档案管理学------知识点总结

第一章 档案概论

第一节 档案的历史沿革

一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。

二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。

三、档案的定义及其含义。

档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”

四、档案含义的四个方面

（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；

（2）档案是保存查备的文件；

（3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的；

（4）档案是原始的历史记录。

五、档案种类划分

按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。

六、国家全部档案的概念

归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。

七、档案的作用

1、行政管理的查考凭据

2、生产建设的参考依据

3、政治斗争的必要工具

4、科学研究的可靠资料

5、宣传教育的生动素材

6、维护国家、集体和个人权益的法律书证

八、档案的基本价值

1、档案的凭证作用

2、档案的参考作用

3、对档案真实性的辩证理解

第二章 档案工作概论

一、我国档案工作的基本原则

统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

第三章 档案的收集

一、档案收集工作的内容

1、对本单位需要归档文件的接受工作。

2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。

3、对历史档案的接收和征集工作。

二、单位内文件的归档（见老师复印资料）

第四章 档案的整理

一、档案整理工作的定义和内容

定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。

内容：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。

上述各项具体工作，并非任何情况下均须全部进行。在档案馆（室）内档案的整理，按其工作内容的范围大致分为三种类型：

1、 系统排列和编目；2、局部调整；3、全过程整理。

二、档案整理工作的原则

1、档案的整理应该充分利用原有的整理基础；

2、档案的整理必须保持文件之间的历史联系，文件之间的历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式的这几方面的联系。

三、全宗的概念及意义

全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。

全宗的基本含义包括三个方面：

1、 全宗是一个有机整体；2、全宗是在一定的历史活动中形成的；3、全宗是以一定的社会

单位为基础而构成的。

四、全宗内档案的分类

全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使全宗内档案构成一套有机的体系。它包括选择分类方法、制定分类方案、类分档案材料（文件的归类）和案卷排列等具体内容。

全宗内档案的分类的要求;

1、 档案类目和档案材料的划分应该具有客观性。2、档案分类体系应该具有逻辑性。3、全

宗内档案的分类应该注重实用性。4、全宗内档案的分类应该具有思想性。

五、全宗内档案的分类的一般方法

（1）时间分类，具体形式有两种：1、年度分类法；2、时期分类法。

（2）来源分类，具体形式有三种：1、组织结构分类法；2、作者分类法；3、通讯者分类法；

（3）内容分类，具体形式有三种：1、问题（主题、职能）分类法；2、实物分类法；3、地理分类法。

（4）形式分类，具体形式有三种：1、按文件种类（名称）分类；2、按文件的载体形态分类；3、按文件的形状规格分类。

六、普通档案常用的分类方法

1、年度分类法；2、组织机构分类法；3、问题分类法。

七、复式分类法的选择和分类方案的编制

1、年度—组织机构分类法；2、组织机构—年度分类法；3、年度—问题分类法；4、问题—年度分类法。

八、多种门类档案的综合分类

1、门类分类法；2、组织机构分类法；3、职能分类法；

九、人物全宗内档案的分类

1、生平传记材料；2、创作材料；3、公务活动材料；4、个人书信；5、经济材料；6、亲属材料；7、评价材料；8、音像材料；9、其他材料。

十、立卷的含义和内容

含义：一个全宗的文件经过分类之后，各类都有相当数量的文件，必须进一步系统化，将类内的文件组成许多保管单位，如卷、卷儿、袋、盒等各种形式，除某些较为特殊的专门档案以外，一般称为立卷或组卷。

立卷工作的内容包括：组成案卷单位，拟写案卷标题，卷内文件的排列与编号，填写卷内文件目录与备考表，案卷封面的编目与案卷的装封。

十一、案卷组合方法

1、 按问题立卷；2、按作者立卷；3、按文种（名称）立卷；4、按时间立卷；5、按地区立

卷；6、按收发机关立卷

十二、案卷排列

全宗内档案，经分类、立卷以后（或档案馆、档案室接收的案卷），还必须进行系统的排列。全宗内各类的序列，已在分类方案中排定，所以通常所说的案卷排列，就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和定放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。

案卷排列的方法：

1、按照案卷所反映的工作上的联系排列；2、按照案卷内容所反映的一定问题排列；3、按照案卷所属的起止日期（时间）排列；4、按文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排列；5、人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音 字母顺序或四角号码等方法排列。

十三、案卷目录的概念

一个全宗内的全部档案，经过分类、立卷并进行了系统的排列以后，应当将案卷逐个登记到案卷目录上。因此，案卷目录也就是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。

十四、案卷目录的组成部分

1、 封面和扉页（里封）；2、目次；3、序言或说明；4、简称表；5、案卷目录表；6、备考

表。

十五、档号的定义和编制原则

档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）号等。

编制原则：1、唯一性；2、合理性；3、稳定性4、简明性。

第五章 档案的鉴定

一、档案鉴定工作的内容

档案的鉴定工作，就是鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无须保存的档案予以处理。包括三个方面：1、制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。2、具体判定档案材料的价值，确保其保管期限。3、拣出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。

第六章 档案的保管与库房管理

一、档案保管工作的含义和内容

含义：档案的保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。

内容：1、档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；2、档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护；3、保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。

第七章 档案的检索

一、档案检索的定义和工作的内容

定义：档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。

内容：(一) 存储阶段的主要内容 1、著录标引；2、组织检索工具

（二）查找阶段的主要内容 1、确定查找内容；2、查找操作。

二|、档案检索工具的种类*（见P261）

三、常用档案检索工具的编制方法*（见P265）

第十四章 音像档案的管理

一、唱片档案的保护

1、唱片模板的保护；2、唱片的保护（1）保持唱片的清洁；（2）防潮；（3）放热；（4）竖放；（5）选择合适的针压；（6）选用合适的唱针。

第十五章 电子文件的管理

一、电子文件的含义

电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

二、电子文件的特点

1、信息的非人工识读性；2、系统依赖性；3、信息与特定载体之间的可分离性；4、信息的易变性；5、信息存储的高密度性；6、多种信息媒体的集成性；7、信息组织的多维性；8、物理结构与逻辑结构的分离性；9、信息的可操作性。

三、电子档案的保存

电子文件归档后形成电子档案，电子档案不同于纸质档案，特别是电子档案的特性，决定其保存与维护的复杂性

1、保证电子档案的可用性。电子档案的可用性是指存储在磁、光载体上的信息，能够完整地通过电子计算机的软硬件平台，以人们可以理解的形式加以展示。

2、保证电子档案的可存取性。指电子档案保存的时间、地点、设备变更后电子文件仍能正常进行存取操作。电子文件归档后形成的电子档案，大都来自各个方面，往往是在不同的电子计算机系统上形成的，典其内容格式的编排也不尽一致。这种在技术和形式上的差异，必然会带来在电子文件归档后形成的电子档案需要进行恢复与还原时，所彩的技术与方法上的不同。因此，为了对电子文件归档后形成的电子档案都能够在以后的利用中得以准确、完整并能以人们直观理解的方式进行显示，就必须将所有与之相关的技术及数据结构定义和所用的软硬件平台等加以保存，以保证电子档案的可存取性。当电子档案所依靠的技术已经更新，我们必须使保存的电子档案适应新的技术，才能达到永久保存和进行显示恢复的目的。为此采用以下的方法：

（1）采用一种特定的技术，消除电子档案对相关技术的依赖性

（2）对于较为特殊的电子档案的内容和格式，需要采用或开发对应的转换软件。

（3）保存电子档案相关的支持软件

3、保证电子档案的可理解性。电子档案的可理解性是指电子文件利用过程中不仅须熟悉电子文件内容，而且还必须把内容的结构同其相关信息联系起来，从而体现出全部含义。为使一份电子档案的内容可被完全理解，就需要保存与其内容相关的信息。这些信息内容包括：相关的其他文件系列名称。存储位置及相互关系；对文件内容中所引用其他未被存储的参与资料出处；在自然语言中不常用的词语解释；必要的与电子内容相关的背景信息注释等。这些信息，应在电子文件的形成或维护阶段通过著录收集，并将这些信息组成相关文件系列加以保存，以便在利用电子档案中查考。