公文管理办法

公文管理办法

公务文书是传递公司政策，发布规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种重要工具。公司各部门必须认真做好公文处理工作，为公司开发经营活动服务。

一、收文管理

1、收文登记

文件的传阅、 清退、移交立卷、归档及销毁等各个环节，都要严格履行登记和签字手续，力求及时、准确、手续清楚。

凡主管单位托带或有关会议分发的正式文件，承办人或与会者须将文件交综合管理中心办理收文手续。

2、传阅须知

（1）由综合管理中心送总裁阅批后，据总裁批复意见后送相关人员和相关职能部门；

（2）阅文时间一般不得超过三天，如遇特殊情况，应向综合管理中心办理借阅手续；

（3）文件要求保持清楚，不要在文件上涂改、划线、损坏和严禁撕页；

（4）文件阅完后，需转有关部门办理的，应将文件交综合管理中心登记后，再传递，文件不得自行横传；

（5）“三密”（秘密、机密、绝密）文件传阅后，应速交综合管理中心。交综合管理中心前，应妥善保管好，以防泄密和丢失；

（6）节、假日期间没有阅完或办完的文件，交综合管理中心保管，文件一律不得自行存放或带回家。

3、文件借阅

文件由综合管理中心统一保管， 一般不予外借。如遇工作需要借阅，须经本部门领导签字，并由用件人办理借阅手续，用完后迅速归还。

4、文件清理

力求日清日结， 分档保管，对上级下发的文件，特别是“三密”文件的收发、存放的数量要心中有数，以便随时调阅。

二、发文处理程序

1、拟稿

拟文必须慎重， 以董事会或集团公司、子公司名义发出的各类文稿，须先由发文部门认真研究，指定专人统一使用发文稿纸，原稿一律用钢笔书写，拟办人员要本着实事求是的精神，按照有关规定，提出解决问题的办法和意见，不得模棱两可，朝令夕改；件内容须商洽的，应与有关部门沟通意见，不得各自为政。文件内容力求反映情况真实、观点明确、文字精炼、层次分明、标点准确、篇幅简短。

原稿拟定后，由主办部门负责人根据预定意图审核并签字后送综合管理中心。

2、核稿

各部门拟定的文稿，送综合管理中心，综合管理中心负责人针对文稿的主题全面斟酌。

3、签发

文稿经综合管理中心核定后， 送呈公司总裁签发，签发人应签署姓名全称和日期，签发人只限一人，批语要肯切不含糊。

4、编号

文稿经公司领导签发后，即视为定稿，然后交综合管理中心编写文件字号。

5、缮打

文稿编号后，依公文的规范格式，按顺序或急件优先的原则安排打印。

6、校对

文稿缮打完毕，送交拟稿部门进行核对，如有不清楚或错误，应及时修正。

7、印制

文稿修订后，由综合管理中心按分发范围，复印、装订，然后办理发文手续。

8、分发

由综合管理中心按规定部门、数量分发。原件综合管理中心归档。

三、公文处理程序

一般包括收文、批转、会签、批办、承办、催办、办复、归档、立卷等。

1、收文

收文是指公文的收进、登记和送阅。 外部来文、集团公司各中心、办发往各子公司的内部公文（即工作联系单）及各子公司发往集团公司领导或中心、办的内部公文，一律由综合管理中心负责公文的收进和登记。 公文收进以后，应在《收文登记簿》上登记，然后迅速阅读批转。

2、批转

批转是指综合管理中心对收文进行阅读后提出初步处理意见。综合管理中心的批转工作分“内部来文”和“外部来文”批转。

（1）内部来文，是针对集团公司各部门、各子公司提请相关部门协商并报集团公司领导批示的文件， “内部来文”经综合管理中心批转，相关部门会签后，交由领导批办；

（2）外部来文，是来自于集团公司以外单位，需集团公司职能部门或子公司处理的来文，“外部来文”经综合管理中心批转后，交公司领导批办，相关部门、子公司承办。

3、会签

会签是指文件经综合管理中心批转后， 交由主办部门（或子公司）和协办部门（或子公司）提出相关建议。会签工作完毕以后，必须经由综合管理中心交集团公司有关领导批办。

4、批办

批办是指公司相关领导对文件及有关部门意见提出处理意见。

5、承办

承办是指相关职能部门（子公司）根据领导批办意见，实施公文内容。文件经综合管理中心批转及领导批办以后，原件存综合管理中心，复印件由综合管理中心交由相关部门承办。凡属几个部门联合承办的文件，主办部门应主动做好协商工作，协办部门也应积极配合。

6、催办

催办就是综合管理中心对文件承办情况的检查与督促。 避免办公拖沓、文件积压，加速文件运转。

7、办复

办复是指对公文承办完毕后，承办部门将文件处理结果及时报告综合管理中

心及集团公司相关领导。

8、归档与立卷

综合管理中心根据文件性质分类归档（书面和电子形式并存），对没有保存价值的文件，经领导签字以后销毁。

四、文件查阅

1、文件资料立卷

要正确反映本单位主要工作情况，便于保管、查找和利用。

2、文件归档的范围

公司编号的文件， 各种年度、季度报表，公司介绍信存根，收文登记簿，重要设备与基建图纸，办公会记录，以及上级有关单位的重要决定、批复和长时期内有效的政策法规等。

3、查档须知

（1）各部门负责人因工作需要，可按规定范围到综合管理中心查阅档案；

（2）档案卷宗均不外借；

（3）阅档中，严禁撕页、涂改、划线、损坏；

（4）如需摘抄或复印，必须事先经综合管理中心或集团公司领导批准；

（5）查阅保密性强的案卷（如总裁办公会议记录、纪要等），须经集团公司领导批准；

（6）查阅完毕，应立即向综合管理中心当面如数归还，并在登记簿上认真登记（严禁用圆珠笔、铅笔签署）。