行政部作业指导书

行政作业指导书

修订历史记录

2010年12月

管理者代表：

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一、 编写目的

《行政部作业指导书》是行政部门员工开展工作的流程和规范，是员

工在日常业务开展中所要遵循的方法和作业规范，在本规范未优化或者改动之前，所有的员工必须以此所规定的工作流程开展工作。

二、 编写标准

1. 各项工作制度与流程合理、适用 2. 工作流程具有实际的可操作性 3. 具体工作指标明确量化

三、 编写目的

《行政部作业指导书》是行政部门员工开展工作的流程和规范，是员工在日常业务开展中所要遵循的方法和作业规范，在本规范未优化或者改动之前，所有的员工必须以此所规定的工作流程开展工作。

四、 行政部内部管理组织架构图

上图清楚的描述了行政部门的管理组织架构，下面我们将详细的描述行政部门各个岗位的工作职责和工作流程当中需要依据的作业规范。

五、 行政部员工工作职责

副主任职责：

直接上司：信息中心主任

主要工作：规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工。

1．在主任领导下负责办公室的全面工作，努力作好主任的助手，起到承上启下的作用，认真做到全方位服务。

2．协助中心主任调查研究、了解公司管理情况并提出处理意见或建议，供主任决策。

3．负责主持本部的全面工作组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务

4．贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合。 5．有权向主管领导提议下属人选，并对其工作考核评价； 6． 按时完成公司领导交办其他工作任务。

资产管理员岗位职责：

直接上司：分管副主任

主要工作：更好的管好用好公司的固定资产，维护固定资产的安全和完整，防止固定资产流失。

1．负责起草和修订固定资产管理规章制度及相关规定。 2．按照固定资产制度规定、要求和程序，严格资产管理手续。 3．实现资产管理的微机化，做好记录。 4．定期或随时对资产进行实地核对。

5．负责固定资产的帐务管理，并登记总帐和分类、分户明细帐。

6．负责新增资产购置验收、增减变动记账、调配使用的工作。对固定资产的品牌、型号进行贴签、编号。

7．能够定期进行固定资产的核实，做到帐物相符、财帐相符，及时完成新增固定资产的登记和报废固定资产的帐务处理。

8．负责办理固定资产的调配、调拨、转让、报损、报废的手续审核及帐务增减变动的帐务处理工作及相关原因的说明。

9．定期对固定资产进行清查、账目盘点。保障账、卡、物相一致，防止资产流失。

10． 建立贵重精密仪器设备技术资料档案。

行政后勤岗位职责：

直接上司：分管副主任

主要工作：协助副主任安排、落实行政服务与后勤总务的支持工作，完成日常事务性工作。

1．负责组织行政年、季、月度行政后勤、保卫工作计划。本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作。

2．负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生。

3．负责做好公司用水、电的管理工作。认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，搞好电器设备和线路的保养维修工作。 4．负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理。 5．负责办理公司车辆相关手续，安排活动用车。

行政文员岗位职责：

直接上司：分管副主任

主要工作：文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。

1. 负责接听、转接电话；接待来访、来客人员，并做好记录。

2. 负责办公室的文秘、信息、机要、保密工作，做好办公室档案建立、收集、整理工作，做好会议纪要、文书、复印、传真、接待、信件等工作。 3. 负责办公室的清洁卫生工作。 4. 负责做好会议纪要。

5. 负责公司公文、信件、邮件的分送。

6. 负责传真件的收发工作。

7. 负责按照公司管理规定，保管使用公章，并对其负责。 8. 协助做好行政部、人力资源部相关部门的工作。 9. 接受并完成领导交办的其他临时性工作。

六、 行政部具体工作流程图

执行公司证照印鉴管理：

对于公司的各种印鉴及证照，应进行妥善保管，并对其归档编号管理。证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记，特别是公章的外出借用、加盖，更应该按照公司的有关规定来执行，以免出现不良事件。

执行办公用品及日常用品的采购、发放管理：

月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经经理审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，帐物相符。

执行固定资产及低值易耗品的管理：

对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门每月进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动\增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报

废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。

执行各部门基础设备、设施维修管理

行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；电工负责对日常维修的材料进行申购及采购，保证质量；各部门对维修质量监督、确认。

执行文件档案的归档管理：

根据不同种类档案的特点，做好系统编目、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。

文件资料收发、复印、传真、打印管理：

各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是通知、重要信息应在公司

执行对外关系建立维护：

建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，行政部门肩负着对外沟通、协调的重任。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维

护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。

执行处理突发事件

公司各种突发事件出现后，行政部门在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。

日常事务处理。

行政部门的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，行政部门属于服务保障部门，是为其他部门服务的，

所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。

执行上级交办事务：

优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。

综述：通过以上描述，行政部员工应该在此基础上开展工作，努力保持团队协作意识。