办公软件使用技巧

办公软件使用技巧

作者：程一 目录

办公软件使用技巧...........................................................................................................................2 基础知识回顾：PC 的三大基本操作技巧 .............................................................................2 Word 中最常使用的 5 个热键 ................................................................................................4 文件名的后缀问题：扩展名和系统关联的概念 ...................................................................5 正确使用桌面和我的文档（几个重要的系统文件夹） .......................................................8 操作系统知识.........................................................................................................................11 Windows 正版验证知识在营销中的作用：.........................................................................13 最通用的常用符号输入方法：.............................................................................................14 关于单选、复选和连选.........................................................................................................15 如何快速移动光标和用键盘标记文本？.............................................................................16 “按列标记文本的方法”.....................................................................................................17 如何使用 word 中的插入索引和目录功能。......................................................................18 WORD 表格的调整技巧：快速调整到最佳尺寸................................................................19 项目编号技巧及段落调整.....................................................................................................21

注意事项：本讲义中的演示和操作环境，包括各截图，除非特别标注，一般 都来自 Windows XP sp2 专业版以及 Office 2003 系统。

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办公软件使用技巧

基础知识回顾：PC 的三大基本操作技巧

作者：程一 大学一年级学生不论专业都要学习的一门课程，是《计算机使用基础》 。厚 厚的一本书里讲了些什么？在所讲述的内容中，这本书里最基本的是什么？ 计算机使用基础里，最重要最基本的东西只有三个：汉字输入、文件路径、 复制粘贴。 汉字输入： 要求，以正确的指法进行盲打。 盲打的练习诀窍： “不看键盘” 。具体来说，就是“不要盯着键盘打字” 。这 个原则要彻底遵循。手指的分工见下图，注意一种颜色为一个手指负责的区域。

主键盘区指法要点：手指移动的区域是一个向左倾斜的平行四边形。 小键盘区的指法要点：0 是用拇指打的。 文件路径：深刻理解文件路径的概念，深入理解相对路径、绝对路径、网络 路径、本地路径的联系和区别。 文件路径的概念：从根目录开始，逐层写出各个层次的目录，路径深度上的 分隔线用“\”分隔，直到文件为止。这样构成的符号串被称为文件路径。

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\（根目录） ├─My Documents │ └─My Music ├─桌面 │ ├─Borland C++ Builder V6.0 │ └─临时图片夹 ├─开始 │ └─程序 │ ├─附件 │ │ └─娱乐 │ ├─WinRAR 例如： My music 的路径表达式是： My Documents\My Music” “\ ， “娱乐”的路径表达式是： “\开始\程序\附件\娱乐” 。 上述路径还可以在前面冠上盘符，例如： “C:\ My Documents\My Music” ， 在网络环境下，路径表达式为“\\机器名\共享文件夹名\……” 。 例如：\\Defa-cy\SharedDocs\信息安全公告。其中双反斜线后加机器名开始 的这种路径叫 BNC 路径，是微软网络环境下的概念。 当在因特网环境下时，路径的概念依然存在，只是在标记上有所区别：本地 路径、BNC 路径都是使用的反斜线“\”做为路径深度的分隔线，而因特网的文 件路径则使用的是正斜线“/” 。例如： “http://z80.wx-e.com/soft/……” 以上路径都是使用的绝对路径，其标志是在路径一开始就使用了“\” ，表示 从根目录起。不以“\”开始（不算盘符）的路径，就称为相对路径。相对路径 和当前目录有密切关系。比如 bbs/image/01.gif，就是以相对路径标出的。表示 从当前目录的 BBS 目录开始。而../shop/index.htm，则表示从当前目录的上一层 目录中的 shop 目录开始。那两个点“..”代表上层目录。 在程序和网页编制过程中，使用相对路径可以做出和系统和环境无关的系 统。这是一个很大的优点，可以一次编制，到处运行。例如我的个人主页，德发 新网站，成百上千的文件之间，都是使用相对路径来相互调用的。无论怎样“搬 家” ，系统都能正确现实，绝不会出现丢失文件或者图片的问题。 复制粘贴 复制粘贴是 Windows 操作系统中的一组基本操作。使用鼠标操作只是一种 方法，在很多情况下，热键更快捷，有时只能用热键。 热键就是操作系统为用户准备的一组快捷操作按键系列，常用热键有： （符

号 ^ 代表“Ctrl”键）

^C：复制 ^V：粘贴

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^X：剪切 ^A：全选 以上不仅对文字、图形等有效，对文件也有效。 ^Z：撤消（后悔药） ^B：加粗 ^U：下划线 ^I：斜体 ^S：保存。 ALT-F4：关闭窗口或者系统。快速是它的特点。 两个和截图有关的： [PrintScreen]：截取（复制）整个屏幕的图像 Alt+[PrintScreen]：截取截取（复制）当前窗口的图像 截图后，用系统自带的“画图”就可以编辑保存。 对安装过程和故障现象等的描述，一张截图往往是最形象直观的资料。 ▲问题： 在看视频电影时怎样截图？ （知识点： Direct X。 Direct Draw、 Direct audio） ■

Word 中最常使用的 5 个热键

在 Office 2003 发布后，共收集了大约 13 亿次会话。在前 90 天 Word 中超过 3.52 亿单击的命令栏。当然，这些数据只是一小部分，不可能保留收集到的所有 数据。因此，这些数据也是帮助 Office UI 开发团队做出明智的决定，即为 Office 12 开发新的用户界面的最主要的原因之一。

(3) Word 2003 中最常使用的 5 个命令 经过大量的数据分析和调查， Word 2003 中最常用的 5 个命令是(依先后顺 在 序列出)：粘贴、保存、复制、撤销、加粗。既然如此，如此高频使用的命令， 似乎应该记住它们的热键了： ^V：粘贴（符号 ^ 代表“Ctrl”键） ^S：保存 ^C：复制 ^Z：撤消（编辑过程中，如果出现手误，应该用它） ^B：加粗 补充一个： ^X：剪切。 也许是巧合，这些键是我多年来一直使用的。 粘贴技巧：使用

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文件名的后缀问题：扩展名和系统关联的概念

作者：程一 一般知识： 文件名及其路径是操作系统的重要概念，也是使用者必须知道的基础知识。 这里谈文件名后缀（扩展名）的问题。 每个文件名都有一个可选的后缀， 又叫扩展名。 扩展名不是文件名中的必要 成分，但却是及其重要的。一般格式为：xxxxxxxxx.yyy。 例如：通知.doc、菊花台.mp3 等等。 扩展名决定了文件的性质和应该用什么软件来打开它。在 Windows 以前， 打开一个文件必须先启动某个软件，然后用一定步骤打开这个文件。 为了方便用户使用， Windows 操作系统在安装软件后会把该软件能够操作的 文件进行“关联” 。被关联后，用户就能以简单地双击方式打开文件。 “双击”操作实际对应的过程如下：双击图标→OS 读取扩展名→根据扩展 名知道该由什么软件启动→启动该软件→同时把文件交给该软件→……。 简单地说： 双击将导致两个文件活动起来， 一个可执行文件被启动和一个特 定文件被打开。 如果“双击”的是可执行文件，则 OS 会直接启动该文件。 可执行文件的定义也和扩展名有关，经典的可执行文件是：*.bat、*.exe、 *.com，现代的可执行文件多了不少，比如*.swf、*.pif 等。 可执行文件具有完全的系统功能和权限，可以做一切事情而且效率极高，是 病毒最爱采取的类型。 一般情况下， 扩展名是由软件系统自动加上的。 绝的多数的文件都有扩展名。 下面的扩展名是极为常用的，最好能够记住： Office 文档格式： .doc WORD 文档 .xls Excel 表 .ppt PowerPoint 文档 .mdb Access 文档 .htm 或者.html …… .txt 纯文本文件 笔记本 .pdf Adobe 公司的一种便携文档（推荐用非官方的阅读器 Foxit Reader 来打开） 图片类： .bmp 画图 .gif 动画（无损压缩） .jpg 一种图片格式（有损压缩） 音乐类：

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.mp3 .wma

不知道的人比较罕见 一种音乐格式

.rm 或 .ram 一种音乐格式（RealPlayer 格式系列：一种专利格式） .rmvb 一种电影格式，目前网上最流行。 （RealPlayer 格式系列：一种专利 格式） 压缩格式： .zip .rar 同时被 Winrar 支持（Winzip 软件竞争失败） 顺便说一下，WinRAR 这个软件应该每个人都会用。 回到我们的办公环境，看一个真实的例子：通过 QQ 传递过来的文件，或者 通过 E-mail 收到的文件，双击无法打开。接到的文件是一种“未知”类型的， 图标的样子完全不对， 不是我们熟知的任何一种。 不知道该用什么方法打开。 如 图。

实例一：

实例二：

从上述两图的图标看， 其实已经能发现， 这种图标一看就是缺乏类型的文件， 它和我们熟知的文件图标完全不同。 造成文件无后缀的主要原因有两个： 1、 在系统的文件夹选项中选取了不“隐藏已知文件的扩展名” 。这时系统 的扩展名完全由用户决定，如果你不敲，就没有了扩展名。 2、 被 QQ 服务器的防病毒机制自动修改或去掉了扩展名。 解决此类文件的打开问题，方法很简单： 1、根据对方传来的文件类型（这可以询问得到） ，先起动软件，然后用打开 的方式去打开。 2、改变或加上文件的扩展名，再用双击的方式打开该文件。对于上面的两

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个例子，只要把下划线“_”改成“.”即可。 ■ 附录： 常见的文件扩展名： .avi 电影文件 Windows media Player .bak 备份文件 .bat DOS 批处理文件 .bmp 图象文件 画图/看图软件 .cab 压缩文件 Winzip .com DOS 命令文件 自执行 .dbf 数据库文件 dBase, FoxBase, Access .dll 应用程序扩展 .doc 文档文件 Word .exe 执行文件 自执行 .gif 256 色图象文件 画图/看图软件 .htm 网页 浏览器 .html 网页 浏览器 .ico 图标 .jpeg 压缩过的图象文件 画图/看图软件 .jpg 压缩过的图象文件 画图/看图软件 .mid 声音文件 Windows media Player .mov Quicktime 影像文件 Quick Time .mp3 压缩音乐文件 Winamp .mpeg 影像 Windows media Player .mpg 影像 Windows media Player .pdf 便携式文档格式，内含图片文字等等 Adobe Acrobat, Adobe Acrobat Reader .ppt Power Point 文件 Microsoft Power Point .psd Photoshop 文件 Adobe Photoshop .ram Real Audio 影像文件 Real Audio .rar 压缩文件 Winrar .swf Flash 动画文件 浏览器加装 Macromedia flash 插件 .txt 纯文本文件 笔记本或全部文字处理系统 .vbs Visual Basic 编程文件 Microsoft Viasual Basic .wri Write 文字文档 Word .xls Excel 试算软件文件 Microsoft Excel .zip 压缩文件 Winzip 图像文件： gif Compuserver jpg JPEG - JFIF Compliant

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正确使用桌面和我的文档（几个重要的系统文件夹）

程一

通过观察一台 PC 的桌面和“我的文档” ，我只花一秒能看出你的条理性，5 秒内看你的文件安全意识。 对桌面和 “我的文档” 的维护， 是工程师的基本知识。 一般文员也最好掌握。 桌面上的图标最好不要超过 3 列。 桌面的作用：给你最常用的软件启动捷径和为最热点的文件应用提供舞台。 因此请保持桌面的整洁， 桌面上的图标最好不要超过 3 列。 如果真有很多文 件必须放在桌面，也应该在桌面上建文件夹再存放。

桌面图标太多的例子

桌面的地理位置概念：它是一个特殊的操作系统文件夹，和操作系统在同一 个分区。一般在 C 盘（为了方便描述，以下的叙述中， 盘”指系统分区） “C 。而 且一旦系统安装完毕，桌面的位置就很难移动了。 桌面上的文件是相当脆弱的。重装系统通常都会格式化 C 盘，结果桌面上的 文件就全部消失了。 顺便说一句，回收站最好位于屏幕的右下角，而不要和其它图标混在一起。 记住：桌面上是可以放文件的，但不要落地生根。 给“我的文档”搬家。 “我的文档”是大多数应用软件默认的文件存取之地，是一个长期存放文件 的理想地方。但“我的文档”也是一个系统文件夹，默认情况下它也位于当前的 系统分区。显然，这个长期的重要文件的集散地不应该放在 C 盘的。

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我的文档和桌面不同，它是可以移动的。如果你有文件安全意识，应该将它 搬家。而且越早越好。 将我的文档搬家的步骤：在“我的文档”上点右键，选属性，见下图：

然后修改“目标文件夹位置” 。注意只改盘符，如下图：

接下来，会问你文件夹不存在，问是否创建，选“是” ，创建它。接下来会 问你“是否移动原来文件的内容” ，你也选是。这样“我的文档”的搬家工作就 完成了。从此以后， “我的文档”就处在一个安全的分区里。以后恢复系统的时 候，就很安全。而且日常使用也非常方便。 注意：如果“我的文档”中文件较多，移动过程需要较长的时间，一定要耐 心等待。而在做了这些处理后再进行系统映像备份，才是一个合格的工程师。

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还有几个系统文件夹最好也能了解： 收藏夹：C:\Documents and Settings\Cheng Yi\Favorites 通讯簿：C:\Documents and Settings\Cheng Yi\Application Data\Microsoft\Address Book（程一：通讯簿是重要的客户资源，但这路径太长，记忆有点困难。我做 了自动化备份工具可供大家使用） 以上的“Cheng Yi”是变化的，它等于你登录时的用户名。 邮件夹：进入 Outlook Express（注意不是 Office 里的那个 OUTLOOK） ，选“工 具-选项-维护-存储文件夹”（小贴士： 。 “开始-运行”还能干什么？）

和“我的文档”的一样，邮件文件夹最好也移动到非系统盘以保证安全和减 少系统备份的工作量。 作为一个优秀的系统维护人员， 应该知道对上述文件夹的位置并做出正确的 备份。这样才能在重装系统后还原用户的文件。 小贴士：除了手工对特定文件夹做备份外，你还可以使用自动备份软件。我 推荐的自动备份软件是 Second Copy 2000。

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操作系统知识

操作系统（Operating System，简称OS）传统上是负责对计算机硬件直接控制及管理的系统软件。操作系统的功能一般包括处理器管理、存储管理、文件管理、设备管理和作业管理等。当多个程序同时运行时，操作系统负责规划以优化每个程序的处理时间。

一个操作系统可以在概念上分割成两部分：内核(Kernel)以及壳(shell)。一个壳程序包裹了与硬件直接交流的内核：硬件内核壳应用程序 Windows 1.0、2.0、3.0、3.1、4.0、4.1、5.0、5.1、6.0

3.0 3.1 95 2000 内部版本号 5.0

版本号不同时，所有的驱动程序和安全类软件都将面临大升级。

在各个Windows版本中，Windows 95、98、2000取得了巨大的成功。不过操作系统在推出后都会打各种补丁或者安装服务包（Windows2000的服务包SP4，XP的服务包SP2）实际上这些操作系统在安装了不同的服务包后有不少区别。

目前使用较多的有Windows 98 SE（第二版）、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003。

关于Windows ME有观点认为这是微软自3.0版以后最差的第一个没有发行第二版的Windows。

Microsoft Windows 2000（起初称为WinNT 5.0）有四个版本：Professional、Server、Advanced Server和Datacenter Server。另外，微软提供了Windows 2000 Advanced Server限定版，用于运行于英特尔Itanium 64位处理器上。所有版本的Windows 2000都有共同的一些新特征：NTFS5，新的NTFS文件系统；EFS，允许对磁盘上的所有文件进行加密；WDM，增强对硬件的支持。

Windows XP，它发行于2001年10月25日，原来的名称是Whistler。微软最初发行了两个版本，家庭版（Home）和专业版（Professional）。家庭版的消费对象是家庭用户，专业版则在家庭版的基础上添加了新的为面向商业的设计的网络认证、双处理器等特性。字母XP表示英文单词的“体验”（experience）。

小贴士：

1、 安装软件时，不要什么都安装到C盘。除了和系统密切相关的安全类软件（防火墙和防病毒）及驱动程序等装在C盘，其它类型的软件都安装到C盘以外的地方。

QQ、UC、千千静听、Mplayer等很多软件都是绿色（免安装）软件，不应该装在C盘。Office、Photoshop，游戏等大块头软件也不该装在C盘。

2、 上网用户使用的操作系统和屏幕信息（统计时间2007年4月，取样地点是“蓝色戈壁”网http://z80.wx-e.com）。

Windows正版验证知识在营销中的作用：

Windows XP是基于Windows 2000代码的产品，同时拥有一个新的用户图形界面（叫做月神Luna），它包括了简化了的Windows 2000的用户安全特性，并整合了防火墙，以用来确保长期以来以着困扰微软的安全问题。

受到强烈批评的是它的产品激活技术。这使得主机的部件受到监听，并在软件可以永久使用前（每30天一个激活周期）在微软的记录上添加一个唯一的参考序列号（reference number）。即使通过验证，如果硬件有大的变化，可能导致要重新验证。最新的Vista也存在激活和验证问题。以下讨论均以XP为例。

所有的零售版XP都需要激活。不受激活限制的Windows XP版本有：OEM版本（如联想电脑上使用的）和大客户版（也叫VOL版，典型版本是“上海市政府版”）。

所有的零售版和大客户版都在系统更新时，存在正版验证问题，只有OEM版总能通过正版验证。（微软几乎不可能对OEM进行防盗版措施）。

正版验证的实际过程是：浏览器自动下载一个*.exe可执行程序，这个程序检查一切盗版的痕迹，如果发现异常则阻止升级。破解这个程序可以暂时解决升级问题，但网络上的一切正版验证破解都是暂时的，都将很快被随后推出微软官方的新版验证程序击败。

结论：要想确保安全，只有经常对OS进行系统更新；而要想无忧虑地进行更新，只有买带预装OS的品牌机，比如联想电脑。

最通用的常用符号输入方法：

作者：程一

有些软件中某些符号是很难输入的。有人发现在WORD中有一个符号输入，于是想了个办法，先从WORD中得到符号，然后再复制粘贴到别处。

这个办法当然可行，但依赖性比较大：需要安装Office，至少要安装WORD。 举例来说，我在写文章时，喜欢使用■来作为一篇文章的结束，本讲义你已经可以看到很多的■。也喜欢在做图和做网页时使用→来标记一个热点或链接。但经常有人问我这怎么打出来的。甚至还有人问我省略号“……”是怎么打的。 实际上，使用系统自带的输入法，就可以输入很多常用符号：例如特殊符号：→★★○●▲◆№，标点符号：～「」『』【】〖〗—…，数字符号：㈠㈡㈢㈣㈤①②③⒒⒓⒔ⅢⅣⅤ。数学符号：≡≠≥÷×∫∞≌√。希腊字母：αβγδφ平假名：さしすせ；俄文字母：ждйи；……等。

方法简单极了，右键点击输入法中的软键盘，在弹出的菜单中选择合适的符号表就可以了。

注意：特殊符号输入完毕，左键单击软键盘就可以恢复到正常状态。 至于省略号：在智能ABC等Windows自带的输入法里，是在“6”的上挡键上，在中文输入状态下按住shift打“6”就可以了。……s

这个方法的好处是：不受具体软件的约束，在各种软件中都可以使用。

【小结】：右键点击软键盘，进入特殊符号的输入状态，就可以输入很多特殊符号。左键单击就可以从这个状态中还原。

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关于单选、复选和连选

程一

在复制文件的时候，是可以一次选择多个文件的：

单选：（略）

复选：按住Ctrl键，在要选择的文件上单击。

连选：按住Ctrl键，先在第一个要选择的文件上单击，再按住shift键后再最后一个文件上单击。

还有复选+连选，就是Ctrl和Shift键，略。

复选的例子按住Ctrl键，在要选择的文件上单击

连选的例子：

注意事项：在进行复选和连选时，可以改变“查看”方式来方便选择。

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如何快速移动光标和用键盘标记文本？

在标记文本的时候，大多数人都只用鼠标，但在实际上用键盘标记文本在很多情况下更方便更快速。

先记几个快速移动光标的方法：

移动光标用箭头和[Page Up]和[Page Down]，这个就不说了。

[home]： 将光标置到行首

[end]： 将光标置到行末

^[home]： 将光标置到全文首

^[end]： 将光标置到全文末

好了，现在知道快速移动光标的方法后，你就能快速用键盘标记文本了。理解和记忆的方法是：先按住Shift键，然后移动光标，则光标所经过的地方就被标记。

例1、 标记当前文字直到行尾，操作方法是Shift+End。

例2、 标记当前文字直到全文末尾，操作方法是Shift+Ctrl+End。

例3、 ……

例4、 ……用鼠标结合Shift键结果也一样。

在WORD中让光标回到刚才去过的地方：Shift+F5。这个操作无论是在当前文档还是在刚打开的文档都适用。（例子：我要在这里插入一个笑脸符号。） ■

“按列标记文本的方法”

先按住Alt键，然后移动鼠标，则鼠标严格按列移动，结果标记的区域是一个矩形。如下图：

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如何使用word 中的插入索引和目录功能。

插入索引和目录的一个前提是，在文章中要把文章中将来要做目录的标题部分设置为标题格式。

一般在格式工具栏，有文章内格式的设置，通常都是“正文”，你要做的就是根据文章的标题分级，把你文章中的小节的题目分别设置为大的就设置“标题1”，比它小的就设置“标题2”，依次类推。我一般是设成“标题2”，这个规格是一个可进可退的规格。你可以在将来给它加上一级的标题，也可以给它加下一级的标题。

然后，你选择插入索引和目录，系统就自动提取这些设置了标题格式的标题为目录了！

如下图：

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WORD表格的调整技巧：快速调整到最佳尺寸

问题：WORD表格的宽度调整是件经常发生的事情，手工调整相当烦琐。 方法：在要调整的表格中点右键，在快捷菜单里选“自动调整”，先做“根据内容调整表格”，这一步将会让你的表格处在最紧凑的格式下，每列的宽度都会做最佳调整。然后再做“自动调整”中的“根据窗口宽度调整表格”，以充分利用纸张和窗口的宽度，使表格显得大气而不局促。如下图：

调整实例：在某次德发高管会议纪要WORD文档里，表格占据的篇幅为15页，我按照本方法进行调整，结果表格占据的篇幅减少到9页。减少的篇幅高达40%。

小结：调整表格的最佳方法是在该表格里的右键快捷菜单里选“自动调整”，先做“根据内容调整表格”，紧接着做““根据窗口宽度调整表格””。这是调整WORD表格的最快捷方法。

实际上，表格自动调整是Word发展过程中，Word2000首先做出的一个最实用的改进之一。

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项目编号技巧及段落调整

先说段落调整：

中文文章的行文格式一般是，首行抬头空两格，其余内容左对齐。项目编号后各段落也依然如此。但Word默认的项目编号后，各段之间常常变为悬挂缩进。悬挂缩进不符合中文行文习惯，在每条目字数较多时，也不够美观。

一、 这个技巧的要点是，行首先推两格（英文状态下是四格），然后输入条目编号。

二、 回车后系统会自动启动项目编号，并同时进行了悬挂缩进，如下图：

出现上述现象后，不要管它，继续输入。

三、 各条目输入一定数量后比如两行后，标记已输入的这若干条目。用鼠标拉动悬挂缩进标尺到左端。

四、 然后选择左对齐制表符，将过右的位置向左拉到合适位置就行了。如下图：

五、 注意，向左拉“左对齐制表符”时，并不一定越左越好，拉过头会导致项目更加向右，也就是说有一个最佳值。

六、 技巧：精细拉动“左对齐制表符”的方法，如果按下Alt键，可以无极精确移动，不受最小网格影响。这个技术原则上可以用于一切需要精确定位的地方。

七、 调整两个条目后，以后的文字内容就可以正常输入，并始终遵循你刚才设定的换行悬挂方式了。比如本讲义，从“三、……”起，就一直只需要打回车就能正确进行首行缩进。

现在说WORD文档项目编号问题，一个嵌套很多层编号的文档，怎样在文档的写作中方便地继续进行项目编号？例如下面的文档：

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