毕业生档案转寄地址的填写说明和常见问题解答

毕业生档案邮寄地址的填写注意事项和常见问题解答

亲爱的2011届毕业生：

你们好！首先祝贺你们完成四年的学业，走向工作岗位，开始新的生活！

离校前，作为记录人生经历的重要证明材料---个人人事档案也应随你一同转走，对于就业在不同行业、不同单位的毕业生，档案邮寄地址都应该怎样填写、有哪些注意事项呢？如何保证个人档案及时、准确、安全的邮寄到接收地呢？我们针对同学们的疑惑，汇总成以下材料，请毕业生认真阅读，参照说明准确确定档案邮寄地址。

一、档案邮寄地址的分类

档案邮寄地址一般分为以下六类：

1、国营企业、国营股份制改造企业、国营股份制上市公司。一般设有独立的人事部门，可接收管理档案，也有因体制缘故，由上一级单位人事部门接收。

2、党政机关国家公务员系列。档案由所属县及县以上组织人事部门接收。

3、解放军、武警部队。由部队团以上组织部门接收。

4、文教卫（公立中小学除外）、设计科研等事业单位及原事业单位改制的股份制集团公司。一般由这些单位的人事部门接收，随着事业单位机构改革，也有指定人事代理机构接收的。

5、民营私企。原则上不管理档案，但其中比较大的或著名的上市公司可以接收档案，由他们再转交到相应的人事代理机构；绝大部分小的私企没有管理接收档案的职能，在那工作的毕业生档案要委托当地人事代理机构管理。

6、中外合资、外商独资。中外合资有中方出资方人事部门接收的，也有委托当地人事代理机构管理接收的；外商独资多为委托当地人事代理机构管理接收。

二、档案邮寄地址的写法

（一）规范写法

1、有接收档案权限的党政军等国家机关单位、企业、公司，如国有大型企业、国有大型公司，邮寄地址规范：

**省**市（县）**区**路**号**单位 （全称） 人事处或人力资源部

2、无接收档案权限的企业、公司，如外企、合资公司、私营公司、一般公司，乡镇一级单位、企业、工厂、公司等单位，邮寄地址规范：

**省**市（县）**区**路**号**人才交流服务中心收或 省高校毕业生就业指导服务中心

3、考上研究生的毕业生档案邮寄地址规范：

**省**市**路**号**研究所（全称）人事处（或人教处）

**省**市**路**号**大学**学院党委（或研招办）

4、有的毕业生档案由毕业生工作单位的上级单位接收管理，如 ** 中学、 ** 派出所、** 工厂、 ** 分公司、 ** 邮政所、 ** 地质队、 ** 勘测队、 ** 油田等，档案邮寄地址规范：

**省**市（县）**区**路**号**单位 （其上级单位全称） 人事处（科）

如： 湖北省武汉市洪山区教育局人事处收 （洪山中学）

湖北省武汉市江岸区公安分局干部科收 （ **派出所）

湖北省武汉市汉岸区中国移动武汉分公司人力资源部收 （武汉移动江岸分公司）

以上为毕业生档案转寄地址的常规写法，为了保证档案的安全、转寄的准确，建议毕业生一定提前与用人单位沟通，明确正确的转寄地址。

（二）几种错误的写法

1、不能用邮政信箱或街道门牌号码代替收取档案单位名称

如： ** 省 ** 市 ** 路 56 号信箱人事处收

** 省 ** 市 ** 街 38 号（没有具体单位）人事处收

2、收件单位不清、书写格式混乱

如：广东省 广州市梧城市 人才中心

3、省级市级单位不清

如：浙江省杭州市 （要区分是浙江省还是杭州市的人才中心） 人才中心

4、单位不能写简称。

如:“邯郸钢铁”不能写成“邯钢”

三、常见问题解答

1、问：毕业生档案是否能自己拿回家保管？

答：不能自己拿回家保管。高校毕业生档案属于干部人事档案，应由有关人事档案管理部门或人事代理机构管理（视工作单位性质）。定级、职称评定、行业资格认证等都需要档案及档案管理机构办理；档案转递的过程是严格、严肃的，需贴封条、盖专用印章，由档案管理人员启封，他人不能随便动用。

2、问：档案委托管理能否与就业用人单位不在一个地区？

答：可以。譬如，工作在深圳，档案由河北省人才开发交流中心委托管理。

此类情况较少，且多为在民营企业就业的。国家公务员、部队、管理规范的国营、事业单位及改制的股份制集团公司通常要求集中指定管理。

3、问：由于各种原因，我没有考上研究生也没有具体的工作单位，我的档案会发往哪里？

答：根据国发〔2008〕5号和冀政〔2008〕90号文件精神，今后凡在非公有制单位就业、灵活就业、自主创业的毕业生，各级人才交流中心应免费保管档案。

建议未就业的学生主动与拟挂靠的人才交流中心取得联系，签订协议，依据协议书明确档案转寄地址，将档案挂靠在人才交流中心（对于河北省人才、秦皇岛市人才，只要与其签订了协议，就可以把档案放到该处），为自己的将来办理户口、转正定级、计算工龄、认证身份、缴纳社会保险（养老、医疗、失业、住房公积金等）、专业技术职称申报与评审、研究生报考、婚育证明等提供方便。

4、问：为什么还要毕业生本人到系里签字确认档案邮寄地址？

答：学校将按照系里提供的档案邮寄地址发送学生档案；

为了避免档案邮寄地址错误或是邮寄地址发生变更没有及时和系里取得联系，造成档案错发。 系里汇总完全系毕业生的档案邮寄地址后，将通知毕业生本人到系里签字确认。

5、问:毕业生的档案通过什么途径发出？

答：一般三个方式。

A.机要邮寄。机要通信局是邮政局辖属的处理特殊文件的部门。通过机要邮寄是最安全的邮寄方式，绝大多数毕业生的档案通过此种方式发出。

B.学校直接送。秦皇岛市人才交流中心、开发区人事局接收我校毕业生档案数量较多，类似这样的档案接收单位我们直接上门转交。

C.有接收管理档案资格的单位派专人来学校取。

6、问:我校毕业生档案的邮寄时间？单位何时能够收到？

答：根据各系毕业生材料的归档时间和学校的档案工作进程，毕业生档案将于七月中旬前寄出，机要邮寄时间为半个月到一个月，偶尔也有几个月时间才能收到的事例。

7、问：怎样得知自己的档案已经转递？转递时间？发往何地、何单位？

答：毕业生档案邮寄完毕后，学校将毕业生档案的去向、何时发出、机要号等资料全部返给系里。如果咨询档案邮寄的详细情况应在秋季开学后，直接询问毕业时所在系的学生办公室的辅导员老师。

最后，祝愿所有的毕业生在未来的生活中一帆风顺！前程似锦！

党委工作部

2011年5月25日