私人小企业资产管理及文档管理制度

资产管理制度

为加强公司所属资产的管理，使资产管理工作规范化，特制定本制度。

办公用品管理制度

一、办公用品管理分类

日常办公用品分消耗品和管理用品、固定办公用品。

日常办公消耗品包括：铅笔、签字笔、笔记本、便签纸、文件夹、档案袋、标签、胶带、大头针、曲别针、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、书钉等；

日常办公管理用品包括：钉书机、打孔机、计算器、印泥、米尺等；

固定办公用品包括：电脑、打印机、传真机、空调、电风扇、桌、椅、文件柜、电话及各部门设备、仪器。

二、办公用品的配置、采购

1、因工作需要，需配置固定办公用品，由各部门填写《办公用品申请单》报总经理批准后交行政部采购。

2、日常办公消耗品的配置、采购都由行政部统一安排，在采购前应提出书面申请报与总经理批示后方可按单采购。

3、行政部每月定期采购，采购时需提出书面采购清单报与总经理批示后方可按单采购。

三、办公用品的临时增加

各部门因工作需要，需增加办公用品（除日常办公消耗品外），均需填写《办公用品申请单》报与总经理批示，批准后再转交行政部采购、发放。

四、办公用品的管理办法

1、办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、大型钉书机、打码机及固定办公用品。

2、消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。

3、领用管理基准（如圆珠笔每月发放两支），并可随部门或人员的工作调整发放时间。

4、管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但消耗品不在此限。

5、管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

6、办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”，交与行政部审核，审核后由行政部统一采购，次月一日发放。但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。

7、行政部采购后都需做相对应的台账记录，及时记录办公用品的放发情况。

8、每部门设立“办公用品领用记录表”，由部门内勤人员统一保管，于办公用品领用时分别登记，并控制文具领用状况。

9、办公用品严禁取回家私用。

10、行政部可向办公用品批发商采购，必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品行政部无法采购的，可以经行政部同意授权各部门自行采购。

11、新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向行政部请领办公用品，并列入领用表，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交行政部。

12、印刷品（如信纸、信封、表格、、、、、）由行政部统一印刷、保管（除各部门表单）。各部门表单印刷好后，由各部门内勤人员到

行政部领取并保管。

固定资产管理制度

1、本公司固定资产包括：房屋装修、汽车、电脑及软件、空 调、办公桌、检验仪器设备、仓储设备及其他固定办公用品等。

2、公司各部门因工作需要添置固定资产时，部门负责人提出申 请公司领导批准后由行政部采购，行政部负责建档归档，交使用部门领用并由使用部门负责保管。

3、公司各部门对所有使用的固定资产负有保管、保养的责任， 因各部门对所使用的固定资产产生损坏时，应查明原因，并写出报告，视具体情况进行处理。

4、公司所有固定资产需转让或报废处理时，必须向公司行政部 提出申请，经公司领导批准后方可办理。

5、财务部负责建立公司固定资产管理台帐，并准确记录公司固 定资产的现状及增减情况，行政部负责对固定资产的使用进行监督和检查。

6、行政部与财务部每年对公司固定资产盘点一次，核对固定资 产数量。

文件管理制度

为加强公司内部管理，提高办公效率，节约办公资源，结合本公司的实际情况，特制订本制度。

一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料、各种原始单据、各种合同及员工档案等。

二、文件、合同的签发

1、文件的签发

（1）外来文件由行政部负责签收、登记，送公司领导批阅后，再送相关部门及人员签阅，然后由行政部进行分类编号保管。各部门需要组织学习或参照执行的可留复印件。

（2）以公司名义对外发出的报告、示、通知等函件，拟稿人需填写“对外发文申请表”，经总经理签字批准后，交行政部按规定格式打印、编号和送达

（3）公司内发放的文件，由需要发放文件的部门拟订，部门负责人将稿件交行政部，行政部报总经理审核统一发放。总经理外出时，报总经理助理审核，或通过邮件、传真形式请示。审核后，填写“内部发文申请表”，交行政部按规定格式打印、编号和下发。

（4）各部门会议决定如专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要与相关部门。公司内部各部门之间及对外的非正式的简单的通知等文件，原则上由各部门自行打印和送达。

2、合同的签发

公司合同签发，由各业务部门拟订，部门负责人将稿件交行政部，行政部报总经理审核统一发放。总经理外出时，报总经理助理审核，或通过邮件、传真形式请示，批准后到行政部盖章签发。

四、发文的范围与管理

1、凡是公司总经理名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

五、文件、合同的管理

1、行政部负责公司对外文件的打印及管理工作。

2、以公司名义对外、对内的发文由行政部统一打印、编号和发放、存档。

3、原始单据、各部门文件、部门业务合同等由各部门分类进行

保存与管理。

4、新入职员工的个人资料先统一存放，三个月过后建立个人档案，并办理工资卡。不足三月的员工.原则上不建立个人档案。普通员工离职，个人档案原则上保存三年；高层管理员离职，个人档案原则上保存5-10年。

六、文件的传阅与催办

1. 公司内部文件发放以张贴和传阅两种方式。对较重要和保密的文件采用传阅的方式，每位员工传阅后需在文件上签字。

2、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对所阅览的文件、合同内容不得向外泄露。

3、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回原部门，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

4、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

5、行政部负有催办检查督促的责任，必须按相关要求进行检查落实。

七、文件、合同的保存

1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6

月份正式向行政部移交，清单一式两份。(接交部门各留存一份备查)。行政部在接到移交资料后按照年、类别、部门进行分类保存。

八、文件的销毁

对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，行政部应定期清理造册(一般每年三月份统一执行)，并按上级有关规定，办理申请销毁手续，销毁过期资料必须总经理核准。

九、本制度自颁发之日开始起执行。