公司文档资料管理办法
公司档案管理制度
为规范公司文档资料管理,加强文档资料的收集、归档和使用,有效地保护和利用文档资料,为公司各项工作提供便利,提高公司文档的实用性和有效性,结合公司的实际情况,制定本管理办法。
公司文档范围确定为:文书文档、电子文档、声像文档
技术部、市场部、办公室、财务室项目负责人完成的各种文档,除个人备份外,要主动交办公室存档备份,并填写文件交割清单,交接人双方签字确认(财务室除外),如因不履行文档交割存档制度造成的重要文件丢失,公司要实施问责。
文书文档分为:基础文档、技术文档、市场文档、项目发展文档
一、主要存档范围:
(一)基础文档:
1.公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;
2.公司股东会、董事会形成的文件材料;
3.公司管理制度、流程;
4.财务、会计及其管理方面的文件材料;
5.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料;
6.教育培训方面的文件材料;
7.公司资质
8.知识产权、商标保护文件
9.奖励决定、媒体宣传文件
(二)技术文档:
1.设计文件;工艺文件;
2.技术研发资料、调研资料、技术图纸、技术文档、技术合作合同等;
3.合作单位资质、产品检测报告等证明材料;
4.产品生产、能源消耗、安全生产方面的文件材料;
5.仪器仪表、机器设备方面的文件材料;
6.施工日志、检测数据、不同施工阶段垃圾样品及照片、工艺视频资料。
7.各种总结报告;
8.对外技术合作文件
(三)市场文档
1.市场营销方面的文件材料包含PPT等;
2、技术设计服务方案
3.市场信息、调研情报方面的材料;
4.技术宣传方案
(四)项目发展文档
1.区、市、国家对口单位的项目咨询、明细文件
2.上报项目呈文稿件
3.项目跟踪以及立项文件
4.各项政策、规定、法律、法规等文件。
二、文书文档管理办法:
公司办公室在主管副总的领导下,具体负责文书文档管理、协调。
(一)负责公司文件和有关资料的收集、汇总、整理、分类、保管、保护、统计等工作,贯彻执行公司各项规章制度,严格做好文件资料保密工作;
(二). 协助做好公司各种宣传活动的开展工作,收集整理展览会资料、广告彩页、装订成册;
(三). 公司内部产品图纸、工艺文件、技术数据、质量保证体系文件及更改单的正本存档、建档、保管;
(五). 管理公司重要资质证件,收集建档外部文件;
(六). 管理公司非技术资料、公司文件、公司制度的归档,公司员工人事档案的保存;
(七).公司培训、教育文档,负责公司宣传网站内容的定期更新;
(八). 对其他部门文件、资料工作进行监督、指导和检查,组织业务学习与培训,发挥文件资料的信息源作用;
(九).对遗缺不全的文件资料,采取不同措施,积极收集齐全;
(十).文档分类:依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类(企业管理文件、人事、体系文件、技术类文件、外来标准、国际标准、国标、行业标准等)外,同时按部门、是否保密、保密程度来分。建立的档案目录、编号方法。
(十一).公司存档文件调阅权限由副总经理以上领导掌握,部门需要调阅文件时要经副总经理批准。
(十二).借阅文件资料者应爱护资料,确保资料的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁;注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时设法补救,超过一天的借阅应填写文件交割清单签字确认。
(十三).公司内文件资料利用的方式有:1)提供文件资料原件;2)提供文件资料复印件;3)提供文献索引、目录资料;4)提供相关的电子文档。
(十四)、公司技术部文档包括工地施工日志、技术数据记录、图纸、工艺文件等相关文字材料要做到分类清楚、日清日结,及时录入微机存电子档。每周主动交由办公室存档。
三、技术资料归档管理办法
公司的仪器设备档案是公司重要的技术储备,为充分发挥仪器设备档案在工程实施、科研中的作用,规范公司仪器设备资料的归档管理工作,结合公司实际,特制定本规范。
(一)、仪器设备资料归档范围
1、作为公司固定资产的仪器设备,凡价值在500元以上的购置计划、审批文件、购货合同、随机技术资料等均属归档范围。
2、价值在5000元以上的仪器设备,还应包括《仪器设备验收报告》,价值在10万元以上的仪器设备(包括大精设备和进口设备),还应包括可行性论证报告。进口设备应包括在洽谈和引进过程中形成的技术商务文件。
3、有关设备管理文件,未生效的合同、协议书,仪器设备广告宣传品、说明书等资料。
4、固定资产设备在运行、维修方面应予归档的资料有:
①大精设备和进口设备的使用记录;
②保养记录、故障维修记录;如需要将出具周期检测证书。
5、仪器设备报损、报失、报废的有关申报、审批文件。
6、固定资产设备在异动、调剂、报损、报失和报废等设备处置方面应予归档的资料有:
①报废、报损、报失的仪器设备,必须将处置申请报告、《报废报告单》、《资产处置申请表》、资产价值凭证(固资卡片)归档。
②调拨和异动的仪器设备,必须将调拨报告、批复、《设备异动报告单》归档。
(二)、仪器设备资料归档步骤
1、固定资产到货后,设备采购和验收人员应及时对随机技术资料进行清点,做好验收登记工作。
2、设备采购责任人,必须将该设备的有关归档资料一并移交档案员签收登记,移交清楚设备资料收集、移交手续。
3、档案员对收集的设备资料,应按要求分类登记、整理,作好保管或移交工作。
4、价值10万元以上的贵重设备,归档资料整理完毕后及时存档。
(三)、仪器设备资料归档要求
1、各设备接收部门,在办理设备出入库手续时,必须首先完备资料归档手续。
2、设备运行、维修、处置资料,应在第一时间归档。
3、公司设备接收部门负责仪器设备资料的收集、整理和归档移交工作,设备占有使用部门,必须将应归档的设备资料原始件归档。
4、仪器设备文件材料,必须使用蓝黑墨水书写,严禁使用圆珠笔或铅笔。字迹要工整,图样要清晰,文面要整洁,不得涂改。
5、对不合归档要求的仪器设备资料,应采取措施及时补齐后,方予办理出入库手续。
6、批量同型号设备技术资料,可只上交其中一套,其余资料随机由使用部门保存。
7、设备技术档案存档交原始件,复印件由使用部门、负责人保存。查阅技
术资料按《公司档案管理办法》的规定执行。
四、电子、声像文档管理办法
电子文档是公司办公文档的重要组成部分
1.为防止文件资料的损毁,延长资料的使用寿命,维护资料的安全,及时做好备份更新工作,刻制光盘保存。
2.文档要分类管理,目录加密,每季度进行光盘、硬盘备份。
3.文档电脑要专人专用,密码管理。各部门员工电脑的设置密码统一报由办公室保管。
4.不能私自更改电子文档内容。