××公司外来文件管理规定
××公司外来文件管理规定
1. 目的：
1.1 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用； 1.2 确保客户所提供的相关文档得到适当的管理，保存及保密。 2. 规定适用的范围：
2.1 适用于本公司所有部门从外部获得的文件；
2.2 客户所提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等相关文件均属于“外来文件”的范畴之内。
3. 外来文件管理的主要内容：
3.1 对本公司所有部门所获取的外部文件进行识别、更新等过程进行控制。 4. 定义：
4.1 外来文件：非本公司范围内产生的文件称之为外来文件。 5. 外来文件的类别
5.1 与公司产品相关的法律法规，如国家、地方法律法规，国家、行业强制性或推荐性标准；
5.2 与公司产品相关的国际、国内、行业、其它企业标准等，如技术标准，产品标准等； 5.3 顾客提供的与产品相关的技术、质量等标准及技术准则，如图纸、技术规范等； 5.4 相关质量管理体系标准，工具书等。 6. 外来文件的管理规则
6.1 保存期限：外来文件永久保存，随时更新； 6.2 编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号； 6.3 使用方式 ：
6.3.1 直接引用（如客户图纸）；
6.3.2 转换引用 （如产品标准，接收准则等）； 6.3.3 参考（如工具书，体系标准）。 7. 职责归属
7.1 综合部是外来文件的归口管理部门，其他部门对外来文件进行识别后，交由综合部管理；
7.2 技术部统一负责对外来的技术标准进行识别； 7.3 品质部统一负责对外来的法规规范进行识别。
7.4 综合部对不属于7.2、7.3所规定的外来文件进行识别。 8. 外来文件管理流程
8.1 外来文件的获取：
8.1.1 公司各部门可能通过如下渠道获取相关的外来文件：
8.1.1.1 国家、省、市政府及各相关职能部门； 8.1.1.2 各种会议、专业报刊、杂志、出版社； 8.1.1.3 互联网、电话传真。
8.1.2 各部门获取的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门及董事会。
8.1.3 公司所获取到的外来文件，无论邮寄或传真均需先检查是否有缺页、模糊不清或破损情况发生，若有则由接收部门与文件源联系，并要求重新作业。
8.2 外来文件的识别：
8.2.1 文件接收者在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行识别评审，如技术标准、图纸等需提交技术部确认是否为
最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。
8.2.2 技术部技术标准、图纸的识别：
8.2.2.1凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；
8.2.2.2 识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；
8.2.2.3 对标准中的条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。 8.2.3 品质部对法规规范的识别：
8.2.3.1 凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到品质部进行识别；
8.2.3.2 品质部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围。 8.2.4 综合部对政策文件等的识别：
8.2.4.1 凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到综合部；
8.2.4.2 综合部对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；
8.2.4.3 综合部根据总经理或管理者代表签批意见，分送到相关人员进行传阅。
8.3 外来文件的提交：
8.3.1 技术部、品质部对外来文件识别后，将适宜存档的外来文件正本及清单递送给综
合部存档。综合部对外来文件识别后，将适宜存档的外来文件正本及清单与技术部、品质部递送的正本及清单统一存档。各部门提交文件的评审人员应在《外来文件清单》（附件一）上签字确认；
8.3.2 技术部、品质部及综合部对外来文件识别后，对认定为不适宜存档的外来文件，
由文件接收者或职责人员与文件来源处及时沟通，进一步确定文件的可执行性，如再次确认文件不适宜归档，应在综合部报备并在《外来文件销毁记录》（附件二）上签字在后销毁；
8.4 外来文件的转化：如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行
转化，转化时视紧急、难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字后提交综合部。
8.5 外来文件的发放：对需分发的外来文件，由综合部报请管理者确定分发范围后发放。
接收者与发放者需要在文件的发放与回收阶段在《文件发放、回收记录》（附件三）上签字确认。外来文件的发放应尽量提供文件副本。
8.6 外来文件的更新：涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时
回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。
8.7 外来文件的查询：各部门可根据需要，可先到文件识别部门查询识别记录，然后到
综合部查阅文件正本或副本。 9. 外来文件的保存
9.1 使用部门须对外来文件作适当管理、保存、保密，并保持最新版本。
9.2 文件如有损坏,遗失或不堪使用时，由使用部门视实际需要向综合部申请，由综合
部向文件源申请补发。
9.3 外来文件版本变更依客户提供变更为准，ISO国际标准变更由综合部每六个月询问
一次。 10. 备注
10.1 未经许可，禁止向外界泄漏外来文件，包括已归档、未归档及经识别确认无须归档的外来文件。
10.2 任何部门和个人均不得擅自复制外来文件。
附件一：外来文件清单
外来文件一览表
附件二：外来文件销毁记录
外来文件销毁记录
附件三：文件发放、回收记录
文件发放、回收记录