客服部工作流程1
客服部前台、区域管家工作流程 工作时间节点:
1、8:30---12:00,14:00---18:00工作时间
2、8:30—9:30及16:30---17:30,一人巡视园区及各栋单元大堂、停车场卫生情况,发现问题立即安排相关人员处理。
前台工作流程
一、正常上班时间工作流程:
1、上班打开公司收费系统平台,开启办公设备;
2、整理桌面资料,查阅工作记录及《前台接待登记本》跟进未完成事宜,通知工程部领《维修单》;接待业主来电来访等各项日常工作。
3、行政收费、接听电话、报账、接受业主投诉并处理、操作收费办公平台;
4、审核各项费用的收取,对造成欠费的进行电话催缴;
5、客服助理办理园区收房、装修等手续的办理;
6、钥匙管理的借用回收,未归还的钥匙进行电话催还;
6、日常档案收集归类、通知的打印存档;
7、日常部门物料的保管、核对、发放;
日常接待要求:
1、 电话来访:电话在三响内接听,先说:“您好,仁德物业”;
认真倾听对方报修的内容,认真填写维修记录,填写报修人的联系方式及报修内容。及时与相关部门联系,填写联络单,记录楼号,报修内容,等。
2、 访客接待:当有客人来访时,应面带微笑起身,热情、主 动问候:“您好,有什么可以帮到你吗?”根据客户的需求予以安排;对客人的咨询,应细心倾听后再做解答,不能准确解答的应表示歉意:“对不起,请稍等,我了解一下再告诉您好吗?”当客户离去时,应主动起立微笑示意,并说:“请慢走”。
3、 每天下班前对每天收楼、装修资料;按照楼幢号归档并输入电脑更新,当天维修事项未完成的做好登记通知区域楼管员跟进。
区域楼管工作流程
工作时间节点:
1、8:30---12:00,14:00---18:00工作时间
1、到前台翻阅或咨询区域未处理完成的事宜。
2、根据经理安排的工作,及时去完成,如没有什么特别的事,则在9;00-11:00对所管辖的区域、外围商铺进行巡查一次(所管理的区域楼层及公共区域进行细致的巡查一次,主要事项如下:
①.楼层:住户的基本情况了解(家访),出租户数等;公共通知栏已发布信息的张贴情况,安全出口、防火门情况,各管井、设备间有无溢水现象,楼道照明情况等;
②.装修管理:装修户数、装修状况、装修材料运送及装修垃圾清运情况掌控;
③.空置房的情况:水电是否关闭、室内配套设施设备是否齐全; ④.安全防范情况:有无闲杂人员,住户出入有无关好门窗状况; ⑤.楼层的清洁卫生状况:是否按清洁标准及时清洁,生活垃圾摆放、清运状况;
⑥.楼层、地下室的公共设施、设备的有无损坏状况,包括电井门、消防栓及配件、楼层照明灯、电梯运行情况、电梯内照明灯情况及车辆停放情况。
⑦.下雨天天面、屋顶及大堂等部位的防水检查,及时设置安全提示牌;
⑧.公共区域:道路清洁状况,绿化状况,配套物品的摆设状况。)。
D、记录、汇报:每天记录巡查情况,针对所发现的问题,以工作单的形式发到各责任部门,并及时协调各相关部门做出处理,自己不能处理的要及时汇报经理协调处理。
E、下午15:00-17:00再次对所管理的区域进行一次细致的巡查。巡查内容与上午一样。