如何实际执行待做事项列表:或者,为何写下计划并不等于能实际完成

你是否善于在待做事项列表上组织整理各种任务，但很难实际执行它们？在这件事上，你并不孤单。

实际完成待做事项列表上的事情挺难，因为做到此事，其实需要一系列大多数人都未考虑过的习惯。今天，我们就将处理阻止你完成个人计划的那些问题，并审视克服它们所需的各种习惯。

此文是在读者BJ Thunderstone最近提出一个绝佳问题后，我受到启发所写：

很多高效系统，比如David Allen的Getting Things Done，或Mark Forster的Do It Tomorrow，都说自己的成功与写下待做事项列表相关。这个技巧学起来挺容易。但若问题并非在于写出列表，而是实际执行计划，那该怎么办？假如你写下“完成X、Y和Z三件事”，之后却难以执行其中任何一件，又该怎么办？

我认为许多人存在的问题，都与制定待做事项列表无关 — 而是和执行写在列表上的内容相关。

BJ随后列举了他和别人难以完成列表上事项的一些原因。让我们来逐个处理它们：

“当要开始做某事时，我会感到心存抵制。”

首先，能分析内心抵制是件好事，人们通常都不会这样做。你为何不想开始完成某事？识别出问题所在能帮你引导出解决方案。

话虽如此，下面有几条建议，也许对你有所帮助：

小块任务。告诉自己只用去干5分钟工作。这种小量工作就没那么吓人了。

直接开始。一旦开始行动，继续下去将更轻松容易。请告诉自己，你要做的所有事情，就是开始行动。我喜欢将此事与我的跑步哲学做对比：与担心必须跑完全程不同，我会告诉自己，只用系上鞋子，走出家门。在此之后，一切便非常容易。请对所有任务采用相同做法 — 直接启动你的工作项目，先完成头几步行动（比如开始打字）。之后的行动会变得更轻松容易。

奖励自己。至少在做完10分钟（或是15或20分钟，具体时长并不重要）某项任务前，别让自己查看电邮。设定闹钟。一旦做完10分钟，另外设定5分钟的查看邮件时间。然后重复这个过程。

对工作感到兴奋。这条建议其实对任何工作都很有帮助。若你对做某事感到兴奋，就不会在行动上犹豫不决。例如，我喜欢这个话题，对写作它感到兴奋。于是一等有空，我便坐下来开始写作，而且只在中间休息了一次。但你如何能对一项任务感到兴奋？请努力找出自己对它感到兴奋的地方。它能给你创造利润吗？你能用那些利润做什么？它会给你带来新客户、新机会、新认可吗？若你没法找出对一项任务感到兴奋的地方，请考虑它是否真的重要 — 假如确实没有，就去找不必做它的方法。有时清除（或委派或推迟）一项任务，便是最好选择。

“我很害怕做某些任务，或致力于特定项目。”

这些任务或项目令你感到害怕通常有几个原因：

1. 它们在大小或规模上太吓人。要想解决此事，请将它们细化为更小块的任务 — 其实你只用确定第一小块任务（就像David在GTD管理系统中告诉我们的做法那样）。对于像“针对X写份报告”或“为Z制定年度计划”这样的任务，要动手完成会令人畏惧。但若你只需完成第一步行动，比如“打电话给Frank以获得X的相关数据”，或“为我们今年应当完成的10件事写份清单”，整件事处理起来便容易许多，也没那么吓人。

2. 你并不真的知道该如何去做。若你以前没有干过某事很多次，自己对它就不熟悉和了解。我们都害怕这种事情。其解决方案是什么？首先，请获取更多信息 — 尽可能多地了解你要做的事情。你可能需要在网上做些调查研究，或与做过此事的人交谈，或读本书，或上堂课。无论你需要做什么，请让未知内容变成已知。其次，尽可能多地去练习。一旦学会如何做某事，你还需要将它练习到自己擅长的程度。你不必练习整件事情 — 请只练习完成任务或项目所需的各种单独技能，一次只练习一种，直到你全部擅长那些技能。一旦精通掌握了它们，你就不会再感到害怕。

3. 你正专注于消极方面。你也许正专注考虑某件事有多艰难，或自己要面对的所有障碍。请尝试看到积极方面。专注于这个项目代表了多么好的机会... 它使人有机会去学习，去更擅长某事，去赚到更多钱，去致力于一份感情关系，去获得某种长期认可，去增加你的提升机会。这与之前提到的“对所做事情感到兴奋”相似。若你把要做的事情看成机会，而非问题，就更不会感到害怕，更有可能想去行动。

“我开始做了，但自己总会分心受扰，永远没法完成。”

若你开始行动，便在完成任务的方向上走出了一大步。现在你只需要解决各种分心干扰。我的建议也许不受欢迎，但它们确实管用：

从小任务开始。我在前面提过这种做法，但它确实重要，有必要在此重复。若你分心受扰，也许是因为你在单个任务或项目上工作了太长时间。要想保持专注，请只做一个小任务 — 这样你更有可能停留在一个任务上。假如完成任务要花很长时间，请专注于每次只工作15-20分钟。

只做单个任务。别让自己同时处理多个任务。请在面前只保留一项任务。若你倾向于在完成一项任务的同时查看电邮，上网冲浪聊天，阅读博客，接打电话，就不可避免地要分心受扰。请一次只做一项任务。若你感觉正偏离眼前任务，就阻止自己这样做。将自己带回到任务上去。

断开连接。我们最大的分心来源就是与外界的连接。比如电邮、博客、即时通讯、微博、电话等。请在忙于单个任务时断开那些连接。这并非总是受人欢迎的建议，但在拒绝它之前，你不妨尝试一下。关闭一切连接源，尽力专注于一项任务。我保证你会完成更多工作。此时此刻，在写作这篇文章的同时，我就断开了网络连接。这让我更容易集中精力。

清理干净办公桌。分心干扰也会来自视觉上的杂物。打扫干净你的办公桌会很有价值（请查看《永久清理干净办公桌的3个步骤》）。另外请清理干净墙面和电脑桌面。若有可能，一次只致力于一个工作项目。

专注。一旦清理干净办公桌并断开干扰连接，而且开始致力于单个任务，请让自己全神贯注于那项任务。把你的全部精力投入到这项任务上，看你能否迅速将它完成。你甚至可能沉浸其中，进入人们高度推崇的“心流”状态。

经常休息。这样做能帮你在单个任务上保持专注一小段时间，你可以利用计时器帮自己保持专注，设定时间结束后便及时休息。这能让你重置大脑状态。之后请回到工作上，专注于下一项任务。

“我经常感觉不想做任何工作。去工作的想法看起来很可怕，我永远都没法开始做任何事情。”

我非常了解这种感受。它折磨着我们所有人，世上也没有解决它的一个好答案。不过，我这里有几个建议做法：

打理自己。若你在家工作，请冲个澡。打理自己常能让我们拥有更加美好的感受。

散散步。我发现散一小会儿步能促进血液流动，更新个人思维，让我清醒思考自己今天真想完成什么事情。你可能并不需要这样做，但它值得一试。

锻炼。与上一个建议相似，锻炼能让你拥有美好感觉。在公园里慢跑，进行简短力量练习，做些普拉提，或进行冥想... 这些事情都能提振情绪，让你感觉高效多产和幸福快乐。请尝试一下 — 当完成锻炼后，你也许就更想去做些事情。

再次强调，请把工作想成机会。请想想明天 — 这里并非指遥远未来的明天，而是今天过后的第二天。想象自己从明天的视角回顾审视今天。你会高兴自己无所事事吗？若你做了某件事情，在今天抓住了面前的机会，你会感到更幸福快乐吗？站在未来自我的立场上思考很有用处 — 因为我们今天所做的事情，将开创明日自我的发展机会和崭新道路。

婴儿学步。请别从必须干完一整天工作，或一整列事项的角度去思考个人行动。那样会令人不堪重负。请只考虑做完一件事情。那就是你必须做的所有内容 — 只有这一件事情。请让这件事小而轻松，最好有趣且充满奖赏感受。专注于那项轻松任务。一旦你开始行动，就可能更愿再做另一件事情。之后又做一件。

寻找有趣的事情。若你只有枯燥乏味或不悦的事情要做，就不会想着去做。与之相反，请改变自己今天的行动路线 — 看你能否找到某些有趣或令人兴奋的事情，在做它们的同时仍能让自己朝着某个项目或目标前进。这种事情应当能让你充满活力地去做其他事情 — 或者你可以只花一整天光做此类有趣事情（只要它能让你不断前进 — 请别只是玩单人纸牌游戏或“魔兽世界”）。

对自己许下承诺。如果你有动力问题，请承诺自己今天，或是本周的每一天，要在某个目标或项目上取得些进展 — 公开告诉你的家人和朋友，把这份承诺写在自己博客上，或加入“禅境习惯”论坛 — 它就是极好的动力来源。然后通过向他人汇报你今天的行动进展，让自己负起承诺责任。

奖励。请告诉自己，只要完成第一个任务，就会得到一份美味的冰激凌圣代。或者你可以买本书，或DVD。无论你的奖励是什么，请用它激励自己开始行动。之后让事情顺其自然进行。

“我为第二天制定了待做事项清单... 结果到了那一天，自己醒来后却满是糟糕期待，感觉全天都是令人不悦的任务，我就不想再做列表上的任何事情了。”

我对此有两件事要说：

1. 超负荷。造成这种状态最有可能的原因，就是你超负荷工作。人们倾向于在一天里堆积太多事情，高估自己能实际完成的工作量。请养成每天只选择三件“最重要任务”的习惯，而且当天尽早完成（至少在查看邮件前完成两件）。若你只有三件事情要做，就不会感到不堪重负。你晚点很可能还有些较小的事情要做，但请把那些小事写在“批处理”的标题下方，在当天快结束工作时，一起处理完所有小事。

2. 乐趣。第二件事是，你承载了太多令人不悦的任务。谁会想面对这样的一天？与之相反，请写下你期待去做的工作任务。为明天创作出令人兴奋的待做事项列表。若你确实没有令人享受的重要事情去做，现在干的也许就是错误工作。请寻找你真正享受的工作。确实，每种工作都有令人不悦和困难的任务，但它们应该导向充满奖赏的结果。它们能为你感到兴奋的事情提供支持。若工作中没有任何像这样的事情，你就需要更深入地审视个人工作，对它做些改进，或再找一份工作。

Leo Babauta（里奥·巴伯塔）

2007.07.09

译者注：感谢Leo公开放弃自己博客内容（zenhabits.net）的版权，本公众号所有译文欢迎转载分享（敬请注明出处：微信公众号“聪明人的个人发展”，译者“晓飞”）。