第一讲时间的真谛

第一讲时间的真谛 第一节故事给我们的启示

一、故事1 有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。”

故事1启示：在现代商业社会必须与时间赛跑

二、故事2

故事2启示：争取时间重要，合理分配时间更重要 名言：

1可以支配的时间就是财富本身。——马克思 2世界上最珍贵的东西就是时间。——爱迪生

3人类都忽略了时间的可贵，失去它，才懊恼不已。——伏尔泰 4要充分利用时间，每一事务都要安排时间。——富兰克林 5时间是最高贵而有限的资源。——彼德·杜拉克

第二节时间的意义

时间的特征：

1时间是不可移动的 2时间没有办法储存 3时间无法增加

4时间借不到、买不到、租不到 5时间以稳定的速度无法阻挡地消失

第三节时间分配

时间的划分：1工作或学习时间2休闲时间3家庭时间4个人时间5思考时间 第四节

时间的划分方式:1大块时间2首要时间3零碎时间4固定时间5安静时间6弹性时间7交通时间

第四节时间划分方式

时间的价值基本上分两种，一种叫做无形的价值，另一种叫做有形的价值。

【总结】本讲主要从时间的意义、特征、功能、价值以及时间运用几个方面，阐述了时间的真谛。时间不只是金钱，时间比金钱更有价值，时间就是生命。时间具有无形的价值和有形的价值。时间对每个人都是平等的，每个人都有相同的时间，但时间在每个人手里价值却不同。因此珍惜时间才是你生命中最重要的事情。学习时间的管理是非常必要的。

第二讲对时间管理的认识 第一节时间按管理概述

一、时间管理定义

◆时间就是生命，时间就是金钱。

◆人们往往是重视生命，乐于理财，而忽略了时间管理。 ◆善用时间，就是善用自己的生命!

二、时间管理目的：达到三效即“效果、效能、效率。”

效果，是确定的期待结果；

效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；

效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。

第二讲 第一节

1健康的定义： 1948年对健康的定义：一个人的健康是精神的、物质的、心理的以及社会文化的平衡，包括心理健康、精神健康、物质健康、社会文化的健康。生理、心理、社会文化以及精神达到了一种完善，而且是一种非常安适的状态，这叫做健康。 第二节

人生的四种需求：1物质需求2心灵需求3精神需求4社会文化需求 寻找工作意义 学会尊重别人

销售工作的意义： 1人际关系的拓展2如何表达自己3如何安排时间4使自己成熟、成章。

第三节现代时间管理强调自然法则

原则不等于价值，原则不等于惯例，原则也不等于宗教，原则仅是一种播种收割定律，叫做农场法则。 播种收割定律 农场法则

第四讲 时间管理的心态

第一节 如何进行心理建设

1. 心理建设的重要性社 会文化的需求如人际关系，是以某些原则为基础的，其中最重要的就是人与人之间的互相信赖。这种互相信赖，源自于宽容，或者负责、体贴、归属感等等，甚至可以说是无私的爱。在心理需求方面，很多人追求一种临时抱佛脚的幻觉，而不按部就班地让自己逐渐地成长。多数人有一种幻觉，以为人生的意义是一种以自我为中心的，追求的是自信、自我发展、自我修养，重点都是我要什么，我要做什么，而千百年来的哲学告诉人们，实现最大自我满足感来自于帮助别人。 2. 怎样进行心理建设？

1、要学会自觉；2、透过良知倾听心灵内在的声音3、独立的意志 3. 进行心理建设的原因

世界在不断变化和更新，每天都有新的事物，新的领导者，新的发明，新的教育方法，新的市场，新的书籍，新的文学，新的电视节目，新的电影等等，每一天都在更新。你要跟得上这个时代，关键在于自己。因为人生就是你怎么样来看待你自己的，人生就注定于你对未来做决定的那一刻。

◆环境不会改变，改变之道就是你自己能不能改变你自己。 ◆不是环境在创造人，而是人在创造环境。 4. 进行心理建设的策略

(1)如何追求持久改变 提高自己的情绪 抛开消极的信念 改变做事的策略 (2)如何改变策略

①情绪方面。要学会改变情绪，因为新的事物、新的发展，会影响你的情绪。

②健康方面。你能否做一个控制情绪的人，你的未来会不会很好，来自你的身体健康，因此你要改变的是怎样去关注你的身体健康。

③人际关系方面。未来的发展有一个群体协作的趋势，所以你要学会怎样去跟别人相处，要寻求一种策略。

④钱财方面。在这个社会里，要活得更好，需要工作，工作要得到报酬，而报酬得到的是钱财，所以如何理财，也很重要。

⑤时间方面。以上4方面的完成只靠一样东西，就是时间。锻炼身体需时间，投资人际关系需时间，理财也需时间。所以时间的运用、掌握的方向是至关重要的。

5. 心理建设的过程

1．过程

进行心理建设的过程，首先是目标，当目标确定以后，必须去行动，然后进一步端正态

2．时间管理是一种态度

《大趋势》的作者约翰·艾兹彼特，曾经说过这么一句话：

“我们正站在一个新的起点，两千年(即2000年) ，这重要的一年，象征着未来，是人们为之奋斗的里程碑，变化的速度加快，知道的事情增多，因而我们不得不重省自身，再悟自己的价值观和传统习惯，而这一切，都是个人所为，个人试图改变这个社会之前，首先要改变自己。”

这就是一种心理建设的过程，其实这句话，早在1905年，一位非常有名的哲学家威廉·詹姆斯就说过：“我们这一代最伟大的革命就是发现，一个人可以由改变调整内在的心态来改变外在的环境。”

所有的结果是行动造成的，所有的行动是思考造成的，所有的思考是来自于你一念之间。 因此所有的改变是由自己的思考和意念来决定的。它这里包括哪些东西呢？ ◆欲望。你要把事情做好，时间管理好，欲望是不是很强烈?

◆决定。决定做或时间管理的目标是什么？要把时间管理做好，你的目标价值，人生的方向很重要。

◆行动。时间管理是一种技巧，也是一种观念，跟行为有一定差距，必须不断地去练习，才能养成一种良好的习惯。

◆决心。时间管理也是一种决心。你下决心持续地学习，直到运用自如。如果你把时间管理好，就能够达到自我的理想，建立自我的形象，进一步提升自我价值。每个人应该把自己当成一个时间管理的门外汉，而努力不断学习。

如果每天你能够让自己节省两个小时，一个星期就能够节省10个小时，一年就能节省500个小时，这种生产力就能提升到至少25%以上。所有有成就的人，或是有成就的企业，总会把时间用在高深产业的地方，源自于他们知道时间大于金钱，时间就是他们生活追寻的一种方向。

成就感

让自己更快乐，引发内心的动机，关键就是追求成就感。要成就一件事情，一定要以目标为导向，才能够把事情做好。要把握现在，专注今天，每一分、每一秒都要好好把握。

假如你是一名销售员，这个月要做到多少业绩，那是你的目标。为实现这个目标，你必须去拜访多少位顾客。所以你的工作就是，把时间安排在产品知识和顾客的访问上，必须把每一分钟，每一秒钟利用好。

作为一名领导人物，有两个关键：

◆工作表现。有能力去完成工作，而非只强调其努力是否够。

◆重视结果。在目标导向上，还要重视结果，凡事以结果定出成绩。

所以作为领导人，或者渴求有所成就的人，首先为自己把时间管理好，在时间管理上，怎样去做到更好的服务，让更多的人感到满足，让大家都感到快乐，你就有办法去赚到更多的钱。这就如美国的激励大师金克拉所说一句话：“如果你想实现梦想，你必须学习帮助别人实现梦想，你才能够让自己美梦成真”。在时间管理的过程中，要从内心散发出诚恳、热忱，充满着快乐、喜悦，从人与人之间了解协作的重要性出发，满足别人。这些做到了，你就能得到财富，当然你的自我价值也会提高。

第二节运用时间时应注意的层面

运用时间时应注意的层面： 1：确定我们行动的目标 2：确定时间管理的目标 3：善用时间管理的技巧

成为优秀领导人物的关键在于以下两点： 1：工作表现 2：重视结果

所以，一个职业经理人，需要做的是：把你的时间管理好，你怎么能更好的去服务，让更多 的人感到满足，能让大家都感到快乐，这样你就有办法去赚取更多的财富。 美国激励大师金克拉曾说过：“如果你想实现梦想，你必须学习帮别人实现梦想，你才能够 让自己美梦成真！”

第三节如何区别事情的轻重缓急

第五讲目标设定与时间管理 第一节 目标设定的意义

第二节 有效目标的特质

一、确定有效目标特质：1. 要求难度高2. 经过完成目标者的同意3. 可以实现4. 白纸黑字写下来5. 具体可衡量6. 弹性7. 有完成期限8.SMART

二、设定目标的SMART 原则。1.Specific 具体的2.Measurable 可以计量的3.Attainment 可以达到的4.Reasonable 合理的5.Time 有时间性的

第三节 目标的种类与作用

第七讲 第一节决策的必要性及80\20的规则

1. 决策的定义指对优先执行任务的种类与规模做出选择及设定优先顺序。 2. 帕雷托(PARETO)时间原则

19世纪意大利经济学家帕雷托（PARETO ）发现：80%的财富掌握在20%的人手中。从此这种80/20规则在许多情况下得到广泛应用。一般表述为：在一个特定的组群或团体内，这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值。

在时间管理中，在优先顺序里，也有一个PARETO 时间原则，也称80/20法则。假定工作项目是以某价值序列排定的，那么80%的价值来自于20%的项目，而20%的价值则来自于80%的项目。

3. ABC分析法特别重要的称为A ，比较重要的为B ，不重要的为C 。

4．ABC 法则

一天里最重要的一件事情，可能占很少数，称为A 级任务，次等重要的B 级任务不多，其他都是不重要的，是C 级任务。从功能有效的达成角度去看，C 级任务的成果比较低，次要任务成果平平，而重要任务的成果比较大，这就是ABC 法则。

5. 任务价值观

【总结】本讲主要阐述了时间管理的80/20法则。决策就是设定优先顺序，80/20时间法则是时间管理的重要原则，时间管理的重要意义在于你能经常以20%的付出取得80%的成果。因此，在你的工作或生活中，你应该把十分重要的项目挑选出来，专心致志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。要运用ABC 分析法来设定优先顺序。

第二节 授权的基本规则

1. 授权的规则 5W1H：what 什么？ who 谁？ Why 为什么？ How 如何？ Which 用什么？ When 何时？

2. 80/20与授权有相当密切的关系

授权，一般的了解就是，一个管理者职责范围内的任务或者转移到一个部属的身上，与工作托付的同时，专业范围内，完成任务所需要的权限与责任也应当一并授权。 管理者保留并承担其管理行为责任，这是不能授权的。 授权是任何工作技术者以及领导人的关键作为，其直接或间接的好处是很可观的，授权帮助领导者自我减轻负担或节省时间，去做更重要的任务。 3. 不懂得授权的职业经理人一般会出现以下问题：知识与能力太少；缺乏对时间管理的意识 问题：

第八讲浪费时间的外在因素及解决方法

第一节 浪费时间的外在因素

1. 浪费时间的外在因素：1、电话干扰2、不速之客3、用人不当4、社交闲谈 2. 过滤电话的步骤（阻绝干扰有几个步骤）：1、处理2、转接3、暂缓4、速办 3. 圆滑过滤电话的一些诀窍，例如可以说：

◆(处理) 你稍微等一下，我翻一下我们的档案。

◆(转接) 我们的企划主任今天下午正在着手这个计划，要不要我把您的电话转给他? ◆(暂缓) 我想他11点左右就可以回你的电话，这样可以吗? ◆(速办) 我看我可不可以去打断他一下。

第二节电话干扰

解决电话干扰的方法：1、阻绝干扰2、集体电话

第三节 不速之客的解决办法

1. 不速之客的解决办法：1、转交别人2、另外安排时间3、简要回答4、长话短说 2. 如何应对不速之客：1、学习过滤2、转移地点3、站起来说话4、避免被别人找到

第四节 用人不当的解决办法

1. 浪费时间的原因

◆公司雇人程序出了错；

◆该职位提供了不正当的训练，因为不正当的训练造成员工不知道他的工作中，每一天做的最有价值的事情是什么。

2. 解决的方法： 1、教导员工善用时间2、提升员工时间管理的成本意识

第五节 社交闲谈的原因及解决方法

1. 浪费时间的原因

纯粹的社交动机用一句话来讲叫做不甘寂寞。需要改变工作的步调异常和好奇心理，渴望消息灵通，满足自我，害怕冒犯别人，无法抗拒、喜欢社交的人，工作时间在办公室里闲谈，都是造成浪费时间的原因。 2. 解决的方法

(1)过滤访客与电话

来访的客人要让秘书首先接待，谢绝与工作无关的人员和电话。 (2)衡量办公地点是否恰当

很多大公司设置ＯA 办公区，每人一个空间，不要造成员工与员工之间的对话，避免无谓的言谈。过去的办公室是属于开放式的，你坐在我前面，他坐在我后面，一个人讲话大家听得到，然后办公室里面你说我说他说，造成了工作效率的降低。 (3)设置一些暗示社交时间的结束技巧

社交的闲谈，如果不是跟工作有关的，要尽量保持站姿，因为保持站姿时，别人的谈话就会很快结束。如果你保持坐姿，话一讲起来就没完，浪费时间。同时不要向那些聊个不停的人让步，说话要有重点。

【总结】本讲主要针对浪费时间的电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈四种外部因素进行分析。首先分析浪费时间的原因，然后对这四种干扰因素提出了解决之道。

第九讲 浪费时间的外在因素及解决方法（二）

第一节 浪费时间的外在因素

1、权责混淆；2、沟通不良；3、进度失控；4、资料不全

第二节 权责混淆的原因及解决方法

1、浪费时间的原因

权责，其中权是指职权，是完成你所负责工作的权利；责是责任，是谁有义务做什么工作的问题。

权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素。主要表现在：

◆权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。

◆权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任，却没有授予他们完成指示的权利。

【案例】某公司的总经理聘用了一位秘书A ，这名秘书上班不到一个星期，出差的董事长在外面打电话到总经理室，秘书A 接了电话。董事长交代了很多事情叫他去办，A 非常负责任，把事情都安排好了。其中有一件事情，就是帮董事长定机票。后来由于行程更改，机票又只得重新订了。你认为这个秘书的问题出现在哪里呢？

【分析】事实上问题出在这个秘书身上。她非常负责任，但是买机票的行程她应该与董事长的秘书协商，或者把这个事情交给董事长的秘书或办公室的成员去处理。她的职责是总经理的秘书，董事长交代她买机票，她也应该买，但她应该去跟别人协调。她直接独揽完成了，这就出现了权责混淆问题。 2、解决的方法

(1)定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定 (2)权责对等

◆交出职责时一定要授予同等的职权。 ◆主动检讨并提供对等的职权。 【案例】某公司销售部的一名副经理A 计划对销售人员做一次培训，他直接跟外面的一些培训师资联络、讨论，甚至谈到报酬问题。可是公司的人力资源部主管B ，在他的年度计划里已经安排在某一段时间对销售部的员工进行类似的培训。这就造成了权责混淆，没有做好协调工作，造成公司无谓的浪费。 【分析】公司的人力资源部要跟销售部协调。所有的培训工作应该是由人力资源部的培训主管统筹办理的。销售部要做培训，应该把培训的时间、培训的地点、师资的要求等统一交给培训部门的主管来负责。

上例中销售部要办培训，他的上级主管销售部的总监或者销售部的总经理，可能批示了，在批示之前可能以为A 已经协调好了，所以公司便投入时间、投入精力。但是公司人力资源部已经安排了销售培训，而销售部又在办，所以出现了重叠培训现象。这是因为权责不明，

没有充分的沟通与协调。销售部承办培训的人，没有主动地去跟人力资源部统一和协调培训事宜，造成权责混淆。因此在发生权责混淆情况时，应该主动检讨工作项目重叠的可能性。

第三节 沟通不良解决方法

1. 沟通不良解浪费时间的原因

一个群体，一个团队的士气是否高昂，彼此之间的融洽度是不是良好，一个重要的原因就是沟通，沟通不良是造成浪费时间的原因。 1、不明白事情的重要性

上例中那个秘书主动承揽了一些事情，但她不明白事情的重要性，没有去沟通，造成了一些不好的影响。 2、没有时间 没有安排时间，让大家通过会议或是通过工作以外的时间来沟通，大家彼此表述一下对工作、对目标的一些看法。往往是你做你的，我做我的，彼此之间没有互通信息，甚至也不知道如何去协调。一个团队沟通不良，这个单位的主管要负完全责任。 3、没有倾听

没有学习倾听，每个人的工作都是绝对的重要，你说你的重要，我说我比你的还重要，那到底谁最重要呢？所以不知道事情的重要性，因为没有安排时间来沟通，大家对事情不了解，就是没有所谓的倾听。要知道，上帝给你两只耳朵，就是要让你多去听听别人的意见。 4、沟通的目的不明确

有沟通但不知道沟通的目的是什么，为什么事情而去交流、交换信息，或者说是去协调。沟通目的不明确也会造成时间浪费。 5、时机不当

有时候地点不对，方式不对，人不对，时机不当也很难沟通。 6、沟通的机会不够

沟通的机会不够，彼此之间在有些事情上经过日积月累，往往会有一些不良的因素存在，因此要制造便于沟通的机会。一个企业最大的责任是在做到为社会尽责任的，同时，它也在追求利润最大化，而追求利润最大化和尽到社会的责任都有一个目的，就是要让这个团队更具生产力和凝聚力，因此把时间安排好，让员工了解沟通的重要性就很重要。 2. 解决的方法

1、学习改善沟通的技巧 2、学会倾听，做一个好听众 3、使用恰当的字眼

例如总务部的一个职员，马上要买一件东西，首先得到上级批示，然后去取款。假设你是一个财务人员，在取款的过程中，可能是程序错了，或者步骤错了，不能取款。如果你对他说：不行，没有签字就不能取款。那样就造成了沟通不良。使用恰当字眼，你就应该学习这样说：我非常理解你的难处，同时我也知道这个事情对你的重要性，我只是做个建议，您不妨再让你的经理签个字，如果没有问题我们马上就拨款。 4、运用非语言式的沟通

天下有三大利器，舌尖、笔尖、刀尖。人们常常都是靠语言，但是除了语言以外还有很多可以沟通的方式，例如你可以用善意的微笑，这也是最好的沟通方式。 2、改善沟通技巧的步骤：1、弄清目的2、排除偏见3、及时记录

第四节 进度失控的解决方法

1. 原因：1、不明白事情的重要性2、不知道控制的进度工具3、认为完善的计划会自行达成目标4、没有加强控制及提出适当的进度报告。 2. 解决方法：拟定计划

第五节 资料不全的解决办法

1. 浪费时间的原因

◆不明白事情的重要性。

◆没有系统，不知道要何种资料以及这些资料的可靠性，这种情况也会造成浪费时间。 2. 解决的方法

◆认清事情的重要性，排出优先顺序。

◆系统强调的是有条理，有步骤，还要有组织性。所以在拟定计划作决定时，给予成果的反馈，任何资料都要派上用场，还要对资料进行归档和储存。

【总结】本讲对权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全这四种外部因素进行了分析并提出了解决之道。重点对权责混淆、沟通不良这两种因素进行了分析。

第十讲 浪费时间的外在因素及解决方法（三）

第一节浪费时间的外在因素

1、会议耽误；2、文件复杂；3、工作搁置；4、旅行不当

第二节会议耽搁的解决方法

1. 浪费时间的原因

◆会议没有适当的准备，或者没有会议目的。 ◆会议没有议程。

◆开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会。 ◆开会没有计划。

◆会议过多或会议时间过长。

◆不能准时开会，或者不能准时散会。 ◆开会时有外来干扰。

◆讨论脱离议程的内容浪费时间。 ◆会议没有摘述或者是结论。 ◆没有追踪对会议的执行情况。

2. 解决的方法：1、会议要有目的 2、派的上用场的人参会 3、合理安排会议时间4、尽可能禁止别人干扰5、有议有决，追踪执行。 3.PDCA 的含义

Ｐ是计划，D 是执行，C 是检查，A 是行动

第三节 文件复杂的原因及解决方法

1. 浪费时间的原因

文件复杂的原因有优柔寡断，拖拖拉拉，没有授权，完美主义，囤积成习，档案过多，各自工作，贪求过多，没有系统，读速太慢等，存在的原因有时是个人因素造成的，有时是一个团队的集体沟通不良造成的。 2. 解决的方法

(1)对于优柔寡断的解决的方法

先把文件读一遍然后处理掉，不要说“这个文件你看了没有? ”，“我不知道啊。”我不知道就会造成浪费时间。

(2)不要拖拖拉拉

一个文件例如在公司里有标准化文件，现在就处理；每天进来的文件中有80%在一开始就要丢弃，但一般主管只丢弃20%，所以变成了文件的积压，这也造成了浪费时间，所以一般性的文件处理完就销毁。

(3)学会授权

你可以授权，让别人做事情，使自己脱离琐碎、例行的工作。文件会跟着被分派出去的责任走。不要去做你可以授权给别人的事情，而让自己离开琐碎事情，去做你该做的工作。

(4)抛开完美主义

这样恰不恰当是你应该要求的标准，而不是没关系、无所谓，要抛开完美主义。 (5)及时销毁过时的文件

文件过期的一定要销毁，避免让文件积压。摆脱文件不要让无用的文件不断的流通。 (6)档案要分类存放

给档案标识指名设定的符号，例如T 字代表永远档案，M 可以代表普通档案。当文件不必要复印时，在文件上面做个答复，如果有必要归档就将你的意见写在原件的下面或后面，这样就不会因为档案过多而浪费时间。

(7)对于各自工作的解决方法

在放下工作之前首先应该把工作做完，就不会因为搁置而浪费时间。 (8)量力而行

讲求实际，不要一个时间里去做很多事情，而应在每一个时段专注于你最有价值的事项。 (9)要有系统

设计简化文件的处理系统，减少副本，用标准格式尽可能减少报告的长度和数量，选择性的过滤交由别人处理，选择性的安排自我顺序、存档，并存入多种参考资料，控制记录保留的时间，这都是一种系统化的工作。如果系统化工作做的很好，就不会因文件复杂而浪费时间。

(10)读速要快

依靠个人看法过滤与选择文件，要迅速的过目，让助理摘述内容，快速阅读文件，避免因读速太慢而浪费时间。

1. 浪费时间的原因 ◆不明白问题所在

◆没有目标，优先的次序、完成的期限不明确 ◆没有自我奖励 ◆遇到急事立刻反应

◆桌上一片混乱，没有条理

◆缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性 ◆没法把事情分派出去，授权不当 ◆接受干扰 ◆变更优先程序

◆不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成

2. 工作搁置的解决的方法：1、记录工作日志2、设立目标 次序 期限3、学会授权

旅行不当的原因及解决方法

1. 浪费时间的原因

旅行安排如果不当会浪费时间，主要表现在以下几点：

◆旅行的目的不明确

◆没有发掘替代的方法

◆忘了需带重要物品

◆没有善用旅行时间

◆旅行安排的时间不好

◆旅行归来后办公桌上堆积如山

◆变更，或者重新安排行程浪费时间

2. 解决的方法

(1)首先要弄清楚旅行的目的

出发前要弄清楚旅行的目的地，不要盲目出发。

(2)寻找替代的方法

例如可以去找旅行社帮助安排，或者找专家帮助安排，寻找替代而不是自己去摸索，很多事情你可以找专业的公司或专业机构去办没有必要自己亲自动手。

(3)列好清单

为避免因为忘了携带重要物品造成时间浪费，你可以把经常用的旅行随身物品列好清单，增加特别旅行时要用的特殊项目也列上，并把清单放在你看得见，而且容易增添项目的地方。

(4)做好安排，达到最佳的结果

做好旅行安排就是要考虑旅行的时机、造访的可能性、对旅行的路线、地理位置及其他相关的地点做好准备。

(5)把你的工具准备好，不要旅行归来后让你的办公桌上堆积如山和部属共同设计一套你出门时应该如何处理工作的计划，决定你能分出多少分量的职责与职权，可以让助理帮你处理一些事情，你也可以提供的回信指示。各种高新科技的产品，如笔记本电脑可以把你的消息传回到办公室。

(6)在安排旅行之前首先要确定所有的约会，利用旅行安排的行程跟他们约会，这也是一种节约时间的方法

【总结】本讲主要对会议耽搁、文件复杂、工作搁臵、安排旅行这四种外部干扰因素进行了分析，并提出了具体的解决之道。会议耽误浪费时间的原因有十个，在公司的管理中会经常遇见，针对以上会议搁臵的不同原因，也有各自对应的解决方法；由于文件复杂浪费时间的原因有很多，也有相应的改进方法；工作搁臵要解决企业管理中授权不当、干扰太多、不明白问题所在、没有自我奖励等问题；在旅行中要首先弄清旅行的目的和寻找替代的方法。

第十一讲浪费时间的内在因素及解决方法（一）

第一节浪费时间的内在因素

浪费时间的内在因素：危机应付；计划欠妥；贪求过多；事必躬亲；

第二节 危机应付的解决方法

1. 浪费时间的原因

危机应付是浪费时间的内在因素，它造成时间浪费的主要原因有以下几个方面：

◆不明白事情的重要性

◆没有预期会发生问题

◆反映过度把问题当危机

◆看忙着救火

◆做事拖延

◆工作时间预算的不切实际

◆机械故障、人为错误

◆部属不愿透露坏消息

◆因重要人物提出要求而引起的过度反应

◆进度失控

2. 解决的方法

(1)要明白事情的重要性

解决方法是记录危机工作日志，分析危机的来源、原因、重要性以及可控制的因素。很多企业忘了教育员工，一定要有一种应变危机的措施，如果危机应付不当就很容易造成时间的浪费。防患于未然就是处理危机的应用之道。

(2)对于没有预期会发生问题的解决方法解

决方法就是要预期意外事故的发生。根据一名哲学大师莫非的第三定律，会出错的事终归要出错。因此把潜在的问题列出来，根据严重性及可能性分门别类，然后想出可能的防范的措施，或不可能防范的状况下减轻不良后果的步骤。

(3)反应不要过度

解决的方法有三种，可限制自己反映过度：

◆不要理会不必要的问题

◆把别人可以处理的事情分派出去

◆只对付自己可以应付的问题

(4)事前预防

提高效率的解决方法就是预防，未雨绸缪胜过亡羊补牢。

(5)做事不拖延

首先认清延误重要行动会产生危机。为了在规定的期限内完成任务会产生很大的工作压力，工作压力会导致精神紧张，在神经紧张的情况下往往削弱判断能力，导致效率下降，最终形成做事拖延。所以主管首先应该有一种积极主动的态度，养成一种很好的习惯：每天的事情，都要做好总结，第二天一定要安排第二天的工作，不要让事情一拖再拖。

(6)工作时间预算的要切实际每件事情所花的时间，要比想象的久。莫非第二定律也认为，人们往往高估自己的工作能力，结果把时间预算压缩得很短，其最后又不得不适当增加缓冲时间。

(7)减少机械故障、人为的错误预期会发生此种状况，动用最能迅速有效调整弥补的资源，包括人力以及其它的资源。

(8)部属要透露坏消息犯错是学习过程的观念，讨论所犯的错误，强调迅速报告坏消息有助预防危机的发生。

(9)因重要人物提出要求而不要引起过度的反应要弄清楚他们真正的要求是什么，谁提出要求，需要何时达到要求，准备如何运用，是否有其他替代方法等。

(10)进度的失控要防范

解决办法是把所有重要计划都安排好时间，分段检查进度，以确定目标正在完中。

【自检】分析一下你的工作中存在哪些危机，如果有，都有哪些，你的应付危机的方法是什么？

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计划欠妥的原因及解决方法

1. 浪费时间的原因

浪费时间的第二个内在因素是计划欠妥，这是因为：

◆不明白事情的重要性

◆没有建立系统

◆没有时间拟定计划

◆以危机为导向，假设危机不可避免

◆缺乏自律

◆害怕许下承诺

◆没有指出明确的结果

◆无法指定工作的优先顺序

◆假设计划被紧急事故破坏

◆心里虽然有计划，却认为这计划还没有重要到可以写下来的地步

2. 解决的方法

◆确立每一个小时的有效计划，执行时可以节省三四个小时，却能获得更好的结果。 ◆建立系统，包括计划表、每日的目标、优先次序、完成的期限，运用好整合组织系统。 ◆花时间拟定计划，拟定计划应有的优先次序。拟定计划初期虽消耗时间，但会以较少时间得到较佳成果。

◆认清“危机不可避免”这种危机导向假设是一种错误的思想，大多数的危机都是能够预先得知的，多给自己一点时间，预先为偶发事故做好应变计划。

◆要有自律，就强迫自己定好完成期限，尝试第一个月目标优先次序及每日计划，列出同时可提供的协助、监控进度、评估成果等。

◆不要害怕许下承诺。你要学习的是设定目标，许下承诺，意味着你知道自己何时将达成目标。

◆要指出明确的结果，当然重要结果被明确指出时，目标就比较容易设立，如果你没有把握重要的结果，就要指出明确的结果。

◆指定工作的优先次序不是件很容易的事，却是所有管理工作最能提高生产效率的方法。决定好应该把心力集中于什么地方，认清安排优先顺序的三个标准，即长期的重要性、短期紧迫性、发展趋势。并且依照这三个标准排好次序，并依次排序列出它的目标，就可以根据这三个标准去完成任务。

◆假设计划无论如何都会被紧急事故而破坏，怎么去提高效率，大多数的主管每天都会以相同或类似的方法浪费时间。虽然紧急事故可能把一天的工作打断，但如果这天的工作已经事先计划妥当，而且重要工作可以在紧急事故之前完成，或者是在紧急事故之后再做完，损失就可以减到最低。

◆心里虽然有计划，但却认为这个计划没有重要到可以记录下来。很多人相信自己的记忆力很好，不用记。然而记忆力有时也会出错，所以在排定优先次序或完成期限以前，任何计划都必须白纸黑字记录下来。

第四节 贪求过多的解决方法

贪求过多的原因及解决方法

1. 浪费时间的原因

浪费时间的内在因素的第三项是贪求过多，贪求过多会浪费时间，原因如下：

◆不了解事情的重要性

◆欠缺优先顺序与计划

◆工作时间估算的不切实际

◆遇到急事紧急反应，或反应过度

◆野心太大，成就感要求过高

◆渴望加深老板的印象过渡渴望表现合作的态度

◆人手不足

◆完美主义

2. 解决的方法：填写周工作计划2、限制自己的反映3、敢于提出拒绝

(1)要了解事情的重要性

提高效率的解决方法就是填写周详的工作计划，也就是分析自己是否有替同事或别人代劳的倾向。要多授权，因为有的人就不喜欢授权；要用最短的时间把事情做好，还要考虑这些事情谁做会更好的问题，这也需要运用授权。

(2)制定优先顺序与计划

依据四个重要的时段（每天、每周、每月、每年）设定目标，做好年计划、月计划、周计划，还有每日的计划。时间管理强调的就是这四个重要的时段，年计划如何去分解到每个月，每个月的计划如何去分解到每一周，同样的每一周的计划如何去分解到每一天，最后每一天的工作都是非常有序的，这样才能提高效率。

(3)工作时间估算的要切实际

必须认清每件事情所花的时间要比你想象的长，你不要估算说这件事情没事，你很快就能把它做好，这是一种内在的因素造成的管理不当，因此会造成效率不高，浪费时间。

(4)遇到事情不要紧急反应

分清事情的重要性，先问自己最坏的情况会怎么样？有的人会急于求成，往往没有分清事情的轻重缓急。常常这样问自己也是一种解决方法。

对于反应过度，要限制自己的反应，真正的情况需要做合理的反应。

(5)野心不要太大

控制自己的野心，要合乎能力和情况，讲求实际很重要。

(6)与老板长期共处

探究老板真正的意图是什么，长期成功比短期的印象更重要。

(7)适度表现合作的态度

别再只是因为希望受人赞赏而来者不拒，要分清楚与人合作和帮人做事的差别，在不冒犯别人的情况下，要学会拒绝，要敢于拒绝。

(8)人手要充足

让部属掌握时间管理的技能，要每个人每天节省两个小时为目标。节约时间便可以节省成本，但这要靠长期的教育训练来引导部属。

(9)标准的制定要适当

把标准降到合理的程度，将时间分配得紧凑一些。

第五节 事必躬亲的解决方法

事必躬亲的原因及解决方法

1. 浪费时间的原因

管理层的人如果事必躬亲必然会引起时间的浪费。事必躬亲主要是因为他缺乏安全感，害怕失败；他对部下缺乏信心，觉得自己可以把工作做得更好更快；他觉得做事比管人舒服，希望人人都知道所有的细节，以至于不能够适当地控制工作量；还有一种情形就是管得过多，没有最终进度，人手不足，部属的工作过量，这些都是一种人为的因素。

2. 解决的方法

1、管理人员的上级引导

如何引导他？

●学会让他独当一面

●不断地教他要接纳错误，从错误中去学习

●引导他如何授权，去信任部属，利用进度报告加以控制

2、管理人员自身应注意

●学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容。

●把标准降到大家可以接受的程度而不是自己的表现，并适当的控制工作进度。

●如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习先完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一个阶段完成，而不要一次性的赋于他们更多的任务或事情。

【总结】本讲主要对危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲这四种内部干扰因素进行分析，提出了具体的解决之道。如今这个年代，不产生价值的时间被认为是损耗掉的，或者是消费掉的，浪费时间是最奢侈的消费。任何人都没有足够的时间，然而每一个人又拥有自己的全部时间。这就是著名的“时间悖论”。时间是一种被相等地分配给所有人的资源。

【心得体会】____________________________________________________________________

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