贺信成文日期标注乱象的分析和对策

　　贺信作为应用写作事务文书，是日常生活中使用广泛的重要文体之一。近期浏览一些校庆网页，发现部分贺信的成文日期标注非常不规范。影响了贺信的严肃庄重性，必须规范。

　　一、贺信成文日期乱象原因

　　细加分析，不难发现，这些贺信成文日期的标注错误不外乎以下几种：第一，汉字和阿拉伯数字混用；第二，标注格式错误；第三，成文日期缺失或不完整。造成贺信成文日期乱象的原因如下：

　　（一）党的组织和行政组织公文格式不分。一些单位文秘工作人员不清楚党政公文格式的具体差异性，导致成文日期中汉字和阿拉伯数字的混用。

　　（二）拟文、发文者公文时效观念不强。一些单位文秘工作人员因为工作忙，没有认识到公文的时效作用，以为贺信的拟写、发出时间和庆贺时间相差远近关系不大，只要赶在庆贺之前送达就行，于是一些单位认为不标注成文具体日期比较好。另外，一些单位人员或许受中国传统文化影响，贺信、贺词不分。因为以个人名义题写的贺词个人主观愿望和随意性都比较强，可以只留姓名不标注日期，但贺词格式不在本文讨论之列。

　　（三）比较深层次的原因是教育的不足。由于党的公文一般未列入高校文秘写作或应用写作教材中，对于应用文的成文日期，许多教材提示“标注成文日期”，或者提示为“×年×月×日”，这种表述方法对分辨成文日期标注格式是无助的，另外，一些文秘人员受国际出版物的影响导致成文日期标注错误。

　　二、贺信成文日期标注乱象的对策

　　（一）加强学习，领会贺信的特点和类别。加强文秘写作知识学习和培训是提高文秘人员办文规范性的根本。贺信作为事务文书的一个文种，按照制发作者的类型、以及单位法定效力标志签章与否可以把贺信大致分为两类：即组织单位贺信和个人贺信。凡是使用公函格式并盖上单位公章的涉“公”贺信，一般都可以公文处理。如果没有赋予法定效力的单位印章，即使使用单位信笺、公函格式或者个人职务签名，这类贺信都可以作为个人贺信。尽管一些组织或单位把名人或领导的个人贺信，也当作公文处理，这是比较特殊的。在此着重讨论“涉公”贺信、贺电的类别。为了叙述方便，根据贺信行文方向和贺信性质，我们把贺信大致分为6类：

　　1.上级给下级的贺信、贺电。可以是节日祝贺；可以是对工作成绩表示祝贺等。

　　2.下级给上级的贺信、贺电。这类贺词一般是对全局性的工作成绩表示的祝贺，此外还要表明下级对完成有关任务的信心和决心。

　　3.平级单位之间的贺信、贺电。一般是就对方单位所取得的工作成就表示祝贺，同时还可以表明向对方学习的谦虚态度，以及保持和发展双方友好合作关系的良好愿望。国家之间的贺信、贺电也属于此类。

　　4.党的组织和行政组织之间的贺信（电）。包括党的各级组织向其他党组织或企事业单位表示祝贺，以及其他组织或企事业单位向党组织的祝贺。

　　5.个人和组织单位之间的贺信。一些个人和组织单位之间也经常互相祝贺各自的成功。

　　6.个人之间的贺信、贺电。由于其私隐性和随意性不在本文讨论之列。

　　（二）领会贺信成文日期规范标注依据。（1）1996年5月3日公布的《中国共产党机关公文处理条例》规定，党的机关公文的成文日期用阿拉伯数字标示，一般位于机关署名右下方。（2）中国就业培训技术指导中心组织编写，中央广播电视大学出版社2006年8月出版的《秘书国家职业资格培训教程（基础知识）》，作为职业鉴定的权威指定教材。该书明确把应用文书分为通用公文、商务文书和事务文书三类：其中，事务文书包括传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信（电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等。教材强调，“国家质量技术监督局于1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704-1999），是我国目前学习、运用公文格式的唯一标准”。教材明确指出，确定公文成文日期的原则为：成文日期用汉字标全年、月、日；“零”写作“〇”。如“二〇〇二年二月二日”不能写为“二00二年二月二日”，不能写为“2002年2月2日”，也不能写为“二零零二年二月二日”，更不能写为“贰零零贰年贰月贰日”。作为对应教材《秘书国家职业资格培训教程（五级秘书）》贺信的写作中选用的两个案例，其一，天地公司给联通公司成立10周年纪念的贺信，其成文日期是“二〇〇二年十月一日”；其二，天地公司为寰宇公司在第十六届巴黎科技博览会上摘取科技发明金奖而给予贺电，其成文日期是“二〇〇二年二月二十五日”。说明包括贺信在内的事务文书，成文日期都是用小写汉字标注的。

　　（三）各类贺信成文日期的规范标注。

　　1.各级党的机关发出的贺信一般用阿拉伯数字标示。根据《中国共产党机关公文处理条例》中党的公文成文日期标注规定，相关事务文书，如党委书记或党的系统干部的贺信，只要是代表党组织发出贺信，一般都是用阿拉伯数字标示。如胡锦涛给母校江苏泰州市大浦中心小学百年校庆的贺信成文日期是“2011年10月21日”。 浙江省委常委、宁波市委书记王辉忠给宁波二中百年校庆的贺信成文日期是“2012年1月18日”

　　2.一般涉“公”事务文书成文日期用小写汉字标示。一般涉“公”事务文书的贺信，参照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704-1999），其成文日期的标示都可以用小写汉字进行规范标示。《国家行政机关公文格式》）规定：“成文日期用小写汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘○’”。《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字”。如上海市市长韩正给无锡堰桥中学110年校庆贺信的成文日期是“二〇一〇年十二月二十日”。教育部给山东农业大学百年校庆的贺信的成文日期是“二〇〇六年九月十八日”。

　　另外，根据1998年2月6日颁布的《人大机关公文处理办法》和2005年10月中央军委办公厅颁发的《中国人民解放军机关公文处理条例》要求，公文的成文日期均用小写汉字标示，并将“零”改为“〇”。

　　如：全国人大常委会副委员长许嘉璐给杭州师范大学百年校庆贺信的成文日期是“二〇〇八年五月十八日”。全国政协主席张榕明给沈阳音乐学院70周年校庆贺信的成文日期是“二〇〇八年九月十八日”。中国人民解放军空军为西安电子科技大学80年校庆的成文日期是“二〇一一年十月八日”。

　　3.联合行文式贺信的成文日期视具体情况确定。凡党的各级机关与行政、军队、人大、政协、群众组织联合行文式贺信的成文日期标示，均按照党的机关公文处理办法，只标示阿拉伯数字。如中共山东省委和省政府联合给山东农业大学贺信的成文日期是“2006年9月25日”。山东省淄博市委书记、市长联合给淄博师范高等专科学校贺信的成文日期是“2011年10月15日”。安徽省委教育工委和安徽省教育厅联合给安徽财经大学贺信的成文日期是“20009年5月12日”。

　　其他非中国共产党组织的联合行文式贺信，一般按照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》办理，以小写汉字标注贺信的成文日期。

　　4.亦公亦私贺信成文日期的确定。公函格式和签章似乎是区分公私贺信的主要标准，但有时还需要多方比较才能确定。如2003年由高等教育出版社出版的郭冬主编的《秘书写作》，选取的全国人大常委会副委员长许嘉璐给2006年山东（国际）文化产业博览会组委会、中国孔子基金会的贺信，其成文日期是“2006年6月10日”似乎比较费解，其实，这则贺信看似亦公亦私，但如果看成职务内的个人贺信，更便于理解，理由有三：第一，这是非公函格式贺信，并非全真照片，只有打印的个人名字（非签名章），版面格式难以确定；第二，同一个网页中，并列编排了刘云山、许嘉璐、罗豪才三人的贺信，他们均为领导或名人，但只有许嘉璐一人标明身份职务；第三，许嘉璐给杭州师范大学百年校庆贺信，使用全国人大常委会办公厅信笺，亲自签名，它的成文日期是“二〇〇八年五月八日”。以上三点，可以推断，许嘉璐给2006年山东（国际）文化产业博览会组委会、中国孔子基金会的贺信应该属于职务内个人贺信，成文日期的格式没有严格规范要求。

　　贺信成文日期标注乱象看似复杂，其实，分清三大类别，就能抓住根本，即党的贺信和涉党联合类贺信用阿拉伯数字，一般涉“公”事务文书类用小写汉字标注，个人贺信成文日期不拘一格。

　　（作者单位：浙江育英职业技术学院）