第五章 会计档案的保管责任及其变更

第十条 单位因撤销、关闭（包括异地迁址）或者其他原因而终止的，在终止前形成的会计档案，应当由其上一级财务部门代管或经上一级财务部门批准移交同城（公司系统内）其他单位代管。法律、行政法规或公司另有规定的，从其规定。

第十一条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案由其上一级财务部门代管或经上一级财务部门批准移交同城（公司系统内）的其他单位代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

第十二条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

第十三条 因单位内部财务部门撤并而引起会计档案保管责任发生变化的，比照本实施细则第十条至第十二条办理。

第十四条 会计档案管理人员变更时，应比照本实施细则第五条

第一款规定办理会计档案交接手续。交接会计档案时，交接双方应当

按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由本单位负责人负责监交。需特别说明的事项应由移交人出具书面材料，并签字后存档。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签字或者盖章。

单位之间交接会计档案的，比照前款规定办理，其中监交人由交接双方的单位负责人共同担任。

第十五条 所有单位的会计档案不得携带出境。

第十六条 单位发生会计档案毁损、灭失的，应及时上报公司。如因未按照国家有关规定保管会计档案致使会计档案发生毁损、灭失的，按照《会计法》第四十二条有关规定进行处理；如因未按照公司有关规定保管会计档案致使会计档案发生会计档案毁损、灭失的，按照公司《档案管理办法》第十八条有关规定进行处理。

第六章 电子介质的会计档案及重要空白凭证

第十七条 实行会计电算化后，以电子信息载体存储的会计账套基础资料、会计帐簿、记账凭证、会计报表、统计报表等是会计档案的重要组成部分，由信息技术部门负责备份，并按照公司有关电子文件归档与电子档案管理办法及本实施细则规定负责保管。

第十八条 各单位的重要空白凭证，比照会计档案进行管理。

（一）重要空白凭证包括支票、贷记凭证、存单、代保管凭单、汇票、本票申请书等。

（二）购买和领用重要空白凭证时，应在重要空白凭证登记簿（附件五）中进行登记，其内容应包括名称、数量、起止号码、领用人等。

（三）重要空白凭证特别是支票等应由专人负责保管，并保证‚印证分管‛。

（四）重要空白凭证如发生丢失、毁损等情况，应及时做出处理，并在登记簿中做好记录。支票等重要空白凭证发生丢失的，还应及时办理挂失手续。如预计可能给公司造成经济损失和重大不良影响的，还应及时上报上一级财务部门。

第七章 附则

第十九条 员工违反本实施细则规定的，按照公司《员工违法违规行为处罚规定》‚违反财务管理规定的行为与处罚‛分则执行。

第二十条 本实施细则由公司总裁办公会负责解释。

第二十一条 本实施细则自2008年1月1日起实施。