项目成本管理系统解决方案

项目成本管理系统

解决方案

系统目标

项目成本管理系统的实施主要是为了实现可见，可调，可控，可追踪四个目标，从而降低项目风险，控制项目成本，提高管理效率。

可见：在对项目预算进行合同分解、WBS 分解的基础上，制定资金计划，使项目资金使用和安排情况，无论全局还是局部都以直观的图表方式呈现出来。

可调：在计划制定后和计划的执行过程中，如果发现矛盾或者问题，可以随时进行调整，调整的结果同样即时可见，直到达到最优。

可控：系统根据业务规则和设定，在项目计划执行过程中，对关键节点，数据异常，异常操作等，即时向相关部门和人员发送通知和警报，预防问题的发生。另外，根据设定，所有过程，必须遵循相应的规范，防止不规范的操作。

可追踪：如果发生问题，系统可提供完整的数据供追踪问题产生的过程，分析问题产生的原因。

重庆工业设备安装集团有限公司是大型综合性安装企业，公司不仅大型建设项目的实施过程中积累了丰富的管理经验。同时，公司自行创新的一整套项目成本管理模式和方法，已经在项目实施的实践过程中收到了非常明显的效果。

因此，本方案是立足于集团在项目成本管理的有效实践经验的基础上，结合现代软件技术而设计的。

一、业务功能模块

1.1预算数据导入管理

项目预算数据是系统的基础数据。系统通过定义XML 文件结构来规范预算数据的内容和数据格式。只所以采用XML ，是因为其透明，通用，表达严谨，易于规范。

系统提供在线检查工具来检查所提供的XML 文件是否符合规范。

具有权限的系统用户，首先建立项目节点，输入相应项目信息后，即可导入预算数据。此预算数据是签订合同的项目预算。

预算数据导入完成后，如果系统设定为必须审核（默认），则经内容创建者确认，进入项目预算审核流程。

1.2计划成本管理

项目预算数据导入之后，用户输入成本控制数据：人材机费用系数，主材耗量和价格，系统自动计算出项目计划成本预算。

在系统生成的计划成本预算的基础上，用户可以根据需要进行局部调整。调整完成并确认后，则进入审核流程。

审核内容仅包含成本控制数据，调整内容和调整后的预算结果。

可以建立基于工程类型和特征值为的成本控制模板，供快速套用。

费用系数和主材价格可以参考历史数据的统计分析结果。

1.3 WBS分解管理

WBS 分解是系统的首要核心，是整个流程运行的基础。

项目建立，导入了预算数据，并且通过审核之后，具有相应权限的系统用户即可开

始对项目预算数据进行WBS 分解。

首先，系统内置了各专业的3级WBS 分解模板供使用，系统根据项目预算数据，自动选择相应专业的模板，经用户确认，则系统自动进行分解。

系统自动分解完成后，提示用户检查分解结果。用户对自动分解结果进行检查和调整，完成并确认后，第一阶段分解就完成了。

然后，用户根据合同，制定各个节点与合同的对应关系，并输入相关信息。

在此过程中，如果某个节点需要进一步的分解，则用户选择此节点，并点击分解按钮，输入工程量或者比例信息，系统自动进行分解后提示结果给用户检查，用户可在系统自动分解的基础上进行调整，用户确认后即完成二次分解。

所有分解完成后，用户确认分解完成，则自动进入WBS （内容）审核流程。

1.4分包管理

在完成WBS 分解之后，用户可以指定项目预算中分包合同的对应关系。

项目预算的每个节点（包含WBS 分解后的节点），均可以对应唯一一个分包合同。

可以在任意层级的节点上指定分包合同，默认情况下，所有子节点均与父节点属于同一合同。

系统自动根据用户操作检查数据完整性和一致性。

在所有项目节点对应结束并确认后，系统自动为每个分包合同生成分包预算。

1.5进度计划管理

在项目预算数据WBS 分解的基础上，对工程量（进度）在时间维上进行分解，制定出项目进度计划。

首先，输入项目周期（起止日期），付款周期，系统根据项目类别和属性，系统套用自动选择或用户指定的模板，即可生成项目进度计划表和甘特图。

然后，用户可以根据实际需要，对系统自动生成的进度计划进行调整。

调整结束并确认后，系统保存项目进度计划，并根据分包合同对应关系，自动为每个分包合同生成分包进度计划表和甘特图。

项目进度计划和分包进度计划保存到系统中后，即可供其他模块调用。

1.6资金计划管理

资金计划管理是系统的第二个核心。在项目进度计划完成后，系统自动生成项目的资金计划模板，用户只需确定周期，设定保留金，付款警戒点和报警点，即可制定项目资金计划。

资金计划内容创建后，经创建者确认，即进入审核流程。

系统根据项目资金计划，自动生成分包合同的资金计划。

资金计划审核完成之后，即可打印资金计划表，并可设定时间区间打印。

资金计划表有累积表和单列表两种形式可供选择。并且，每项内容均可查看基于分包合同的明细。

系统根据设定，定时（默认按月）自动发送资金计划表给相应管理人员。

系统根据设定的保留金，警戒点和报警点，在即将或者已经到达是向相关人员和管理者发送通知，预警消息或者报警。

1.7合同管理

合同管理主要管理：收入合同（主合同、从合同、增量合同等），支持合同（分包合同，采购合同，租赁合同等）。

合同管理模块以项目关联关系为中心，建立项目预算，进度计划，资金计划与合同之间的相互对应关系，在此基础上，实现合同生命周期管理。

通过合同管理模块可以查询到合同细化到WBS 分解节点的项目预算，进度计划，资金计划等以及在此基础上的材料汇总，费用等详细信息。反之，也可以查询节点分解

到各个分包合同的数据明细。

除了项目关联关系之外，合同管理还管理合同相关信息（机构，责任人/负责人等）和合同资料管理。其中合同资料管理合同本身以及相关的电子文档内容，可以由其他系统提供接口，本系统调用其接口进行获取。

另外，合同管理也建立了用户和相关数据节点的对应关系，用户只能查看项目中特定的节点和内容。

1.8进度管理

项目进度主要是以工程量的方式进行反应的。用户通过填报工程量来提交进度。 首先，用户通过指定通道填报工程量，系统检查工程量约束条件：

如果不满足约束条件，则不允许用户提交；

如果满足约束条件，但需触发特殊约定，则提示用户确认是否同意约定。

如果满足约束条件或者用户已确认同意特殊约定，则用户可以提交工程量。系统自动进入工程量审核流程。

审核成功后，系统自动提交工程量信息到资金管理模块。

进度（工程量）填报提供两种模式：在线远程填报和使用填报工具填报后发送文件两种方式。其中在线填报可采用手机应用的方式提供，方便用户使用。

1.9进度抽查管理

根据系统设定，系统按照项目进度随机抽取，确定醒目进度检查节点和时间，并通知相关责任人进行处理；

进度检查结果进入系统后，系统将其与进度填报结果进行分析对比，如果没有触发异常，则更新检查记录，提交检查报告给相应管理人员。

如果触发了异常，则按照异常处理流程进行处理，并通知相应责任人，处理完成后更新检查记录，提交报告给相应管理人员。

1.10资金管理

进度(工程量) 通过审核之后，系统自动提交工程量数据到资金管理模块。资金管理模块根据工程量，计算相应应收和应付资金数据。

然后，资金管理模块检查项目的资金计划的已有数据以及设定的警戒点和报警点等信息。如果没有触发任何异常条件，则进入资金审核流程。

如果触发了异常条件，则向相关责任人和管理人员发送预警或报警信息，等待管理人员确认是否允许进入资金审核流程。

审核结束后，审核过程及结果均进入项目日志记录，生成应收和应付资金记录。 系统外资金处理（收款或付款）完成后，用户更新资金记录状态，系统自动更新相应项目数据（实际成本）。

1.11材料管理

材料管理主要对象是主材。

材料基本信息包含材料类目和材料，材料类目由手工整理录入，材料可手工录入，也可从项目预算数据中提取。

材料耗量信息从历史项目数据中按工作内容，项目特征等进行统计，经专业人员确认后作为参考耗量。

材料价格信息从历史项目数据中按时间进行统计，并按照一定计算公式计算，经专业人员确认后作为参考价格。

用户在制作项目计划时，可直接通过选用材料库中已有的材料替换合同预算中的材料，即计划成本预算中采用材料库中的材料。

1.12材料库存管理

材料库存管理主要处理材料入库，材料出库，实时库存查询，材料采购量调整等。 材料入库时，材料库管理人员逐项确认材料采购清单中的材料及其数量，然后提交入库确认。系统自动生成材料入库清单表，再次由材料管理人员确认后，生成材料入库就记录，更新材料库存信息。采购清单中已确认入库的材料自动设置为入库状态，未确认的材料状态不变。

材料出库时，材料管理人员登入系统，确定材料领用请求已审核通过后，根据材料领用单的材料及其数量组织出库材料。材料领用人通过材料库终端登入系统，确认材料领用。系统自动生成材料领用记录，更新材料库存信息，更新项目材料价格和实际成本等数据。

材料采购时，在操作人员提交采购清单后，系统自动提示各项材料的库存信息，并根据系统对采购清单进行调整，调整后的采购清单经用户确认或修改后确认，进入材料采购审核流程。

1.13材料采购管理

首先，系统统计指定阶段的需要采购材料量及其明细，生成采购清单。

用户可以对采购清单进行调整，调整后系统自动检查约束条件，不满足约束条件则不允许制定采购计划。

采购计划通过后，材料采购管理根据系统中材料采购的历史数据，提供材料价格参考信息如：材料平均价，材料价格趋势等信息。

材料采购完成并确认入库后，系统更新相应项目预算数据和材料库存信息。

1.14材料领用管理

用户在系统中材料领用，系统根据项目的进度信息生成领用材料清单。

用户可以调整材料领用清单，在材料量超出计划量时，若已设置超量处理方式，则提示用户材料超量，并要求用户确认处理方式。若未设置超量处理方式，则提示用户超量信息，不允许发起材料领用请求。

材料领用请求通过后，系统记录请求，此时库房即可收到通知。

材料出库时，库房提交出库信息，并经材料领用人确认即完成材料领用。

完成材料领用后，系统自动更新相应的成本和费用信息。

1.15实际成本管理

项目计划制定后，系统自动生成计划成本预算的副本，作为实际成本的基础。

项目运转过程中，所有数据均自动更新实际成本预算，并根据工程量调整合同预算和计划成本预算，实时以图表的形式反映三者的差异。

1.16项目变更管理

项目实施过程中，变更是不可避免的，因此，系统内置多个变更处理流程，在变更发生时，系统自动生成变更数据报告，经如果调整和确认后进入系统，动态更新所有涉及环节的数据。然后回馈到成本控制过程中去。

系统自动向项目变更影响到的数据的相关机构和责任人推送变更信息。

项目变更主要指：项目范围变更，项目进度变更，费用预算变更，项目合同变更和项目人力资源的变更。

1.17审核流程管理

系统包含两个主要审核流程：内容审核流程和资金审核流程。

内容审核流程

项目数据导入，WBS 分解，分包管理，进度计划，资金计划的成果，必须经过审核流程，才能正式提交到系统中去，其他有权限的用户才能看到相应数据，在审核完成之

前，只有内容创建者自己可以查看。

内容一旦进入审核流程，创建者则不能此内容进行修改。除非取消审核流程，修改后重新提交进行审核。

工程量/进度/资金审核流程

由分包机构所报送的工程量和进度，以及将要支付的资金在提交之后即自动进入相应的审核流程，审核流程完成之后，才触发后续相应处理，正式成为系统数据记录。

审核流程进行的各个阶段，系统均会自动给相关人员发送通知消息，消息包含内容有：需要审核内容的名称，审核内容的链接，完成审核的时限。如果审核时限将至而内容还没有进行审核，则向相关利益相关人员和管理人员发送警告消息。

审核过程及其结果均会在项目日志中详细记录。

审核流程根据审核内容或业务的不同而不同，并可根据实际需要进行定制。

1.18审批流程管理

审批流程主要用于处理管理过程中的非标准流程。此流程与审核流程不一样：审核流程由系统根据条件触发，而审批流程由系统用户主动提交，并需提交额外的说明以及相关资料（根据流程定义）之后发起。

审批流程发起之后，其后续处理则与审核系统类似，由系统安装流程向相关人员发送通知消息来完成该流程。

审批过程及其结果均会在项目日志中详细记录。

1.19系统消息管理

依赖于系统内置的通讯模块，系统在运转工程中，按照设定条件，向利益相关人以及管理人员发送消息。按照紧迫程度，分为消息，通知，预警，报警。

消息：告知用户相关项目的运转情况，用户无需进行任何处理。

通知：项目运转过程中需用户干预，提醒用户及时处理。

预警：项目运转过程中触发了预警条件，需要用户尽快进行检查处理。

报警：项目运转工程中发生异常，或者有某些非规范流程，或者触发了报警条件，通知用户必须马上进行检查处理。

1.20机构管理

机构主要可以分为四类：客户管理，承包商管理，供应商管理和分支机构管理。 机构管理首先是可以增加，查询，修改，删除机构。机构基本信息包含机构名称，机构类别，负责人，联系人等等。

机构模块同时为人员基本数据提供机构信息，并可通过机构查询人员，项目，合同等相关信息。

1.21人员管理

首先，管理系统相关人员的系统账号，基本信息，所属结构，所属部门，联系方式，可进行增加，查询，修改，删除等通用操作。

另外，人员系统为其他模块提供人员的快速选择，建立人员与项目，合同等的相互关联。

1.22报表管理

报表管理模块的主要功能是提供系统内各种报表和凭据的查看，下载，打印。 报表和凭据的格式由系统内置，报表数据来源于用户的选择和设定条件的查询结果。

报表和凭据可以在线查看和打印，还可下载 HTML 或PDF ，Excel 格式的文件。

1.23历史数据分析

第一阶段，系统提供比较简单的数据统计，差异分析，为企业定额的制定，材料价格趋势分析等提供参考资料。

第二阶段，引入分析模型和工程指标等计算，为新项目决策，计划制定和过程控制管理的决策提供参考资料。

1.24移动终端应用

要使系统更便于使用，提供移动终端应用，方便相关责任人处理如接受系统通知，操作确认，填写工程量报告等日常较大量但无需大量、复杂相关数据的工作。

移动终端的主要对象为智能手机，可以同时提供各流行平台的应用。也可以简化为只提供一种主要平台的应用。

二、典型业务流程

2.1制定项目计划

图1 项目计划制定流程

2.2工程量申报

图2工程量申报

2.3材料采购申请

图3材料采购申请

2.4材料领用流程

图4 材料领用流程

2.5项目合同变更

图5 项目合同变更

三、支持功能模块

3.1权限管理

权限管理定义了使用本系统的人在系统中可查看的内容和可进行的操作。本系统有别于常见系统的一个特征就是权限划分细致，从而非常容易控制系统安全。

用户(账号)

首先，可以使用系统的人都必须有一个系统的用户账号，登录系统之后才能根据进行相应的操作。

模块

其次，本系统的权限是模块化的，各个功能模块可以独立定义其所需的权限，亦可使用基础模块已定义的权限。每个角色在不同的模块具备可以具备相同或不同的权限。

角色

用户(账号) 的权限是由用户角色确定的，每个用户可以具有一个或者多个角色，角色的组合就是该账号所具备的权限。

操作

每个内容节点的操作权限分为新建，查看，编辑和删除四种，进一步对权限进行控制。

所有者

在操作权限的基础上，每个内容节点还可以区分所有者，根据所有者不同则具备不一样的权限。

3.2通讯管理

通信管理模块主要负责管理系统消息和用户消息。通讯方式包括系统内消息，电子邮件和手机短信等方式。

用户消息

用户之间可以相互发送消息，接受方进入系统即可收到提示并查阅消息。 系统消息

通知：系统内事件已发生或即将发生时，向用户发送通知，

预警：在即将到达临界点时，向相关人员和相关管理人员发送预警通知。 报警：在发生异常操作，不规范操作或预设的报警点时，向相关人员以及相关管理人员发送警报。

推送：向相关系统推送被系统内消息。

3.3日志管理

本系统是项目管理中的一个关键子系统，涉及到公司的核心业务，并可直接影响到公司的运营和盈利。因此，本系统具备完整的日志来记录系统运行中所发生的事件。

项目日志

记录项目各相关运转，审核和审批流程的运行过程和结果，可按照项目，阶段等进行综合查询，分析，对比。

系统日志

记录系统的运行状态，在关键事件，异常和错误发生时，记录其时间，位置，账号等相关信息，以备系统维护人员查阅和处理。

用户日志

记录用户的登录，注销，关键操作和异常的时间，位置，账号等信息。以备管理人员进行查阅和处理

业务日志

记录业务关键事件发生的时间，位置，账号，相关信息（引用）等信息，以备查阅和处理。

3.4系统整合

系统整合主要是与公司已有软件系统进行对接和互通。主要有两个方面： 数据整合

A. 数据获取：通过其他系统的数据接口获取该本系统需要的基础数据如项目预算数据，合同数据等等。

B. 数据提供：通过定义接口或者数据交换格式，为其他系统提供数据，如进度计划，费用计划等数据。亦可通过已有系统的接口向其推送数据，如费用发生时向财务系统推送费用信息。

用户（账号）整合

与其他系统建立映射关系，从而实现多个系统只需一次登录即可。

四、硬件技术方案

本系统设计为浏览器/服务器（B/S）架构，所有系统数据存放在服务器端，工作人员使用浏览器软件通过网络操作服务器端的数据。这种架构可以充分发挥服务器与客户端各自的优势。由于数据集中存储在服务器上，可避免分散处理所容易造成的数据不同步和数据安全的问题，同时，跨平台的问题也基本上得到了解决。

图6 系统架构示意图

4.1服务器端硬件架构

服务器硬件采用支持Debian 6.0系统的PC 服务器即可，根据系统的实施要求和成本考虑，既可采用多台服务器，也可采用单台服务器。多台服务器可以将不同的数据层分离或者进行热备份和热替换，具有较高的安全性和可靠性，在资金允许的情况下建议采用。

另外，服务器必需有网路与客户端联通，根据情况使用局域网或者互联网。

4.2服务器端软件架构

服务器端的软件架构由服务器操作系统，数据库服务器，应用服务器和WEB 服务器组成。其中WEB 服务器为前端，为用户提供数据及界面的WEB 呈现，接受用户输入。数据库服务器，应用服务器组成后端多层结构，提供数据存储和处理。

根据服务器的硬件配置，可以将WEB 服务器（前端）与其他后端服务器分开部署在不同的服务器上，也可以部署在同一个服务器上。（当然也可以将后端服务器分开部署）

表1 服务器端软硬件系统一览表

4.3客户端系统需求

PC ，平板电脑直接使用WEB 版，操作界面一致。智能手机使用专用应用或者也可以使用WEB 版（效果较差）。

五、软件技术方案

5.1基础技术

此部分对开发所用技术以及技术参数等方面作一简要阐述。技术选择的准则是：技术成熟，经过较长时期的成功验证，高度可靠，可预见的实际维护支持。

数据库服务器

采用流行的功能强大、性能优越的MYSQL 作为系统数据库，此系统的高可靠性和高性能能够保证软件系统的高效运行；全世界有百万计的大型山商业网站和系统在此数据库上运行了接近半个世纪，现在仍处于蓬勃发展中。

WEB 服务器

采用应用范围最广，以稳定的Apache 作为WEB 服务器。

软件开发语言

采用PHP 集合Javascript 和 CSS 。具有稳定、高效，跨平台等优越特性，并从根本上检测杜绝SQL 注入、恶意链接等攻击。

错误控制技术

依靠数据库系统本身提供的数据完整性控制机制，在软件系统底层提供基本的错误控制；

为保证在数据的录入、修改过程中能够及时发现录入错误，避免最终数据统计有误，将设计完善的实时错误检测机制，如数据完整性检测、重复检测等，发现错误及时通知操作员修正，从源头上保证数据完整性；

单独设置数据完整性检查模块，对整个系统的数据完整性进行检查，如有错误将给出错误位置的提示；

设计功能完善的数据备份及恢复模块，可以定时自动备份，也可由操作员备份。在发生不可控情况时，可由系统管理员将合适的备份恢复到系统中，尽量挽回损失。

5.2设计方法

本系统采用模块化设计方法。

首先，各个模块在功能上相对独立，可根据需要启用或者停用模块，不会对其他模

块造成影响。

其次，在需要新的功能时，可单独开发新的模块，完成后直接加入此模块并启用即可，无需重新部署系统，也不会对原有模块产生影响。

最后，系统的权限也是模块化的，每个模块均可定义自己的权限。然后可以根据角色按模块分配权限，更容易细化管理权限，提高系统的安全性。

5.3实施方法

采用有计划的迭代式软件实施方法，充分保证系统不偏离用户需求，并能快速投入使用，提高系统的稳定性和可靠性。

六、开发周期

系统开发的周期划分为需求分析，概要设计，详细设计，运行调试和服务支持六个阶段。下面所提供的时间为预估值，最终时间应在选定功能模块之后确定。

6.1需求分析

首先，此阶段的重点是进行充分的沟通，从而对功能模块进行取舍。

选定功能模块后，对其进行细化分析，建立双方均可理解和接受的功能规范。 在以上基础上，针对公司实际情况，建立定制化需求规范。

时间预估：（4~6周）

6.2概要设计（原型开发）

此阶段是在需求分析的基础上，设计系统使用流程和用户界面（UI ），开发出系统

原型。

原型完成后，公司可挑选有代表性的员工试用系统，提出改进意见。 在试用反馈和沟通的基础上，对原型进行改进，直到取得一致。

注意：此阶段的系统并不具备真正的使用效果和真实数据，而是进行使用方式和用户界面的验证。

时间预估：（6~8 周）

6.3详细设计（系统开发）

到了这个阶段，系统的功能需求，使用方式，用户界面都已确定。主要的任务就是编码实现了。

本阶段的前期，主要是各个功能模块的细化和实现，后期对非功能需求进行测试和调整。

时间预估：（12 ~ 18 周）

6.4运行调试

完成了以上四个阶段之后，系统开发已基本完成，进入试运行阶段。

此阶段主要是对系统进行真实环境使用进行检验，优化和调整系统参数，提高系统运行的性能和效率。

与此同时，可进行系统用户培训。

时间预估：（4 周）

6.5服务支持

系统稳定运行之后，则进入服务支持阶段。服务支持阶段的主要任务是保证系统持续稳定运行，并根据情况进行调整。

在系统运行过程中，可根据需要，改进现有模块，增加新的模块。

七、费用预算

本项目整体开发约需投入资金20至30万元，具体预算在确定系统范围之后确定。

八、结束语

本方案是基于与安装集团公司初步沟通的基础上提出的。对每个功能模块的细化和剪裁还需要大量的工作需要完成。随着沟通进一步深入和对公司内部具体情况以及定制化需求的了解，需要制定完备的需求分析报告。

重庆浩元软件有限公司 杨建宝 [1**********] [email protected]