关于[建设工程施工资料的整理与归档]
关于《建设工程施工资料的整理与归档》
何燕熙
内容摘要:建筑工程施工技术资料从建筑技术施工资料的构成上讲,其包括在施工全过程的原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量证明和试(检)验报告、施工试验记录、预检记录、隐蔽工程验收记录以及施工组织设计、技术交底、工程竣工验收、设计变更和施工合同洽谈、建设工程文件归档管理等几个方面的内容,它是在工程施工全过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的原始记录,是工程实体有力的凭证,它能真实有效地反映工程的实际情况,建筑工程施工资料归档之前必须应做到真实性、及时性、完整性、准确性、科学性.
关键词:建筑工程 文档资料 整理 归档
一. 基本规定
1.建设、勘察、测绘、设计、施工、监理等单位应将建设工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
2.建设单位在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中的职责:
1)与勘察、测绘、设计、施工、监理等单位签订合同以及进行招标时,应该对建设工程文件归档的套数,质量标准,移交时间等提出较为明确的要求。
2)负责收集、整理工程前期准备阶段和竣工验收阶段形成的文件以及在建设过程中形成的声像材料,并应进行立卷归档。
3)负责组织、监督和检查勘察、测绘、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
4)负责收集和汇总勘察、测绘、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。
5)负责建设工程档案的信息著录工作。著录必须统一采用天津市城建档案馆编制的《天津市建设工程档案信息著录软件》所规定的格式。
6)在建设工程规划验收前30日内,应提请市城建档案管理机构对已形成的建设工程档案进行预验收。在备案前,应提请城建档案管理机构对工程档案进行验收,并取得相应的工程档案认可文件。
7) 对列入城建档案馆接收范围的工程,工程竣工验收后90日内,向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。
3.勘察、测绘、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
4. 建设工程项目实行总承包的,总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时向总包单
位移交。 建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移交。
5. 城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工备案前,应对工程档案进行预验收、验收,验收合格后,分别出具工程档
案认可文件。
二.归档范围
(一)对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。
(二)声像材料归档内容:
1.工程施工前地块原貌的声像材料。
2.工程在立项研究、土地征用、勘测设计、方案评审、招投标、承发包等过程中形成的主要声像材料。
3.工程建设中重大活动形成的声像材料(开竣工典礼、市领导视察等)。
4.工程施工过程中形成的反映重点部位、重点工作、质量事故、新技术应用的声像材料。
5.反映竣工后工程现状的声像材料。
6.反映工程获国优、部优、市优奖项的有关声像材料。
7.有关工程建设的其它有保留、纪念价值的声像材料。
8.建设单位自己组织制作的反映工程建设情况的有关电视专题片、汇报片。
9.与工程相关的航拍资料。
三.文件的立卷
(一)立卷的原则和方法
1 立卷要遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,符合其专业特点,便于档案的保管和利用。
2 一个建设工程项目由多个单项、单位工程组成时,工程文件应按单项、单位工程组卷。 3 立卷可采用如下方法:
⑴建筑工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;市政工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;管线工程可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工测量文件、竣工测量图、竣工验收文件7部分。
⑵工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。
⑶监理文件可按建设工程项目(总包单位)、单项工程、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
⑷施工文件可按单项工程、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
⑸竣工图可按单项工程、单位工程、专业等组卷。
⑹竣工验收文件可按建设工程项目、单项工程、专项等组卷。
⑺竣工测量文件可按建设工程项目、单项工程、专业等组卷。
⑻竣工测量图可按建设工程项目、单项工程、专业等组卷。
4 立卷过程中应遵循下列要求:
⑴案卷不宜过厚,文字材料一般不超过20mm,图纸一般不超过40mm。
⑵案卷内不应有重份文件,不同载体的文件一般应分别组卷。
(二)卷内文件的排列
1 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示和批复,同一文件的印本与定稿、文件与附件不能分开,并按批复在前,请示在后,印本在前,定稿在后,主件在前,附件在后的顺序排列。
2 图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。
3 既有文字材料又有图纸的案卷,如果文字是针对整个工程或某个专业进行的说明或指示,文字材料排前,图纸排后;如果文字是针对某一图幅或某一问题或局部的一般说明,图纸排前,文字材料排后。
(三)案卷的编目
1 编制卷内文件页号应符合下列规定:
⑴卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。
⑵页号编写位置 :单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
⑶成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷且连续编有页号的,不必重新编写页码。
⑷案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷封底不编写页号。
2 卷内目录的编制应符合下列规定:
⑴序号:以一份文件为单位,按文件的排列用阿拉伯数字“1”依次标注。
⑵文件编号:文件制发机关的发文号或图纸编号。
⑶责任者:填写文件的直接形成单位。有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用
“等”代替。
⑷文件题名:逐份填写文件标题或图纸的全称,没有标题或标题简单不能概括文件内容的,需重新拟定标题。
⑸日期:填写文件的形成日期。
⑹页次:填写每份文件在本案卷的起始页号。最后一项文件填写起、止号,如最后一项文件为单页,只填写起号(或止号)即可。
⑺备注:填写需要说明的问题。
⑻卷内目录排列在案卷内文件首页之前。
3 案卷备考表的编制应符合下列规定:
⑴上半部分由立卷单位填写,并由立卷人对该卷内容有无遗留或补充加以说明。
⑵件数:填写卷内文件材料的件数,即填写卷内目录的序号数(施工文件卷、竣工图卷可不填此项)。
⑶页数:填写卷内文件材料的总页数。
⑷立卷人:由立卷人签字。
4 案卷封面的编制应符合下列规定:
⑴案卷封面的内容包括档号、档案馆号、缩微号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级,排列在卷内目录之前。
⑵档号、缩微号、保管期限、密级由保管单位按相关规定填写。
⑶档案馆号:由档案馆填写国家给定的本档案馆的编号。
⑷案卷题名:案卷题名应简洁、准确地概括卷内文件的内容。建筑工程和市政工程档案案卷题名应包括建设工程名称、单项工程名称、专业、卷内文件概要等内容。地下管线工程档案案卷题名应包括:建设工程项目名称+单项工程名称+卷内文件内容的概括。建设工程项目或单项工程名称应包括:管线所在道路全称(起点道路名称—终点道路名称)、管线规格、管线专业。
⑸编制单位:本卷档案的立卷单位。
⑹编制日期:填写档案整编日期。
四.建筑工程资料的整理与归档的重要性
工程建设从项目的提出、筹备、勘探、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等资料,都属于竣工资料收集、整理、归档的范围。工程技术保证资料的整理和归档是建筑工程必不可少的工作之一。其重要性具体性表现在以下方
面。
1、工程技术保证资料是对建筑实物质量的真实写照,无论建筑原材料、构配件质量,还是分项工程质量评定资料都必须客观地反映实际施工状况。
2、建筑工程质量管理具有动态相关性,工程技术保证资料就成为预先控制的重要依据。我们可以根据数据来协调工作,准确地实现质量目标。
3、工程技术保证资料是核定工程质量等级的重要依据。验评标准要求,工程技术保证资料必须基本齐全。否则,视为不合格工程,不能交付使用。
4、工程技术保证资料成为建筑物改、扩建或增层必不可少的技术依据。因此,工程技术保证资料的整理必须做到及时、真实、准确、完整,即如下几点;
㈠ 及时性
及时性是做好工程技术保证资料的前提。工程技术保证资料是对建筑实物质量情况的真实反映,因此要求资料必须按照建筑物施工的进度及时整理。同时,及时性还反映在施工企业内部质量的管理上。 “自检、互检和交接检”的质量管理体制要求工程技术保证资料的整理必须及时,这是施工时严格控制的“质量环”。 质量控制、进度控制和投资控制要求工程技术保证资料的整理必须及时,为控制提供可靠的依据。社会监理机构和政府监督机关也要求施工企业及时整理好工程技术保证资料,以备核查或核定工程质量等级。因此,工程技术保证资料的整理应杜绝拖沓滞后,闭门造车现象和应付突击式的心理。
㈡ 真实性
真实性是好工程技术保证资料的灵魂。资料的整理应该实事求是,客观准确,不要为了“偷工减料或省工省料”而隐瞒真相;也不要为“取得较高的工程质量等级”而歪曲事实。所有资料的整理应与施工过程同步。材料使用前必须有合格证和必要的试验报告,采取见证取样送检制度,试验应有见证取样记录。分项工程质量评定必须到现场实测检查,不得闭门伪造。
㈢ 准确性
准确性是做好工程技术保证资料的核心。工程技术保证资料的准确性取决于以下一些方面。混凝土强度评定应明确验收批的概念,应区分不同的分部或施工段,正确运用统计和非统计评定方法。同时,在具体计算时,混凝土强度的平均值取一位有效位数,标准差取二位有效位数。分项工程质量评定的填写应规范化。保证项目内容填写应详细具体,不能以“符合要求”、“满足规范”来概而论之。基本项目的每个子项的等级应按优良百分率确定,并且要用文字说明,不可随心所欲地以符号代替。分项工程质量等级应根据基本项目和允许偏
差项目的百分率确定。
㈣ 完整性
完整性是做好工程技术保证资料的基础。不完整的资料将会导致片面性,不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。要保证资料的完整性应做好以下几方面的工作。
1、应设专人及时收集有关工程资料。
2、应根据工程量、批量或批号收集有关工程资料。
3、总承包单位应向分包单位收集相关资料。
总之,工程技术保证资料必须基本齐全,除做到及时性(前提)、真实性(灵魂)、准确性(核心)、完整性(基础)以外,还要符合竣工图纸、资料的整理、编制要求:
1、资料要签字齐全,字迹清晰,纸质优良,保持整洁。
2、 分类分项明确,封面、目录、清单资料齐全,排列有序,逐页编码。
3、凡是利用原图编制竣工图的,图面必须达到八成新以上,无油污、无磨损,图字清晰,并在标题栏右上角空白处加盖竣工图章后方可作为竣工图。竣工图编制人、技术负责人应逐张签字。
4、对结构、形式、工艺发生重大变化的,由施工单位按照实际情况绘制竣工图。设计变化不大的,施工单位可将变更部分修改在原
施工图上,另盖竣工图章后作为竣工图。
5、竣工图等资料整理时,必须按工程项目、专业类别和图号组卷,折叠成要求的幅面,露出标题栏,以方便查阅。
6、图纸、隐蔽工程记录等重要资料,必须有碳素墨水绘制和书写,禁止复写和使用复印件。