政府公文写作手册--录事

政府公文寫作手冊

錄事

法定語文事務署㆒九九七年

 版權所有　未經許可　請勿複製Copyright reserved - reproduction by permission only

目　錄

緒言錄事檔案紀要歸檔記錄旁註提要

職銜、簽署、數字和繕寫方法兼容中英文錄事錄事格式樣本錄事示例

y 示例一y 示例二y 示例三y 示例四y

示例五

附錄：錄事常見辭彙和用語中英對照表

頁數

11-2333-4456-9

11-1213-1617-2021-2223-2829-31

政府公文寫作手冊：錄事1

錄事

緒言1示下人背

錄事是政府內、同事之間互通屬執行任務。簡了解事情本末，景文件的時間。

部信潔或常息明掌用、確握公查、問文詢有題的或條重一解不點種答紊，，公的可多事錄節用問事省於題，受向，有文上或助人司囑受翻請咐文閱

2公務員以書面商議公事，可使用錄事、便箋或公函。在一般情況，同一機關內的同事洽商公事，使用錄事較為適宜。公務員如與其他機關的人員商議公事，則宜使用便箋或公函。3錄錄涉案意

法定語文事務署經搜集、分析和研究多個政府機關事後，撰寫了五個示例，臚列在本分冊之內，用以說事的格式和寫作方法，給公務員參考。錄事的示例難及處理公務的程序，然而，由於不是直接採用真實，示例列舉的處事程序與實際情況或有不同，務請。

的明免個留

錄事

4錄事（File Minute）一律橫式書寫，而且必須寫在附於檔案左面的錄事頁上，連同檔案送交受文人。

5錄事用作內部溝通，所以格式簡單，只分為錄事編號、上款、正文和下款四部分：

y y

每則錄事都要依次編號，方便翻查審閱。上款必須清楚列明受文人職銜，但無須具列姓名稱謂。

政府公文寫作手冊：錄事2

y

正文宜開宗明義，直入主題，應止則止。首尾

辭、客套祝頌語一概省略。至於正文長短，並限制，可短至一小段，甚至一個片語，但也可達數段，完全視乎需要而定，原則是精簡扼要條理分明、文字淺白達意。

敬無長、

y

下款列明發文人職銜和發文日期，並由發文人簽署。至於是否清楚具列姓名，由發文人酌情決定。

發文人並可因應需要，在正文開端加上總標題，扼要點明主題。此外，如錄事的篇幅較長，內容較複雜，則可在分段再加上小標題。

6受文人閱畢錄事後，必須在上款右側簽署和標註受文日期，並可附加數語作覆；如要詳細回應，宜另撰一則錄事。7行放註還8送須每充明9副人職期

假如要把錄事傳送多人，請他們逐一回應，上款可列出各受文人的職銜。如希望加快傳閱，可複印錄事置在暫用檔案夾內，同時分發各人，並在錄事上款“ 本錄事已分送各受文人”，但傳閱後要把各受文人的錄事集齊，一併存入主檔備案。

許多時，錄事會先經由（via）不同人員傳閱，最後交決策或執行任務的受文人。在這種情況下，上款分行依次列出各受文人的職銜，以便按照次序傳閱位受文人員除可使用上文第6段的方法回應外，如有意見或資料，也可在原有錄事下款之後另添新段，但必須在新段下款列明職銜和日期，並加簽署。如發文人本分送這些須在下款之銜。有關人。

認人後員為員另閱有，行畢需或註備要把明考知錄收資會事受料其交副，他給本須相他或在關們備右人傳考側員閱資簽，備料署可考的和把。人標錄發員註分，加交

才必。補說

事文的日

政府公文寫作手冊：錄事3

檔案紀要

10公務員口頭洽商公事後，可在有關檔案的錄事頁上，把商討結果或查詢所得資料撮寫成檔案紀要（FileNote），作備案記錄用。為了方便日後翻查，檔案紀要必須與同一檔案內的錄事依次編號。檔案紀要的格式與錄事相若，分為錄事編號、上款、正文、下款四部分，但上款以“檔案紀要”字眼代替受文人職銜。

歸檔記錄

11檔案收存的書信、便箋和其他公文，計有外來、部門外發和內部使用三種，全部須按照收存次序編號，逐一用紅筆登記在錄事頁上。外來文件的歸檔記錄應在下面劃線，以資識別。12時名需副

為了使歸檔記錄一目了然，歸檔人員把文件歸宜先登記發文日期，然後依次抄錄發文人所屬機、發文人職銜或姓名，最後才寫上公文類別。如，也可補註其他資料，例如公文的標題。來件如，則須加註來件正本受文人的職銜或姓名。

檔構有屬

，稱要本

13歸檔人員把公文歸檔後，可視乎情況需要，另行標註負責人的職銜，把文件連檔案送交負責人。負責人必須在旁簽署和註明日期，以示閱畢文件。

14由於同一檔案所收的存件，既有中文文件，也有英文文件，歸檔記錄可因應各份存件所用語文，用中文或英文書寫，只要同一項歸檔記錄純用一種語文即可。

旁註提要

15負責人如需囑咐歸檔人員辦事，例如按時呈閱檔案等，可在錄事頁的左邊旁撰寫旁註提要。旁註提要的發文人和受文人同樣需要簽署和標註日期。此外，歸檔人

政府公文寫作手冊：錄事4

員也可在旁加註與存檔有關的事項和資料，例如註明某份存件或某則錄事已改存暫用檔案，或抄錄至另一檔案等。

職銜、簽署、數字和繕寫方法

16各類內部公文中，錄事的格式比較簡單、寫法比較靈活，書寫職銜和數字的方式、簽署形式、繕寫方法等，較其他公文寬鬆。

y 職銜

錄事頁內提到的職銜最好全用中文書寫，但偶然為了省時快捷，也可用英文簡略語。y 簽署由用行不

於錄事多為同一機關的同事洽商公務之，發文人可簽署全名，也可簡簽，並可自決定是否另外具列姓名；至於蓋章，由於切合錄事的簡便原則，不宜採用。

y 數字

為快捷清楚起見，錄事頁內所有編號用的數字，包括頁號、錄事編號、段數和檔案存件編號等，應採用阿拉伯數字書寫。y 繕寫方法一美由需般觀發要公。文再文撰人用要寫親打用錄筆字打事書機字則寫或機以，電或效但腦電率求謄腦為清正

謄正，力求整齊重，許多時候都晰易讀，不一定。

政府公文寫作手冊：錄事5

兼容中英文錄事17錄要之文會

由於中英文都是法定語文，所以不必硬性規定全

規定中英對照，事都用中文或英文書寫，更用

不

同一則錄事的正文純用中文或英文撰寫即可。換，同一檔案可以兼容中英文錄事，但無論用哪一種撰寫，都必須確保所有受文人看得懂錄事的內容，妨礙發文受文雙方的溝通。

部只言語不

6 政府公文寫作手冊：錄事

錄事格式樣本

(1)

File No.

(2)(4)

,Page

(3)

錄事1

(5) 高級行政主任（一）

(11) 短覆

朱8.7.97 (12)

－－－－

(7)

(6) －－－－。

2. －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

－－－－－－－－－。3.－－－－－－－－－－－－－－－－－。

行政主任

(10)

葉芬 (8)

7.7.97 (9)

備考：高級行政主任（二）孫9/7

錄事2

總行政主任

(13)

馮敬如 17/7

黃16/7

覆 經：高級工程師 短

高級行政主任（發展）

－－－－－－。2.－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－。

高級行政主任（三）

14.7.1997

(14)

范

3.－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－。4.－－－－－－－－－－－。

伯恩高級行政主任（發展）袁

15.7.1997

G. F. 82

政府公文寫作手冊：錄事7

註釋

（註4至註12按撰寫和處理錄事的先後程序編排）註 (1)註 (2)註 (3)註 (4)

錄事頁——錄事必須寫在錄事頁上。

檔案檔號——每一錄事頁必須填上所屬檔案的檔號。頁數——每一錄事頁必須依次序編頁數。

錄事編號——同一檔案的錄事，自成一組依次編號。每則錄事都要在開端中央位置標明編號，並加劃線。

註 (5)

上款——寫在錄事左上方，只須寫上受文人的職銜。為把上款和正文分劃清楚，受文人職銜之下可加劃線。

註 (6)

正文首段——應扼要說明錄事主題，或列出受文人有需要參考的其他錄事或存件。

註 (7)註 (8)

正文——須由次段開始標註段序。

下款——寫在錄事右下方，列明發文人的職銜，並由發文人親筆簽署。

註 (9)註 (10)

發文日期——寫在發文人職銜之下。

發文人把錄事送交其他人員備考，應在下款之後另行列明。有關人員閱畢錄事，須在右側簽署和標註日期。

註 (11)註 (12)註 (13)

受文人可在上款邊旁附加數語作覆。

受文人閱畢錄事，須在上款右側簽署和標註日期。發文人如要其他人員先行閱讀錄事內容，才轉交受文人省覽，可在上款受文人職銜之下，用“經：

”行列出相關人員的職銜。

註 (14)

在送交決策人或執行任務的受文人前，其他人員如有意見或資料補充，可在下款之後，另添新段說明，並加簽署和註明日期。

首，另

8政府公文寫作手冊：錄事

Page

(23)

二級文員 請於再提交本檔行政主任6.8.97

文人

(15)

－－－－－。 馮敬如(21)

－－－－－。

－－

政府公文寫作手冊：錄事9

註釋（續）

註 (15)為了省時，可把分致多人的錄事複印，同時派送各受文人，但須在上款註明。

註 (16)總標題——發文人可因應需要加上總標題，以點明錄事的主題。

註 (17)發文人如把錄事副本送交其他人員，應在下款之後另行列明。

註 (18)檔案收存的外發或內部使用文件、書信和便箋，都須按照收存的次序編號，逐一用紅筆登記在錄事頁上。

註 (19)檔案收存的外來文件、書信和便箋，同樣要按照收存的次序編號，逐一用紅筆登記在錄事頁上，並在下面劃線。

註 (20)歸檔人員可視乎情況，另行標註負責人的職銜，把文件連檔案送交負責人。負責人必須在旁簽署和註明日期，以示閱畢文件。

註 (21)存檔記錄可加註文件的資料，例如受文人的職銜或姓名，以及文件標題等。

註 (22)

檔案紀要——公務員口頭洽商公事的內容撮要，作備案記錄用。格式與錄事相若，僅上款以“檔案紀要”取代

受文人職銜。

註 (23)

旁註提要可寫在錄事頁的左邊旁。內容可以是歸檔人員註明的存檔資料，或負責人囑咐存檔人員辦事的簡短指示。

10政府公文寫作手冊：錄事

政府公文寫作手冊：錄事 11

示例一

File No.

HED/1/24/3, Page1

錄事1

行政主任2

甘 8/7

我認為醫療器材商會的季報十分有用，請與該會聯絡，要求定期把季報送贈本署。

志高高級醫生李

7.7.97

15.7.1997醫療器材商會來信錄事2

高級醫生

好,照辦。另請閱錄事3。 李志高

22/7

本文與錄事1及本檔存件1相關。2.

醫療器材商會同意定期送贈季報，並歡迎我們索

閱其他刊物。該會寄來的刊物一覽表，載於本檔存件1附件。我建議另向這個商會索贈上述附件第2、6及7項所列的刊物。

行政主任2甘

17.7.97

G. F. 82

12 政府公文寫作手冊：錄事

Page

2

錄事3資料室主管

沒有問題,我會盡速安排。 易 23/7

請閱錄事2和存件1。

2.

這些資料對其他組別的同事也十分有用,資料室

可否把商會送贈的刊物編號收存, 供同事借閱?

志高高級醫生 李

22.7.97

〔示例一完〕

政府公文寫作手冊：錄事 13

示例二

WE4/23/01 IV

7

File No., Page

－（略）－

21.7.1997香江花園業主法團來信高級聯絡主任1 王遠22/7

錄事13

助理專員 俞仲玲22/7/97

請閱本檔存件23。香江花園業主法團來信，反對居處鄰近地方興建技能訓練學校，並聲言會發起簽名運動。這事恐怕會拖延施工計劃，急需處理。2.我建議與法團代表舉行會議，加深居民對計劃的了解。請予指示。

高級聯絡主任1 王遠22.7.1997

錄事14

高級聯絡主任1 王遠23.7.97

本文與錄事13相關。

2.我已經與專員商討此事。他認為現階段宜先多了解居民反對的理由，暫時無須舉行正式會議。因此，請與香江花園業主法團接觸，查明居民反對的原因，並刺探他們的立場是否強硬，然後再向我報告。3.請先簡覆法團，但不要提出任何有關舉行會議的建議。

助理專員 俞仲玲23.7.1997

G. F. 82

14 政府公文寫作手冊：錄事

Page

8

23.7.1997致香江花園業主法團簡覆

錄事15

檔案紀要25.7.1997民政事務專員、民政事務助理專員和高級聯絡主任1舉行會議。

2.高級聯絡主任1報告說，香江花園居民對技能訓練學校存有偏見，所以大力反對建校。他們的立場強硬，而且有意借助傳媒，公開表示不滿。

3.民政事務專員認為時機尚未成熟，不宜與法團代表舉行會議，應先游說法團接受建校計劃。此外，這項計劃牽涉教育署和規劃署等多個部門，因此必須先徵詢這些部門的意見，才決定下一步行動。

4.民政事務助理專員會負責聯絡各部門，安排跨部門會議商討對策。

5.高級聯絡主任1會負責游說工作，並繼續密切留意法團的動向。

民政事務助理專員 俞仲玲

26.7.1997

28.7.1997致教育署署長便箋28.7.1997致規劃署署長便箋

30.7.1997香江花園業主法團致民政事務專員來信民政事務助理專員 高級聯絡主任1

俞仲玲 1/8

王遠 1/8

政府公文寫作手冊：錄事15

File No.

WE4/23/01 IV, Page11

－（略）－

錄事19

專員

贊成。 劉7/8

經：助理專員 同意。 俞仲玲7/8

本文與存件27相關。法團主席今早來電追問可否安排法團代表與專員會面。

2.我認為不必立刻回覆，待明日舉行跨部門會議後再作決定。

高級聯絡主任1

7.8.1997錄事20

助理專員 俞仲玲11/8/97高級聯絡主任1 王遠 11.8.97

跨部門會議的討論已有結果，請助理專員盡速與教育署聯絡，安排法團代表參觀一所同類型學校。2.高級聯絡主任1請與新聞組商量，設法廣邀傳媒採訪這次參觀活動。

專員 9.8.1997

王遠

劉11.8.1997建築署署長致教育署署長便箋副本關於：修改圖則事

G. F. 82

16 政府公文寫作手冊：錄事

Page

14

― (略) ―

錄事27

專員

我會出席 劉 20/8。

本文與錄事25相關。2.

參觀技能訓練學校一事已安排妥當。

3.香江花園業主法團代表接受了邀請，答應在

24.8.1997參觀葵涌一所技能訓練學校。屆時教育署會派員接待和介紹。行程表見存件36附件1。

4.新聞組會繼續聯絡傳媒，目前已有多間報館答應派員採訪。5.

當日你會否出席？

助理專員 俞仲玲19.8.1997

〔示例二完〕

政府公文寫作手冊：錄事 17

示例三

File No.

RU32/451/6, Page7

－（略）－

政府大樓16及17樓的平面圖則錄事22

高級行政主任（一般事務） 邵俊2/8/97 周 1/8/97高級行政主任（辦公室管理）

請盡早到新寫字樓實地視察，擬定座位安排，並開列裝修項目。裝修以簡單為原則，務求盡快完成。我希望可在19.8.1997行政事務會議提出初步建議。

才總行政主任（行政）奚子

31.7.1997

8.8.1997政府產業署便箋高級行政主任（辦公室管理） 周 11/8/97

錄事23

請約同高級行政主任(一般事務)

奚子才 14/8與我面談此事。　 總行政主任（行政）

本文與錄事22相關。2.

新址狀況良好，設計大致合用，不用大規模裝修。

座位安排和裝修項目清單，請閱存件17及18。

G. F. 82

18 政府公文寫作手冊：錄事

Page

8

3.另外，政府產業署要求本署在十一月前遷離現在

5樓的寫字樓（詳情見存件16），但我估計未必可以辦到，請指示如何回覆。

高級行政主任（辦公室管理）周13.8.1997

新辦公室設計草圖裝修項目清單

16.8.1997致政府產業署署長便箋

錄事24

高級行政主任（一般事務） 邵俊21.8高級行政主任（辦公室管理）

周21/8/97

行政事務會議大致同意座位安排和裝修建議，只提出以下幾處改動：

a.b.2.3.

會議室用兩種木料拼花裝飾，過於奢華，單用一種木料即可。

兩層樓的假天花十分殘舊，不能再用，應該更新。

高級行政主任（一般事務）請根據上述建議，重高級行政主任（辦公室管理）請就座位安排，分定裝修項目清單。別徵詢各組主管的意見。

才總行政主任（行政）奚子

20.8.1997

政府公文寫作手冊：錄事19

File No.

RU32/451/6, Page9

― (略) ―

錄事26

助理署長（工程）總新聞主任總中文主任高級訓練主任

資料室主管 新辦公室裝修事宜本署已接收了16和17樓兩層寫字樓，裝修工程完成後，現時位於5樓的各個組別會遷往該兩層樓辦公。新辦公室的座位安排已經擬好，暫附檔首。請細閱該圖，看看安排是否切合貴組的需要。由於時間緊迫，如有意見，請於4.9.1997前向我提出，以便修改圖則。

本錄事已分送各受文人

利民高級行政主任（辦公室管理） 周

22.8.1997

副本送：署長

― (略) ―

G. F. 82

20 政府公文寫作手冊：錄事

Page

12

錄事32

總行政主任（行政）

照准。 奚子才 13/9

本文與錄事24相關。2.

諮詢結果如下：a.

總新聞主任說，製作宣傳品時，可能發出很大聲浪，因此希望製作室四壁鋪上隔音板。b.

高級訓練主任表示，由於訓練組經常舉辦課程，既要接待導師和學員，又要在上課期間提供協助，因此訓練組與課室應在同一層。c.3.

其他各組主管對草圖並無異議。

與高級行政主任（一般事務）商議後，認為(a)和

(b)項的建議可以接納。訓練組可與人事組對換位置，由原定遷往17樓改為遷往16樓。4.

新的座位圖已經擬妥，高級行政主任（一般事務）

也修訂了裝修清單。現一併暫放檔首，請審批。

利民高級行政主任（辦公室管理） 周

10.9.1997

備考：總新聞主任

尤15/9

高級訓練主任 鮑16.9高級行政主任（人事）唐16.9高級行政主任（一般事務）

邵18.9.97

〔示例三完〕

政府公文寫作手冊：錄事 21

示例四

File No.

LT215/6/3 III, Page11

－（略）－

8.7.1997仁善會主席來信 高級行政主任（二） 葛 11.7.97文青

錄事24月英 14/7

行政主任（一）許

請閱存件30。 仁善會屬下的善德社會服務中心新

廈落成,邀 請署長主持揭幕儀式。請搜集仁善會和服務

中心的資料, 並研究署長應否接受邀請,然後提建議。

葛青文）高級行政主任（二

11.7.1997

錄事25

高級行政主任（二）

葛青文 21.7.97

仁善會是本港歷史悠久的慈善機構，主要為幼兒和老人提供服務，開辦幼兒園、安老院和護養院等，服務多元化。善德社會服務中心在一九八五年成立，設有老人中心、青少年康樂中心和幼兒園。新大樓由政府撥款資助興建。我建議署長接受邀請。2.

有關的詳細資料暫附本檔，請參閱。

行政主任（一）許月英

21.7.1997

G. F. 82

22 政府公文寫作手冊：錄事

Page12

錄事26行政主任（一）

許月英 24/7/97

本文與錄事25相關。

2.署長同意出席,請代覆信仁善會。 另請為署長擬寫演辭,交我批閱。

青文二）葛高級行政主任（

23.7.1997

28.7.1997致仁善會主席信件善德社會服務中心揭幕儀式程序表仁善會主席演辭全文錄事27

高級行政主任（二）

擬稿略加修改,請謄正。葛青文6.8.97

本文與錄事26相關。署長演辭擬稿暫附本檔，請批示。2.

另外，仁善會已送來程序表和主席的演辭，見本檔存

件32及33。

行政主任（一）許月英5.8.1997

〔示例四完〕

政府公文寫作手冊：錄事 23

示例五

File No.

VP123/4/61, Page1

1.8.1997民政事務局局長便箋錄事1玉紅 岑4.8.97助理專員請閱本檔存件1。

2.民政事務局局長會於九月巡視本區,請擬備初步

行程表,於本周內交我考慮。

生專員 汪善

1.8.1997

錄事2同意建議。請開始聯絡有關人等。 汪11/8民政事務專員本文與錄事1相關。

2.行程表擬稿暫附本檔, 請審閱。

玉紅助理專員 岑

8.8.1997

民政事務局局長巡區行程表擬稿

G. F. 82

24 政府公文寫作手冊：錄事

Page

2

錄事3

高級行政主任（一）任

12/8

高級行政主任（二）麥12.8

請閱錄事2和存件2。2.

現建議安排局長參觀一個

屋

。安

居

或樂

業較為適

都可以考慮，請與房屋署研究哪個

屋合。3.

另外請與市政總署聯絡，安排局長參觀區內的

多用途市政大樓。4.

必須向房屋署和市政總署表明上述行程只屬初

步安排，一切須待局長同意才作實。5.

安排如有問題，請馬上通知我，一同謀求應變

方法，我們必須在本周內擬好行程表交局長考慮。

玉紅助理專員 岑

12.8.1997

－（略）－

政府公文寫作手冊：錄事25

File No.

VP123/4/61, Page5

25.8.1997民政事務局局長便箋關於：民政事務局局長巡區安排及行程表

錄事6

助理專員

岑玉 紅 28.8.97

請閱存件6。2.

民政事務局局長已落實行程表，並接納我們的

全部建議。請與房屋署和市政總署聯絡作實，並請他們當日派員為局長介紹屋3.

和市政大樓。

另外，局長希望可以接觸更多市民，現已議定

附近一個商場。請建議。

參觀安居

生專員 汪善

27.8.1997

－（略）－

G. F. 82

26 政府公文寫作手冊：錄事

Page

8

錄事10

汪2/9民政事務專員 經：民政事務助理專員本文與錄事9相關。2.

我已於30.8.1997視察快富商場和美意商業中心。快

富商場極具規模，設施多元化，並有各式商舖。美意商業中心由於剛落成，仍有相當多空置舖位，而遊人甚少。3.

我建議民政事務局局長到快富商場的兒童遊樂

高級行政主任（二）麥

1.9.1997

場和一間唱片公司參觀。

4.我贊成到快富商場參觀,不過該處的兒童遊樂

場規模太小,改為參觀溜冰場較佳。我也同意參觀唱

片公司,但為免過於單調,可考慮多選一間時裝店。

玉紅助理專員 岑

1.9.1997

助理專員岑2.9

錄事11請安排民政事務局局長到快富商場參觀溜冰

場和唱片公司。時裝店看來平平無奇,可再查看附近有沒有其他較具特色的商舖。

生專員 汪善

2.9.1997

政府公文寫作手冊：錄事27

File No.

VP123/4/61, Page11

― （略） ―

錄事14

岑民政事務助理專員玉紅 9.9.97

麥8.9

經：高級行政主任（二）

已與原音唱片公司和趣緻嬰兒用品公司聯絡，兩間公司已答應提早開舖，作好準備迎接局長到訪。

聯絡主任（二）

8.9.1997

何曼兒

― （略） ―

錄事17專員

謝, 我會出席。

ㄣ

汪12.9.97

已與各機構聯絡, 並安排於16.9.1997997（星期二）上午十時進行模擬訪問。 請問你會否出席?

玉紅助理專員岑

12.9.1997

G. F. 82

28 政府公文寫作手冊：錄事

Page

14

林20/9

二級文員

請於25.9.97

再提交本檔。助理專員岑

20.9.1997

― （略） ―

錄事21

專員好, 請照辦。

汪 19.9.97

下文與我們星期二在電話中討論的事情有關。2.

我今晨已照你的吩咐聯絡市政總署。該署指

出，昨日模擬訪問時，市政大樓正門電梯大堂情況混亂。為免局長巡區當日出現同樣情形，該署建議規定在26.9.1997，運貨的手推車只許使用市政大樓側門入口，這樣可免正門電梯大堂出現混亂情況。未知你對此有何意見？

助理專員 岑玉紅

18.9.1997

〔示例五完〕

政府公文寫作手冊：錄事29

附錄

錄事常見辭彙和用語中英對照表

acknowledgementaction by...action requiredaction takenadvice soughtagreedapprovedas agreedas discussedas instructedas requested

as soon as possible [a.s.a.p.]as spoken

at floatbring up [b.u.]

bring up one week [b.u. one week]closed fileconcurcopied from ...donedraftdraft reply

簡覆

由......

辦理；負責人：......

待辦；公事待辦辦妥；公事已辦請示的問題；徵詢意見同意；贊同批准；照准

按前所議定；前已談妥（我們）已討論過；前已商談按指示；依照指示應要求；按要求盡快；盡速；從速

（我們）已談過；前已商談；前已談妥

暫附；暫附檔首

按時呈閱；依期再提交本檔一星期後再提交本檔封存檔案同意抄錄自......已照辦；已辦妥擬稿；初稿

覆函擬稿；覆文擬稿

30政府公文寫作手冊：錄事

enclosure [encl.]endorse

f.i. [for information]file notefloaterfloating

f.n.a. [for necessary action]follow-up actionfor approvalfor commentfor considerationfor deliberationfor further actionfor information [f.i.]for necessary action [f.n.a.]for reference

for retentionfor signaturefor your advicefor your perusalin due course [i.d.c.]initialinterim replykeep in view [k.i.v.]loose minute [L/M]M. 1

本檔存件；存件

批簽；簽認；承認；贊同以供參閱；備考檔案紀要

暫附文件；檔首文件暫附；暫附檔首請辦理

跟進工作；接連行動請批核；請審批請審閱；請提意見以供考慮；請考慮以供研究；請詳加研究

請繼續辦理；請續辦；請進一步辦理以供參閱；備考請辦理

以供參考；以資參考；以供參閱；作為參考資料；作參考用

以供存案；以供存照請簽署

請批示；請提意見請詳細審閱稍後簡簽簡覆

留意事態發展暫用檔案；暫存檔案錄事1

政府公文寫作手冊：錄事31

main fileminuteminute sheet

no action necessary [n.a.n.]no further action [n.f.a.]no objectionnotenoted

Officer-in-charge [Oi/c]please confirmplease discussplease fair

please fair as slightly amendedplease file in ...please follow upplease issueplease proceed

Re: ...... refersseparate copy tospoken

subject to approvalsubject to your agreementtemporary filevia

主檔；主檔案錄事錄事頁

無須辦理；無須跟進

無須繼續辦理；無須續辦；無須跟進並無異議註

已閱；已留意此事；已知悉此事主管人員

請予證實；請覆實請面議；請面談請謄正；請改正擬稿略加修改，請謄正請存入檔案......

號

請跟進請發出請

手辦理

請閱：......；事由：......

本錄事與

......

相關；下文與......相關

本錄事分送......

（我們）已談過此事；前已商談如獲批准如你同意臨時檔案經