天卓物业公司财务管理制度及流程
衡水天卓物业服务有限公司财务管理办法
一、管理原则
严格监管对现金收支情况的监督及费用的控制、代出租业务的合同收入及维修物料采购的监督控制, 确保各项费用能控制在预算之内。
二、财产管理制度
财产物资分固定资产、低值易耗品、办公用消耗性物品及其它消耗性物品。 所有财产由财务部列帐记载，按使用部门登记; 属个人使用、保管的非消耗性物品按使用人登记。
各种物料应设仓库保管, 购置时办理进仓验收手续; 领用各种物品, 必须填写领料单, 经部门主管签批后办理领用。领用之物品, 须建立领用物品使用登记薄, 包括领用时间、领用人、领用数量及用途。仓库应按品种、规格和型号设账记录各种物品的收、发、存情况, 并按月向财务部报送月报表。库存物品每月至少盘点一次, 发生盘盈、盘亏应立即查清原因。
固定资产、低值易耗品和非消耗性物资发生损坏时, 由使用部门或使用人向有关管理部门申请维修，确实不能维修的交旧领新。
固定资产或低值易耗品报废时, 由使用部门填写报废表, 经主管部门鉴定并经物业经理批准后废发，报废时均需报财务部备案。
三、成本控制
(1) 严格按预算对各项费用支出进行控制;
(2) 严格按规定审查各种财产物资的申购程序及合同报价等;
（3）有关部门费用报销规定
a) 出纳报销必须严格遵守有关审批程序, 凡需购买物品, 要先填写" 采购确认单", 由物业公司管理领导签字审批后方可履行采购。所有确认单填写所购物品清单要求所填内容、金额必须齐全。
b) 所有报销须取得正式的发票、单据, 并有经办人的签名(全名) 当事人必须在票据上注明开支明细或事由。
c) 财务部审查费用开支的真实性, 对于虚报假报的行为公司将视情节轻重进行处分或处罚。
若需购买办公用品经审批后方可购买。临时急需要的零星办公用品必须向主管领导申请, 经同意后由出纳临时购买。其他人员不得随意购买办公用品, 否则不予报销。任何人不得擅自购买任何收据, 如有需要应到物业公司会计处登记领取。
-维修部使用的工具用具及维修用品须按月预算, 统一申请购买。临时急用之维修用品须填写" 零星物品申购单" 向物业管理公司申请, 经同意后, 方可购买。 ●所取得之原始凭据之客户名称与报销人不相符者, 不予报销;
●用其他月份之原始凭据代替当月凭证报销者, 或擅自修改原始凭证者, 不予报销;
所有购买之办公用品及维修用品报销时须附清单于发票后, 否则不予报销。
报销程序:
●经办人员在报销单据背后签名后, 填写" 费用报销单" 并在" 报销人" 处签名, 并将发票单据整齐粘贴于" 费用报销单" 之后; 出纳审核" 费用报销单" 所填数据与其附件发票单据的数据是否相符; 所填单据内容是否符合有关财务规定; ●管理人员签名：副总经理复核，总经理审批。
●出纳取得按规定的审批程序审批完毕的" 费用报销单" 后履行支付程序, 收款人签名。
四、物业收入（包括物业费、水费、二次加压费、租金收入等）每户建立电子交款档案明细账逐一逐笔登记，每月末财务与收款员核对，对连续3个月未缴纳物业费的需说明情况。
对外签订的车库及配套设施出租合同, 应以德源房产公司的名义进行, 一律使用公司专用章，合同由德源房产起草, 经财务部审核, 并经法律顾问审查方可出租。
五、会计报表规定
每月财务报告须按统一的格式上报, 具体报送报表如下:
a) 资产负债表;
b) 损益表;
c) 各科目余额明细表(报表附注：往来账明细须单独列表反映);
d) 库存现金盘点表
e) 年度财务报告说明
每月10日为报表的上报日(节假日顺延), 为了保证报表的准时上报, 每月结帐日期统一为月末最后一日。
衡水天卓物业服务有限公司
财务部
2016年3月19日