损益表的公式模型

损益表的公式模型

[摘 要] 会计业务在技术上的不规范处理,时常导致在编制损益表的过程中产生数据上的错误｡杜绝不规范会计业务,就现阶段会计人员的业务水平而言,亦不可能｡怎样在现有水平的基础上,保证损益表在自动编制过程中生成正确的数据,是本文所要解决的问题｡

[关键词] 净额函数 JE( );对方科目发生额函数 DFS( );发生额函数FS( )

企业在编制损益表时有时会产生数据错误,这些错误大都与用户对损益类账户的核算方法､结转方法､损益表项目取数公式的具体定义方法和损益表生成数据的时间有关｡因此,有必要对损益表的编制方法进行讨论｡

一､编制损益表的要素

损益表的编制至少包括以下几个要素:

1. 取数函数

会计软件的报表系统通常提供了大量提取账务系统和其他业务系统数据的函数,作为报表系统与账务系统及其他系统相联系的桥梁｡不同的编制方案使这些函数的应用方法差别很大,计算损益表所使用的函数主要有:①发生额函数FS( ),可用来提取损益类科目的“借方”或“贷方”发生额数据｡②净额函数JE( ),可用来提取损益类科目的借方发生额与贷方发生额相抵减后的差额｡③对方科目发生额函数DFS( ),在编制损益表时可用来提取损益类科目与“本年利润”科目相对应的损益结转发生额｡④累计发生额函数LFS( ),可用来提取损益类科目的“借方”或“贷方”的某一期间的累计发生额等｡

2. 入账方法

损益科目的入账对损益表项目计算的影响,主要涉及同类损益抵减事项的入账方向对报表取数的影响｡所谓同类损益抵减事项,是指对某类损益科目中的一些非正常业务的处理,如销货退回､费用项目的冲减等｡这种抵减事项是以红字(即负数)在同方向入账,还是以蓝字(即正数)在反方向入账,在某些计算方案中将影响损益表项目计算的正确性｡

3. 期末损益结转

期末损益结转是指在期末将损益类科目余额转至“本年利润”账户｡这一处理过程应考虑结转时间问题｡损益结转可以在月末､季末､年末进行,有的企业可能不定期结转,而损益表的编制是建立在特定的会计期间的基础上的｡如果使用结转额计算损益项目,则只有采用每月末结转的方法,才能正确提取本月损益结转额,采用表结账不结,即在年末将损益类账户余额结转于“本年利润”的方法的用户就会产生数据错误｡

二､现行损益表公式的编制方案及其局限性

1. “发生额函数取数法”方案

以国内一些主要会计软件商在其软件系统中提供的报表模板为代表,这种方案使用发生额函数,取收入类科目的本月或本年累计贷方发生额作为相应收入项目的填报数额;成本､费用类科目则反过来取借方发生额｡其特点是简单明了,易于维护报表公式｡但是对日常账务处理中的同类损益科目的抵减事项的入账方向有严格要求,即收入的冲销必须以红字记“贷方”,费用冲销必须以红字记“借方”,这样才能确保收入的贷方发生额和成本､费用的借方发生额为损益科目的实际发生净额,否则将产生损益科目的“借方”或“贷方”都存在“虚增”或“虚减”的错误结果｡

2. “对方科目取数法”方案

用这种函数可以提取损益类科目与“本年利润”科目对应的结转额作为各项损益的本月数或本年累计数｡但如果仅仅用这种函数计算,将使损益表项目完全依赖损益结转的及时性和正确性上,不能解决在不定期结转､部分结转时所产生的问题｡

三､损益表计算公式模型的建立

通过对报表函数的研究和损益核算业务的动态分析,分别取不同损益科目核算方法或核算进程下的损益表指标｡

1. 损益类科目本期净额

即损益类科目本期发生但尚未结转至“本年利润”时的科目的余额｡对于收入类科目,是“贷方”发生额减去“借方”发生额后的净额,而费用类科目则为“借方”发生额减去“贷方”发生额后的净额｡

净额函数格式为:(,[],[],[],[],[],[],……,[])｡

2. 损益类科目本期正方结转额

即损益类科目本期结转至“本年利润”科目的数额｡所谓正方结转,是指“收入”类科目从其科目“借方”结转至“本年利润”科目“贷方”的过程,“成本､费用”类科目从其科目“贷方”结转至“本年利润”科目“借方”的过程｡

3. 损益类科目本期反方结转额

反方结转,是指收入从其科目“贷方”结转至“本年利润”科目“借方”,如亏损企业收入类账户余额在“借方”时,这种转账方法并不违背记账原理和会计制度｡特别是对于“投资收益”科目,由于其余额方向并不固定,当出现相反收益,如投资损失,会计人员通常可能按反方结转｡在同一会计期末,两种结转方向一般只居其一｡因此,计算公式应同时包括对正方结转额和反方结转额的处理｡故,以上2､3两项内容需要用“对方科目发生额函数”进行取数｡

对方科目发生额函数格式为:(,,,,[],[],[],[],[],[],[])｡

将上述两个取数公式组合,并考虑损益类账户的余额方向组成一个公式,即可解决上述各类问题,从而形成损益表的取数公式模型｡

以损益表“投资收益”项目为例,其科目代码为“5201”,余额方向为“贷方”,“本年利润”科目代码为“3131”,余额方向为“贷方”｡使用“用友软件”的科目发生净额函数“JE( )”､对方科目发生额函数“DFS( )”,则“投资收益”项目公式为:

“本月数”计算公式为:JE(“5201”,月,贷)+DFS(“5201”,“3131”,月,借)-DFS(“5201”,“3131”,月,贷)｡

“本年累计数”计算公式为:JE(“5201”,全年,贷)+DFS(“5201”,“3131”,全年,借)-DFS(“5201”,“3131”,全年,贷)｡

上述每个公式均包括3个组成部分,它们在其计算过程中作用如下:如果损益类科目尚未结转,则按公式的第一部分JE(“5201”,月,贷),即发生净额函数进行计算,得到本期投资收益的发生净额;如果损益类科目已结转,则净额为零,此时按公式的第二部分DFS(“5201”,“3131”,月,借),即与“本年利润(3131)”科目对应结转额计算;如果从反方结转,意味着本期可能发生相反损益,则按公式第三部分

DFS(“5101”,“3131”,月,贷)计算;如果分批分次结转或冲销以前结转额,则将同时使用公式中的3个部分进行计算｡这样处理后对损益科目的入账､损益的结转方向､结转时间等均没有严格的要求｡各项损益只要确认入账,无论是否结转和如何结转,其账户金额都可体现在损益表相关项目中｡

例:某企业2006年1～3月份投资收益明细账资料如表1所示(设该企业1､2月份“投资收益”账户已结转“本年利润”账户,而3月份“投资收益”账户未结转“本年利润”账户)｡

说明:1月份发生投资收益2 000元,由于当月已结转“本年利润”账户,则“投资收益”账户余额为零,由于投资收益为正方向,故,取公式第二段DFS(“5201”,“3131”,月,借)计算之值2 000,其余两项为零;2月份发生投资损失1 000元,业已结转“本年利润”账户,本项业务在“投资收益”账户的“借”方登记,若在“贷”方转出(反方向转出),则公式模型中的第三段DFS(“5201”,“3131”,月,贷)取值为正数1 000,但本公式项前冠以负号,由于一､二两段公式取值为零,故计算结果为-1 000｡若在结转“本年利润”账户时以冲账的形式在“借”方转出(正方向转出),则公式模型中的第二段计算有效,计算结果仍然为-1 000｡如果本项业务入账时在“贷”方用红字或负数登记“投资收益”账户时,公式的第二段直接就取-1 000;3月份由于没有结转“本年利润”账户,故公式第一段JE(“ 5201”,月)计算有效,计算结果为200(500-300)｡公式计算过程见表2｡

四､结 论

这一方案适应了账务处理中多种风格损益类账户的核算方法,实践证明,损益表的取数公式经过这样的处理后,损益表的计算将不受会计业务处理的限制,也不

受结账时间和损益结转方向的限制,可适应各种环境下损益表的编制｡

五､建 议

损益表中的其他项目的“本月数”和“本年累计数”亦可参照此格式编制,最简单的方法是采用“复制”､“粘贴”公式,然后修改“损益类”科目编号和方向即可｡对于收入类项目只需将“5201”修改为该科目的编号,如“主营业务收入”科目编号为“5101”,只需要将“5201”修改为“5101”即可,主营业务收入的“本月数”公式为:JE(“ 5101”,月,贷)+DFS(“5101”,“3131”,月,借)-DFS(“5101”,“3131”,月,贷)｡支出类项目则需要修改科目编号和方向,如“营业费用”科目编号为“5501”,则营业费用项目的“本月数”公式为:JE(“5501”,月,借)+DFS(“5501”,“3131”,月,贷)-DFS(“5501”,“ 3131”,月,借)｡如果公式的第一段净额函数“JE( )”改用发生额函数“FS( )”,且不输入方向参数也能得到相同的计算结果｡

主要参考文献

[1] 用友软件股份有限公司. 用友ERP—U8《UFO报表使用手册》. 2003.