工程档案归档管理规定
上海宝冶建设有限公司管理文件
QG/SBC XZ 68-2009/C 签发人:杜志信
工程档案归档管理规定
1 目的和范围
1.1 为加强上海宝冶建设有限公司(以下简称公司)工程档案归档管理工作,统一工程档案的验收标准,建立完整的工程档案,根据国家档案局、上海市档案局关于基本建设项目档案管理有关文件精神,制定本规定。
1.2 本规定适用于公司工程文件的归档整理以及工程档案的验收。 2 术语 2.1 工程档案
在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。 2.2 单位工程
具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分。 2.3 分部工程
单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.4 立卷
按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。 2.5 归档
文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定移交档案管理机构。 3 归档职责
3.1 办公室
负责公司承建项目工程档案的保管、统计、检索、使用工作;对职能部门、项目部工程文件的立卷指导及案卷质量的验收工作。 3.2 工程管理部
负责监督、检查项目部工程施工及交工阶段中所形成文件的积累、整理、立卷的进展情况。 3.3 质量技术部
负责审核项目部归档工程文件(竣工资料)内容的及时性、真实性、准确性、完整性,并负责工程业绩、获奖文件、证书的归档工作。 3.4 工程总承包部
负责中标通知书等文件的归档工作。 3.5 预结算中心
负责工程合同、工程补充协议、工程分包合同及工程预决算、经济活动分析等文件的归档工作。 3.6 项目部
负责本项目在建设活动中形成的工程文件的收集、整理、立卷、及时归档工作。工程项目实行总承包的,总包项目部负责收集、汇总各分包单位形成的工程文件,并及时向档案室归档。 3.7 分(子)公司
负责本单位承建项目的工程档案收集、保管、利用工作。 4 考核
4.1 工程档案归档工作纳入公司工程管理考核制度及项目经理承包责任书中,明确工程档案归档职责,定期考核。工程档案未向档案室归档的项目部不予进行责任书考核。 4.2 项目部配备专(兼)职资料员,工程文件的收集、整理、立卷、归档工作列入其岗位职责,定期考核。
4.3 未按时间节点向档案室归档及归档内容不真实、不准确、不完整的单位,按公司相关考核制度进行处罚。
5 工程文件的归档范围及质量要求 5.1 工程文件的归档范围
5.1.1 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。 5.1.2 工程文件的具体归档范围应符合本规定记录1的要求。 5.2 工程文件的质量要求 5.2.1 归档的工程文件应为原件。
5.2.2 工程文件的内容必须真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。 5.2.3 工程文件应采用耐久性强的书写材料,不得使用易褪色的书写材料;文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。
5.2.4 工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁、签字盖章手续完备。 6 工程文件的立卷 6.1 立卷的原则和方法
6.1.1 工程文件立卷要遵循文件的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学,立卷合理,法律性文件手续齐备,符合档案管理要求,便于工程档案的保管和利用。
6.1.2 一个工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。 6.1.3 工程文件以单位工程为基本单位后,按分部工程、专业、阶段等组卷。 6.1.4 案卷不宜过厚,一般不超过40mm。
6.1.5 案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。 6.2 卷内文件排列
6.2.1 管理性文件按问题、时间或重要程度排列
6.2.2 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。 6.2.3 卷内文件排列一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;批复在前,请示在后;正文在前,附件在后,印件在前,定稿在后。 6.2.4 卷内是同一类材料一般按时间先后排列。 6.3 案卷的编目
6.3.1 卷内文件均按有书写内容的页面编写,每卷单独编号,页号从“1”开始。 6.3.2 页号编写位置,单面书写的文件在右上角,双面书写的文件,正面在右上角,背面在左上角,空白页不标页号,托裱时,页号标在文件上。 6.3.3 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
6.3.4 卷内目录式样宜符合本规定记录3的要求。
6.3.5 序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。
6.3.6 责任者:填写文件的直接形成单位和个人。多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。
6.3.7 文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。 6.3.8 文件题名:填写文件标题的全称。 6.3.9 日期:填写文件形成的日期。
6.3.10 页次:填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件填写起止页号。 6.4 卷内备考表的编制
6.4.1 卷内备考表的式样宜符合规定记录4的要求。
6.4.2 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数),以及立卷单位对案卷情况说明。 6.5 案卷封面的编制
6.5.1 案卷封面的式样应符合记录2的要求。
6.5.2 案卷封面的内容包括:档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限。
6.5.3 档号由档案保管单位填写。
6.5.4 案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
6.5.5 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 6.5.6 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
6.5.7 保管期限分为永久、长期、短期三种期限,同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。
6.5.8 密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。 6.6 案卷装订
6.6.1 案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固、便于保管和利用。 6.6.2 装订时必须剔除金属物;
6.7 卷盒
6.7.1 案卷装具一般采用卷盒,应采用无酸纸制作的卷盒。 6.7.2 卷盒脊背应填写案卷题名。 7 工程文件的归档
工程文件应由项目部在工程通过竣工验收后三个月内向档案室归档,各职能部门应在项目部归档同时,将该工程相应的文件材料向档案室归档。移交工程文件时,应将整理好的案卷填写文件移交清单,由质量技术部审核签字后,移交档案室。文件移交清单一式三份,三方在移交清单上签字、盖章后交接。一份由项目部留存,一份由质量技术部留存,一份由档案室存档。 8 记录
文件移交清单(QG/SBC XZ 68-2009/C-1)
附件1:工程档案归档管理流程图 附件2:工程档案归档范围及保管期限表 附件3:工程档案案卷封皮 附件4:卷内目录 附件5:备考表
附加说明:
本规定由办公室起草并负责解释。
本规定于2009年9月1日发布,自2009年9月1日起实施。自实施之日起原《工程档案归档管理规定》(QG/SBC XZ 68-2005/B)同时废止。
主题词:工程档案 归档 管理规定
拟 稿:办公室 校 对:谭伶伶 二○○九年九月一日印 共印7份
文 件 移 交 清 单
(QG/SBC XZ 68-2009/C-1)
备注:
项目部签章: 质量技术部签章: 档案室签章: 年 月 日 年 月 日 年 月 日
附件1:
工程档案归档管理流程图
N
附件2:
工程档案归档范围及保管期限表
附件3:工程档案案卷封皮
档 号
档案馆(室)号
案卷题名 编制单位 编制日期 保管期限 密 级
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附件4:
卷 内 目 录
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附件5:
卷 内 备 考 表
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