机关应用文

公文写作知识

一、 应用文：从广义上讲，应用文是除文学文体以外的各个文体。从狭义上讲，应用文是党政机关、团体、企事业单位和

二、 个人在日常工作、生产和生活中办理公私事务所使用的、具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字材料，通常又称文书。具有工具性和直接的使用价值。（从应用范围可分为：公务文书、私人文书）√

（一）机关应用文：就是公务文书，它是党政机关、人民团体、企事业单位在处理公务时所使用的、具有特定实用价值和 一定惯用体式的文书。（除党政公文外还包括其他公务文书）√

事务文书）√

1、法定公文（党政公文）：指党中央、国务院分别批准颁布的党的机关公文和行政机关公文。法定依据是：1.中共中央办 公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》《条例》规定各级领导机关正式公文常用文种有14种,所特 有公文5种：决议、指示、条例、规定、公报。2.国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》。《办法》 规定国家行政机关公文13种，所特有公文有4种：命令（令）、议案、公告、通告。党政共有公文9种：决定、意见、通 知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。3、《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999国家技术监督局1999年12 月27日发布）

2、事务文书：指各级各类机关、社会团体、企事业单位为进行管理、处理事务而制作的不属于法定公文和专用文书范畴 的公务文书。事务文书分类：1.计划、信息、反馈文书（计划、.总结、调查报告、简报、述职报告）；2.专用文书（介绍 信、证明信、公开信、倡议书、慰问信、感谢信、贺信、邀请书（请柬）、聘请书）。3.告启文书（启事、海报、广告、声 明）4.丧事礼仪文书（讣告、唁函、悼词）5.日常事务文书（条据、大事记、合同）。

（三）机关应用文的特点：公务性，政治性，工具性，时效性，程式性。

本作用）

项原则（五）机关应用文的表达方式:常用表达方式有三种:1.叙述。（基本要求是简明扼要、直截了当、客观真实）

2.说明。（说明的基本要求是：准确、客观、恰如其分）3.议论：议论的特点：夹叙夹议、简化论证、多正面论证。 其中：说明方式常为主要手段。

用文语言的基本要求：准确、简洁、平实、适体，也是机关应用文语言的特点。

和使用的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，发布法规，实施领导和管理， 办理公务，规范行为，记载和传递公务信息的重要工具。与公文相关的概念有：文书（即应用文，指社会合法组织和个 人在社会活动中为一定目的而形成并使用的具有直接实用价值和特定体式的文字材料，公为公务文书和私人文书）公务 文书（指社会合法组织在公务活动中形成和使用的应用文是文书的重要组成部分，实际上它是广义的公文。文件（广义 的文件是公务文书，狭义的文件等同于狭义的公文）

1、公文的分类：（1）按使用范围分:通用公文、专用公文，2.按发文机关所属组织系统分：党的机关公文（《条例》14种）、 行政机关公文（《办法》13种）3.按行文方向分：上行文、下行文、平行文4.按涉密程度分：普通公文、秘密公文、机密 公文、绝密公文5.按处理时限分:平件、急件、特急件（以电报方式传送分为平急、加急、特急、特提。行政公文为急件 ，党的公文为加急）6.按公文来源分：收文、发文7.按其作用及性质分为：1.指导性公文（命令、指示、决定、通知、批 复、意见）。2.规范性公文（条例、规定）。3.报请性公文（议案、请示、报告）。4.知照性公文（公告、通告、通报、公 报）。5.商洽性公文（函）6.会议公文（决议、会议纪要）。

1 （二）机关应用文分类：从适用范围上分为（通用文书、专用文书）。从机关工作性质和公务工作内容分为（法定公文、 （四）机关应用文的作用：1.领导指导作用，2.处理公务作用，3.规范行为作用，4.宣传教育作用5.凭证依据作用（基 （六）机关应用文语言特点：基本属性是实用性，以书面语体为主。惯用的句式句法：主要运用陈述句和祈使句。机关应 （七）公文：广义的公文即机关应用文；狭义的公文称法定公文：指党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成

2、公文规范：拟制公文时，务必根据《条例》和《办法》的有关规定、机关权限、行文关系、发文目的等正确选用文种。

1.怎样选择文种:按照有关规定(不得违反有关规定随意选用文种)、依据工作关系(根据发文机关与主送机关的工作关系正 确选用文种,如:上行文,主送机关必须是上级机关,下行文的主送机关是下级机关,主送机关是平级或不相隶属关系时,选 用平行文)、不越职权范围(18种法定公文不是每个机关都能选用,要根据发文机关的职权范围)、明确行文目的（选择达成 具体行文目的、行文要求的文种）明辨文种异同（用途、内容比较接近的容易误选文种，如：决议和决定，公告与通告） 3、18种公文的适用范围:（1）命令:是带强制性要求的指令性公文。全国人大常委员会委员长、国家主席、国务院、国 务院总理、国务院各部委、各部委部长和主任、县级以上各级人民政府可以发布命令。2.批示:是带规定性和约束力的指 挥或指导性公文,高、中级党的机关使用，基层组织不宜使用。3.议案：是各级人民政府按照法律程序提请同级人大或人 大常委会审议有关事项的公文。政府议案与代表议案、各级人大主席团、法院、检查院向人大常委会提交的议案不是一种 文种。党的机关无此文种。4.决定：是领导机关使用的指挥性公文，各级机关均可使用。5.决议：党的机关和各级人大用 以议决事项。行政机关无此文种。6.意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法的党政公文。7.公报:是党的机关公文, 行政机关无此文种。8.公告：是国家高层领导机关（省部级以上）、经授权的职能机关和执法机关才能使用的文种。9.通 告:规定性通告多由政府机关发布，周知性通告任何机关单位均可发布，党的机关无此文种。10.通知：现行公文中应用范 围最广的公文。11.通报：凡具有典范意义、教育意义、和沟通信息作用的事项，都可以用通报下发。12.报告：是陈述性 的上行文。13.请示：凡本机关无权、无力决定和解决的事项，都可以向上级请求指示、批准。14.批复：针对下级的请示 而作的指导性下行公文。15.条例：是党内法规，行政机关无此文种。16.规定：是党的机关公文，行政机关无此文种。17. 函：兼有平行、下行、上行行文方向，任何单位均可使用。18.会议纪要：是下行文，也可平行，主要是通报会议精神。

4、公文行文的规范：包括行文关系、行文方式、行文规则。1. 公文行文关系:隶属关系（同一组织系统内的上下级机关 或组织间的关系）、指导关系（同一组织系统内上级机关的主管业务部门与下级机关的主管业务部门之间的关系）、平行关 系（同一组织系统的平级机关或组织之间的关系）、不相隶属关系（非同一组织系统的任何机关或组织间的关系）。√

5、公文的行文方式：（逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文。）

越级行文的规定：（1）特别紧急的情况。逐级上报下达会延误时机，造成重大损失；（2）多次向直接上级机关请示而长

期未予解决的问题；（3）上级机关交办并指定越级上报的事项；（4）检举控告直接上级；（5）直接上下级机关发生争议且无法解决的问题；（6）需要直接询问、答复、联系的具体事项；（7）反映或处理不涉及直接上级或直接下级机关职权范围的偶发事件或问题；√

6、公文的行文规则：主要有：按职权范围行文的规则、党政分开行文的规则、联合行文的规则、职能部门行文的规则、 协商一致的规则、抄送的规则（向下级机关的重要行文，应当抄送本机关的直接上级机关；因特殊情况必须越级行文时， 应抄送被越过的机关；向受双重领导的下级机关行文时，应抄送其另一上级机关；受双重领导的机关向一个上级机关行文 时，应抄送另一上级机关。）、请示行文的规则（向上请示，应一文一事；不能越级请示；不多头请示；不应直接送给领导 者个人；请示与报告不能混用；不事后请示；不事事请示；一律不得抄送同级机关和下级机关。）、党委各部门行文的规则、 行文精简的规则、在媒体上刊布公文的规则、不符合规则予以退回的规则。√什么是多级行文：指同时向上几级或下几级 机关单位行文。√什么是直接行文：指直接向基层单位、人民群众传达党和国家的方针、政策、法令、法规或重大事项的 行文。党政机关在大众传媒上发布的公文属直接行文。

哪些机关单位可以联合行文：同级党政机关、同级党政各部门、上级党政部门与下一级党政机关、可以联合行文；党政

机关、部门与军队机关、部门可以联合行文；党政机关与同级人同团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文，部门联合行文应当明确主办部门。

7、公文的办理规范：公文办理分为：收文、发文、办结文。公文处理的要求：（实事求是、精简、高效的原则，做到及时、 准确、安全）（1）收文办理包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办；（2）发文办理主要有：草拟、审 核、签发、复核、缮印、校对、用印；（3）公文办结处理主要有：立卷归档、销毁。

销毁：由二人以上监销，个人不得擅自销毁公文√

2

签发：机关领导人对发文稿作出同意发文的批注。发文稿经签发后即成定稿，具有正式文件效用。 用印：公文用印后即可生效。。

8、公文的稿本：一）种类：1、草稿（公文正式签发、生效前的未定稿，供讨论、修改、征求意见或审核签发用，尚不具 备正式公文的法定效力。）2、定稿（是经过审核、签发或会议正式通过的最后完成稿，是制作公文正本的标准依据，已具 备正式公文的法定效力。其效用：作为正本的标准底稿，保留了公文形成过程中的多种生效条件，如核稿、签发等，办而 具有凭据作用和极大的权威性，应予以慎重保存以备查）√3、正本（严格按照定稿稿制作发给主送机关的正式公文文本） √4、存本（是从印制的正本中留取、用于存档备查的文本）√5、副本（其类型：用于传阅的副本、用于抄送的副本、经 发性文书的特殊形式。试行本是发文机关认为该文件尚不够成熟，须经实践检验再修订完善，但为目前实际工作之需要而 试验推行的文本。√暂行本指在一定时期内暂时失行的尚待完善的文本修订。√二是在试验推行期和暂时推行期内具备法 定效力，必须遵照执行。）、7、修订本。

9、公文的生效条件：1、必须依法行文；2、必备的生效标志不能缺少：(必须标明成文时间或生效日期；除会议纪要和

报刊上发布或印制有特定版头的普发性公文外都必须加盖印章。)3必须履行法定程序与审批手续。

10、草稿的种类：讨论稿、征求意见稿、代拟稿、修改稿、送审稿、草稿。√

公文格式的涵义及作用：公文格式：是指公文的整体格局和标印形式，是公文严肃性和规范化的重要标志，也是其法定权

威性在形式上的体现。它包括公文的文面格式、用纸格式、印装格式。其作用（有助于保证公文的完整性、正确性、权威性和有效性、有利于公文的撰写、处理与运用，可以为办公自动化以及立卷归档奠定基础。）√1、公文格式项目：

（1）《条例》规定党的机关公文格式项目由文头部份版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、 正文部份标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文时间、印章、版记部份印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成；（2）《办法》规定的格式项目：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等组成；

公文格式分三部分：文头（眉首）、主体、版纪。（一）文头（眉首）部分：位于公文首页红色间隔线之上，主要有6个项

目：1.份号:即公文份数序号,用6位阿拉伯数字标识,不足6位的用0补齐,顶格标识在版心左上角第一行,凡涉密文件均应标注份号。2.秘密等级和保密期限：用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字，密级分为：“秘密”、“机密”、“绝密”三级。凡属国家秘密的公文，应在汉字标明的密级之后加“☆”后面再标明保密期限，如：“绝密☆25年”、“秘密☆8个月”、“绝密☆长期”。3.紧急程度：顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字，凡有时限要求的公文均应标注，分为“特急”、“急件”（党的公文为“加急”）。√4.公文版头：即发文机关标识，也叫公文名称，居中套红排印于公文首页上方。一般由发文机关全称或规范简称加“文件”组成(俗称“大版头”) ，党的机关公文版头有四种形式:(1).《中共××文件》； (2).《中国共产党××委员会（××）》(以发文机关名称后加园括符，印制时在括号内填入具体文种名称的称“中版头”) (3).《中共××办公厅（室）文件》、(4).《中共××部文件》只标明发文机关名称的称“小版头”。政府机关公文版头有三种形式:(1).《×××人民政府文件》(2).《×××人民政府办公厅（室）文件》(3).《×××人民政府办公厅（室）》。5.发文字号:用3号仿宋字,居中排印。

6.签发人：凡上行文都应在与发文字号并列的右端标印签发人姓名，（此时.发文字号居左空一字，签发人居右空一字）。文头部分的结束标志是发文字号下方的间隔线，为红色细实线，党的机关公文间隔线中嵌一五角星。（二）主体部分。主要有7项：1.公文标题（位于间隔线之下，用2号小标宋体字居中排印。发文机关、事由、文种三要素齐全的标题称“完全式”）2.主送机关(位于标题下空一行,左顶格3号仿宋字)。3.正文4.附件(正文下一行左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称)。5.成文时间（以签发日期为准、电文以发出日期为准、会议通过以通过日期为成文日期，行政公文以小写汉字标识，党的公文用阿拉伯数字标识，右空4字，联合行文在印章下右空2字）。

6.印章。（三）版纪部分：1.主题词(左顶格,主题词之间空一格,主题词至少2个,不超过5个,顺序为:先标类别,如“工业”，再标内容，如“冶金”，最后标类属开，如“通知”)2.抄送(除主送机关以外需要告之的不相隶属单位,位

3

于主题词下一行,左空一字,3号仿宋字,最后一个抄送单位后标句号)3.印发机关和印发时间(抄送栏之下,印制部门左空一字,印发日期右空一字)

发文字号：由发文机关代字、发文年份和发文顺序号构成。

主体部份（即行文部份）：主要有7项：1.公文标题（一般由发文机关名称、发文事由（公文主旨）和文种名称组成）。

2.主送机关(公布性、周知性公文可不标注主送机关。上行文一般只有一个主送机关。普发性下行文的主送机关用规范化的统称)。3.正文（其外在结构一般为开头、主体、结尾三部份构成，其内在模式则是“凭”（发文缘由、依据）---“事”（发文事由、事项）---“断”发文要求、希望）。4.附件（正文下一行，左空2字）。5.成文时间（行政公文成文时间用小写汉字标识，党的公文用阿拉伯数字标识）6.印章。7.附注（简要注释，位于成文时间下一行，左空2字加圆括号）。用纸：行政机关用A4型，党的机关用16开，也可用A4纸。

公文结构层次序数：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

党的公文写作：

1、 命令(令)：命令和令是同一种文种的两种名称，标题中含有事由的用“命令”，不含事由的用“令”。(命令(令)

最具权威性和强制性)。命令的特点：（1）内容的权威性（一但发出，下级机关必须坚决、无条件地遵照执行，不允许出现任何偏差或作变通处理）、（2）制发机关的规定性（宪法规定国家主席、全国人大常委会、委员长、总理、国务院所属各部长、各委员会主任以及县以上人民政府才有发布命令的职权）；（3）文体的简明性（在篇幅上相对简短，有的正文只有一句话，表述庄重、明确、有力）。√命令的种类（公布令、行政令、任免令、嘉奖令、惩戒令、赦免令）。√命令的发文字号的特点（其编号与一般公文的发文字号不同，它没有机关代字，也不按年份编排，而是从本任领导人或本届政府任期开始编流水号，至本届任期结束，字数用汉字书写，放在标题正下方。如“第二十三号”）。√

2.指示：一般性工作不用指示行文，而用通知。其特点是：行文的权威性、内容的指导性、要求的约束性。（一）指示与

命令的区别：二者同属指挥性的下行公文，发布的机关级别都较高，内容的约束力都较强，但二者又有明显的区别：

（1）发文机关范围宽窄不同。命令发文机关范围窄，除《宪法》和有关法规规定允许的机关和领导人员外，其他机关和个人都不得发布命令；而指示发布机关的范围较宽，县以上党的机关原则上都可以发布指示。（2）约束力程度不同。“命令如山倒”具有极强的约束力，一经以布，下级机关必须无条件执行。指示的约束力相对弱一些，允许在执行中有一定有灵活性。（3）内容、作用与篇幅不同。命令内容较广泛，用于以布行政法规和规章，宣布重大强制性措施的实施，以及重要人事任免、机构设臵和对有关人员的奖惩等。指示的内容较为单一，只是用来布臵工作，阐明工作活动的指导原则。命令的篇幅较短，指示的篇幅相对较长，文中有陈述和说理的成分。（二）指示在什么情况下可以省略主送机关：省略主送机关的指示，采用向下多级行文或直达人民群众的行文方式，所有下级机关都是受文、承办机关，这种行文方式适用于针对全局性问题，内容公开的指示，这种行文方式可以减少逐级转发的环节。

3、决定：是适用于对重大事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项的公文。其特点是：事项的重要性（用决定作出的决策和安排的事项必须是重要的事项或重大的行动）；极强的约束力（具有鲜明的指导性和指挥性，有关单位必须遵照执行，做到令行禁止）；行文的严肃性（制发程序较为谨严，有的还要经过一定的会议讨论通过）。（一）决定的种类：批准或修改文件的决定（一般与被修改的文件一起发，篇幅较短）、做出重要决策和安排的决定（涉及重大事项，其中要阐明指导思想、实施步骤及要求。有的篇幅较长）、奖惩决定（用于表彰先进，惩械严重错误）。（三）决定的格式。1.无主送机关：成文时间加括号标注于标题下方居中位臵，这种决定采用多级向下行文或直达人民群众的行文方式。2.有主送机关:逐级向下行文方式。

4．决议：是党的机关“用于经会议讨论通过重要决策事项”的公文。决议可分为：审批性决议、决策性决议两种，二者的

区别：审批性决议的篇幅相对简短。通常开头第一句话是审批意见，用“ 大会审议一致通过 文件之类的句式；然后以“会议认为”之类的词语领起，概括文件的主要精神，并点评文件的若干重要内容，较全面地评价文件的重要作用、意见，最后，用发出号召的方式结束全文。而决策性决议的正文有长有短，有的洋洋万言。此种决议最能体现4

其高屋建瓴、说理透彻、富有说服力和导向性的特点。其开头先说依据、目的、或对决议的内容作必要的说明，然后用“并作如下决议”过渡到下文。√

决议和决定的异同：相同点（二者均是下行文，所批准确定的都是重要事项。不同点：1.形成过程上的区别(决议

必须经过会议讨论、表决，获得法定多数票通过才有效。决定可通过会议讨论通过，也可由领导班子研究后形成)2.内容和写法上的区别（内容上，决议的内容是全局性、原则性的事项，写法上较多论证的成分，以阐明指导思想、方针、政策等问题。决定内容上是某一方面的重要工作，相对具体些，也有对指导思想、方针、政策的阐述，但相对少一些，侧重对工作作出较具体的指导和安排）3.使用频率上的区别（决定相对高一些）。√

5.意见：是适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文。特点（行文的灵活性、内容的针对性）。如何理解其行文的

灵活性（意见的作用是对重要问题提出见解和处理办法，当它用于上级机关对下级机关提出一些指导性、规定性的意见时，它是下行文；当下级机关向上级机关提出一些建议性的见解，其作用和建议性报告相似，此时它又是上行文，可见其行文方向比较灵活）。其种类有（建议性意见、规定性意见、指导性意见）。

6.条例:是用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度的公文。其用途（是党内的法定公文，

用来作为党规党纪，其效力仅次于党章，它是调整和规范各种社会关系和行为的重要立法工具）√特点：（1）制发机关的特定性（党内发布条例的机关是党中央、中央纪委、中央的其他部门）。（党外有权发布条例的是国家立法机关，国务院、省、自治区 、直辖市的人大）。（2）内容的稳定性和强制性）√种类（党内条例、法规性条例）写作特点（有条有例、条前例后、以条为主、正反相成，同时注意一是党内的条例应以党章为依据，立法和行政机关制定的条例要以宪法和法律为依据；二是结构要严谨、条理要清晰、表述要明确具体；三是语言要准确、庄重）

7.规定:是用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。规定和条例的异同（相同点：同属党内的法定

公文，都可以用来制定党规党纪，对党的组织和党员具有极强的约束力；二者都的特定的制发机关，在党内，发布条例的机关是党的中央组织，发布规定可以是党的中央组织，也可是各级党委。不同点：制发机关的级别不同；内容的重要性有所不同，条例“规范党组织的工作、活动和党员的行为”，规定“规范特定范围内的工作和事务”；约束力大小不同，条例制发机关的级别高一些，约束力大一些。）√正文写法上的规定（格式有三种“三则式”（总-分-附）、“条列式”、“层次式”。前二者是与条例的写法相同，层次性的写法：开头说明制订规定的目的、依据，然后用“现就有关问题规定如下”之类词语过度，引入下文。无论在采用何种方式均包括三个方面的内容：开头说明制订规定的目的、依据；主体部分要对有关问题作出具体的规定，并说明违规的惩处办法；结尾要交代适用范围、解释权限、制订实施细则或办法的权限、生效日期等）。√规定的种类：党内规定、法规性规定。

8.公报: 是用于“在公开发布重要决定或重大事件”的公文。√特点：受众的广泛性、内容的重要性、较强的新闻性、

制发机关的特定性(只有党的中央机关、国务院及其部门才有权制发)。√种类：会议公报、新闻公报、统计公报。传达一般的会议精神，通常用会议纪要。

10.通告:是适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文。种类：法规性通告（在一不定期范围内公布行政

机关的有关法规及行政措施，具有较强的约束性）、事项性通告（向一定范围内的单位和人员公布具体事项）。通告与公告的异同。共同点：（1）二者同属下行公文，都是行政机关以及负有一定管理权限的单位用不公布有关事项、推行某些管理措施时使用的，具有一定强制性和指挥性；（2）都有公开性的特点；（3）都有知照性的特点。不同点：

（1）内容特点不同。公告的内容偏重于告知性、消息性，公布的属重要事项或法定事项；通告则重于知照性、执行性，公布的多数属业务性和管理性的问题。（2）公布范围不同。公告的对象是国内外有关人士，公布范围广；通告告知的对象为一定范围内的单位和个人，范围相对窄一些。（3）发布机关的级别不同。公告由较高级别的行政机关发布；通告是行政单位和企事业单位均可。

11.通知:是用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或

者执行的事项,任免人员的公文。 通知的用途和特点。特点：使用不受机关级别限制、功能多样化、使用频率高。种类：发文通知、指示性通知、事务性通知、任免通知。批转下级文件的通知正文有三层内容：一是表明态度，同

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意什么，表示批准。二是作出决定。三是提出要求。√

1.发文通知写法：用于发布及转发、批转文件。（印发加“关于”，转发、批转不加“关于） 2.批示性通知：正文由三部分组成：通知缘由、通知事项、结束语。

12．通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。通报的用途和种类。种类:表彰性通报(开头概

述成绩，对先进人物或单价作出评价)。批评性通报（开头由情况入手，有的由总体情况写起，用“但是”一转，以严肃的语言指出个别情况）√。情况通报。特点：典型性、启示性（通报的作用重在教育、启示。表现在：以先进为典型，树立榜样，发挥感召的作用；以错误的典型，作反面教材，产生警戒作用；及时提供有用的信息，启发思维，产生促进作用）。

13.报告:是适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问时所使用的公文。具有反馈情况、提供信息、传播经验、辅助决策的作用。报告与请示的异同：二者都是上行文，撰写中要注意陈词恳切、语气谦恭，其区别：作用与目的不同（报告的作用是汇报工作。反映情况，既有助于加强组织观念，又能使上级机关及时了解情况，为正确决策提供信息；请示目的是为了得到上级的指示，请求批准解决问题和困难）制发时机不同（报告是在事后或事中制发，亦可在事前制发；请示必须在事前进行）内容结构不同（报告涉及的问题较多，尤其是综合性报告，情况复杂，结构也较多变化；请示则要求“一文一事”，结构较固定）行文要求不同（报告是呈文，一般不要求回复；请示是问文，要求批复）。种类（工作报告、情况报告、答复报告）。

14．请示：是适用向上级机关请求批示、批准时使用的公文。分为：请批性请示、请转性请示。请批性请示与请转性请示

的区别：请批用于向上级机关请示指示或批准事项；请转用于请求批所提出的工作意见或建议。请示事项应注意：1.要直呈其事,明白显豁,不要含糊晦涩。2.提出的要求力求具体，建议要切实可行，切忌笼统空泛。3.坚持一文一事，防止一文数事。结束语：“以上请示当否，请批示”或“特此请示，请批复”

15．批复：是答复下级机关的请示事项的公文。种类：指导性批复（在答复下级机关请示事项的同时，还要就与批复事项

有关的工作提出指导性意见和要求）。具体性批复（只对请示事项作出明确答复）、特点（单一性、指示性、时限性）批复标题的写法（“国务院关于×× （单位、事项）的批复”“国务院关于问题”的批复）批复引语的写法：你省《关于××的请示》（黑政发[2002]16号）收悉。批复写作的注意事项：一是讲示事项回复；二是观念在明确，避免模棱两可；三是措词要准确，防止产生歧义。√批复的写法：1.引语（批复引据）是批复的第一段或第一句话，通常引述来文标题及发文字号，后加“收悉”，有的用“现批复如下”作过渡，以启下文。2.主体，对请示事项作出明确的答复。3.结束语：“此复”或“特此批复”。写作批复应注意事项：一是讲求针对性，针对请示事项回复。二是观点要明确，避免模棱两可。三是措词用语要准确，防止产生歧义。

16. 函:适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项的公文。特点：内容简明、应用范围

广。种类：告知函、询问函、商洽函、委托函、请求批准函。函的写法：1.发函,由发函缘由、发函事项、结束语三部分组成。主送机关用全称。结束语（告知函：专此函达。询问函：特呈函，盼于函复。商洽函：可否，请予研究函复。请求批准函：特呈函，请予批准函复） 2.复函,由引据（标题和发文字号后加收悉）、答复事项、结束语（此复、特此函复）组成。函的撰写应注意：开门见山，切入主题；一函一事；态度要诚恳。复函的正文包括引据、答复事项、结束语三部份。引据一般用来函标题和发文字号，后加“收悉”。结束语用“此复”、“特此函复”。

17.会议纪要:用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。特点：纪实性、概括性、理论性 。种类：工作会议纪要、办公

会议纪要、座谈会纪要。

18.议案：用于各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的文种。其广义的

涵义是包括全国人民代表大会主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军委、最高人民法院、检察院向全国人民代表大会提出的议案，包括代表团30人以上的代表向全国人大提出的议案，还包括地方各级人大主席团。常委会、人民政府和代表（3人以上附议）向本级人代会提出的议案。√狭义的仅指国务院及各级人民政府向本级人民代表大会或其常委会所提出的议案。特点：行文方向的固定性（只能用于政府向同级人民代表大会或人大

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常委会行文，行文方向单一、固定）、内容的建议性和重要性、提出的时限性。

机关事务文书写作

1.计划的作用：贯彻党的路线、方针、政策；领导指导工作；建议正常工作秩序。提高工作效率；检查工作，总结经验。（计划是一个统称，在实际工作中有许多不同的提法，如：规划、安排、打算、设想、方案、工作意见等）其特点是：明确的目的性、执行的约束力、实施的可塑性。其写法：全文由标题、正文、落款组成；正文由前言、主体、结语组成；主体由目标、措施、步骤组成（简称计划的“三要素”）。写计划的要求：要有全局观念、要切实可行，留有余地、要听取群众意见、要明确具体，便于执行和检查。√

2.总结：是机关、团体、企事业单位对前一阶段的工作进行回顾、反思和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用来指

导今后工作的一种事务文书。其作用：明确得失，提高水平（通过总结可以全面、系统地了解以往的工作情况，从面明确工作的成绩和缺点，从成绩中撒找出经验，从缺点中找出教训，进一步认识工作发展 的规律性，有助于培养人们正确观察问题和分析问题的能力，共同提高认为水平）加强管理，指导工作（通过了解情况，找出经验教训，以使领导从实际出发，加强科学管理，制度出切实可行的方针政策，更好地指导工作）互通情报，彼此借鉴（有关情况和经验，可供各单位参考、借鉴，尤其是一些典型经验、新鲜经验，经过总结，可以加以推广，对面上的整体工作直到促进作用）。其种类（综合性总结、专题性总结）其特点（客观性和回顾性相结合、科学性与理论性相结合、叙述性和议论性相结合）总结与计划的关系：二者是相互联系，不可分割的（都以实践为基础，揭示客观事物规律，并指导实践，计划是依据对现有事物的认识，预测未来的实践；总结是凭借已有的实践，加深对客观事物的认识）是相互总结，不断提高（总结以计划不依据，计划是总结的继续，总结是对计划的检验，计划也是总结的对象。计划—实践—总结--再计划—再实践—再总路线周而复始不断向前发展的过程，就是不断前进、提高的过程，其中，总结就是转化，就提高）。总结正文常用的结构方式：分部式：“情况－成绩－经验－问题－意见”或“主旨－做法－效果－体会”。阶段式：把总结的工作分成几个阶段。条文并列式：把总结的内容按性质分类，逐条逐项排列。贯通式：全文围绕主旨，总结事态发展的全过程。总分式：先总述工作情况，然后对主要工作逐项总结。主体是总结的核心部份，包括：基本情况概述、成绩与经验、问题与教训、今后的设想和努力的方向。

3.调查报告的特点（明确的目的性，强烈的针对性；尊重客观事实，用事实说明问题；揭示事物的本质规律；体现时代

精神，有较强的时效性）调查报告与总结的区别（二者有许多共同之处，都要在调查研究的基础上反映新情况、

新经验、新问题，揭示出一些规律性的东西，用以推动工作。但却有明显的区别：（1）对象不同。总结是对自身

包括本地区、本单位世界形势个人，调查报告则相反；（2）目的不同。总结是肯定成绩，找出缺点，总结经验教

训，改进工作，调查报告是调查事实，弄清情况，抓住典型，带动全面，推动工作；（3）侧重点与材料不同。总结注重主观性，主要靠平时积累，调查报告则突出客观性，主要靠调查采访；（4）表达不同。总结是第一人称，

一般是说理与叙述并重，而调查报告是第三人称，一般是叙述多于说理）调查方式：开座谈会、个别访问、现场观察、查阅文献、问卷调查、网上调查。调查的方法（普查、重点调查、典型调查、抽样调查）。种类：反映情况的调查报告、总结经验的调查报告、揭露问题的调查报告。

4.简报:是党政机关、人民团体、企事业单位用来汇报工作、反映情况、指导工作、交流经验、传递信息的一种机关事务文

书。其作用（汇报作用：对上级报告工作和业务活动情况，便于上级了解下级，更好地作出决策，更有效地指导工作；指导作用：及时向下级和所属单位推广经验，树立典型样板，传递信息，传达领导意图，以推动工作的发展；交流作用：便于平级机关或不相隶属单位之间互通情况，交流信息，互相借鉴，互相学习，协调工作）按内容性质可分为四类（会议简报、工作简报、情况简报、专题简报）简报的特点（“真”真实可靠，内容的真实性是简报的生命；“新”即内容新颖，这是简报的职责和价值所在；“快”即迅速及时；“简”即简明扼要；“密”即具有保密性）简报的写用要求（选择材料，求真务实：选择与执行党的路线、方针、政策密切相关或与目前中心工作、重点任务有关的内容，切忌华而不实；确定内容，求简务精：做到文约事丰，篇幅短小，内容简明。使用语言，求准务真：要做到异墨如金，切不可拖泥带水）简报由报头、报身、报尾三部份组成。

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（密级） Х Х 简 报

第Х期（总第Х期）

编发单位全称 编印日期

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目 录

一、ХХХХХ （Х页）

二、ХХХХХ （Х页）

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标 题

ХХХХХХХ

正 文

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХ

（供稿者）

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抄送：（单位名称。按上级、平级、不相隶属、下级顺序排列，不同级别之间用分号隔开

也可按级别分行排列）

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（共印Х份）

5.会议讲话稿的涵义（领导人因工作需要，以单位或个人名义在会议上所作讲话的文字稿）其特点（遵命性、制约性、确定

性、时间性）种类（规范式的讲话稿、灵活性的讲话稿）

６．述职报告的涵义（是担任领导工作的人员及专业技术人员接受考核，向有关方面所作有陈述自己在一定时期内局履行岗

位职责及能力、才干、业绩、称职与否等情况的应文）作用（考核评估干部、提高自身素质、接受群众监督、）。特点（1、内容的规定性：述职报告是在规定范围内、规定时间内对自己所作的述评性的书面报告；2、实绩的呈现性：主要写本人在任期内履行岗位职责情况及其效果；3、功能的考评性：作为政绩考核的一种手段或依据，可以用来测评述职责者和政绩，决定任职者的奖励，正确评价干部，使用干部；4、形式上的口述性：一般来说，述职报告采用口头表达的形式，具有口语体的特点。

７．感谢信的结构（标题、称谓、正文、结语、署名和日期）写作要求（一是要准确、恰当地叙述清楚感谢的对象和事件，

若感谢馈赠，要写明收到的款物；二是感情要真挚、热情、朴实；三是要适当评价，以突出深刻的含义。）结语:正文后另起一行空两格写“此致”，下一行顶格写“敬礼”。

８．贺信的结构（与感谢信相同）写作要求（一是内容实事求是，评价适如其分；二是篇幅要短小精悍，语言要简明通俗；

三是感情要热烈、真诚）

９启事和结构（标题、正文、署名及日期）写作要求（一是标题要简短、醒目；二是内容要完成、清楚；三是文字要简

洁、明确）种类：征招启事、声明启事、寻找启事。

份 号（６位数，涉密文件使用）

密级（秘 密、机 密、绝 密） （ 国家秘密：绝密☆25年）

紧急程度（特急、急件）（党的公文：加急）

□ □ □ □ □ □文 件

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发文字号（上行文）发文字号 签发人：（上行文）

标 题

主送机关：

正 文

（ 公文用纸Ａ４型，每页２２行，每行２８字）

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ ХХХХХХХХХХХХХХ

附件１．

２．

ХХ年ХХ月ХХ日 印 章

（附注：简要注释，左空2字加圆括号，选择项目）

主题词：

抄送：

印发部门 年 月 日 （共印Х份）行政机关不要

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