如何召开会议
业务手册 召开会议
会议的必要性
1.会议是
3人以上的参加者在共通的场合,面对面进行信息的传递、加工,以求解决问题。
2.会议目的
召开会议是有目的的。若目的不明确的话,将可能会出现“没有任何结论”。
3.会议功效
会议不仅有直接效果,还会有作用(附带的效果)。
4.按会议功能分类
决定是否以会议等的形态推进。
传达会议・・・信息的传达和确认
创造会议・・・问题解决会议
调整会议・・・组织间的调整
决定会议・・・决定企业行动意愿
5.日本企业会议的现状
从下至上型的经营是日本企业的特征。有好的地方,但是为统一意见,会议次数会增多。
6.会议效率化
首先第一、参会者良好遵守基本规则是很重要的。另外,通过「不开不必要的会议」、「将几个会议合并」等的努力,也可避免会议的浪费。
各功能会议的运行步骤
根据会议的目的,可确定召开哪种会议。
若会议定位不明确的话,不能得到充分的成果。开会之前、会议中、会议结束后,各阶段的下一步运营步骤是很必要的。
(1)传达会议
以传达、确认信息为目的的会议
〔事前〕 传达内容的把握及资料化
〔会议〕
1)信息的传达(说明信息及其背景、实例等)
2)回答对于所传达信息的疑问
3)总结信息,确认理解程度
〔事后〕 跟踪或追加信息
(2)创造会议
也被称作“问题解决会议”,对各种各样的课题进行问题点分析,为思考解决对策而召开的会议。
〔事前〕 应解决问题的明确化
〔会议〕
1)发散会议
为解决问题让全员提出意见
2)结束会议
整理、评价所提出的意见后总结成具体对策
〔事后〕 就具体对策再次进行整体研讨
(3)调整会议
为确认、调整各部门的活动是否适当,另外,各部门的活动是否有浪费而召开的会议。 〔事前〕 应调整项目的明确化
〔会议〕
1)应调整项目的说明及组织间对立点的明确化
2)研讨对立点的解决对策
3)解决对策及各自应实施内容的确认
〔事后〕 确认双方的实施情况
(4)决定会议
为决定企业活动而进行最终确定的会议
〔事前〕 准备议案相关的判断资料,提前发送给参会者
〔会议〕
1)议案的说明
2)议案相关疑问应答
3)议案相关讨论
4)议案相关决议
5)对实施责任者在实施上的建议
〔事后〕
1)实施责任者制作决定议案的实施计划
2)研讨、评价实施计划
会议管理者级别的判断书
作为会议的管理者,需要对会议的设定、运营、资料的制作、参会人数等进行充分的审视、合理的判断。为设定无浪费、高效率的会议,再次审视一遍以下各要点吧。
设问
(1)没有召开不需要召开的会议吗
1)仅通过简单的协商、传阅不能解决吗
2)若某部门、担当者承担责任决定了的话,不会没有召开会议的必要吗
3)若事前标准化的话,不是不召开会议就能解决的吗
4)不能合并会议,减少次数吗。
(2)会议运营的体制是完善的吗
1)部门整体的年内会议日程、召开地点已经确定了吗
2)各会议的目的明确吗
3)没有会议重复等白费的讨论吗
4)各会议的担当者确定了吗
5)各会议的出席者适当吗
6)设定了定期会议的基本程序吗
(3)会议通知、会议资料、会议记录的制作在顺利进行吗
1)给定期会议参会者的会议通知书面化了吗
2)定期会议经常使用的资料作成了一览表吗
3)定期会议经常使用的资料书面化了吗
4)很好地制作了各会议的会议记录,并发送给参会者了吗
(4)不能减少参会者吗
1)不认可代理出席
2)会议中1次都不发言的人不让其出席下次会议
3)将上次的决定事项、需继续研讨的内容遗忘的人不需出席
4)只根据本部门情况发言的人不需出席
会议判断单(会议召开方的)
从会议召开前的准备阶段到会议结束后的跟踪,为圆满、友好地推进,有几项应留意的事项。请按以下项目进行评价。
1 正确传达了开会相关联络吗
2 所发送的资料简洁易懂吗
3 资料可以提前发送吗
4 各课题的时间分配适当吗
5 明示了研讨课题的研讨角度吗
6 待定课题的事前说明充分吗
7 在开会时间前,全员到齐了吗
8 开会的开场白不会太长了吗
9 确认了上次的讨论内容吗
10 简单易懂地说明议事内容
11 全员是否充分理解了,有进行确认吗
12 作为主持者,没有过多地阐述自己的意见吗
13 有时常总结要点,进行确认吗
14 有很好地防止会议混乱的发生吗
15 无遗漏地让大家都发言了吗
16 破坏会议气氛的离席现象不多吗
17 你有把握住要领地总结各课题的结论、得到大家的确认吗
18 中止讨论的时机恰当吗
19 对整体时间很好地进行了调整吗
20 结论是切实可行的吗
21 不管以怎样的形式,你最终确认了讨论事项吗
22 制作会议记录,发送给了参会人员吗
参会者的心得
为提高会议水平,参会者需要具备自觉性、积极性。按时参会是理所当然的,可就会议中的礼仪、发言时的心得体会等尝试审视自我。
1 阐述意见时
(1)让全员都听见,不仅面对领导,还要面向整体阐述意见、想法。
(2)不叙述答非所问的意见。
(3)不要总是重复记忆,要表达出自己充分理解的内容。
(4)除了特别案例之外,不发表为反对而反对、或赞同他人的意见。
(5)不说会伤害个人人格尊严的话。
(6)不与旁边的人开小会(side discussion)。
(7)不要强词夺理地主张自己的意见。
2 讨论时的态度
(1)要谦虚坦诚。
(2)要接受他人的意见。
(3)要自由表达。但发表意见时,不要使用过激的言语。要深思熟虑自己的意见、他人的意见。
(4)要站在相互信任的基础上。
(5)要有协作精神、展现宽容的态度。
(6)热心地出谋划策,但是不要兴奋。兴奋时发表的见解往往带有偏见。
3 时间的遵守
(1)开始时不要迟到。开始时间迟到的话,可能会让已出席者误解自己自高自大。
(2)会议中尊重时间,和他人同样,不要白费了自己的时间。
(3)会议中没有不得已的事情就不要离开座位。
※「会议的主角不是领导,是参会者自身」
会议事前准备确认清单
会议事前准备时,要事前准备以下确认清单,以保完全。
1.会议通知确认清单
□ 会议的目的、主题
□ 会议预定召开时间
□ 地点
□ 预定参加者(缺席者要在会议召开前一天确认。原则上不认可代理出席。) □ 有无资料(有资料时要提前发送给参会者)
□ 会议主办方联系方式(担当者姓名、TEL)
2.会场准备确认清单
□ OHP、话筒等设备是否正常运行,调节了吗
□ OHP、话筒调节为立即可使用的状态了吗
□ 黑板擦干净了吗
□ 粉笔准备了3种以上的颜色吗
□ 知道照明、空调的调控方法吗
□ 照明、空调等室内环境舒适吗
□ 桌椅适用吗
□ 设置了比预定参加人数稍多的座位吗
□ 桌子摆放地合适吗
□ 接待台设置地合理吗
□ 为让参会者认识其他与会者,准备了看板、引导牌等吗
□ 发放的资料、OHP清单齐全吗
□ 议事程序、预定进行事项表、参会者清单齐全吗
□ 主办方的职责分担(主持者、传话、设备控制、资料发放等)明确吗 □ 用餐、茶水等准备完毕了吗