企业合同档案管理办法
企业合同档案管理办法
为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现
公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。 三、合同文档的管理办法
1、合同文档以产品类别结合签署日期年月份进行分类编号。 2、合同编号规则：产品名称首字母－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。示例：JYJT－201102－001（绝缘接头2011年2月份第1号合同）
3 凡以单位名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向市场部部备案。
4、各相关部门和总经理依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。
6、 合同承办部门和市场部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由市场部保管，承办部门只留存影印件。
7、合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。 8、 合同台帐应包括以下内容： （1）合同名称； （2）合同主体；
（2）合同内容（含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项）；
（4）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）；
（5）合同所附资料；
（7）其他应当记载的重要内容。
7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由市场部甄别并予以归案。
8、市场部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利于工作。 9、各部门员工可在市场部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在市场部办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。
四、合同文档的移交
1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交市场部存档。
2、 移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次
分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。 3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。
市场部
后附：1、各产品合同编号 2、合同档案移交清单 3、企业合同管理台账一 4、企业合同管理台账二
2012年05月14日
各产品编号（名称首字母）
合同档案移交清单
企 业 合 同 管 理 台 账（一）
企业合同管理台账（二）