档案材料的基本装订要求

省、市级规范化学校档案材料的文件格式基本要求 为进一步规范省、市级规范化学校档案材料的准备工作，现根据《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）、《中华人民共和国国家标准出版物上数字用法的规定》（GB/T15835—1995）等文件要求，将有关文件格式的基本要求通知如下：

一、行文格式要求

1.排版规格：正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

2.制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜。

3. 装订要求：公文应左侧装订。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。

4. 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。

5. 眉首。（1）发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。（2）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文

字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

6. 主体。（1）公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（2）公文正文。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

7. 附件。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。

8. 成文时间：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

9. 公文中表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，双页码臵于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

10. 公文中图文的颜色：

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

二、数字运用要求

（一）一般原则

1. 使用阿拉伯数字或是汉字数字，有的情形选择是唯一而确定的。

1.1 统计表中的数值，如正负整数、小数、百分比、分数、比

例等，必须使用阿拉伯数字。示例：48 302 -125.03 34.05% 63%~68% 1/4 2/5 1：500

1.2 定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。示例：一律一方面 星期五 “八五”计划 五省一市

第三季度 十三届四中全会

2. 时间（世纪、年代、年、月、日、时刻）

2.1 要求使用阿拉伯数字的情况

2.1.1 公历世纪、年代、年、月、日。示例：公元前8世纪 20世纪80年代 公元前440年 公元7年1994年10月1日

2.1.1.1 年份一般不用缩写。如1990年不应简作“九○年”或“90年”。

2.1.1.2 引文著录、行文注释、表格、索引、年表等，年月日的标记可按GB/T

7408—94的5.2..1.1中的扩展格式。如：1994年9月30日和1994年10月1日可分别写作1994-09-30和1994-10-01，仍读作1994年9月30日、1994年10月1日。年月日之间使用半字线“-”。当月和日是个位数时，在十位上加“0”。

2.1.2 时、分、秒

示例：4时 15时40分（下午3点40分） 14时12分36秒 注：必要时，可按GB/T

7408—94的5.3.1.1中的扩展格式。该格式采用每日24小时计

时制，时、分、秒的分隔符为冒号“：”。示例：04：00（4时） 15：40（15时40分） 14：12：36（14时12分36秒）

2.2 要求使用汉字的情况

2.2.1 中国干支纪年和夏历月日。

示例：丙寅年十月十五日腊月二十三日 正月初五 八月十五中秋节

2.2.2

含有月日简称表示事件、节日和其它意义的词组。如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“〃”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其它月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。

示例1：“一〃二八”事变（1月28日） “一二〃九”运动（12月9日） “一〃一七”批示（1月17日） “一一〃一○”案件（11月10日）

示例2：五四运动 五卅运动 七七事变 五一国际劳动节 “五二○”声明 “九一三”事件

（二）物理量

物理量量值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。小学和初中教科书、非专业科技书刊的计量单位可使用中文符号。 示例：8736.80㎞（8736.80千米） 600g(600克) 100㎏~150㎏（100千克~150千克） 12.5㎡（12.5平方米）

外形尺寸是400㎜*200㎜*300㎜（400毫米*200毫米*300毫米） 34℃~39℃（34摄氏度~39摄氏度）

0.59A（0.59安„培‟）

（三）非物理量

3.1 一般情况下应使用阿拉伯数字。示例：21.35元 45.6万元 270美元 290亿英镑 48岁 11个月 1480人

4.6万册 600幅 550名

3.2 整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。示例1：一个人 三本书

四种产品 六条意见 读了十遍 五个百分点

示例2：截至1984年9月，我国高等学校有新闻系6个，新闻专业7个，新闻班1个，新闻教育专职教员274人，在校学生1516人。

（四）多位整数与小数

4.1 阿拉伯数字书写 的多位整数和小数的分节

非专业性科技出版物如排版留四分空有困难，可仍采用传统的以千分撇“，”分节的方法。小数部分不分节。四位以内的整数也可以不分节。示例：2，748，456

3.14159265 8703

阿拉伯数字书写的纯小数必须写出小数点前定位的0”。小数点是齐底线的黑圆点“.”。示例：0.46不能写成.46或0〃46

4.2尾数有多个“0”的整数数值的写法

专业性科技出版物根据GB8170—87关于数值修约的规则处理。 非科技出版物中的数值一般可以“万”、“亿”作单位。示例：三亿四千五百万可写成

345，000，000，也可以写成34，500万或3.45亿，但一般不得写作3亿4千5百万。

一个用阿拉伯数字书写的数值应避免断开移行。

（五）概数和约数

5.1 相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。示例：二三米 一两个小时 三五天 三四个月

一二十个 四十五六岁 七八十种 一千七八百元

5.2带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。示例：几千米 十几天 一百几十次 几十万分之一

5.3用“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示的约数一般用汉 字。如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字，其中既有精确数字，也有用“多”、“余”等表示的约数时，为表示局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。

示例1：这个协会举行全国性评奖十余次，获奖作品有一千多件。协会吸收了约三千名会员，其中三分之二是有成就的中青年。另外，在三十个省、自治区、直辖市还设有分会。

示例2：该省从机动财力中拿出1 900万元，调拨钢材3 000

多吨、柴油1 400吨，用于农田水利建设。

6 代号、代码和序号

文件编号、证件号码和其他序号，用阿拉伯数字。序数词即使是多位数也不能分节。

示例：国家标准GB 2312—80 国办发[1987]9号文件 总3147号 国内统一刊号CN 11-1399 维生素B12