办公室事务处理案例 接打电话等
小林刚受了领导的批评,心情不好。这时办公室桌上两部电话同时响了起来,小林拿起一部,没好气地说:“你好,华润公司,请讲。”
“我是周洲,请转告刘助理,我明天9点下飞机,叫她派车来接,同时带上编号TG5193的那份合同,我有急用。千万别忘了。”这个电话的声音有些含糊不清,显然是用手机从远距离打来的。
另一部电话仍然在响。小林拿起电话:“喂?”
“化工公司吗,我找李主任。”
“什么化工公司?”
“你们是生产肥料的嘉华化工公司吗?我找销售部李主任。”
“我们是华润公司,你打错了。”说完把电话重重地一挂。
一会儿,刘助理走过来问。
“小林,周副总有没有来过电话?”
“是叫刘洲吗?刚来过。”小林想起了要通知刘助理的那个电话。
“他说了些什么?”刘助理问。
“他说要你接机,好像还要带份文件。”
“哪个航班,几点,哪份文件?”刘助理问道。
“这个,我记不清了,”小林红着脸低下了头„„
问题:请指出小林在接电话过程中存在哪些问题?如果你是小林,你会如何处理这几个电话?(讨论法)
答案:
1、应控制情绪,面带微笑,温和礼貌接电话。
2、小林没有做好电话记录。
3、在听不太清楚的情况下应让对方再重述一遍,或者再拨回去搞清楚,因是领导交代的重要事情。
4、第一个电话还未完成,也未向对方解释和抱歉就接了第二个电话,很不礼貌。
5、不能粗暴对待打错的电话。不要说“打错了“就马上很重地挂掉,而应礼貌地说“我想你拨错号码了”,再轻轻地挂上。
6、要善于自制,正确对待领导的批评。不能将负面情绪带入工作中去,使工作状况更恶化,错上加错。
小陈是某机关办公室的秘书。有一次他正在办公室办公,突然电话铃声响了。此时 陈秘书正在整理文件,停了一会才拿起话筒问道:“请问你找谁?”对方回答说找老刘,陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说:“刘秘书,你的电话。”没想到,刘秘书接到电话没讲几句,就和对方吵起来了,最后刘秘书大声说道:“你今后要帐时先找对人再发火。这是办公室,没有你要找的那个刘天亮!”说完就挂断了电话。
原来,这个电话是打给宣传科刘天亮的,结果打到了办公室,而对方只是含糊地说找老刘,小陈误以为要找刘秘书,结果造成了这场误会。
问题:请分析陈秘书受理电话时错在哪里?(讨论法)
答案:
一是应玲响即接;二应自报家门;三要搞清对方何人、何事、找何人。