物流管理办法
贵州一名微晶工程有限公司
产品采购及物流管理办法
第一章 总则:
一. 为了更好地适应营销工作的需要,达到产品集中采购、统
一管理的经营效果,发挥专业化和批量采购的优势,提高服务质量,规范采购行为,降低采购风险,节约采购资金,提高公司的整体经济效益,特制定本办法。
二. 全公司的产品采购及管理统由区域公司物流部负责,各分
公司也应配置相应的专(兼)职人员管理该项工作,严禁非产品管理人员擅自采购。
三. 采购管理工作应坚持“严细认真、科学规范、准确及时、优
质高效”的工作目标。
四. 在采购工作中应严格依照相关的法律、法规及规章制度,
不断推进电子商务和物资管理信息化进程,提升现代物流管理水平。
第二章 产品采购分工及管理:
五. 所有向总公司采购产品的业务一律由区域公司物流部统一
办理,各分公司不得自行对接和采购。
六. 区域公司物流部的采购职责:自接到分公司的采购正式申
请文本并开始受理起,至所采供产品移交到分公司并由分公司签收为止。
七. 分公司物流部(或专、兼职管理人员)的采购职责:依据
分公司的业务购销合同的需求或领导的计划指令,按所需产品的品种、规格、数量、交货期、交货地点等要素,填写并办理向区域公司申请购货手续(填写样表见附件1、附件2),直至所需产品到货并接收为止。
八. 区域公司物流部接到分公司的采购申请后,应汇总同期各分公司的需求计划,统一编制对总公司的物资产品采购计划,并依据计划与总公司签订正式购货合同,并对合同执行全程负责,直至分公司接收所需物资产品为止。其工作流程如下:
1、由申请人根据《客户购货合同》编制订货申请表;
2、申请表要由部门负责人和分公司总经理签字;
3、区域公司物流管理人员根据各分公司的申请按总公司的样表编制订单并报区域公司分管物流的领导认可再上报总公司。
4、总公司根据订单拟定《产品购货合同》,返回区域公司物流部,由物流管理人员审核合同内容是否符合相关要求;审核无误后上报区域公司分管物流领导通过,经签字后报总公司执行。(合同金额大于500万元以上的,要经区域公司总经理或董事长审批)
九. 各分公司接收所申请的采购产品时,应严格按照申购单内
容对照验收,并做好产品的接收入库和管理工作。
第三章 采购资金的管理
十. 区域公司向总公司采购产品所需资金由区域公司负责。 十一. 各分公司向区域公司申购的产品实行压单销售的管理
办法,零售业务的压单额度为10万元,各分公司实现销售后应尽快把货款打回区域公司。分公司的财务账上的停留资金额度原则上不得超过2万元,停留时间原则上不得超过3个工作日。压单额度超限的分公司,区域公司将停止该公司的申购和供货。
十二. 各分公司接收的大单业务,一单金额超过5万元的项
目,可由分公司申请资金计划单列,不占用压单销售的额度。
十三. 区域公司有权直接调动分公司财务账上的超限滞留资
金并追究分公司会计的渎职责任。
十四. 本着有利于开拓市场、增加销售的目的,各分公司确
属业务增加而压单资金额度暂时不足时,可向区域公司申请短期专项资金临时借支计划,区域公司将视情况给予支持。
第四章 结算
十五。区域公司对分公司的产品调拨结算价格按区域公司制定的产品调拨价格明细表中的对应科目执行。
十六。结算的方法,按申购单的编号先后顺序及到货情况按单计
算,货物已经接收,货款已经到区域公司账户时,此单业务结清。同时按收到款项的额度增加压单资金可用额度。
十七。结算的周期:零售部分原则上在实现销售后,应立即把货款上缴到区域公司。不能及时结清的业务,暂按自到货之日起30天内结清,若仍不能结清的,必须专题说明原因及处理办法。
第五章 采购责任
十八。各分公司在签订销售合同时,应充分考虑供货时间(必要时可与区域公司物流部对接协商)及施工周期,在力所能及的前提下留有充分的余地。在此基础上,及时制定出合理的申购计划并上报区域公司,不及时申报需求计划或未考虑供货周期而影响销售工作的责任由分公司物流人员负责。
十九。区域公司自接到分公司申购计划的24小时内,应及时办理采购业务并对分公司做出明确回复。分公司的申购承接后,其余的采供业务(含供货期)的责任由区域公司物流部负责。 二十。采购资金:因分公司压单金额不足而影响销售,又无合理原因的,其责任由分公司总经理负责;由于区域公司自身资金不足无法采购时,其责任由区域公司总经理负责。
第六章 质量控制及责任
二十一。所供物资的品种、数量、规格与分公司申购单不符的,其责任由区域公司物流部承担;所供物资的品种、数量、规格与分公司申购单相符,但与对应的销售合同不符的,其责任由分公司物流责任人负责。
二十二。总公司所供产品的品种、数量、规格及其产品质量(含运输破损的质量问题)不符合供货合同要求时,由区域公司负责协调解决。
二十三。各分公司接收产品后发生的质量问题(新发现的产品自身质量问题除外),如破损、丢失、申报错误等均由各分公司自行负责。
第七章 仓储及库存
二十四。区域公司不设仓库,实行零库存管理。
二十五。各分公司可设中转仓库,除为满足市场需要存储少量紧俏产品外,原则上也实行零库存管理。
二十六。各分公司应尽可能地把到货产品直接交给用户或到施工现场交接,尽可能地减少入库环节,以减少二次搬运造成的破损和开支。
二十七。所购产品到达分公司后,区域公司应及时与分公司办理交接手续,签字确认申购执行结果。分公司亦应同时由物流管理人员向仓管人员办理入库手续;现场卸货的产品由仓管人员到现场与销售人员办理出库手续。所有产品无论如何交接,均应走入库、出库程序,填写相关单据,建立产品出、入库台账。
二十八。仓管人员要及时建立库房物资台账,做到每天挂账、每月盘点,严格进出库的单据填写,做到账物相符、单据与账务相符、账账相符。
第八章 附则
二十九。本办法从2014年10月1日起试行。
三十。本办法的解释权归属区域公司。
三十一。本办法若与总公司的相关管理办法冲突时,服从于总公司的相关管理办法。
附:样表一、样表二
2014.10