报销管理制度
报销管理制度
第一章 总则
第一条 本制度严格依据相关法律法规及企业会计制度制定,目的是为了加强公司内部管理,
合理控制费用支出,规范公司财务报销行为,特制定本制度。
第二章 备用金、临时借款及业务预付款
第二条 备用金。
(1) 公司各部门因工作需要,由公司为其核定备用金,备用金实行定额管理,由专人负
责保管,用后报销并补充备用金。备用金取消或员工离职时,公司应收回备用金或重新办理借款手续。
(2) 备用金每年结清一次。
(3) 备用金申请程序如下:携部门经理事先已批准的备用金使用申请联络单,至财务部
详细填写《备用金领款单》,由财务部负责人审核,经总经理审批后,由出纳员付款。
第三条 临时现金借款。
(1) 员工经办公司业务,临时从财务借款,须填写《借款单》。经部门经理审核,财务部
负责人复核,总经理审批后,由出纳员付款。
(2) 公司员工出差借款,若需借支差旅费,须携部门经理事先已批准的《出差申请表》,
至财务部详细填写《借款单》。《出差申请表》应注明出差地点、出发时间、出发天数、交通工具等,经部门经理审核、财务部负责人复核,总经理审批后,由出纳员付款。出差人员回公司后一周内要及时报销,出纳员跟据报销总额与预借差旅费数额计算出应补领或退还的金额。
(3) 1000元以下借款财务部负责人复核后可至出纳处领款。
(4) 《借款单》暂时保存在出纳处,借款人报销或还款后归还。
(5) 公司原则上不办理私人用款的借款。特殊情况,可由部门各级主管、经理审核,财
务部负责人复核后借予,但不得超过其半月的工资额。附:总经理不给予任何私人借款。
第四条 业务预付款。
凡业务类预付款,无论是采用现金支付还是汇款方式支付,经手人须携带部门经理已审核的相关合同文本或经过总经理审批的项目预算联系单,至财务部,交由会计填写《付款凭证》,经由总经理审批后付款。此相关合同文本或项目预算联系单留存财务部备查。
第三章 报销
第五条 报销的一般程序:
(1) 填写报销单、整理相关报销单据。
(2) 部门主管及部门经理审核。
(3) 财务部负责人复核。
(4) 总经理审批。
(5) 出纳处报销。
第六条 报销注意事项:
(1) 借款经手人一般应在收到款项起一周内到财务部填写报销单,有关费用必须符合公
司规定,报销单据必须装钉整齐,审批手续完备,否则,财务不予受理。特殊情况须适当延长期限的,可事先以书面形式由本部门经理核准后报经财务部备查。
(2) 报销单据必须真实、有效,且单据上需注明商品或服务名称、规格、单位、数量、
单价、金额、日期、开票人,单据上须有开票单位公章或财务章或发票专用章。
(3) 财务部拒收白条,即收款单位不能提供上述正式票据的,在极个别情况下,如公司
给个人付款,出现了白条,报销时需先填写《无票付款凭证》,各部门经理应严格把关,仔细审核,再由总经理批准方可办理报销。且白条上必须有收款人、经手人、证明人签字、联系电话,注明原因。
(4) 票据丢失的,报销时需先填写《无票付款凭证》由部门经理审核再经总经理批准方
可办理报销,但此凭证上必须注明日期、所购商品或服务名称、规格、数量、单价、金额,丢失日期等项目。
(5) 出差人员餐补报销,需填写《无票付款凭证》由部门经理审核即可办理报销。
(6) 以下两种情况报销时除需按上述要求提供相关报销票据外,还需同时提交申购单或
入库单,否则不能报销:
① 采购固定资产、辅助工具、办公低值易耗品或销售部开店用品及订货会所需用品的报销
票据,经手人须同时提供由总经理批准的《申购单》及仓库开具的《入库单》。
② 采购生产面、辅、配料及生产低值易耗品的报销票据,经手人应提供仓库开具的《入库
单》。
第七条 业务预付结算程序:
(1) 对进行预付结算的项目,如比原预定时间提前付款者,须经由总经理批准。
(2) 付款合同或已谈定的价目表(已经过主管或经理批准),财务部必须要有备案,付款
时必须对照审查。
(3) 本公司购买的货物,不管是入本公司仓库还是暂存第三方处,结算时由经办人负责
跟踪收取外协公司送货单及仓库开具的入库单或第三方收据,由财务部进行核实。
(4) 对外结算必须由项目经手人到财务部办理结算手续,项目负责人、财务部必须记好
往来账,标明实际结算金额。项目经手人须在付款凭证上签字。
(5) 对于公司一次性购人、多次使用、存入合作方仓库的货物(如道具等),仓库和项目
负责人还须记材料库存账。
第八条 各部门主管经理如遇事外出不能按时签字审批,必须事先签发书面授权书,由被授
权人代为签字审批,授权书交财务部备查。被授权人须为平级或上级主管。
第四章 相关责任
第九条 财务部在借款报销及对外结算活动中须严格执行上述规定并履行监督稽核的职能,
凡因财务违规或审查不严致使公司在借款报销及对外结算活动中遭受损失者,由相关责任人赔偿相应金额的损失,并承担有关责任。
第十条 主管经理在借款报销及对外结算活动中须严格执行上述规定并履行其监督稽核的
职能,凡因违规或审查不严致使公司在借款报销及对外结算活动中遭受损失者,由相关责任人赔偿相应金额的损失。
第十一条 经手人在借款报销及对外结算活动中须严格执行本公司各项财务管理制度,如
因经手人违规、疏忽大意或弄虚作假致使公司在借款报销及对外结算活动中遭受损失者,由经手人赔偿相应损失。此外,由财务部提请人事行政部给予处罚。处罚将视情节轻重,经总经理批准后予以下列处罚中之一:
① 违规及疏忽大意者除给予相应行政处分外,还要处以相应罚款。
② 对弄虚作假者予以开除,并依法追究其相应的法律责任。
第五章 附则
第十二条
第十三条 本制度由公司财务部制定,其监督实施权与解释权归公司财务部所有。 经公司各部门经理及总经理审批通过,本制度自公布之日起实施。