论来源原则与文件生命周期理论的宏观区别与深层联系

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档案学通讯2003年第2期

论来源原则与文件生命周期理论

的宏观区别与深层联系

[摘要]来源原则与文件生命周期理论都是档案学的重要理论。从表面上看, 两大理论似乎并不相关。通过

深入研究可以发现, 两大理论尽管在形成背景和原因、建设起点和基本特征、研究范围和指导层面等方面存在宏观区别, 但二者有着更深层的本质联系———共同坚持历史主义思想。

[关键词]来源原则文件生命周期理论区别联系

对于档案专业人士而言, 提起来源原则与文件生命周期理论都不会陌生, 因为它们都是档案学重要的基本理论。从表面上看, 来源原则与文件生命周期理论各自有着不同的指导空间, 很少有人将它们联系在一起。但笔者通过深入研究和比较, 发现这两大理论尽管存在一些差异, 却有着深刻的本质联系———共同坚持历史主义的指导思想。这种深层联系正是它们共同成为现代档案学理论的核心(笔者认为称作档案学支柱理论更为恰当) 的根本原因。

一、来源原则与文件生命周期理论的宏观区别首先需要指明的是, 笔者对来源原则与文件生命周期理论区别的探讨, 并不包括它们各自含义和内容的差别。笔者试图从更宏观的角度, 即两大理论的形成背景和原因、建设起点和基本特征、研究范围和指导层面等方面来分析二者的区别。

(一)

两大理论的形成背景和原因不同

专门管理活动的专业背景下形成的。来源原则提出的直接原因是事由原则在综合性档案馆馆藏整理实践中爆发了生存危机; 而文件生命周期理论形成的直接原因是文件数量急剧增长导致文件中心的建立。

来源原则的形成与综合性档案馆的建立直接相关, 它是综合性档案馆在解决首要问题———馆藏档案第一层整理和分类的实践中摸索和总结出来的。面对馆藏来源多元化的特点, 档案馆仍然沿用事由原则为指导, 结果造成了馆藏整理的混乱。为此, 来源原则作为一种维护档案形成本来面目和本质联系的科学原则, 取代了事由原则。这是综合性档案馆特点的必然要求。

文件生命周期理论的形成与文件中心的建立直接相关。更确切地说, 文件生命周期理论是进馆前文件管理活动及机构出现的必然产物。现代文件数量的急剧膨胀使档案馆面临的压力空前加大, 由此产生了有效控制馆藏源头的思想和活动———进馆前的文件管理。美国首创的文件中心作为档案系统管辖之下的文件管理机构, 为馆藏源头的控制提供了切实保障。后来文件中心在全球普遍建立, 表明各

来源原则是在19世纪中叶以来综合性档案馆开始建立的专业背景下提出的:而文件生命周期理论是在20世纪30年代以来文件管理开始成为一项

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国对进馆前文件管理的普遍认同和高度重视。强大的实践需要理论指导, 文件生命周期理论应运而生。它从探究文件中心的理论根源起步, 最终发展成一种准确揭示文件运动规律、科学指导文件全过程管理的理论原则。

两大理论各自特定的形成背景和原因, 为它们在建设起点和基本特征、研究范围和指导层面等方面出现区别奠定了基础。

(二) 两大理论的建设起点和基本特征不同

决定。来源原则以馆藏档案为研究对象, 而文件生命周期理论的研究对象不仅是馆藏档案, 还包括其源头———机关的现行和半现行文件, 因而研究范围包括现行文件直至档案的全面管理。因此, 文件生命周期理论的研究对象和范围比来源原则更加广泛。不过, 在实践中文件生命周期理论侧重于研究进馆前文件管理。因为在档案馆范围内来源原则的应用价值已经超越了整理环节, 扩展到保管、检索、利用、统计等诸多领域, 成为馆藏档案管理的一种总的指导思想。因而文件生命周期理论将研究重点放在进馆前文件管理上, 以确保档案进馆前后的衔接。

。, , 文件生命周期理论要大; 从指导层次来看, 二者都有宏观和微观之分, 但具体表现各不相同。来源原则对国家全部档案的宏观管理、一个档案馆内全宗的组建、每一全宗内的具体分类都可发挥指导作用。而文件生命周期理论对宏观设计文档管理体制、设立文档管理机构、确定文档管理方式都有指导意义。

二、来源原则与文件生命周期理论的深层联系尽管两大理论存在区别, 但通过深入思考, 笔者认为它们有着不容置疑的联系。这种联系既包括一般联系, 也包括本质联系。

(一) 两大理论的一般联系

来源原则的理论建设起点比文件生命周期理论相对要低一点。而且, 两大理论尽管都具有集理论性与实践性于一体的基本特征, 但来源原则的具体性和操作性比较突出, 而文件生命周期理论的宏观性、理论性、抽象性特征更加明显。

来源原则的发端是法国的“德国的“登记室原则”。严格地说, , 因此理则, 或者说直接源起馆藏档案整理实践经验的总结和提炼。直到荷兰手册的出版, 来源原则的理论内核才得以真正成型。相比之下, 文件生命周期理论的建设起点较高, 因为研究者的目的就是提供文件中心的理论依据。后来文件生命周期理论更超越了这一初衷, 上升成为文件全过程管理的宏观理论指导。

两大理论建设起点的差别相应导致了基本特征的不同。两大理论尽管都集理论性与实践性于一体, 但来源原则的目的是通过设计合理的馆藏档案第一层整理和分类方案来直接解决馆藏科学组织管理的现实问题, 因而实践色彩更为浓厚, 具体性和操作性特征相对突出。而文件生命周期理论是对文件运动过程的宏观描述和对文件运动规律的科学抽象, 其出发点不只是解决某一个或几个具体的实践问题, 而是从宏观高度提出文件全程控制的思想, 因而宏观性、抽象性特征更加明显。

(三) 两大理论的研究范围和指导层面不同

两大理论的一般联系, 或者说表层联系主要是由各自研究对象的特点及其密切关系决定的。如上

所述, 来源原则主要以馆藏档案为研究对象, 而文件生命周期理论扩展为广义文件。从运动的视角来审视, 广义文件的整体运动过程可以分为若干阶段, 档案只不过是广义文件运动过程中的一个特定阶段, 可以看成是广义文件的一部分。据此, 两大理论的一般联系主要表现在三个方面。

第一, 文件运动过程的完整性和连续性决定了两大理论在文件全过程管理中相互依存, 缺一不可。尽管文件生命周期理论研究的是文件的全过程及其管理, 但由于它更偏重为一种宏观的指导思想和理念, 对各阶段文件的宏观控制提供一种指导思路, 较少涉及具体的管理方法。而来源原则为馆藏档案的组织管理提供了明确的实践方法, 因此, 在文件全过程管理中如果脱离了来源原则的指导, 整个管理过程就不完整, 最后阶段的管理质量也难以得到保证。

第二, 各阶段文件的联系和运动顺序决定了两

从研究范围来看, 来源原则主要针对档案馆馆藏档案的实体整理和分类; 而文件生命周期理论包括现行文件直至进馆档案的全面管理, 主要针对进馆前的文件管理。就指导层面而言, 来源原则上自国家档案宏观管理、下至全宗内档案微观分类无所不包; 而文件生命周期理论上自国家文档管理体制的宏观设计、下至各阶段文件的微观管理无所不包。

两大理论研究范围的差异主要由各自研究对象

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大理论在文件全过程管理中指导作用的发挥具有承前启后的关系。尽管文件生命周期理论是对文件全过程管理的全面指导, 但在实践中其指导作用更多地集中在文件运动的前两个阶段———现行和半现行文件的管理上。而来源原则主要针对文件运动的最后一个阶段———馆藏档案的管理发挥指导作用。因此, 文件生命周期理论与来源原则在文件全过程管理中指导作用一般来讲具有前后顺序。

第三, 各阶段文件的差别使两大理论在文件全过程管理中各有侧重。由于价值形态的变化, 各阶段文件的服务对象、保管场所和管理方式等各有不同特点, 因而每一阶段都需要有效管理, 需要针对性的理论指导。文件生命周期理论侧重于指导进馆前文件的宏观控制, 确保进馆文件符合档案馆的质量要求理, 提高馆藏管理的科学水平。因此, , (二) 尊重来源指的是档案馆首先应遵照来源标准整理档案, 保持档案与其形成者之间的来源联系。档案作为特定机关、组织或个人在社会实践中直接形成的活动记录, 在产生和处理过程中会形成多方面的历史联系, 诸如来源联系、时间联系、内容联系和形式联系等等。其中档案与形成者之间的来源联系是首要联系, 也是最根本的联系。因为只有首先明确了档案的形成者, 揭示档案的内容、时间和形式联系才有意义, 才能真正全面和深刻地反映形成者的活动原貌。假如割裂来源联系, 其他联系的科学性就得不到保证。来源原则之所以取代事由原则成为馆藏实体整理的指导原则, 最根本的原因就是它认, 因而要求对进。实践证

, 确保档案作为原始活动记录的真实性和可靠性。因此在档案实体管理上, 尊重来源、保持来源联系是档案本质属性的必然要求。

尊重全宗的完整性指的是一个全宗是一个有机整体, 整理档案必须维护全宗的完整性, 做到同一全宗的档案不可分散, 不同全宗的档案不得混淆。来源原则以尊重来源为基础, 又进一步提出了尊重来源的实现途径———全宗。来源原则要求同一来源的档案组成一个全宗, 全宗是特定机关、组织和个人活动中形成的档案整体, 这一整体具有内在的有机联系。整理档案必须尊重全宗的独立性和维护全宗的完整性。这就是说, 在档案馆内每一个全宗都应当独立保存, 同一全宗的档案不能分散和割裂, 不同全宗的档案也不能混杂在一起。如果做不到这一点, 档案与形成者之间的来源联系势必遭到破坏, 不仅档案形成的本来面目无法恢复和保持, 而且档案所记录的历史事实的真实面貌也难以维护。

尊重全宗内档案的原始整理体系指的是全宗内的档案管理必须充分尊重并利用档案形成者原来的整理基础, 尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法, 不宜轻易打乱重整。一般来说, 全宗在形成机关都是经过一定整理的, 形成了较为固定的原始整理顺序和标记。这种原始整理体系也是全宗有机整体性的一个重要表现, 尊重这一体系同样也是尊重全宗完整性的重要体现。来源原则对全宗内原始整理体系的认识经历了一个深化过程, 起初法国的尊重全宗原则还要求打破这一体系, 对全宗内的档案重新按照主题整理; 后来德国的登记室原则提出了尊重原有次序的思想, 成为来源原则尊重和维护全宗内原始整理体系的开端。实践证明, 形成机

除了上述一般联系之外, 两大理论还有着更深层的本质联系。无论是来源原则———揭示档案本质特征的理论, 还是文件生命周期理论———揭示文件客观运动过程及规律的理论, 都贯穿着历史主义的指导思想, 或者说它们的精神实质都是历史主义思想。

历史主义是人类认识事物和把握世界的一种方法, 从哲学意义上说是一种认识论与方法论。它是对真实的客观事物进行直接认定与把握, 直接承认客观事物相互之间的现实界限与联系, 并根据这种真实界限来区分事物, 进行总体的或分别的认识与管理。档案本质上是一种人类社会生活的原始记录, 对其管理的根本目的是确保档案的原始性, 以维护社会历史的真实面貌。因此, 档案管理的基本方法也应当是历史主义的。我国档案学者张辑哲在其专著《维系之道———档案与档案管理》中提出, 历史主义精神主要包括两层含义:一是“尊重客观、尊重历史、尊重自然”; 二是尊重“有机联系或曰整体联系”。来源原则与文件生命周期理论从不同角度、在不同层面上均体现了历史主义的真谛———“尊重客观、尊重历史”和“尊重有机联系”, 同时又巧妙地赋予这种真谛鲜明的专业特色, 确立了尊重档案形成的客观过程和有机联系、确保档案的本质属性、维护社会历史本来面目的专业宗旨。

来源原则的三个基本点———尊重来源、尊重全宗的完整性、尊重全宗内档案的原始整理体系都贯穿着历史主义精神。

①

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目的是还原档案所记录的历史的本本面目; 文件生命周期理论则表现为尊重客观真实的文件运动过程, 目的是从更大的范围内维护文件从产生直到销毁或进馆保存整个发展过程的客观历史原貌。另一方面, 从尊重联系方面来看, 来源原则表现为尊重档案与其形成者之间的来源联系、尊重同一来源档案整体的有机联系, 目的是维护档案馆内每一全宗的独立性和完整性; 而文件生命周期理论表现为尊重文件运动过程的整体联系、尊重各阶段文件的内在联系, 目的是确保文件的整体运动过程都得到全面管理和有效控制。

研究并挖掘来源原则与文件生命周期理论深层, , 认清两, 因为档案专记录历史的客观性和真实性。对历史主义的坚持, 正是来源原则与文件生命周期理论并立为档案学理论两大支柱的根基所在, 也是它们受到西方档案界普遍推崇的根本原因。

来源原则之所以成为档案学的支柱理论, 是因为它从根本上认清了档案的本质联系———来源联系, 确立了一个最能维护档案本质联系的保管单位———全宗, 提出了一种馆藏档案管理不同于图书或其他信息资源管理的独特方法———区分来源组成全宗, 从而找到了档案专业的立足之本。同样, 文件生命周期理论在更广的范围内为现代档案学奠定了根基。它将档案专业的实践管理对象和理论研究对象从馆藏档案科学地扩展为现行文件, 并通过对文件运动过程和规律的深入挖掘, 明确了文件运动的本质特征———整体性、连续性和阶段性并存, 提出了一种文件全过程管理的独特方法———全程控制与阶段管理有机融合。可见, 两大理论巧妙地赋予历史主义鲜明的专业色彩, 实现了尊重档案形成的客观过程和有机联系、

确保档案的本质属性、维护社会历史的本来面目的专业宗旨。正因为如此, 来源原则与文件生命周期理论成为档案学理论“大厦”的坚实而牢固的两根“支柱”。

注释:

①张辑哲《维系之道:———档案与档案管理》, 中国档案出版社1995年版, 第89页。

(北京市, 邮编:100872) (责任编辑

关的工作人员对档案的形成过程和来龙去脉最为了解, 他们构建的原始整理体系可以充分揭示档案形成的有机联系和历史原貌, 从某种意义上来讲也是一种“原始记录”行为和结果。只有对这种整理体系予以充分的尊重和维护, 才能更好地实现档案作为社会实践活动原始记录的功能。因此, 尊重全宗内档案的原始整理体系同样是档案本质属性的必然要求。

同样, 文件生命周期理论的三个基本点也贯穿着历史主义精神。这三个基本点可以归结为:文件从其形成到销毁或永久保存是一个整体运动过程; 文件的整体运动过程由于文件价值形态的变化可划分为若干阶段; 不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系。

文件生命周期理论的三个基本点层层递进, 充分体现了“尊重客观、尊重历史”, 首先, 客观性。或进馆的过程, 转移的客观存在。其次, 文件生命周期理论充分承认文件运动过程中阶段存在的客观性。它根据价值形态的变化, 提出文件整体运动过程具有明显的阶段变化, 并把这种阶段变化视为不以人们意志为转移的客观存在。再次, 文件生命周期理论充分承认各阶段文件价值属性与管理者主体行为对应关系的客观性。它认为各阶段文件特定的价值形态与服务对象、保管场所、管理方式之间存在一种对应关系, 强调这种对应关系是不以人们意志为转移的客观存在。

同时, 文件生命周期理论的第一个基本点、也是最重要的一个基本点, 充分体现了“尊重有机联系”的思想。文件生命周期理论首先强调文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程。这实际上是承认文件客观运动过程的连续性和完整性, 也就是承认各阶段文件内在的整体联系性。这种整体联系正是可以把不同阶段的文件视为一个整体或系统加以全面管理的基础。文件生命周期理论要求人们尊重这种联系, 目的是确保维护文件连续运动过程的真实性和客观性。

相比较而言, 尽管两大理论都同样充分地体现了历史主义“尊重客观、尊重历史”和“尊重联系”的思想, 但在具体表现上略有差别。一方面, 从尊重客观和尊重历史方面来看, 来源原则表现为尊重客观真实的档案形成者、尊重客观真实的档案形成过程,

黄坤坊)

[作者简介]黄霄羽, 女, 1970年生, 中国人民大学档案学院副教授, 管理学博士; 发表专著和教材(含合

作) 5部、论文50余篇。