浅谈如何调动档案管理人员工作的主观能动性

管理学家2014.02

浅谈如何调动档案管理人员工作的主观能动性

王燕玲/广东省建筑工程集团有限公司，广东

广州

510635

【摘要】在实际的档案工作中，档案管理人员普遍存在边缘化现象。档案工作人员工作的积极性和主动性不高，责任心和进取心不强。档案资料管理得好坏，对全面提升大型建筑集团的核心竞争力起到了不可或缺的作用。本文从档案工作的重要性、特点、档案管理人员工作积极性不高的原因、提高档案管理人员积极性的措施方面阐述如何调动档案管理人员工作的主观能动性，以期对档案人力资源的管理工作有所裨益。

【关键词】档案管理人员；工作；主观能动性

一、档案工作的重要性

“察往知来，视兹故帙”，对档案的参考作用作了高度的概括。档案工作从狭义上讲，就是档案业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。

（一）档案是查考依据

档案是过去工作和历史情况的记录，档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的，客观地纪录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。

（二）档案是宣传素材

《中华人民共和国档案法》颁布实施，我国档案工作重新走上了依法管理的轨道，档案事业的宏观管理得到全面加强，档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进，档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。

二、档案工作的特点

（一）可靠性。

档案是原始记录，是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。（二）广泛性。

档案是人尖在活动中形成的，人类的活动是广泛的，因而，档案也是很广泛的。其内容也是丰富的，它是各单位和个人广泛利用的资料。

（三) 服务性档案工作一不直接生产物质财富，二不直接从事国家管理、科学技术研究、文艺创作等活动，而是通过提供档案服务为社会实践活动服务来推动生产力发展与社会进步。

(四）科学性

档案工作是一项为科学研究和科学院管理工作提供必要条件的工作，档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容，要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果。

三、档案管理人员工作积极性不高的原因

档案管理是一项被动、单调、繁杂、机械而又默默无闻的管理活动，工作的程序化明显，它需要工作人员具有甘于寂寞的心理素质。在实际的档案工作中，档案管理人员普遍存在边缘化现象。这些档案工作人员工作的积极性和主动性不高，责任心和进取心不强，机械地应付着表面的工作。边缘化档案管理人员的工作态度会对日后的档案管理工作埋下了隐患。因此这一现象必须得到关注。

（一）来自人们对档案职业的偏见。在当今信息社会高度发展、信息行业竞争激烈的情况下，档案学科的发展却滞后于社会发展的水平，人们认为档案工作只是看好库房而已的、毫无技术含量的工作，从而轻视档案工作，使得档案馆工作人员的工作热情受到打击。

（二）职业业务水平的低下。由于科技的进步，档案管理人员的知识水平没有更新，工作观念和法老化，许多工作感觉力不从心，无法适应新的要求，慢慢失去了对工作的激情。

（三）档案使用频率不高。人们对档案的使用率低下，档案部门门可罗雀，被认为是“清水衙门”，档案管理人员“人在曹营心在汉”，认为档案工作太过繁琐、不出成绩，没有前途，他们期望着向薪金待遇高的单位流动。

四、提高档案管理人员积极性的措施

（一）加强宣传工作，增强利用档案意识

做好档案宣传工作，扩大档案工作的社会影响力，得到社会各界的信赖与支持，让社会各界了解档案、认识档案、利用档案；同时做好档案宣传可以有效地提升档案管理人员的社会形象，增强档案管理人员的荣誉感、自豪感，提高工作的自觉性与积极性，重新树立和塑造档案管理人员的形象从而吸引更多的有志青年投入到档案工作中，为档案事业的发展注入新鲜的血液，实现档案事业的创新与进步。

（二）加强培训工作，提高专业素质和业务能力

早在1971年第十三次国际档案圆桌会议上，秘书长鲍狄埃强调，现在是确立档案部门应用计算机政策的时候了，否则各行政机关的电脑室将自行保管现代文献资料，各研究中心和各大学也将设置新的检索机构，取代档案部门。“如果档案人员对技术的发展漠然置之，将会导致档案职业的衰败”。因此，档案馆应特别重视对档案馆工作人员的现代化信息技术的培训，使广大档案管理人员与时俱进，以适应实际工作的需要；

（三）建立健全考核制度，营造忠于和热爱档案事业的氛围一套高效的考核制度可以对档案管理人员进行适当的激励和引导，可以从物质和精神上进行鼓励，为档案管理人员实现自己的价值创造机会，形成一种尊重知识、尊重人才、尊重创新的良好文化氛围，以促进档案事业的可持续发展。要大力营造“甘于平凡、甘于奉献”的精神，进一步增强作为档案管理人员的光荣感和自豪感，激励大家在本职工作中甘于奉献，在平凡的岗位上创造非凡的业绩。

（四）建立完善的用人机制，吸收高素质人才加入

对于档案管理人员的状况曾有一个非常形象的概括：档案部门60年代是老弱病残的收容所，70年代是落实政策的接收站，80年代是干部家属和职工子女的安置办，90年代是一些人的跳板和中转站。从档案从业人员资格来看，没有统一的标准，这样的档案队伍势必被边缘化。因此改善这一状况需要从源头上保证档案馆人才资源的专业性，突破人才瓶颈，真正做到“能者上、庸者下”。

（五）建立通畅的沟通渠道，增强员工努力工作的热情与信念。建设以人为本的文化，实现人尽其能，人尽其用，高效开发员工的能力与潜力，提供相互沟通的平台和途径，了解档案管理人员的情感，满足其尊重需要和自我实现的需要，创设良好的氛围、空间，增强员工努力工作的热情与信念，激发共同信守“契约”所默示的各自对应的“承诺”。

（六）增强创新意识和竞争意识，树立正确的人生观、价值观。

档案管理人员应该清晰的认识到档案是属于公共服务机构，改变传统的封闭性视野和自足自满的意识，转变观念，为公众服务，满足公众各方面的档案需求是档案馆工作人员义不容辞的责任。同时，档案馆工作人员自身需积极参加各项现代化管理业务技能知识培训，争取熟练掌握计算机操作技能，使自己逐步从繁琐的手工劳动中解脱出来，拥有更多的时间和精力开展档案资料的编研和利用等工作。

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