秘书行业的发展前景

秘书行业的发展前景

如今的社会对文秘的综合素质要求越来越高，它不再仅仅注重文秘的专业知

识，它对秘书的素质、能力也提出了相应的要求，社会在不断地变革，秘书行业

也要应时应景地作出相应的改革，秘书不再仅仅是辅助老板办公，处理文件、安

排会议、接待访客，而且要帮助老板出谋划策，有时还需独挡一面。因此，秘书

这一职业面临着巨大的挑战，同时，又能很好的锻炼人的能力，为秘书的人生增

添一笔绚烂无比的彩色。

秘书的种类是多种多样的，其中最主要的是复合型秘书、应用型秘书、创新

性秘书、技术型秘书和操作型秘书，其中复合型的秘书是需求最广的；秘书的专

业要求不再是雇佣方考虑的最主要的层面，雇佣方如今更看重秘书的“德才兼

备”，他们关注着秘书的思想道德素质、文化素质、业务素质、心理素质、团队

合作精神和沟通协调能力，重视着文秘专业毕业生的五项综合能力，即语言表达

能力、人际沟通能力、应变能力、实践能力、文字表达能力；弥书在社会的需求

中不断完善自己，努力使自己适应社会的要求，因此他们的知识不再仅仅是基本

的秘书专业知识，还需要有经济管理、科技等方面的知识以及会计、统计和财务

管理等方面知识以及企业管理知识、法律知识；雇佣方在雇佣适合本单位的秘书

时，有时需考虑各个秘书的特性，可是每个行业在招聘秘书时有着类似的共性即

秘书要有良好的工作态度，有谦虚好学的品行；要肯吃苦耐劳，学会适应环境；

注重情商，善于沟通协调、与人共事；要一专多能，有能胜任文秘工作的综合素

质、能力。如今的文秘不仅仅是单纯的秘书，他们更像是一个综合的办事人员，

似乎企业中每个地方都有他们的立足之地有哪次秘书为了自己能胜任这份得之

不易的工作，他们不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有

熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门面”、当

“窗口”，搞接待、公关，还要为企业领导出谋献策、辅助决策。由此可知，秘书

的能力一定要强，处理事务一定要果断，且知识面一定要广，否则就要遭受“长

江后浪推前浪，前浪被拍死在沙滩上”的命运了。

秘书在工作上一定要出色的表现，彰显自己的优势，与此同时，秘书要处理

好同事之间的关系，更为主要的是处理好自身与老板的关系，在为上司服务的过

程中要毕恭毕敬，充分相信老板的能力，不要好高骛远，瞧不见上司的能力，只

瞧得见上司悠闲、舒适的生活，要始终相信老板之所以能坐上这个位置肯定有他

的过人之处。在工作时要想老板之所想，急老板之所急，把事情想的周到、做的

周到。秘书在与领导相处时，要遵循以下原则：理解上司实行的方针，理解上司

的人格和行为，理解上司对部下的期待，理解上司的工作方法并密切配合，理解

上司的好恶及对问题的看法，理解上司的处境、心情和难处。在企业中打滚、拼

搏有时是需要机遇的，秘书在工作过程中一定要勤恳，不要图求便利，希望谋求

不劳而获的果实，而要养精蓄锐，伺机而发；在秘书工作过程中，我觉得秘书的

职业有着一定的风险性，秘书的命运似乎与自己的领导有着密切的关联，有着一

荣俱荣、一损俱损的密切关系，当领导的前途堪忧或者面临被淘汰甚至被捕的命

运时 ，秘书一般难逃其责，难独完善自身，安全而退。所以秘书在工作过程中

要时时警惕，要使自己具有一定的法律知识，遇到不合法的事情时，要懂得婉转

的提醒领导，如果领导还要一意孤行推进这个工作，秘书则要找出合理的理由，

对不合法的事“敬而远之”，并且必要时可以为能瞻望到公司的前景而施展合理

的行动。

秘书职业生涯本身就是一个不断深造、不断积累、不断提升的过程。处在秘

书这个职场中的任何一个人，要想在日益激烈的竞争中求得发展，求得生存，就

必须主动来更新自己的知识结构，掌握最新的技能、技术，给自己职业的发展补

充新鲜血液。所以秘书人员一定要定期参加培训，完善自身，给自己加入新鲜血

液，使自己充满活力和战斗力，使自己能始终处于优势地位，不会被优胜劣汰的

法则抛弃、淘汰出局。秘书需要的不仅仅是能力上的高要求和高标准，还需要有

极强的心理素质，面对挑战不气馁，面对失败不灰心，面对成功不骄躁，面对突

发情况不自乱阵脚，面对临时任务不急躁不安，要有团队合作精神，要懂得与同

事友好交流，要懂得与“敌人”在不触及各方利益时和平共存，知道如何更好的

处理人际关系，知道如何营造属于自己的关系圈和人际网。同时，在企业竞争与

合作中要明白没有永远的朋友，也没有永远的敌人，秘书应该深刻理解知己知彼

百战百胜的道理，要做足“战争”前的准备，不打无准备的战争。

我眼中的秘书行业是充满挑战性的，可是又是一个使人充满战斗力和活力的

行业，是一个激情永不退步、“战争”永不休止的行业，是一个朋友与敌人并存

的行业。秘书职业生涯本身就是一个不断深造、不断积累、不断提升的过程。要

想在日益激烈的竞争中求得发展，求得生存，就必须主动来更新自己的知识结构，

掌握最新的技能、技术，使自己能始终处于优势地位，秘书职业机遇与挑战共存。

我们要面对现实，抓紧学习，在工作中不断完善自己，应对挑战。

秘书职业生涯本身就是一个不断深造、不断积累、不断提升的过程。要想在

日益激烈的竞争中求得发展，求得生存，就必须主动来更新自己的知识结构，掌

握最新的技能、技术，使自己能始终处于优势地位，秘书职业机遇与挑战共存。我们要面对现实，抓紧学习，在工作中不断完善自己，应对挑战。

秘书是一种古老的职业，秘书活动的出现可以追溯到几千年前；而秘书学则

是一门新兴的科学，它的建立与发展只是近几十年的事情。

在国外，国际性秘书组织的建立及秘书学理论的研究，开始于本世纪50年

代。1976年，美国安娜·L·埃克斯利-约翰逊主编的大型指导秘书工作的工具

书由梅里姆-韦伯斯特出版公司出版，它标志着美国在秘书工作

规范及秘书理论研究方面取得的突破性进展。

在我国，从80年代开始，随着改革开放，随着管理科学和领导科学日益被

重视，秘书人员的培训和秘书理论的研究也迈开了步子。在短短十年时间里，全

国已有一百多所全日制高等院校、党校、职大、电大、业大、函大等，或设立秘

书专业，或举办秘书训练班，培养和培训了数以万计的秘书人员。研究秘书学理

论或指导秘书工作的著作也雨后春笋般破土而出，全国有数百种之多。整个局面

可以说是蓬蓬勃勃颇有生气的。

但秘书学毕竟还是一门相当年轻的科学，它还没有成熟。在国外，尚未建立

公认的学科体系，还没有固定的格局，也还没有权威性的理论著作。在国内，研

究工作只能说处于起步阶段，经验性描述的著作较多，指导具体业务工作的著作

也较多，但对很多理论问题，还没有取得比较一致的意见。

顺着知识经济信息化、全球化的发展，秘书工作的知识含量，信息化办公手

段的应用，全球化观察事物的视野等，对秘书人员提出了严峻的挑战。在二十一

世纪的今天，秘书的发展前景如何更是我们秘书爱好者和秘书从业人员最为关心

的问题。在此情况下，我认为有必要对秘书职业的发展前景进行深一步的探讨，

这对秘书人员从业的出发点和对秘书职业的发展趋势也将有深的理解并可以让

秘书工作者对秘书职业有一个全新的认识，结合实际审视自我岗位，为自己的职

业发展提供参考，有利于秘书工作者着眼于现状和趋势找出自己的不足，提高能

力适应时代发展。

秘书在世界范围内是最广泛的社会职业之一，被人们誉为世界上常青的职业。我国秘书

的历史源远流长，从现有资料来看，秘书的演变大致如下：

“秘书”一词最早出现于汉代，当时的“秘书”与秘密、机密等概念密切相

关。“秘书”一词由“秘”和“书”组成。“秘”即秘密、神秘之意；“书”即图

书。因此，根据古代文献的记载，“秘书”一词最初不是指人，而是指具有神秘

性质或神秘色彩的图书。这些图书主要有两类：一类是谶纬图录之书。这类书具

有不可预测性，所以神秘莫测，带有浓厚的神秘色彩，又因为它们预言的大多是

王朝的兴废和政权的更迭等重大的政治事件，所以其政治色彩也很浓厚，因而自

东汉以后，封建统治者就严禁这种书籍在民间流传而被保存在宫廷内部，故也称

为“秘书”。另一类是王府宫禁藏书，这类书或者极其珍贵，或者因为机密不能

示人，故此谓之“秘书”。

东汉后期开始将以掌点图书、著书立说为职责的官署和官职称为“秘书省”、

“秘书监”、“秘书丞”、“秘书郎”、“秘书令”。秘书开始这代人员，意味着朝廷

中掌管图书和机密文书的一类官职。汉桓帝时，设置秘书监，专门掌管皇帝的秘

书图籍。这是中国历史上第一次将“秘书”名义朝廷中的官名。

“秘书”一词真正具有现代意义的涵义始于清朝灭亡后，孙中山先生领导的南京临时政

府仿照当时欧美等国的政治体制，实行总统制，在总统府设立了秘书处，由秘书长一人，秘

书若干；政府各部局也设立秘书室、秘书科和秘书官；各省都督府也设立秘书。这是“秘书”

概念内涵在中国最具根本性的一次变异，“秘书”一词彻底摆脱了与“图书”这一涵义的关

系，从指物转变为专指担任某种职务的人，秘书作为一种特定的职务，不再以掌管一般意义

上的图书书籍为主要职责，而真正具有了现代意义上的秘书职能，并一直沿用至今。

西方“秘书”的涵义

从某种角度上讲，中国现代秘书的职权职能更多的来源于西方秘书的内涵和

定义。英语中的秘书（secretary）与秘密（secret）有着密切的联系。这种界

定是具有实际意义的。现代西方的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期，是工

业社会的产物，主要指一种职业或者职业及拥有此职位的职员或者从事此职业的

人员。

美国全国秘书协会给“秘书”下的定义是：高级官员的助手，掌管机关职责

并具有在不同上司直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性、运用判断能力

在其职权范围内对机关工作做出决定的工作人员。

欧洲专业秘书协会认为，秘书是对其上司的活动和工作范围有足够的了解，

能够提上司分担很多工作。她（他）能在一定的范围内作出决定和发出指示，并

在做生意的场合代表她（他）的上司。

国际职业秘书协会对“秘书”的定义是：秘书应是主管人员的一位特殊助手，他掌握办

公室的工作技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的职责感，以实际行动显示出主动

性和正确的判断能力，并且能在所给予的权利范围内做出决定。

现代秘书的涵义

关于秘书的涵义，1979年版的《辞海》中说，秘书是“职务名称之一，是

领导的助手”；《现代汉语词典》中的解释是：“○1掌管文书并协助机关或部门负

责人处理日常工作的人员。○2秘书职务。”然而这两种说法都只强调秘书的助手

功能，却没有强调秘书的行政辅佐以及决策助理、参谋咨询等功能，而后者正是

现代秘书和传统秘书的显著差别。

随着我国对外交往的日益频繁和国际化程度的日益提高，秘书的职能已经发

生了相应的变化，“接待员兼打字员”式的秘书不再是各个机关领导物色秘书时

的主要对象，因此我国现代秘书的特征应该包括以下几个要素：1是行政职务或

职位；2普遍存在于党政机关、企事业单位和社会团体；3既是领导的助手，又

是领导的参谋。秘书不同于行政领导，他们只是代表领导办事，为领导的工作服

务；秘书也不同于职能部门中的业务员，他们是提供综合素质、辅助性服务的人

员；秘书还不同于一般的服务型行业的人员，他们不仅掌管文书，还要完成领导

交办的事项。

综上所述，我们认为，秘书是指辅助领导层或领导者个人履行领导职责，并办理文书档

案、来信来访、会务工作以及其他日常行政工作的人员，市领导的参谋和助手[1]。

秘书的职业分类

秘书部门的工作面较宽，处理问题的范围较广，加之现代行政管理和经济管理工作的日

趋科学化、效率化，秘书的种类也越分越细。但大致上可以从以下几个角度分类：

根据服务对象划分

根据服务对象可以划分为公务秘书和私人秘书。公务秘书是指在国家行政机关部门、企

事业单位或者社会团体中从事公务的秘书，其工资由上述部门支付，服务的对象是集体，他

们的工作重点有两个方面，一是机关内部，二是领导者个人（俗称“私人秘书”）。私人秘书

一般是指由个人出钱雇用，专门为个人服务的秘书，这也有两种情况：一是私营企业内的，

二是有公职的人再自己出钱聘请的。目前我国较多的是公务秘书，私人秘书较少，但随着社

会的发展和经济体制改革的深入，私人秘书也呈现出了日益增多的趋势。

根据工作内容划分

根据工作内容可以分为行政秘书、机要秘书、事务秘书（或生活秘书）、外文秘书（或

翻译秘书）、专业技术秘书等等，这些秘书各自负责一个方面，平时以分管的工作内容为主，

遇到特殊情况和机关内部的重要活动，他们又相互协作，共同处理一些事物，所以他们的工

作方式既分又合，分合相间，分工不分家。

根据承担的职务划分

根据单人的职务可以分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处（科）长、股长、科员、办事员等。这种分类仅仅表明秘书部门的领导层次，而不带专业性质。

根据业务水平划分

在欧美国家，当公务员正式任职后，录用单位就要对日常工作进行经常性的业务考核。他们以业务水平为依据，以薪俸为杠杆，将秘书分成各种类别。譬如美国企业内部的秘书就大致分为两类：一是“见习秘书”，主要承担打字和接待工作，工作大多围绕人际关系展开，如处理电话、预定约会等，他们必须经过不断的努力以提高自己的业务水平，然后才能晋升；二是“正是秘书”，他们的工作几乎没有人监督，工作责任大、范围广、技术性强，工作内容主要是打印文件、交往文书、制定旅行计划、拟定某部门的工资单以及按一般规定处理小额现金，同时还要辅助经理处理许多耗时的琐碎事项和任务。因而英国把行政秘书人员定为五级：速记打字级、书记级、文牍级、执行级、行政级。

目前我国第一种分类已见端倪，第二种分类不够明确，第三类分类不叫普遍，第四种分类还未实行。必须指出的是，以业务水平为依据的第四种分类法，对增强秘书的素质，提高机关内部的工作效率，有着相当重要的作用。

秘书的工作性质

政治性

秘书工作随着国家和阶级的产生而出现，也随着社会生活的发展而变化进步，秘书工作始终是为国家或者某个特定的阶层、社会集团服务的，始终是统治集团管理国家、组织和发展社会生产的重要工具，因此，秘书工作具有很强的政治性。

辅助性

秘书工作是辅助领导进行决策管理和领导服务的工作，因此，辅助性是秘书工作的根本属性和最基本特征。秘书工作的辅助性主要表现在：一所有的秘书工作都要围绕领导的工作展开，领导工作涉及到哪里，他的工作范围就延伸到哪里；二现代秘书人员能参加领导班子的各种会议并共同研究问题，能提出各种解决的方案，但只有发言权而无表决权，更无决定权；三现代秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张，自行其是。

综合性

秘书工作的综合性是由秘书机构的综合性决定的。现代秘书机构属于综合性机构，他不像业务部门那样承担具体工作，而是对各职能部门都有所了解，协调他们之间的关系，使他们联系成一个有机的整体，并对各个党政机关或者整个企业负责。这就需要站在全局立场上，时时处处用综合的眼光观察和思考问题，具备较强的综合能力。

机要性

秘书工作的机要性是指秘书工作的机密性和重要性。秘书部门是最贴近领导中枢的部分，参与各个重大问题的研究，了解机关、单位内外许多重要的情况，其中不少在未公布之前都属于机密，如商务秘书中，涉及经济贸易、技术合作的内容多，因此这就要求秘书在工作中要管好自己的口，做好公司的保密工作。