档案管理暂行办法
1.0目的:
为使公司在生产、经营和对外交往过程中的档案管理有章可循,特制定本管理制度。
2.0定义
公司档案系指在开发、设计、工程、运营管理以及党政、人力资源和财务管理等各项活动中直接形成的对公司和社会具有保存价值的各种文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等历史记录。
3.0管理职责和归档范围
3.1公司档案实行统一领导,分级管理的原则。行政管理部是档案管理的权责部门,负责对全公司的档案统一领导;各职能部门按照各自管理权限,做好本部门的档案日常管理工作。 3.2在行政管理部设立公司档案室,在人力资源部、财务部、工程部、成本中心、研究中心等部门分别设立公司各分档案室,分别负责不同类别档案的管理。(档案详细分类和日常管理权责部门见下表)
备注:
(1)证照文件中,营业执照、税务登记证、企业代码证、开户许可证由财务办理,房产及物业资质证书由开发部办理,其年检时间根据各年检部门规定的时间进行年检。
(2)凡不属档案室归档范围的文件、图纸等资料,由各部门档案员作为部门内部资料进行整理、保管、使用。属于各分档案室保管的资料每月需提供档案材料目录至公司档案室。
3.3各部门设立兼职档案员,在管理部档案员的组织、协调、监督和指导下工作,负责本部门职责范围内档案的收集、整理、移交、使用等工作。
3.4档案管理员要遵守纪律,遵循档案管理的安全保密制度,不得随意向他人透露档案资料内容。
4.0档案管理程序
档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用。
5.0
管理细则
5.1 档案的收集
5.1.1公司各类证照、批文在颁发之日起移交公司档案室或相应分档案室。合同协议应在签订之日移交公司档案室。公司章程、董事会会议纪要、决议应自签发之日起三日内移交公司档案室。凡已办理完毕的具有保存价值的其他各种文件资料均应在3日内移交公司档案室。为
5.1.2工程项目文件在形成过程中各阶段,相关职能部门兼职档案员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理,不遗漏,不丢失,保证全套资料真实、完整、齐全,每月最后一个工作日向公司档案室提供档案清单及电子档,并于工程项目竣工后一并向档案室移交归档;
5.1.3以公司名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由行政管理部负责收集、整理,按年度立卷归档;
5.1.4各部门兼职档案员每月应与公司档案管理员核对档案的归档情况,每月最后一个工作日需向公司档案室提交当月应归档的资料,如因工作需要不能及时提交档案原件,应向档案室提交档案清单和电子档。各部门档案专职人员见附表6.1。
5.1.5为避免归档档案的遗漏和混乱,档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。各职能机构经办人要设立档案归档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交档案要填写档案移交清单(见附表6.2),移交清单一式两份,双方签字后各执一份。归档的文件资料必须完整、真实、准确。 5.2文件质量要求
5.2.1字迹清楚、图物相符、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。请示和批复文件正文和附
件必须立在一起。
5.2.2永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料,一律用碳素墨水钢笔或中性黑色水笔,禁止用圆珠笔或铅笔。
5.2.3复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。 5.2.4录音、录像资料应保证载体的有效性。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物背景、摄录者,归档声像资料必须是原版原件、清晰完整。
5.2.5各类实物档案(奖品、奖杯、锦旗、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件并保持其完好无损。
5.3 档案分类编号
5.3.1档案室应根据归档范围对归档文件进行分类整理,编目归档,保证档案调阅工作的顺利进行;
5.3.2档案分类编号方法应尽量考虑信息系统管理要求,并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨;
5.3.3公司管理信息系统建立时所有编目方法需遵从系统的要求。 5.3.4档案的分类与编号原则见附表6.3 5.4 档案保存
5.4.1档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作,保持档案完好无缺;一旦出现险情,须立即向公司行政管理部第一负责人报告;
5.4.2严禁无关人员进入档案室;非档案管理人员无故不许在档案室逗留;
5.4.3资料档案发生损毁丢失时,根据给公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对有关责任人进行处罚。 5.5档案的保管期限
5.5.1根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值,确定其保管期限和密级 5.5.2永久保存: 1)公司章程;
2)股东名簿; 3)印鉴;
4)董事会及股东会会议记录; 5)公司证照; 6)财务报表;
7)政府各级机关核准批文;
8)不动产所有权状及其他债权凭证; 9)工程设计图; 10)规章制度;
11)大型活动图片、音像资料; 12
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14)其他经核定须永久保存的文书; 5.5.3 15年保存: 1)预算、决算书类; 2) 会计凭证; 3) 事业计划资料;
4) 其他经核定须保存15年的文书; 5.5.4 5年保存:
1)期满或解除之合约; 2)完结后的项目方案; 3)其他经核定保存5年的文书; 5.5.5 1年保存:
结案后无长期保存必要者;
5.6档案密级
5.6.1公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。
5.6.2“绝密”文书含:相关政府批文、会计凭证、财务报表、重要资金合同、相关财务往来文件、公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。
5.6.3“机密”文书含:公司各类经济合同、人事档案、薪资档案、劳动合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
5.6.4“密”文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
5.6.5“普通”文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。 5.7档案借阅
5.7.1借阅任何文件资料,必须通过OA办理或填写纸质借阅审批表(见附表6.4),审批通过后方可到档案室借阅,归还存档时,经检查无误方可办理OA注销。
5.7.2办理相关政府事务所需的资料或银行贷款按揭所需的项目报建文件,办理产权所需项目资料,未经公司上述业务的分管副总批准不得借出。
5.7.3借阅机密性文件(包括复印件),须经分管副总批准;绝密性文件(包括复印件),须经总经理批准;(注:急用资料特批,之后补书面手续)。
5.7.4借阅非机密性文件(包括复印件,除图纸以外),由借阅人填写档案借阅单,经部门负责人审批后方可到档案室借阅。
5.7.5外单位人员来查阅资料,应出具其单位书面证明,并经公司副总以上批准,方可查阅。如需借出档案室须经公司副总以上领导批准并出示书面申请。
5.7.6任何人借阅档案原件,原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、复制,须经公司行政人事部门负责人批准并做好登记;如需要修改图纸必须按文件修改权限规定另行办理手续;
5.7.7借阅档案者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容外泄;由于泄露机密而给公司造成损失者,将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。
5.8档案借阅期限
短期使用资料借阅期不超过一周,长期使用资料不超过15天。如确需延期应提前办理续借手续,不得转借他人,如不慎丢失,应及时告知档案管理人员并及时补办。 5.9 档案移交
如档案需向政府部门如城建档案馆移交,则需将有关规定及档案材料报公司行政主管领导或以上领导批准,方可移交。 5.10 档案销毁
档案销毁需经总经理批准,并需由档案管理员及公司行政负责人同时在场。销毁档案必须做好销毁登记,并保存电子档案清单,便于日后备查。 6.0 本制度经董事长核准后,自 2014 年 2 月 1 日开始执行。 7.0附件
附件一:九如城各职能部门档案管理负责人员 附件二:档案移交单 附件三:档案借阅单 附件四:档案分类及编目
附件二:档案移交单
移交人: 接收人:
备注:
档案编目说明:
JRC XZ BG TZ 2013 001- 0305 02 (公司名称)(类别) (细目) (子目) (年份) (编号) (时间) (页数)