做好编外聘用人员档案管理的实践与思考

　　随着事业单位编外聘用人员的逐渐增多，做好编外聘用人员档案管理工作已成为事业单位人事档案管理的一项重要工作。但是，目前编外聘用人员人事档案管理工作存在诸多问题。在这种情况下，如何立足自身，做好编外聘用人员人事档案收集、整理和日常管理工作，就成为事业单位人事干部需要面对的重要课题。笔者，结合单位实际在做好编外聘用人员人事档案管理方面作了一些有益的探索和实践，就加强和改进编外聘用人员档案管理工作作了一些思考。 　　一、编外聘用人员档案管理存在的主要问题 　　1.编外聘用人员“弃档”现象较为普遍。目前，单位编外聘用的人员绝大部分是应往届大学毕业生。由于大学生就业形势较为严峻，不少大学毕业生在毕业后2―3年内，先后在3―5个单位工作的情况比较普遍。按照《流动人员人事档案管理暂行规定》，他们的人事档案大都交由当地人才交流中心保管。由于每年要缴纳数百元档案管理费，对于工作尚不稳定、工资待遇相对较低的大学生来说，确实是一笔不小的支出。于是，纷纷托交或不交，时间一长就干脆弃档不要，使流动人员“弃档”现象日渐严重。 　　2.编外聘用人员档案内容记载不完整。由于编外聘用人员流动比较频繁，他们在每个单位工作期间的档案材料根本无法及时被收集归档。加上，用人单位对编外聘用人员人事档案管理重视不够，未能及时收集和整理他们在单位工作、学习、考核等信息，人员流出后又未及时移交和转递，导致编外聘用人员人事档案常常中断，记载不完整的情况非常普遍。有的甚至连考核定级、职称晋升等重要的档案材料都记载不全。 　　3.档案内容不全。正常情况下，流动人员人事档案材料一般应包括：履历表，大中专毕业生分配派遣（证）单，转正定级的考核材料，每年度的考核表，专业技术职称评审材料，档案工资变更材料，奖惩材料，党团组织材料以及其他按规定应收入人事档案的材料。由于流动人员的流动性较大，用人单位未及时收集和整理编外聘用人员的档案材料，造成编外聘用人员人事档案的信息未能随工作经历的增加而增多，尤其是缺少反映当事人综合能力、素质和权威部门认定的业绩考核材料，这给用人部门选择人才带来困难，也使编外聘用人员人事档案的价值随之降低。 　　4.档案的真实性存疑。部分外聘人员人事档案在转递的过程中，未能严格执行《流动人员人事档案管理暂行规定》的“流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。”和“不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。”等相关规定，将档案材料交由当事人本人代为转递，有的出现擅自涂改、抽取、销毁或伪造人事档案材料的情况。有的学历越填越高、业绩越填越突出，使用人单位无法客观全面了解聘用人员的真实情况。 　　5.用人单位对编外聘用人员人事档案管理重视不够。部分用人单位认为编外聘用人员流动性大，建不建人事档案无所谓;单位人事部门不重视编外聘用人员人事档案人事档案材料的及时收集和定期整理，对聘用人员在单位学习进修、工作考核、从事科研活动等形成的材料收集整理不及时、不完整，从而造成编外聘用人员人事档案“残缺不全”，严重影响了编外聘用人员人事档案的价值和可用性。 　　二、对做好编外聘用人员档案管理的思考 　　1.提高对做好编外聘用人员人事档案管理工作重要性的认识。人事档案是在人事管理活动中形成的经过认可的记录和反映人员经历、德才水平和工作表现及人事奖惩、变化情况的以个体为单位，集中保存和备查的人事档案资料，具有重要的凭证价值和参考价值。目前，人员流动已成为常态，社会也已进入信息化时代。人力资源的合理配置、用人单位和聘用人员之间的沟通和联系、单位自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、完整的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，都离不开人事档案工作的有效运转。加强编外聘用人员人事档案管理工作，既可以为单位和聘用人员提供良好的人才信息服务，更好地服务于单位的组织人事工作，又可以优化市场人力资源配置，促进聘用人员的社会化管理，推动社会保障体系的建立和完善，维护社会的稳定。 　　2.建立和完善档案管理制度，规范编外聘用人员档案管理工作。目前使用的《流动人员档案管理暂行规定》颁布已有十几年，在使用中暴露出的问题也已十分明显，特别是对用人单位和人才交流中心对流动人员档案管理的责任、义务规定不全面，又没有相应的罚则，在具体的施行过程中对管理档案的双方难有约束力。加之，没有具体规定用人单位、劳务中介机构在使用编外聘用人员时，应如何为聘用人员建立规范的人事档案，造成了目前编外聘用人员档案管理中有人用人、无人建档的现状。因此，应考虑修订《流动人员档案管理暂行规定》或者出台比部门规定更具约束力的法规，对流动人员人事档案管理中用人单位、劳务中介、人才交流中心和流动人员个人在档案资料的形成、收集、整理、归档以及管理服务等各个环节上，制定出规范性的操作规程和相应的权利义务，保证档案资料的真实、可靠和鲜活，全面提高档案质量。对不按规定履行义务或在实际工作中、弄虚作假、敷衍应付、造成不良后果的，给予相应的处罚，以有效规范编外聘用人员档案管理工作。 　　3.适当降低流动人员档案管理费用，减少“弃档”“死档”现象发生。目前，流动人员人事档案统一在当地人才交流中心管理，流动人员不管档案材料有无增加，也不管档案是否被查阅和利用，每年都要给人才交流中心交纳数百元的管理费。作为各级人力资源管理部门下属的人才交流中心，有义务为人才的合理流动提供必要的服务，当然也包括提供档案管理与查询服务。因此，鉴于目前“弃档”、“死档”现象日益普遍的现状，建议政府各级人力资源管理部门把流动人员档案管理和服务，当作一种公共产品向流动人员和用单位提供，同时，适当降低管理和服务费用，或者，实行档案内容有增加和使用的适当交纳管理费用，没有变化和使用的不交管理费用，以减轻流动人员的经济负担，减少“弃档”、“死档”现象发生。 　　4.加强档案管理人员工作队伍建设，提高编外聘用人员管理质量。档案管理人员是人事档案工作的主体，在人事档案管理工作中起主导作用。流动人员人事档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作。因此，要定期举办由用人单位和人才交流中心人事档案管理人员参加的管理业务与操作实务培训班，通过培训学习，提高档案工作人员的政治、业务和职业道德素质，有效加强档案管理人员队伍建设，提高流动人员人事档案管理水平。