行政公文管理规定
管理类文件管理规定
第一章 总则
第二章 公文种类
第三章 公文格式
第四章 行文规则
第五章 发文办理
第六章 收文办理
第七章 公文归档
第八章 电子公文
第九章 附则
目 录
第一章 总则
一、目的
为规范公司内各类管理文件的起草、审核、发布以及归档程序，参照国家以及
行业的通常规范，结合公司的管理需要，制定本规定。
二、适用范围
本规定适用于双奇地板有限公司（下称“公司”）。
三、基本职责划分
公司管理类文件的规范制定由办公室归口负责。
公司各部门、各级管理人员应在本规定的规范下做好相应的起草、审核与批准
工作，并对文件的要求事项切实执行。
第二章 公文种类
根据公司经营管理的需要，行文种类有：通知、公告、决定、申请（请示）、工
作汇报、会议纪要。
1、通知，主要适用于日常工作安排，制度类文件的发布，作息时间调整以及其
他日常管理中的周知性事项。通常格式举例为：《关于加强冬季消防安全工作的通知》、《关于发布的通知》、《关于国庆期间作息时间调整的通知》等。
2、公告，主要适用于人事任免的公示，规章制度发布前的意见征集以及公司日
常经营管理过程中的报道、告知事项。通常的格式举例为：《关于拟任命XXX为XXX（职务）的公告》、《关于征求意见的公告》、《关于XXXX部门XXXX事项进展情况的公告》等。
3、决定，主要适用于组织结构或岗位结构的变更、人员任免、奖惩以及公司日
常经营管理过程中某重大事项的判定。通常的格式举例为：《关于设立XXXX部的决
定》、《关于XXX的处分决定》、《关于XXX的任免决定》、《关于XXXX事项的决定》等。
4、申请（请示），主要适用于各部门、各车间日常工作过程中向上级部门请求
某具体事项的批准或请示某具体事项的答复。公司规定申请（请示）的固定格式，其文件标题通常规范为：“关于XXXX事项的申请”、“关于XXXX事项的请示”。
5、工作汇报，主要适用于阶段性工作总结报告与特定事项的汇报。
阶段性工作总结报告主要按周、月、季、年的时间阶段，集中汇报岗位职责范
围内各项工作的进展情况、问题与解决、心得与体会以及改善的方向、计划。
特定事项的汇报指在接受专项工作任务后，按不同的时间节点所做的关于该事
项进展情况的专题汇报。
6、会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。由标识、编号、纪
要事项、出席人、签发人、发送单位等部分组成。
第三章 公文格式
一、行文格式规范
1、文件头：红头、黑体、18号字，加粗，居中；
2、标题（文件名称）：三号，黑体，居中；
3、正文：小四号，宋体，首行缩进；
4、落款：发文单位、成文日期，小四号，宋体，靠右；
5、签发：小四号，宋体，顶格；
6、附件：附件序号，附件名称，小四号，宋体，顶格；
7、附注：抄报、抄送单位，文件传阅范围，小四号，宋体，顶格；
8、所有段落均为最小值24磅行距，A4页面，上下边距3.3cm，左右边距2.8cm；
9、如跨页无正文的，应说明“本页无正文”。
10、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数、惯用语、缩略语、具
有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
二、行文编号
行文字号由行文单位代字、年份(公元全称)、序号组成。一般标注在文件头
之下、横线上方居中位置。江苏双奇地板有限公司公文的发文字号包括：
1、通知：常双奇 通(2012)001号（年份，序号依次顺延，年份跟新，序号从1号开始，下同）；
2、公告：常双奇 公告(2012)001号；
3、决定：常双奇 决(2012)001号；
4、会议纪要：常双奇 会纪(2012)01号；
5、制度规定： SQ/ZD—2012—001号。
第四章 行文规则
一、文件起草
1、文件起草应把握观点明确、重点突出、文风严谨、文字简练的要求，文种、
格式、书写符合要求，内容、数字、文字准确；
2、文件起草人员要认真领会交办人的意图、思想敏锐，反应快捷，注重质量，讲求时效；
3、文件起草人员要坚持实事求是，克服大话、空话、假话等不良习气，客观准确地反映事物的面目。
二、文件呈批
1、日常工作安排通知，由部门负责人审核，部门分管领导签发；
2、作息时间调整通知，由办公室负责人审核，总经理签发；
3、其他文件，均由总经理签发；
4、呈送总经理审批的公文必须是打印件，其文种、格式必须符合公文写作要求，内容正确，文字准确；
5、向各部门呈送本公司拟写的公文在文稿前需附《发文传阅单》（见附件1），然后进行传阅修改，办公室对修改的内容进行汇总，交总经理批准发放或存档；
6、呈送上级机关、单位来文也需用《收文阅办单》（附件2），逐级呈批，每位
阅办人需签意见，行政专员需做好《收文登记表》（附件3）登记，以便查阅。
第五章、发文办理
一、发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复
核、校对、用印、登记、封发等程序。
二、草拟公文是指行政专员按照公文办理意图起草公文初稿的过程。
草拟公文的一般程序是：
1、主办部门领导向拟稿人交代清楚行文意图、行文依据、主要事由和有关要求；
2、拟稿人根据部门领导的要求拟制公文标题、正文、附件以及需要说明的相关资料；
3、拟稿人根据公文内容和公文处理的有关规定确定公文文种、发文字号、密级、缓急程度、主抄送单位、会签单位、拟稿人单位姓名和联系电话等内容。
三、审核、签发，行文一般由行文部门责任人审稿签发，但之前须经办公室审核。办公室审核公文的重点是：
1、是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当；
2、涉及其他职能部门或者外单位的问题，是否与其协商、会签；
3、是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用和公文格式的有关规定；
4、遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范；
5、密级确定是否符合有关规定，发送范围是否适当，主题词标引是否正确，有关材料和资料是否齐备等；
6、以公司名义制发的公文，由公司总经理签发；
7、签批公文，签发人应当明确签署意见，并签署姓名和审批日期。其他审
签人圈阅后签署姓名和日期，视为同意；
8、一般事务行文未经办公室审核，不予签发；
9、文稿经相关领导核准签发后，即定稿生效；
10、签发后的公文，未经签发人同意，不得改动；
11、拟稿人不得签发自己草拟的公文。
四、用印，印制成正式文本的公文，由办公室统一加盖印章。用印时要注意以下几点：
1、检查原稿上有无负责人签字。有负责人签字并确认符合规定的，方可在制成的公文上加盖单位印章；
2、加盖印章的公文份数是否与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章；
3、用印时，印章上沿不压正文，下沿压盖在落款年月之上，骑年盖月；
五、公文发出后，因发现错误需要追回的，办公室应当及时通知发送范围内
的所有部门，有关部门应当配合做好公文收回工作。
1、各部门发文须经办公室统一规范格式，安排文件编号；
2、办公室首先打印初稿，待公司总经理审签后再用正式公文头纸印发；
3、对公司总经理签发的文件复印前，必须反复校核，要无漏页、文字清晰、准确无误后，方能按文件规定分发，行政专员做好《发文登记表》（附件4）登记。
第六章 收文办理
收文办理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、
承办、督查催办等程序。
一、收文人员收到公文后，应当在对方投递单或送文簿上签字以示收到。签收时要注意以下几点：
1、清点实收文件，与对方的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否牢固，确认无误后再签收；
2、如发现错投应当及时退回或转投，有散包或被拆后重封等现象的应当立即追查原因；
3、收到绝密级公文后，必须在办公室存放并专人保管；
4、公司内设部门收到外单位来文应当交办公室签收。
二、公文签收无误后，收文人员应当对来文进行登记。登记的内容主要包括：收文编号、日期、来文机关、文号、标题、密级、紧急程度、附件、份数、处理情况等。
三、对下级部门或各车间上报并需要办理的公文，办公室应当对来文的合法性、规范性进行审核。
来文出现以下情况的，应予退回：
1、不应当由本部门办理的；
2、与有关规章、制度相抵触的；
3、文种使用不当，违反行文规则的；
4、未注明签发人，文头与机关代字相矛盾的；
5、未用印或用印有误，未注明附件或附件有缺漏的等。
四、经签收、登记后，需要部门办理的公文，应当由办公室提出拟办意见。
拟办意见应当明确、具体。如不宜提出具体拟办意见，应呈请分管领导批示。
五、公司领导对办公室呈请批示的公文应当提出批办意见。如对拟办意见无
异议，负责人圈阅视为同意。如拟办意见为呈请负责人阅示的，或者对拟办意见有补充以及不同意拟办意见的，负责人应当作出明确的批示。
六、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文
应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当及时向交办的部门说明。
七、批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审
批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
八、经公司领导批示的公文，办公室要负责督查催办。紧急公文应当跟踪督查催办，重要公文应当重点督查催办，一般公文应当定期督查催办。对需要查办落实的事项，规定时限的,按规定时限完成；未规定时限的，应当尽快办结；对有特殊要
求的，要特事特办。情况特殊需要延长查办时间的，要及时报告原因和办理进展情况。
第七章 公文归档
一、翻印上级机关下发的秘密公文，应经总经理批准，并严格控制印数；
二、凡经办公室收、发的各种文件、材料，一律由办公室负责存档；
三、文档由办公室行政专员保管，负责收发文登记，整理分类、编号、保存，办理借、查阅登记及文档回收等工作。未办理借阅手续不得借阅文件，否则保管人承担责任。
四、文档存放于公司办公室专用文件柜中，钥匙由专人保管。文件应分类放置，同时放置文件目录，便于使用时查找。
五、文档的借阅：借阅人需填写《用文档/资质审批单》（附件5），经总经理批准后方可借阅。如需借出，借阅人需妥善保管，不得涂改、损坏或丢失。在限定的借阅期限过后，保管人应催促借阅人及时退还文件，以免丢失或影响他人使用。对于有特殊保密要求的文件，可根据保密等级，限在办公室查阅，不得带走、复印。
六、文件的销毁：对无需立卷存档，使用完毕，无保存价值的文件、资料、刊物等，在使用完毕进行清点登记后即可销毁。对超过保存期的文件，定期进行清点登记，签批备案后按文件销毁程序处理。
七、各部门凡需移交办公室长期保存的档案，由各部门登记造册，做好存档目录，经其领导人签字批准，送交办公室保存。
第八章 电子公文
一、电子公文是指在计算机网络系统中形成的具有规范格式的公文的电子数据。公司制发的电子公文在公司内部具有行政效力，可以作为公司内部处理公务的依据。
二、各部门和各生产车间应当通过公司内部建立的公文处理计算机应用系统，按照本实施办法和有关规定进行电子公文的办理、管理、整理和归档。
公文处理计算机应用系统的管理由各部门责任人负责。
三、公司内部发送的会议通知、培训通知、工作报告和情况通报等布置性、告知性、事务性公文，可以用电子公文替代纸质文件。既有电子公文，又有纸质文件的，以纸质文件为准。需要对公司系统以外的其他单位发送的公文，应当制成纸质文件。
四、具有永久和长期保存价值的电子公文，应当同时将电子公文的最终版本制成纸质文件归档。
五、电子公文在归档时应当对标题、发文字号、发文日期、发文单位、密级、主题词、类别、保管期限进行标引。有相应纸质文件的，还应标引纸质文件的档号。
六、公文处理系统中形成的电子公文数据应当备份。
第九章 附则
一、本规定未尽事宜，由办公室另行制定实施细则。
二、本规定执行中的任何疑议均可向办公室室咨询。
三、本规定自2012年3月1日起施行。
附件1
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发文传阅单
附件2
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收文阅办单
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附件3
收 文 登 记 表
收文单位/部门：
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附件4
发文登记表
发文单位/部门：
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附件5
用资质/文档审批单
填表时间： 年 月 日
用资质/文档审批单
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