浅谈企业应付账款管理现状及对策
第2期(总第95期)机械管理开发
No.2(SUMNo.95)MECHANICALMANAGEMENTANDDEVELOPMENT
2007年4月Apr.2007
浅谈企业应付账款管理现状及对策
周耀华
(山西焦煤集团公司西山煤矿总公司物资供应公司
山西
太原
030024)
【摘要】应付账款对账存在的问题大致有四种:债权单位对应一个大集团所属多个子公司时不分别记账;应付账
款不定期清理;对已销售的应付账款管理不善;账务处理不规范。针对上述问题的对策;加强内部控制,加强信息交流与沟通。
【关键词】内部控制;应付账款管理;沟通【中图分类号】F275
【文献标识码】A
【文章编号】1003-773X(2007)02-0111-02
0引言合并处理多项不同内容单据,多不应有的差错,串户、
人为的造成往来款账目混乱,对账困难。
仅从应付账款一项就可以反映出企业经营管理中存在的弱点和缺陷,尤其是大集团子公司之间要解决以上问题,除了加强整个社会的制约机制外,加强企业自身的内部控制则显得尤为重要。
在现代市场经济中,竞争日益激烈,信用及信用方式已成为社会经济运行的主要形式。企业要生存、要发展,必须要不断的通过市场行为出售自身的产品或劳务。而为了增强在销售过程中的竞争力,企业不可避免的采用信用销售方式。那么,必然有越来越多的应收账款和应付账款发生。因此,建立有效的往来账款内部控制制度将变得越发重要。一个企业应当如何建立健全往来账款内部控制制度呢?此文就以应付账款为题浅谈其管理及管理软件的应用。
2加强应付账款管理应采取的有效措施
2.1内部控制环境
就目前企业现状而言,有些单位至上而下对应付账款重视程度不够,没有将应付账款的管理作为重要工作来抓。企业缺乏相应的控制政策及控制程序,或执授权批行力度不够,这些政策与程序主要指岗位分离、准、文件记录、预算控制、实物保全等。要扭转这种局面,必须使内部控制成为管理者真正的需求,这就要进行产权制度改革,建立现代企业制度。在这个基础上选用业务素质好,能力强且有责任心的员工,在有效的激励机制下,调动他们的积极性,便可创造一个良好的控制环境。下面就预付账款、应付账款两个方面说明应建立哪些相应的控制政策和程序。
1应付账款管理中存在的问题
(1)一个债权单位对应一个大集团下属的多个子
公司时,不分别记账,造成对不清账或对账困难。例如,山西焦煤集团下属有多个子公司,物资采购部门就以单位隶属关系不同而分别设立西山煤矿总公司“应付账款”明细账和山西煤电股份公司“应付账款”明细账。供货单位开出发票时虽然已列明,但到对账时,债务单位常将两本账混为一谈,必然造成往来账款账目不清,给对账、付款、清欠带来困难。
(2)应付账款不定期清理。在应收账款管理中进行账龄分析,应收账款在超过规定的年限时,要按比例提坏账准备。对于应付账款,也应及时筹措资金,按时偿还,以避免长期占用其它单位的资金,对于确实无法资本公积-其它资本公支付的应付账款,会计应通过“
积”科目核算,供“应付账款”,贷“资本公积-其它资本公积”,到纳税申报时,根据税法规定,应视作收入,调增应纳税所得额,交纳所得税。但在实际工作中,有些名存实亡的应付账款长期挂账,尽管已超过法律规定的有效追诉期,但仍不能做到及时清理。
(3)对已销账的应付账款管理不善。对无法付、不需付的应付账款付出后作为账外资金,或被挪作它用。
(4)应付账款账务处理不规范。在发票报销、付款过程中,由于财务人员业务素质良莠不齐,致使出现许
作者简介:周耀华,男,1976年生,本科毕业,会计师。
2.1.1涉及预付账款的内部控制
(1)进行适当的岗位分离:付款审批人员不能办
理寻求供应商和询价业务,审核付款人员、付款人员、记录应付款人员应进行岗位分离。(2)对预付货款的商品及客户进行市场及信用调查,预付账款应经过严格的审批程序,并应严格按照合同的规定执行,防止企业多付或有不必要的应付款发生。(3)建立催交货物制度。(4)经办人员应在可能的范围内定期轮换。
2.1.2涉及应付账款的内部控制
(1)采购审批人员、采购人员、验收人员、储备人
员、财务记录应实行岗位分离。(2)定期分析应付账款,归纳总结,规定付款程序,采取多种方式,如抵抹账、优先支付有折扣的货款等。(3)规定应付账款清理计划,对长期无人追索的款项进行调查,确属不需付的
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第2期(总第95期)机械管理开发2007年4月
货款,应报有关领导批示,及时转入收入账内。(4)建立双方定期对账制度。双方定期对账包括集团与各子公司之间的对账和采购部门与供应商之间的对账,只有及时结清与各方面的账目,才能避免长期账目的混乱,对不清账的情况。
门、相关业务部门及管理部门应定期进行交流,相互配合,上传下达,共同做好往来账款的管理工作。财务人员应及时提供工作中存在的问题及解决方案,提供详细的应付账款分析与报表,使领导心中有数。
2.3健全监督机制
现代内部控制理论认为企业的内部控制制度不仅
2.2加强信息交流与沟通
应付账款中问题较多的企业往往在信息沟通方面
包括企业管理当局的指示得以执行的程序、制度,还包括对整个控制活动的监督。而内部监督过程中,内部审计发挥着主要职能。目前企业的内部审计机构由于其定位、人员、独立性、审计范围等原因的限制还不能充分发挥其内部监督作用,特别是目前企业的内部审计中将内部控制制度的测试与监督作为经常性项目的很少,这就无法保证内部控制作用的正常发挥。
因此企业应加大内审的力度,审计机构的设置应保证其独立性和权威性,内审的重点应转向内部控制制度的测试和监督,这样才能保证内部控制制度的有效执行。
(收稿日期:2007-01-31)
做得不够。首先,财务人员没有定期向相关业务人员报送与其业务有关的应收、应付余额、账龄、风险分析等资料,并且由于企业没有相关的收款、报销等时间的规定,财务人员也不便于与相关人员进行往来账款清理进度及计划方面的交流;其次,财务人员也不能做到定期向主管领导汇报往来账款中存在的问题并提供风险分析报告及解决方案,因此主管领导也心中没数;再者,企业间由于缺乏定期进行账目核对工作也会造成企业往来账的不准确。所有这些都影响往来账款管理。
为加强信息交流与沟通,企业管理当局、财务部
TalkaboutEnterpriseFundsonCredit
ManagementActualitiesandCounterplot
ZhouYaohua
(GoodsandMaterialSupplyCo.,XishanCoalMineCompany,ShanxiCokeGroupCo.,Taiyuan030024,Shanxi,China)〔Abstract〕Theproblemsexistedinfundsoncreditmanagementare:thecreditunitfacingmanyofsubordinate
companiesunderabiggroup,theaccountsnotbeingchargedseparately,notcleanfundsoncreditperiodically,thecancelledaccountsforfundsoncreditmanagementbadly,accountsbusinessnotconformingtothestandard.Beingdirectedagainstwhatsaidabove,putsforwardfollowingcounterplot:strengtheninginternalcontrolandinformationexchangeandexchangeviews.〔Keywords〕Internalcontrol;Fundsoncreditmanagement;Exchangeviews
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(上接第110页)
将来产品有利可图市场的发展,他们同产品经理接触,确定每种产品的价格和功效等。这种矩阵结构可保证每种产品、每个市场都能得到管理人员的注意,但是其弊端也不容忽视,如管理层次过多,管理成本高、组织缺乏弹性、容易引发矛盾等。绝大多数大企业认为,只有相当重要的产品和市场才需要同时设置产品经理和市场经理。除上述一些营销组织结构外,企业在实际过程中,还存在许多其他的组织形式。
当今社会,无论在技术和经济、产业结构和经济理论以及经营管理的知识等方面,都将是瞬息万变的年代。社会的变化从本质上改变着传统市场营销组织的设计思路,传统的层级组织体系有可能被网状组织体系所取代。精简、富有弹性和互动性、极具效率且高度自动化、网络化将成为信息化社会营销组织的特点。企业市场营销活动必须不断创新才能适应新的环境变化,从而在市场竞争中立于不败之地。
(收稿日期:2006-11-17)
5结束语
TalkaboutEnterpriseMarketBusinessandSales
GaoZhonghui
(ShanxiMachineryManufacturingCo.Taiyuan030013,Shanxi,China)
〔Abstract〕Thecoreconcept,environment,management,thefunctionsandorganizationpatternsofmodernmarket
businessandsalesarediscussed.Thedifferentpatternsshouldbeselectedbydifferententerprisesforsuitableforthe
requirementofcontinuouschangeofconsumertomakeenterprisebeinaninvincibleposition.〔Keywords〕Marketbusinessandsales;Management;Organization