怎样使用仓库管理软件在电脑上管理仓库

怎样使用仓库管理软件在电脑上管理仓库

电脑管理信息系统是以计算机系统为基础，辅助企（事）业各级管理人员进行管理决策的信息系统，其任务是进行原始数据的收集、传输、存储、加工和输出等处理，为各级管理人员提供决策时所需的信息（或数据）。信息处理（或称数据处理）的基本原则是”用正确的程序，正确的方法，去处理正确的数据”。对数据的要求是准确、及时和适用。

在现代化企业的生产活动中，从原材料的投入开始，经过一道道生产工序，直至最后制成产品，就是物质不断改变其形态的过程，称物流过程。物流过程的每个环节都伴随产生大量的反映物质状态和特征的信息（或数据），这些数据对企业的生产、经营管理又有着重大的影响。反映在仓库库存管理方面的数据，则为一个公司的经营决策和活动、生产计划、成本分析以及产品质量跟踪等提供了重要的信息。

下边我们就以”财管家软件”的仓库管理软为示例, 来介绍某家以贸易为主营业务的A 公司的仓库管理规范化之路. A 公司是一个经营多规格、多品种商品的小型企业，每年生产销售旺季时，来提货的客户之多，进出仓的商品数量之大，是可想而知的。实行电脑化管理之前，全凭几个工作人员手工操作，不仅费时费力，而且准确程度不高。基于此，公司领导购买了一套财管家仓库管理软件，通过一段时间的实践和不断完善，己经取得了令人满意的效果。以下就该系统的设计思想和具体操作作一简要概述。

2 进销存软件系统的组成及功能

财管家软件的仓库管理系统由以下几个系统组成：录入系统、数据处理系统、查询系统和打印系统。录入系统录入原始的数据，然后经由数据处理系统进行计算、索引、归类等处理，最后可以方便地在查询系统里查询或在打印系统里打印各类报表。

2 . 1 录入系统

可选择入库单录入、提货单录入、销售单录入等内容。操作程序如下： ① 入库单录入每次生产部门生产出来的商品进入成品仓时，需由两个部门之间联合派人点清数目，并开具入库单，然后交给电脑开票员，由开票员将该批商品按入库单号码、入库日期、品种、数量、生产日期及批号逐项输入，形成一个入库单数据库。

② 提货单录入客户到成品仓提货时，需持有本公司财务部门开具的提货单．由开票员输入该提货单内容（若采用网络版，则此道步骤可省略），包括提货单号码、客户名称、品种规格、数量以及提货方式（内销、出口、赠送、损耗、送货等）。客户名单存在专门的财管家软件的客户库里，有统一的客户代码，因此输入客户名称只需输入相应的客户代码即可。若有新客户则在输入客户代码处建立该新客户。提货单录入完毕，就可开出厂证。

③ 出厂证录入商品出库严格按‘，先进先出”的原则来执行。在出厂证输入一栏里，输入客户的提货单号码，电脑即显示该提货单内容 输入所要提的商品品种，电脑会显示该种货所有的生产日期和批号（即班次）以及每批次货的数量，输入提货数量，电脑会自动在最早的班次里减出相应数量的货来，输入出库情况（内销、出口、赠送、损耗、送货）。出厂证号码自动依次加1 ，自动生成出库时间，输入当班姓名、运输工具号码等。输入完毕检查是否正确，如正确则打印出包含以上内容的出厂证，一式四联，分别交给客户、存底或交给其它部门做帐。如本次打印不成功，可到打印系统进行再次打印。

④ 商品总浊度录入根据质检部检验报告输入总浊度，方便以后的发货质量跟踪。

2 . 2 数据处理系统, 该系统分数据索引、数据备份两部分。

① 数据索引此项功能主要供电脑程序管理员修改程序或数据库后使用，此处不赘述。

② 数据备份仓库每天进出数输入完毕后，一定要进行财管家软件的数据备份功能，将数据拷贝到软盘或其它地方，以防由于人为错误、电脑故障、病毒或其它因素引起的数据丢失，造成无法挽回的损失。

2 、3 查询系统

可按时间、商品品种、单据号码、浏览来查询、修改或删除入库单，提货单．出库单，客户名单。

① 入库单查询可查询任何一天的提货单、一种货、一个批次货的入库数、剩余数及可对任何一入库单进行修改或删除。

② 提货单查询可查询任何一天的提货单、任何一张提货单的总数和剩余数、每种商品的出库、未出库情况及可对任一提货单进行修改或删除。

③ 出厂证查询可查询当天或任何一天的出厂证；可按出厂证号码进行查询；可按提货单号码进行查询；可对任一出厂证进行修改或删除。

④ 客户单查询可查询客户代码、名称及区域，并可进行增加、修改或删除。如，输入一个财管家销售管理软件的入库单号码，即可显示该批入库货的入库时间、入库数和现存数。如在出厂证查询里输入一个日期．即可显示当天的商品出库情况。

2 . 4 打印系统

可打印进出仓情况日报表、每日出库单、提货单报表、退库货报表、月报表、客户单、库存总表、库存分表、跟踪单报表、出厂证。

① 每日出货报表按单位名称、发货数量、运输工具、成品品种规格、生产日期班次、出库类型、出厂证号码、提货单号码打印出当天的出库报表。 ② 提货单报表按销售单位、商品品种输入所要求的起始日期、终止日期，打印出提货单出库报表和未出库报表。

③ 月报表每月进行一次月总结，打印出各类统计数字。

④ 客户单能打印出每个客户的名称、代码或区域。

⑤ 库存总表能打出任一时刻的仓库里每个品种的库存总量

⑥ 库存分表能打出任一时刻的仓库里每个品种、每个生产日期、每批号货的入库数、现存数。以上两种库存表的功能在于能为当天的生产计划、发货计划提供参考依据．

⑦ 跟踪单报表是最能体现财管家软件系统功能的一个报表。因为商品受天气、温度及运输距离长短等诸多因素的制约，有时会出现质量不稳定或中途出现数量短缺等情况，因此对每个品种、每个批号的商品的发货作好记录就十分重要。输入任何一种批次的商品，即会打印出该批货的来龙去脉，包括入库时间。生产日期和批号、数量、总浊度以及提货的客户名称、提运日期、提运数量、运输工具及车船集装箱号码、提运人、出厂证号码等相关资料，查询起来迅速方便准确。过去要跟踪商品发货去向全靠人工．既费时又不准确，如96 年初我们有一批商品发出后才发现因总浊度高而出现沉淀现象，结果用人工查找，计算了一个星期仍未得出准确数据。现在由电脑查询则方便、快捷、准确。此外，财管家软件电脑查询系统还可以为决策层了解市场“炒货”、假冒商品提供准确快捷的参考信息。

综上所述，财管家仓库管理软件功能多且操作方便。在仓库管理方面，提高了工作效率，减少了人为错误、遗漏，保证了进出仓数量的可靠性，节省了人力，降低了成本，重要的是能及时准确地提供各种库存信息．为决策人员计划生产、经营销售、加快资金周转，保障物质供应和实现合理库存提供依据。通过对财管家软件的使用，更使我们感到了电脑管理信息系统是现代化企业管理地发展趋势。必将极大地提高现代化企业的管理水平。