会议组织规范

会议组织管理规定

为强化会议组织规范，提高会议召开质量，实现会议“三化”管理要求，特制定本规定。

一、会前准备。

1、确定会议议题。

根据管理需要和领导安排，确需要通过会议解决和传达，精简会议参加人员，同时要明确会议的议题和主旨：解决什么问题，达到什么目的。

2、制定会务方案。

根据确定的会议议题，制定会议组织的会务方案，一般包括以下要素：时间、地点、参加人员、会议程序、准备方案。

（1）时间：要明确到时间点，详细标示出上午、下午或晚上，必要时标示出星期几。比如：×月×日（星期×）日上午8:00。

（2）地点：要明确标示出楼座和会议室名称。比如：3#办公室楼人资部东会议室。

（3）参加人员：要明确标示出参会的公司领导、单位主要领导人员名单；其他参会人员较多时，指出参会人员范围和人数。

（4）会议程序：明确列明会议议程，详述会议组织进行。

（5）准备方案：根据会议需要，进行会议室落实，人员通知、物品准备等工作。详见下列的会议准备。

3、进行会前准备。

（1）责任到岗。

根据会议要求，主办科室要把会议涉及到各个事项，责任分解落实到岗到人，科室领导对进度进行过程控制，协调解决出现问题。需要部领导解决的，要及时汇报，避免误事。

（2）提前预约。

①会场预约。提前落实会议室，看是否与确定的时间相冲突，否则及时进行调整。

②人员预约。需要公司领导参加的要提前预约，确定会议时间并征得

同意后才能启动会议程序。涉及到的其他必须要与会的重要人员，也要提前电话告知，并协调会议时间。

（3）会议通知。

①拟定通知。题目要明确会议议题，关于召开××××的通知，便于在内部网络上公示。通知内容参照“制定会议方案”内容，明确会议召开时间、地点、参会人员、会议目的、内容、程序，便于参会人员准备相关资料。

②参会告知。通过电话通知的，要通知到本人，转告的要落实。参照“制定会议方案”内容，提前做好电话提纲，并做好人员名单标示，防止内容及人员遗漏。通过OA通知的也要按照上述“拟定通知”的项目要求办理，但要注意简洁明了。

③发言准备。需要会议上发言的相关人员，要提前告知，让其充分准备发言材料和内容，避免会上冷场。

④会前提醒。对公司领导和必要的人员，会前进行短信通知。上午召开的会议，前天下午下班前短信提醒；下午召开的会议，当日上午上班后提醒；晚上召开的会议，当日下午上班后提醒。

⑤宣传报告。根据会议的需要，通知政工部人员摄像及宣传报道。公司领导参加的、非保密性的会议，必须要提前通知政工部进行宣传报告。

⑥变动通知。如出现会议和人员变动，采取电话和短信的方式，及时给予告知。

（4）会场布置。

①桌椅摆放。根据会议需要，提前要进行桌椅摆放，公司领导和预知发言席要摆放和试用话筒（需要准备7#电池）。公司领导参加的，要摆放桌牌，确保会议秩序。

②准备茶水。公司领导参加、预计会议一个小时以上的，要求准备茶水，其余人员可准备矿泉水。根据会议需要和领导指示，准备果盘或香烟。

③制作横幅。主要公司领导参加、需要宣传报告的会议，要制定并悬挂横幅。

（5）整理资料。

①根据需要，收集与会议所议项目有关的信息和资料。如果太长、太多，将其要点摘录出来。

②会议所需资料原则上要提前发放，不易提前发放的可会前摆放到相关人员的桌牌位置处。

二、会时安排。

1、组织签到。

根据会议通知，准备会议签到表。组织签到人员要提前20分钟到场，签到时要在会议室外或门口，同时发放相关资料和表格，主要公司领导划到既可。对迟到或未到会人员做出标示，会后落实并提出考核意见。会议时间将到1-2分钟时，组织签到人将人员到会情况汇报给会议主持人，由会议主持人征询主要领导意见，决定是否开始会议。

2、就座协调。

引导参会人员按桌牌次序就座，无桌牌的参会人员，要引导其先座前部位置，避免人员落座扎堆和拥挤。

3、会议组织。

会议主持人根据会务方案列明的会议议程主持会议，需要临时要求其他人员参会时，服务人员及时联系并通知。

4、会议服务。

提醒会议服务人员或主办科室人员，及时倒水。倒水频次要遵循先紧后松的原则办理。会议时间较长，可给公司领导准备小手绢。其它根据会议要求和领导需要，积极做好相关服务。

5、做好记录。

指派专人做好会议记录，防止会议安排的事项遗漏，必要时做好会议录音。

6、会议纪律。

根据公司下发的《会议通则》规范要求，做好会场纪律维护、监督和记录。

三、会后工作。

1、收集资料。

根据会议要求，收集整理会议上所用资料及相关表格，确保人员离场秩序。

2、整理会场。

根据要求，收集整理相关物品：横幅和桌牌收集，话筒退出电池，桌椅归位，卫生清扫，灭灯断电。

3、会议纪要。

会议结束后，两天之内整理完成会议纪要，报相关领导审批后上网发布或传阅。

4、事项落实。

根据会议纪要要求，进行会议确定事项的落实工作，并按期反馈落实情况，确保会议精神贯彻落实到位。

四、责任与考核。

1、会议责任认定。

会议责任人负责制定会议议程方案、会议室及人员落实、会议安排准备、会议纪要及会后事项落实：

⑴专业专题会议。责任人为各专业职能科室的科级领导。

⑵部内专题会议。责任人为人事科科领导。

⑶领导指定的会议责任人。

2、责任考核。

⑴不按规范组织会议，出现失误扣责任人50元～100元。

⑵会议确定事项进行跟踪督办不到位扣责任人50元～100元。 ⑶问题重复出现，加倍考核。

二○一○年九月九日