浅议房地产企业销售与收款循环的内部控制

　　摘要：本文在介绍XYZ公司在销售与收款循环过程中发生的舞弊案例的基础上，对XYZ公司销售与收款循环内部控制薄弱环节——环境与风险、控制活动、信息与监督进行分析，找出XYZ公司发生舞弊行为的原因，在此基础上，针对存在问题，运用内部控制基本原理，对XYZ公司在销售与收款循环内部控制提出解决问题的对策。 　　关键词：房地产企业；销售；收款；内部控制 　　一、公司销售与收款内部控制的原则与目标 　　1.公司销售与收款内部控制目标 　　内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的，旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略。 　　销售业务是指公司围绕销售产品或劳务等发生的经济业务。企业应当全面梳理销售业务流程，建立和完善销售业务相关的管理制度和方法，采取有效控制措施，确保实现企业销售目标。销售与收款循环内部控制目标包括：（1）完成年度预售（销售）收入预算指标；（2）保证公司经济利益、社会声誉不受损害和股东权益最大化。在销售与收款环节，保证资产安全，防范销售舞弊行为。（3）销售业务真实合法，会计记录符合会计准则要求。 　　2.公司销售与收款内部控制原则 　　内部控制原则是企业建立与实施内部控制应当遵守的基本方针，因此，销售与收款循环的内部控制要遵守以下原则： 　　（1）全面性原则。从内部控制定义理解，内部控制是一个过程，也是全体员工参与的过程。同样，销售与收款环节应当涵盖销售收款各相关岗位，全面性才能得到体现。 　　（2）重要性原则。根据内部控制定义来说，重要性要从业务的性质和金额两方面判断。例如，销售与收款环节中发生的舞弊行为，从金额来看不一定重要，但从性质上判断一定是重要的。 　　（3）制衡性原则。制衡性是对不相容岗位、职务的分工和必要的相互监督、相互制约来体现其有效性。 　　（4）适用性原则。公司应当根据实际情况，与时俱进，量身定做，既有切实可行的内外部相结合的控制制度，防止舞弊行为，又可及时回笼资金。 　　（5）成本效益原则。公司要针对风险环节并考虑成本原则，力求以最小合理控制成本，通过科学管理达到最佳控制效果。 　　二、XYZ公司销售与收款循环内部控制现状分析 　　1.XYZ公司销售与收款循环内部控制舞弊案例 　　XYZ公司的A某，最近被公安机关刑事拘留。经初步调查核实，犯罪嫌疑人A某，在一年多时间里，利用XYZ公司管理层在项目后期，放松管理；公司相关员工对票据、印章职责不清，保管制度形同虚设；在销售业务中，A某趁机“身兼数职”，一方面违法开具销售发票、签订虚假销售合同、私盖印章、完成了网上备案登记，涉案金额巨大；另一方面，将购房人支付房款悉数划入其个人银行账户。A某这种行为不仅导致XYZ公司蒙受极大公司声誉与权益的损害，而且在社会上造成极坏影响。 　　2.XYZ公司销售与收款循环内部控制存在问题及分析 　　在内部环境方面控制方面，XYZ公司存在的问题包括：管理层在项目后期，放松管理，执行不力；内部审计枉担虚名，疏于监管；员工素质存在差异，选拔不严；员工风险意识不强。从XYZ公司内控制度中暴露的薄弱环节，反映出不良的内部控制环境。首先，XYZ公司没有形成良好内部控制文化，没有认识到内部控制与风险管理的重要性，防风险意识薄弱；其次，内部控制说到底是有人参与实施并容易受人为因素的影响，XYZ公司员工风险意识不强、员工调动平凡、宣传学习不够等，导致影响经营风险的状况屡见不鲜甚至发生销售舞弊行为；最后，XYZ公司没有处理好公司的发展战略与销售目标的有机结合，在追求经济效益同时，无视内控制度中的合法合规控制，违规操作，终究自食其果，损失惨重。 　　在风险识别、评估和应对等方面，XYZ公司在面临国家对房地产市场的多项调控政策出台，加之同质性产品市场竞争性，一定程度上造成一线销售人员的业绩压力，不规范操作、提供虚假信息的销售行为，造成XYZ公司合同风险时有显见。 　　在不相容岗位和职务分离控制方面，XYZ公司A 某，把理应是收取房款的财务职责，擅自与销售工作一起，一并由本人一手经办，擅自开具销售发票、私盖印章，把购房人实际支付的房款悉数直接划入A某个人银行账户，造成同一部门和人员经办整个销售收款业务的全过程，同时也违背了销售人员不得接触现款的规定。 　　在授权审批控制方面，XYZ公司A某，在没有经过授权审批的程序环节，擅自制定销售价格和付款政策、擅自签订虚假销售合同，私盖印章、擅自出售XYZ公司的产品，从中牟取不法利益。 　　在会计系统控制方面，财务管理混乱，财务接交工作没有严格按照《会计法》的相关规定执行，发票、印章保管，相同虚设，相关人员岗位职责不清，关键岗位人员专业胜任能力、职业道德修养差，为销售人员舞弊创造了便利条件。 　　在信息与沟通方面，首先，沟通不够，信息不畅。XYZ财务人员发现疑点，在向管理层汇报后，没有引起管理层警觉情况下，也没有及时向治理层报告。管理层则认为工作的偶而疏或而敷衍了之，造成小问题不断恶化最终给公司带来恶劣的结果；其次，没有建立反舞弊机制，对销售收款环节高风险领域，没有建立举报投诉制度和举报人保护制度，把舞弊行为控制在萌芽状态。 　　在内部监督方面，XYZ公司每年由母公司聘请独立的第三方，对XYZ公司的财务报表审计，作为日常监督的主要手段，但也存在诸多盲区，如对销售队伍的疏于专业管理、日常监督走形式、多年不变，监督不严、存在检查只是上级布置，下级应付，XYZ公司被动、消极接受监督，也不能主动、及时去发现问题；对房地产公司关键岗位员工的流动性较大的特点，忽视关键岗位的离职前针对性专项检查。 　　三、完善XYZ公司销售与收款循环内部控制的对策 　　XYZ公司只有把内部控制制度渗透于公司整个经营管理活动之中，才能防范销售过程中舞弊行为，上述案例好分析，反映出XYZ公司内部控制销售与收款环节较为薄弱，究其原因，XYZ公司内部控制制度不够完善、监督不力。XYZ公司必须加强内部控制，采取有效措施加以改进。根据《企业内部控制配套指引》中的内部环境类指引和控制手段类指引，对XYZ公司在销售与收款循环内部控制薄弱环节存在问题提出相应改进的对策。 　　1.把创建良好的内控环境落实到实处 　　（1）房地产行业特别是作为最基层项目公司，要结合实际情况，创建并逐步完善公司的治理结构，这是公司内部控制的基础。要改变以往对干部政绩、员工业绩考核中，以目标利润完成情况为重要依据，缺乏其他相关的综合考察，对疏于管理、制度不严、执行不力出现舞弊行为，在年度考核中，实行一票否决制 ，保证内部控制制度在公司上下一以贯之的实施，保证公司目标的稳健实现，消除潜在内控风险。 　　（2）重视对员工的培养和选拔，在人员使用上，赋予每个员工适当职务时，要规定相应的职责，使其知道自己的职责所在。同时，坚决调离不称职的员工。 　　（3）形成良好内部控制文化。提高从业人员业务素质和社会道德，建立正确的价值观，公司高管、董事要率先垂范，避免出现舞弊行为的漏洞。 　　2.设立风险预警机制，构建系统的风险识别与应对体系 　　（1）XYZ公司要保证风险的识别、监督、改进等工作的顺利实施，承担风险管理的重要职责。面对复杂多变房地产市场，房价涨跌起伏难测、同业差异竞争加剧，这是市场的经济规律。XYZ公司要加强突发风险时的预案，把遇到意外风险带来影响降到可控范围内，防范于未然。 　　（2）通过设立风险预警机制、风险识别体系和加强风险评估和风险应对等手段，对员工风险意识培训、提高他们对风险识别、监测和控制市场风险能力；对公司经营风险、财务风险进行有效的预防和控制，形成能够持续纠正风险和应对风险的控制体系。 　　（3）强化会计核算的内部控制。从日常业务做起，按规定的业务流程，反映公司的经营活动，有效防范操作风险。 　　3.规范内部控制活动 　　（1）明确个人岗位分工，坚持不相容的职务分设。在实际业务操中，授权、交易、记录、管理有明确划分，业务经办、合同签订、开具发票、房款收回等这些重要环节，均应由不同岗位负责，各环节的审批与具体执行也相互分离，做到各司其职、互相牵制。 　　（2）严格授权审批制度。各级管理人员必须在授权范围内行使相应职权，经办人必须在授权范围内经办各项经济业务，防止越权交易行为。 　　（3）明晰责任关系，严格执行工作移交手续。明确本人的工作职责，发生问题，承担相应责任；奖惩分明，可以调动员工积极性。 　　（4）理顺销售收款循环的流程。销售合同签订由销售业务人员经办，财务部门会签、核对与价目表是否相符、付款方式是否符合相关规定，由销售部门负责人签订、财务部门留存一份，作为向客户开具销售发票和业务结算的依据。 　　（5）加强收款业务控制。包括：①XYZ公司在销售实现后应及时办理销售收款业务，公司应将销售收入及时入账。②销售人员避免接触销售现款，应当由财务专职人员办理，如实入账。③公司应当定期对与客户往来业务用函证方式核对，如有不符，查明原因，及时处理 。 　　4.加强信息与沟通 　　（1）房地产行业是个高风险的行业，XYZ必须建立及时有效的信息沟通系统。对于重要的信息，必须及时递交董事会、监事会和股东会。 　　（2）XYZ公司要建立反舞弊机制。在纪律检查委员会下设反舞弊办公室，公开举报热线、公开电子邮箱、信访接待工作，接受来自公司内外举报，对客户及员工的举报积极对待，核查落实，受到客户好评的给予奖励，有舞弊行为给予处罚，涉嫌违法，报告公安机关侦办。 　　（3）XYZ公司要建立举报投诉制度和举报人保护制度，并及时传达到全体员工。 　　5.建立监督检查制度 　　监督的内容包括： 　　（1）财务部门对销售部门的监督。在定房、签约、按揭收房和办证过程中，财务部门在收款、办理按揭放款、审查交款情况时，对销售部门销售过程进行监督。 　　（2）内部审计监督。XYZ公司每年要对销售与收款进行全面审查，检查部门或人员的职责权限、是否存在不相容职务混岗现象，检查授权审批手续是否严格遵守等。 　　（3）外部审计监督。委托社会中介机构对公司销售与收款内部控制进行评估，作为审计工作的基础，并提出改进建议，以促进公司内部控制制度的改进与完善。 　　（4）客户监督。通过客户投诉举报信息等外部信息，识别企业内部可能存在的舞弊风险。 　　另外，还可以建立电子信息平台销售软件的应用，可以减少人为操纵的因素，优化业务流程并获得更及时、可靠、准确的财务信息，成为防止舞弊的有效工具。 　　参考文献： 　　[1]蔡义珍：浅析房地产企业内部控制问题与对策.经营视线.2012.12. 　　[2]唐 怡：探讨房地产企业如何构建完善的内部控制体系.审计广角.2012.11. 　　[3]冯 婷.完善房地产企业内部控制研究.商业经济.2012.10. 　　[4]陈 新：完善房地产企业销售与收款环节内部控制的探讨.财会研究.2020.12. 　　[5]ERP系统环境下销售与收款业务风险分析和内部控制设计.企业管理信息化.2012.11.